Impact.

Menu Close

Pentingnya Performance Management bagi Karyawan & Perusahaan

IN THIS ARTICLE

SHARE ARTIKEL INI:

Kebanyakan orang takut dengan apapun yang berhubungan dengan performance management atau manajemen performa; mereka sering menyamakannya hal ini dengan review tahunan yang menegangkan atau melihatnya sebagai rintangan. Dalam penelitian oleh BambooHR, hampir separuh perusahaan mengatakan bahwa performance review digunakan “sebagai formalitas yang menyertai kenaikan gaji tahunan karyawan.”

Namun jika Anda menginginkan karyawan yang bahagia dan termotivasi, manajer yang tahu cara melatih dan membimbing anggota tim, serta budaya organisasi yang berfokus pada pengembangan bakat dan pertumbuhan, maka Anda memerlukan performance management.

Performance management

Apa itu performance management?

Penilaian tahunan dalam sebuah perusahaan bukan saja mengenai penilaian performa karyawan. Meskipun penilaian performa pasti berperan, hal tersebut bukan satu-satunya cara yang dapat dilakukan perusahaan untuk mengukur dan meningkatkan kinerja karyawan mereka. Aspek lain dari performance management meliputi:

  • Sesi one-on-one dengan manajer
  • Feedback dari rekan kerja
  • Rencana perbaikan performa tahun depan
  • Penetapan tujuan dan sistem pengawasan realisasi tujuan
  • Program penghargaan dan pengakuan

Mengapa performance management penting?

Pada intinya, performance management harus membantu perusahaan dan karyawan menjadi lebih baik kedepannya. Manajemen performa dapat membantu pimpinan mengukur kontribusi karyawannya, mengenali value mereka, dan membuat perubahan untuk mendukung peran mereka menjadi lebih baik. Bagi karyawan, hal ini membantu mereka melihat kekuatan diri sendiri, mencapai tujuan mereka, dan tumbuh sebagai karyawan maupun individu.

Namun, tantangan terbesar dalam performance management adalah melakukannya dengan benar. Dalam penelitian oleh BambooHR, kami menemukan bahwa tiga dari empat profesional HR menemukan bahwa penilaian dapat sangat merusak aspek keterlibatan karyawan dan dapat menjadi ukuran tingkat performa yang tidak akurat. Sebuah artikel Harvard Business Review juga mengungkapkan bahwa, “bahkan ketika perusahaan menghilangkan evaluasi performa, peringkat sebetulnya masih ada. Karyawan tidak bisa melihatnya. Penilaian dilakukan secara subyektif, di belakang layar dan tanpa masukan dari orang yang dievaluasi.”

Kuncinya adalah untuk mengingat bahwa performance management bukan hanya satu pertemuan atau evaluasi tetapi melibatkan beberapa proses dan inisiatif yang harus terus berjalan dan dikembangkan. Manajemen performa tidak berakhir ketika seorang manajer menyerahkan evaluasi mereka kepada seorang karyawan. Seperti pernyataan Gallup, “Tidak ada sistem evaluasi yang dapat membuat manajer yang hebat dan melibatkan karyawannya dengan sendirinya…[evaluasi performa] menjadi landasan untuk membangun hubungan yang lebih baik.”

Jika perusahaan menginginkan karyawan yang lebih bahagia, lebih terlibat, manajer yang lebih efektif, dan budaya tempat kerja yang mendukung dan mengutamakan karyawannya, performance management sangatlah penting untuk dibangun dengan cara yang benar.

Membangun program performance management

Frekuensi: Lebih banyak lebih baik

Melakukan review tahunan saja tidak cukup, hal itu dirasa tidak efisien. Siapa yang dapat mengingat proyek selama satu tahun penuh, apalagi memberikan penghitungan terperinci tentang keberhasilan dan kegagalan proyek tersebut? Tidak hanya karyawan yang perlu mengingat pekerjaan yang sudah dilakukan dan hasil yang sudah dicapai namun harapannya manajer pun juga dapat mengingat semua yang dilakukan anggota tim mereka.

Gallup melaporkan bahwa “manajer seringkali tidak konsisten memberikan feedback, sehingga hasilnya terasa seperti pengulangan yang tidak perlu ataupun bentuk pujian yang terlambat.” Penelitian yang sama oleh Gallup juga mengkritik review performa tahunan karena mencoba memasukkan terlalu banyak aspek ke dalam satu hasil evaluasi. Rasanya tidak mungkin bagi manajer untuk membahas perihal kompensasi, bimbingan karir, saran peningkatan, dan membahas tindakan disipliner untuk setiap anggota tim tanpa menghabiskan ratusan jam.

Saran yang dapat dilakukan untuk mendapatkan review performance management yang efektif dan efisien adalah untuk melakukannya lebih sering (setiap enam bulan) dan lakukan lebih banyak informal check-in (tiap bulan). Hal tersebut tidak memberatkan dari sisi karyawan karena menurut penelitian dari BambooHR, 61% karyawan lebih suka menerima umpan balik saat proyek selesai atau dalam pertemuan informal dengan manajer mereka. Check-in berkala dan percakapan kinerja informal memiliki efek positif yang jauh lebih besar pada keterlibatan dan performa karyawan.

Saat manajer memberikan umpan balik mingguan, anggota tim menjadi:

Feedback: Fokus pada kekuatan dan struktur

Memberikan umpan balik atau feedback adalah inti dari proses performance management dan mendorong pengembangan karyawan. Cara manajer berkomunikasi dengan karyawan akan berdampak langsung pada seberapa baik pelatihan diberikan dan talenta terbaik dipertahankan.

Manajer: Memberikan feedback

Saat memberikan umpan balik, manajer harus fokus pada kekuatan karyawannya, bukan kelemahan. Gallup menemukan bahwa berfokus pada kekuatan karyawan dapat menggandakan jumlah karyawan yang terlibat, membuat mereka lebih produktif, mengurangi stres, dan meningkatkan kesejahteraan.

Pemberian feedback dari manager

Selama review performa formal, seperti review tahunan, manajer perlu memiliki konteks dan kriteria yang jelas untuk dapat mengevaluasi karyawan secara adil. Pertanyaan terbuka bukan hanya dapat menghasilkan feedback tidak spesifik, hal itu juga dapat memunculkan bias gender dan ras. Tanpa pedoman umum tentang indikator penilaian, penilai akan mengikuti insting mereka yang berarti mereka hanya bergantung pada persepsi emosional mereka.

Para peneliti dari Laboratorium Inovasi Kepemimpinan Wanita Stanford VMware mempelajari bagaimana ulasan yang ambigu merugikan karyawan wanita. Ketika para pemimpin dan manajer tidak diberi konteks atau kriteria yang tepat untuk evaluasi, “wanita lebih mungkin menerima umpan balik yang tidak jelas dan tidak spesifik tentang apa yang telah mereka lakukan dengan baik dan apa yang dapat mereka lakukan untuk maju.

Sementara, pria lebih cenderung untuk menerima ulasan lebih panjang yang berfokus pada keterampilan teknis mereka, dibandingkan dengan ulasan singkat untuk wanita yang lebih memperhatikan keterampilan komunikasi mereka.” Hal yang sama berlaku untuk ulasan performa lisan sehingga menunjukkan bahwa bias tidak tergantung pada format ulasan tetapi bagaimana strukturnya.

Meskipun tidak mungkin menghilangkan subjektivitas sepenuhnya, terdapat beberapa upaya untuk membatasinya seperti:

  • Buat rubrik untuk membatasi kriteria evaluasi: Disarankan oleh tim Stanford, buat standar yang akan digunakan manajer untuk mengukur semua anggota tim. Tentukan kriteria performa apa yang akan dinilai dan apa yang diharapkan dari karyawan.
  • Berikan penilaian berbasis bukti: Agar rubik menjadi efektif, perlu meminta manajer untuk mendukung penilaian mereka dengan bukti berdasarkan hasil kerja karyawan.
  • Sederhanakan pertanyaannya: Batasi subjektivitas umpan balik dengan mengajukan pertanyaan sederhana pilihan ganda yang meminta pilihan mengenai tindakan daripada perasaan.
  • Kurangi jumlah pertanyaan: Manajer akan kelelahan untuk menjawab 10 atau lebih evaluasi pertanyaan sehingga yang didapat hanya jawaban di bawah standar.
  • Periksa hasil terkait bias: Saran lain dari tim Stanford adalah memeriksa ulasan untuk pola yang menunjukkan bahwa penilaian masih menguntungkan beberapa karyawan dan tidak mengandung bias.

Impact memiliki fitur survey yang dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja masing-masing karyawan. Melalui fitur ini, penilaian dapat dilakukan secara menyeluruh mulai dari manager ke staff, peer-to-peer, dan dari staff ke manager. Sehingga, penilaian yang didapatkan bersifat objektif dan bukan subjektif.

Karyawan: Menerima feedback

Sebagian besar perasaan karyawan saat menerima feedback bergantung pada budaya tempat kerja. Keterbukaan, transparansi, dan kepedulian yang tulus terhadap kesejahteraan karyawan dapat diperoleh di tempat kerja manapun dan dapat membantu membangun kepercayaan karyawan. Pertanyaan selanjutnya adalah, bagaimana memastikan bahwa karyawan tidak hanya mempercayai feedback yang mereka terima, tetapi juga menindaklanjutinya?

Berikut adalah beberapa tip untuk memberikan feedback yang mendorong tindakan karyawan:

  • Lakukan sesegera mungkin: Menundanya berarti manajer akan melupakannya dan karyawan tidak akan menganggapnya relevan lagi. Karyawan lebih suka mendapatkan feedback selagi pengalamannya masih baru.
  • Lakukan secara tatap muka: Meskipun feedback secara langsung mungkin terasa rumit jika seorang manajer memimpin tim jarak jauh, tidak ada alasan mereka tidak dapat memberikan umpan balik melalui panggilan video. Apapun masalahnya, berbicara secara langsung membuat feedback lebih menarik daripada hanya mengirimkan email. Selain itu, pertemuan tatap muka membuat kesalahpahaman lebih kecil karena karyawan dapat mengajukan pertanyaan atau meminta arahan segera.
  • Buatlah percakapan dua arah: Karyawan harus menjadi bagian aktif dari percakapan peningkatan performa. Manajer mungkin yang memberikan feedback, tetapi mereka tidak perlu memiliki semua jawaban. Ini bisa menjadi kesempatan bagi manajer untuk mengajukan pertanyaan dan juga mendengarkan karyawan mereka. Misalnya, manajer dapat bertanya:
    • Area apa yang menurut Anda berperforma baik?
    • Bagaimana saya dapat membantu Anda lebih sukses di masa depan?
    • Apa yang dapat Anda lakukan untuk mencegah hasil tersebut?
  • Jadilah spesifik: Perlu upaya untuk menunjukkan dengan tepat perilaku atau tindakan tertentu yang menyebabkan kesalahan atau berhasil dilakukan.
    • Contoh 1: “Anda tidak melakukannya dengan benar. Berusaha lebih keras, oke?”
    • Contoh 2: “Saya perhatikan Anda agak bingung ketika pelanggan bertanya tentang pesaing kita. Berikut lembar contekan yang dapat Anda gunakan yang menunjukkan bagaimana produk kami dibandingkan dengan penawaran pesaing kami. Coba merujuknya pada panggilan Anda berikutnya.”

Contoh pertama hanya membuat karyawan merasa tidak enak tanpa menawarkan banyak bantuan. Contoh kedua memberi tahu dengan tepat apa yang mereka dapat lakukan dan menawarkan bantuan yang nyata serta dapat ditindaklanjuti. Bahkan jika ingin memberikan pujian, hanya mengucapkan “pekerjaan bagus!” tidak akan mendorong perbaikan yang bertahan lama. Memberi tahu seseorang dengan tepat apa yang telah mereka lakukan dengan benar sebetulnya juga memberi tahu mereka cara meniru kesuksesan itu berulang kali.

Tim human resources tidak dapat mengontrol perasaan seluruh karyawan saat menerima feedback. Tetapi, melatih manajer untuk memberikan umpan balik secara lebih efektif adalah upaya yang sangat tepat dilakukan. Hal ini menjadi cara lain untuk memastikan bahwa karyawan menindaklanjuti feedback dan menumbuhkan kekuatan mereka dengan menetapkan tujuan di perusahaan saat ini.

Penetapan tujuan: Kembangkan karyawan dan perusahaan

Sasaran performa individu sama pentingnya dalam membantu perusahaan meningkat seperti halnya dalam mendukung pengembangan karyawan. Jika perusahaan dapat membantu karyawan menetapkan dan mencapai sasaran, mereka akan merasa lebih terlibat dengan berfokus pada pengembangan kekuatan mereka dan perusahaan akan memiliki tenaga kerja berperforma lebih tinggi.

Menurut Gallup, “Cukup mempelajari kekuatan mereka membuat karyawan 7,8 persen lebih produktif, dan tim yang berfokus pada kekuatan setiap hari memiliki produktivitas 12,5 persen lebih tinggi.” Pengembalian investasi dalam bakat karyawan sangat beragam: “tingkat performa yang lebih tinggi, profitabilitas, produktivitas, dan pendapatan per saham yang lebih besar untuk bisnis.”

Menetapkan dan melacak sasaran juga akan membantu mengatasi kesenjangan yang signifikan dalam proses performance management yaitu rencana tindak lanjut. Dalam studi yang dilakukan oleh BambooHR, ditemukan bahwa banyak karyawan yang tidak puas dengan tanggapan manajer dan perusahaan selama dan setelah review performa.

Berikut adalah beberapa praktik terbaik untuk menetapkan sasaran performa dan menggunakannya untuk membantu karyawan merasa lebih terlibat dan termotivasi untuk meningkatkan performa mereka:

  • Karyawan harus menetapkan tujuan yang terfokus dan relevan serta didukung dengan rencana tindakan: Sasaran yang besar dan aspiratif memang mengesankan, tetapi sasaran tersebut dapat dengan cepat ditinggalkan karena sering kali tidak jelas atau terlalu luas dan berlebihan untuk dicapai secara realistis. Sebaliknya, karyawan harus menelusuri inti dari apa yang ingin mereka tingkatkan dan memecah tujuan yang lebih besar itu menjadi langkah-langkah yang dapat ditindaklanjuti yang akan membawa mereka ke sana.
  • Manajer harus membantu karyawan menetapkan tujuan: Apakah ini dilakukan selama pertemuan empat mata atau sebagai bagian dari rencana pengembangan karyawan secara formal, keterlibatan manajer dapat membantu karyawan merasa didengarkan dan didukung. Manajer dapat memeriksa kemajuan, memberikan panduan, dan mengarahkan karyawan ke sumber daya yang relevan, mentor lain dalam perusahaan, dll.
  • Manajer harus membantu karyawan menghubungkan tujuan pribadi mereka dengan tujuan perusahaan: Karyawan akan lebih efektif dan merasa lebih terlibat jika mereka melihat bagaimana upaya mereka berkontribusi pada kesuksesan organisasi yang lebih besar.
  • Sasaran harus fleksibel, tidak kaku: Realitas dan keadaan seringkali berubah, begitu pula tujuan. Saat manajer memeriksa karyawan, mereka harus bekerja sama untuk mencari tahu apakah tujuan tersebut masih dapat dicapai, realistis, dan relevan.
  • Human resources harus memberikan peluang pengembangan karir dan profesional: Manajer dapat melakukan banyak hal untuk membimbing dan melatih karyawan, tetapi human resources dapat menerapkan program pelatihan yang lebih luas yang bermanfaat bagi kelompok karyawan yang lebih besar.

Pelacakan kemajuan: Catat performa, tujuan, dan feedback

Manajemen performa yang lebih baik berarti setiap orang harus lebih terlibat dalam proses:

  • Karyawan perlu berpikir lebih banyak tentang bagaimana mereka ingin tumbuh dalam perusahaan.
  • Manajer perlu lebih sering melakukan check-in dengan karyawan dan membimbing tim mereka.
  • Human resources perlu melaporkan kepada pimpinan tentang bagaimana performa organisasi secara keseluruhan sambil memantau bagaimana upaya individu meningkat.

Tetapi, tanpa semacam sistem untuk melacak semua informasi ini, human resources akan mengalami masalah yang sama dengan hanya melakukan review tahunan: tidak ada yang akan mengingat apa yang mereka lakukan atau katakan dan performa tidak akan meningkat.

Tim human resources harus melacak performa secara eksternal dapat melalui software performance management yang membuatnya lebih mudah untuk mengagregasi performa secara keseluruhan sekaligus memberikan opsi kepada manajer dan karyawan untuk melacak sasaran dan umpan balik individu.

Alasan utama tambahan untuk melacak proses performance management meliputi:

  • Untuk memastikan pendekatan performance management yang konsisten dan adil di seluruh perusahaan
  • Untuk membuat manajer bertanggung jawab atas evaluasi yang mereka berikan kepada karyawan
  • Untuk membuat karyawan bertanggung jawab atas performa mereka dan melacak kemajuan pada tujuan mereka
  • Untuk melacak efektivitas dan meningkatkan proses performance management
  • Untuk mengukur performa karyawan di seluruh perusahaan
  • Untuk mengidentifikasi karyawan berperforma tinggi dan talenta terbaik untuk promosi

Untuk penjelasan lebih detail terkait pentingnya pencatatan manajemen performa dan lainnya, Anda bisa melihat pembahasan selanjutnya pada chapter laporan dan analitik.

HR performance management: Penghargaan dan pengakuan

Seperti yang telah dibahas, performance management adalah tentang membantu karyawan mengembangkan keterampilan mereka di tempat kerja dan di luar. Hal tersebut dapat dianggap sebagai penghargaan dan pengakuan jika tepat mewujudkannya dan benar-benar dapat dilakukan jika digunakan dalam konteks yang tepat. Pengakuan membantu karyawan merasa dihargai dan mengakui kemajuan atau performa tinggi mereka serta penghargaan memberi insentif kepada karyawan untuk mencapai tujuan tertentu.

Perbedaan antara penghargaan dan pengakuan

Meskipun sering disatukan, ada perbedaan penting antara penghargaan dan pengakuan dan perbedaan tersebut sangat penting saat berbicara tentang performance management:

  • Pengakuan adalah tentang memberikan pujian atau mengungkapkan rasa terima kasih atas pekerjaan yang dilakukan dengan baik.
  • Penghargaan terkait dengan kompensasi: karyawan menerima hadiah berdasarkan sesuatu yang telah mereka capai, seperti mendapatkan bonus untuk memenuhi kuota penjualan.

Mengapa Anda tidak boleh mengaitkan penghargaan dengan performance review?

Pastikan manajer tahu untuk memisahkan bahasan mengenai kompensasi dan evaluasi performa. Seperti yang dikatakan Tom DiDonato, CHRO untuk Lear, dalam artikel HBR, “Tinjauan performa yang terkait dengan kompensasi menciptakan budaya yang berorientasi pada kesalahan… Mereka memperkuat hierarki, melemahkan kolegialitas, bekerja melawan penyelesaian masalah secara kooperatif, mencegah pembicaraan langsung, dan terlalu mudah dipolitisasi.” Dengan kata lain, perusahaan tidak akan mendapatkan jawaban yang jujur dari karyawan dan mereka tidak akan mempercayai manajer untuk membantu memecahkan masalah.

Saat Lear melakukan perubahan dari model review berbasis kompensasi tradisional ke sistem review triwulanan yang tidak lagi terikat pada keputusan pembayaran, mereka melihat peningkatan besar dalam komunikasi dan transparansi selama review performance management. DiDonato mencatat bahwa “sistem baru mereka sangat meningkatkan proses umpan balik. Supervisor dan karyawan mengatakan bahwa sesi tersebut tidak terlalu membuat stres dan lebih produktif daripada review performa lama. Manajer lebih nyaman memberikan feedback… dan diskusi cenderung kurang berfokus pada pencapaian spesifik dan lebih pada keterampilan orang, yang sangat penting bagi performa perusahaan secara keseluruhan.”

Dengan segala cara, beri penghargaan kepada karyawan untuk mencapai tujuan performa mereka. Program hadiah yang adil dan dipikirkan dengan baik dapat menjadi cara yang efektif untuk memotivasi karyawan. Namun saat perusahaan mencoba membangun proses performance management yang jujur dan produktif yang benar-benar membantu peningkatan karyawan, berhentilah berbicara tentang keputusan pembayaran selama peninjauan.

Untuk penjelasan lebih lanjut tentang bagaimana cara menangani keputusan pembayaran, Anda bisa membaca lebih lanjut pada chapter kompensasi dan tunjangan.

Mengapa pengakuan penting?

Tidak masalah untuk memuji karyawan selama melakukan review performance management selama itu tidak hanya digunakan untuk melunakkan kritik. Tidak ada yang menghargai pujian jika hanya digunakan sebagai penutup dangkal untuk percakapan tentang apa yang salah. Namun, ketika dilakukan dengan benar, pengakuan membuat karyawan tetap terlibat dan puas dengan pekerjaan mereka.

Sebuah laporan tahun 2017 oleh WorkHuman Institute menemukan bahwa semakin cepat seseorang diakui, semakin besar kemungkinan mereka melihat makna dan tujuan dalam pekerjaan mereka. Mereka yang diakui pada bulan lalu 29% lebih setuju bahwa pekerjaan yang mereka lakukan di perusahaan mereka memiliki arti dan tujuan bagi mereka dibandingkan dengan mereka yang tidak pernah diakui.

Survei yang sama ini menemukan bahwa hasil terbaik dalam kepuasan dan keterlibatan kerja karyawan berasal dari program pengakuan yang terkait langsung dengan nilai-nilai perusahaan:

Singkatnya, jika program pengakuan yang tidak didasarkan pada nilai-nilai perusahaan memiliki ROI yang sama dengan yang tidak memiliki program pengakuan, ada baiknya upaya membangun program pengakuan berdasarkan nilai-nilai perusahaan. Tanpa terikat pada nilai-nilai organisasi, program pengenalan dapat dengan cepat berubah menjadi sesuatu yang lebih sewenang-wenang daripada program yang dirancang khusus untuk menumbuhkan karyawan dan perusahaan bersamaan.

Untuk mempelajari lebih lanjut tentang membuat program penghargaan dan pengakuan yang efektif, Anda bisa membaca chapter sebelumnya tentang budaya perusahaan dan pengalaman karyawan.