1. Proses Pembuatan Vendor Bill
1.1. Pembuatan Vendor Bill
Pembuatan Vendor Bill dapat dilakukan dengan 2 cara:
1. Vendor Bill yang dapat dihubungkan dengan Purchase Orders melalui modul Purchase.
a. Vendor Bill dapat dibuat oleh Tim Purchasing terlebih dahulu dalam bentuk Draft (tidak bisa melakukan posting a. Vendor Bill) dan Tim Accounting dapat mengakses Draft Vendor Bill melalui modul Accounting > Vendors > Bills dan menekan tombol “Post” setelah memeriksa kesesuaian dokumen penerimaan yang sudah divalidasi;
atau
b. Tim Purchasing dapat mendelegasikan langsung kepada Tim Accounting untuk membuat Vendor Bill dengan menjadwalkan Schedule Activities pada Purchase Order.
2. Vendor Bill yang tidak perlu dihubungkan dengan Purchase Order melalui modul Accounting > Suppliers > Vendor Bill dengan menekan tombol “Create”.
Tim Purchasing dapat menginformasikan kepada user Accounting apabila Draft Vendor Bill telah siap untuk di-posting ataupun Vendor Bill telah siap untuk dibuat dengan cara menjadwalkan aktivitas (Schedule Activities) pada Draft Vendor Bill ataupun pada Purchase Order terkait.
User Accounting mendapatkan notifikasi aktivitas tersebut melalui menu berikut:
Apabila User Accounting telah melakukan aktivitas yang dijadwalkan tersebut, maka dapat menekan “Mark Done”.
1.2. Vendor Bill yang dibuat melalui modul Purchase
Pembuatan Vendor Bill yang dibuat melalui modul Purchase hanya dapat diakses oleh pengguna yang mendapatkan akses ke modul Purchase ataupun Accounting User yang didelegasikan. Kebijakan pembuatan Vendor Bill terkait Purchase Orders dapat diatur berdasarkan apa yang dipesan (Bill Control: Ordered Quantities) dan apa yang telah diterima dari pemasok (Bill Control: Received Quantities).
Apabila Kebijakan Pembuatan Vendor Bill yang diberlakukan berdasarkan Received Quantities, maka pastikan field “Received” terisi (penerimaan barang sudah dilakukan) dan tekan tombol “Create Bill”.
1.3. Perbedaan Harga antara Vendor Bill dengan Purchase Order
Pencatatan pembayaran terkait Vendor Bill dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu:
- Pembayaran yang didaftarkan langsung pada Vendor Bill; atau
- Pembayaran yang didaftarkan melalui menu Accounting > Vendors > Payments; Setelah itu melakukan proses matching dengan Vendor Bill; atau
- Mencatat pembayaran melalui proses rekonsiliasi bank
2. Mencatat Pembayaran Vendor Bill
Pencatatan pembayaran terkait Vendor Bill dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu:
- Pembayaran yang didaftarkan langsung pada Vendor Bill; atau
- Pembayaran yang didaftarkan melalui menu Accounting > Vendors > Payments; Setelah itu melakukan proses matching dengan Vendor Bill; atau
- Mencatat pembayaran melalui proses rekonsiliasi bank
2.1. Pembayaran yang didaftarkan langsung
1. Klik menu Accounting > Vendors > Bills > Pilih Bill
2. Tekan tombol “Register Payment” pada Vendor Bills terkait:
3. Tampilan berikut akan muncul:
Spot exchange rate dapat diisi apabila kurs pembayaran (pembelian mata uang USD contohnya) berbeda dengan kurs akuntansi yang didaftarkan.
Apabila pelanggan membayar kurang dari jumlah tagihan, maka akan muncul pilihan:
a. Keep Open: Perusahaan masih akan membayar sisa tagihan
b. Mark invoice as fully paid: Sisa yang belum dibayarkan akan di write-off ke akun tertentu.
4. Setelah menekan tombol “Validate” pada tampilan di atas, dan Vendor Bill sudah lunas terbayar, maka:
a. Amount Due akan berkurang
b. Pada Vendor Bill muncul ribbon: “Paid”
c. Informasi pembayaran tercatat:
2.2. Mencatat Pembayaran dan melakukan matching
Metode ini dilakukan dengan menggunakan modul Accounting > Vendors > Payments.
Pilih “Send Money” dan isi “Partner” dengan nama pelanggan yang sesuai. Kemudian tekan tombol “Confirm”, maka tampilan akan menjadi sebagai berikut:
Proses Matching dapat dilakukan dengan 2 cara:
1. Payment Matching melalui menu Accounting > Vendors > Bills
Tekan “Payment Matching” yang akan membawa Anda ke tampilan berikut, di mana sistem akan merekomendasikan Vendor Bills yang dapat dicocokkan dengan pembayaran tersebut berdasarkan nama Vendor yang diisi pada formulir Pembayaran.
Anda dapat memilih transaksi yang direkomendasikan dan menekan tombol “Reconcile”. Apabila pembayaran dilakukan parsial, maka Anda dapat membiarkan sisa yang belum dibayar sebagai “Open Balance”. Apabila Anda tidak akan membayar sisa tagihan, maka Anda dapat mengisi akun untuk write-off sisa yang tidak akan dibayarkan pada tab “Manual Operations”.
2. Payment Matching melalui menu Accounting > Vendors > Bills
Proses matching dapat juga dilakukan melalui tampilan Vendor Bills di mana pembayaran akan tercatat sebagai “Outstanding Debits” pada semua Bills dengan nama Vendor yang sama. Anda dapat menekan tombol “Add” untuk menyelesaikan proses matching.
Setelah proses matching dilakukan, maka pada Vendor Bill terkait akan otomatis tercatat jumlah pembayaran yang telah dilakukan.
2.3. Mencatat Pembayaran saat Rekonsiliasi Bank
Anda dapat mengimpor Bank Statement dalam bentuk CSV melalui menu Accounting > Overview > Bank dengan menekan “Import” Statements.
Berikut adalah contoh tampilan Bank Statement yang berhasil diimpor ataupun yang dapat Anda “Create”. Tekan tombol “Reconcile” untuk melanjutkan proses rekonsiliasi.
Sistem akan secara otomatis merekomendasikan transaksi yang dapat dipasangkan, yaitu berdasarkan nama “Partner” ataupun informasi pada label.
Apabila sudah sesuai dengan rekomendasi, tekan tombol “Validate”, maka transaksi akan otomatis terekonsiliasi.
3. Refund
Refund digunakan apabila ada pengembalian barang kepada Vendor ataupun pengurangan nominal Vendor Bills. Refund dibentuk dengan menekan tombol “Add Credit Note” pada Vendor Bill terkait
Apabila Vendor Bill belum terbayar, maka akan muncul tiga pilihan metode kredit:
Apabila Vendor Bill sudah lunas, maka pilihan metode kredit hanya ada Partial Refund. Credit Note tersebut dapat:
- Ditagihkan kepada pemasok untuk dibayarkan (tekan tombol “Register Payment” pada form Credit Note pada saat dibayar); ataupun
- Dipakai untuk pengurangan Vendor Bill selanjutnya (dengan memilih Outstanding Debits pada tampilan Vendor Bill yang belum dibayar)
4. Pendaftaran Nomor Faktur Pajak
Anda dapat mendaftarkan nomor faktur pajak terkait Vendor Bills melalui tab “Other Info” pada masing-masing Vendor Bill.
Pastikan “Is Creditable” tercentang untuk menandakan PPN pada Vendor Bill akan digunakan sebagai pengurang pajak terutang. “CSV Created” akan otomatis tercentang ketika Anda melakukan aksi “Download e-Faktur”
