Back to resources

Odoo Guide: Employees

Sistem HRIS pada Odoo memiliki fitur All-in-one: Rekrutmen, Penilaian, Pengeluaran, Cuti, Kehadiran, dan lainnya yang digunakan untuk membantu perusahaan mengelola sumber daya manusianya.

Mengelola detail Karyawan terkadang menjadi tugas yang sulit bagi sebuah organisasi, terutama untuk organisasi besar dengan sejumlah besar karyawan yang bekerja di lokasi yang berbeda. Mereka harus mengelola rincian sejumlah karyawan yang dipekerjakan di berbagai tingkatan. Dengan menerapkan Odoo Employee, keuntungan yang didapat seperti dokumen karyawan akan memiliki dokumen pribadi dan profil karyawan, perincian pengalaman mereka, dan perincian kualifikasi.

Odoo Employee terintegrasi penuh dengan aplikas Odoo lainnya: Time-Off, Expenses, Recruitment, Appraisals.

Pada artikel kali ini, Anda dapat melihat bagaimana Odoo Employees dapat membantu mengelola dokumen karyawan Anda.

1. User Access

Pada modul Employee, terdapat 2 tipe user access yaitu Officer dan Administrator. User Access tipe Officer biasanya digunakan oleh staf HR untuk membuat data karyawan. Sedangkan user access tipe Administrator digunakan oleh manajer HR untuk membuat kontrak kerja karyawan.

Daftar perbedaan antara Officer dan Administrator:

Tabel 1.1 Perbedaan User Access Odoo Employee

2. Pengaturan Awal

Untuk dapat menggunakan modul Employee, Anda perlu melakukan pengaturan awal terlebih dahulu pada modul:

Employees → Configuration → Settings

Kemudian Anda dapat lakukan hal berikut:

• Checklist Skills Management untuk menampilkan Skills atau keterampilan yang dimiliki pada data karyawan.
• Checklist Advanced Presence Control apabila ingin menampilkan status kehadiran karyawan. Kehadiran dapat dilihat berdasarkan:
  1. Based on Number of Emails Sent: Berdasarkan jumlah E-mail yang terkirim.
  2. Based on IP Address: Berdasarkan alamat IP.

Apabila Anda ingin melihat status kehadiran karyawan maka Anda dapat ke modul Employee > Employees > Employees. Green Dots menyatakan karyawan hadir dan Red Dots menyatakan karyawan tidak hadir.

• Checklist Notice Period dan isi dengan dengan jumlah hari. Field ini untuk memberitahukan kapan (dalam jangka berapa hari) Resignation akan disetujui oleh HR.
• Checklist Presence Control apabila ingin mengaktifkan pengawasan kehadiran. Pengawasan kehadiran dapat berdasarkan kehadiran, status pegawai pada sistem atau keduanya.
• Isi Company Working Hour apabila terdapat rata-rata jam kerja yang ditetapkan oleh perusahaan.
• Checklist Organizational Chart untuk memperlihatkan struktur organisasi pada form data pegawai.
• Checklist Employee Edition apabila perusahaan mengijinkan karyawan untuk memperbaharui data masing-masing karyawan.

Setelah selesai melakukan pengaturan maka Anda dapat klik Save untuk menyimpan pengaturan yang telah dilakukan.

Gambar 2.1 Pengaturan Awal Odoo Employee

3. Pembuatan Jabatan Pekerjaan

Apabila Anda ingin membuat jabatan pekerjaan (posisi kerja) yang baru atau ingin membuka lowongan pekerjaan untuk jabatan tertentu maka Anda dapat mengaksesnya pada modul:

Employees → Configuration → Job Positions → Create

Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:

• Job Position: Jabatan pekerjaan.
• Company akan terisi secara otomatis sesuai dengan nama perusahaan.
• Department: Nama departemen dari jabatan pekerjaan.
• Job Location: Lokasi di mana jabatan pekerjaan akan ditempatkan.
• Job Description: Deskripsi dari jabatan pekerjaan.
• Expected New Employees: Jumlah karyawan baru yang diperkirakan.
• Responsible: Karyawan yang bertanggung jawab atas posisi pekerjaan.

Kemudian Anda dapat klik Save untuk menyimpan posisi pekerjaan yang telah dibuat. Apabila Anda sudah menemukan seseorang yang tepat untuk jabatan pekerjaan yang telah dibuat maka Anda dapat klik Stop Recruitment.

Gambar 3.1 Pembuatan Jabatan Pekerjaan

4. Pembuatan Tags (Label)

Employee Tags atau label memudahkan Anda untuk melakukan pencarian karyawan dan juga diferensiasi. Pembuatan Employee Tags dapat Anda akses melalui modul:

Employees → Configuration → Tags → Create

Kemudian Anda dapat mengetik label yang Anda inginkan pada kolom Tag Name dan klik Save untuk menyimpan label yang telah dibuat.

Gambar 4.1 Pembuatan Tags

5. Pembuatan Tipe Keterampilan

Setiap pekerjaan pastinya membutuhkan keterampilan. Anda dapat membuat atau menambahkan jenis-jenis keterampilan di ImpactFirst melalui modul:

Employees → Configuration → Skills → Create

Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:

• Name: Tipe dari keterampilan.
• Skills: Jenis dari keterampilan.
• Levels: Level atau tingkatan dari keterampilan.
• Progress: Persentase dari level keterampilan.

Kemudian Anda dapat klik Save untuk menyimpan keterampilan yang telah dibuat.

Gambar 5.1 Pembuatan Tipe Keterampilan

6. Pendaftaran KPP

KPP merupakan singkatan dari Kantor Pelayanan Pajak. KPP adalah unit kerja DJP yang melaksanakan seluruh pelayanan perpajakan kepada masyarakat. Untuk pendaftaran KPP pada sistem ImpactFirst, Anda dapat mengaksesnya melalui modul:

Employees → Configuration → KPP → Create

Anda dapat mengisi nama KPP pada field KPP Name dan klik Save untuk menyimpan KPP yang telah didaftarkan.

Gambar 6.1 Pendaftaran KPP

7. Pendaftaran Agama

Setiap karyawan tentunya memiliki kepercayaan masing-masing dan daftar agama sangat diperlukan untuk pelaporan pajak. Anda dapat mengaksesnya melalui modul:

Employees → Configuration → Religion → Create

Secara otomatis sistem sudah mendaftarkan agama- agama di Indonesia, namun Anda dapat mengedit maupun menambahkan nama agama yang baru pada field Religion kemudian klik Save untuk menyimpan.

Gambar 7.1 Pendaftaran Agama

8. Pendaftaran Departemen

Perusahaan memiliki macam-macam departemen. Untuk membuat macam-macam departemen maka Anda dapat mengaksesnya melalui modul:

Employees → Configuration → Departments → Create

Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:

• Department Name: Nama dari departemen.
• Parent Department: Departemen induk dari departemen yang sedang didaftarkan.
• Company: Nama perusahaan. (jika multi-company)
• Manager: Manager dari departemen yang sedang didaftarkan.

Kemudian klik Save untuk menyimpan departemen yang telah dibentuk.

Gambar 8.1 Pendaftaran Departement

9. Pendaftaran Tipe Resume

Anda dapat mendaftarkan tipe resume seperti hal apa saja yang dimiliki oleh karyawan. Tipe resume akan terhubung secara otomatis pada data karyawan. Untuk membuat tipe resume Anda dapat mengaksesnya melalui modul:

Employees → Configuration → Resume → Type → Create

Kemudian Anda dapat langsung mengetik tipe resume pada kolom Name dan klik Save untuk menyimpan.

Gambar 9.1 Pendaftaran Tipe Resume

10. Pendaftaran Tipe Aktivitas Perencanaan

Untuk HR, Anda dapat membuat tipe aktivitas yang dapat Anda lakukan dan ini akan terhubung pada modul Employees > Configuration > Plans. Untuk membuat tipe perencanaan, Anda dapat mengaksesnya melalui modul:

Employees → Configuration → Planning Types → Create

Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:

• Activity Type: Tipe aktivitas.
• Summary: Ringkasan dari aktivitas.
• Responsible: Yang bertanggung jawab terhadap aktivitas tersebut.
• Note: Catatan tambahan aktivitas.

Kemudian klik Save untuk menyimpan tipe perencanaan.

Gambar 10.1 Pendaftaran Tipe Aktivitas Perencanaan

11. Pendaftaran Tipe Perencanaan

Aktivitas yang Anda buat sebelumnya dapat Anda rangkum dalam sebuah perencanaan. Untuk membuat perencanaan maka Anda dapat mengaksesnya melalui modul:

Employees → Configuration → Plans → Create

Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain;

• Name: Nama dari perencanaan.
• Klik Add a Line pada Activities untuk menambahkan aktivitas yang telah Anda buat sebelumnya.

Kemudian klik Save untuk menyimpan tipe perencanaan.

Gambar 11.1 Pendaftaran Tipe Perencanaan

12. Pendaftaran Data Karyawan

Untuk pendaftaran data karyawan maka Anda dapat mengaksesnya melalui modul:

Employees → Employees → Employees → Create

Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:

• Employee’s Name: Nama karyawan.
• Job Position: Jabatan pekerjaan.
• Tags: Label untuk memudahkan pencarian karyawan.
• Work Mobile: Nomor ponsel karyawan.
• Work Phone: Nomor telepon karyawan.
• Work Location: Lokasi kerja karyawan.
• Department: Departemen kerja karyawan.
• Manager: Manager yang bertanggung jawab atas karyawan.

Gambar 12.1 Pendaftaran Data Karyawan

Pada Tab Resume, Anda dapat melakukan hal berikut:

• Klik Add untuk menambahkan informasi terkait tipe resume yang telah dibuat sebelumnya dan terdapat field yang perlu dilengkapi yaitu:
  1. Name: sub judul dari tipe resume yang ditambahkan.
  2. Type: Judul tipe resume yang telah dibuat sebelumnya.
  3. Date Start: Tanggal dimulainya tipe resume.
  4. Date End: Tanggal berakhirnya tipe resume.
  5. Description: Deskripsi dari subjudul.
• Klik Create New Entry pada Skills untuk menambahkan keterampilan yang dimiliki oleh karyawan dan terdapat field yang perlu dilengkapi yaitu:
  1. Skill Type: Tipe keterampilan.
  2. Skill: Jenis keterampilan.
  3. Skill Level: Level atau tingkatan dari keterampilan.
  4. Progress: Persentase dari level keterampilan.

Gambar 12.2 Tab Resume

Pada Tab Work Information, Terdapat informasi yang perlu dilengkapi antara lain:

• Work Address: Alamat kantor.
• Coach: Pelatih atau orang yang bertanggung jawab atas karyawan yang bersangkutan.
• Employment Status: Status kepegawaian dari karyawan.
• Working Hours: Jam kerja karyawan.
• Timezone: Zona waktu kapan karyawan bekerja.
• Organization Chart: Bagan organisasi dari karyawan.

Gambar 12.3 Tab Work Information

Pada Tab Private Information, Terdapat informasi yang perlu dilengkapi antara lain:

• Current Address: Alamat karyawan. (Diambil dari Contact)
• Identification Number: Nomor Identifikasi.
• Emergency: Nama dan nomor hp kontak darurat.
• Document: Upload dokumen KTP dan KK
• Marital Status: Status Pernikahan
• Education: Histori Edukasi

Gambar 12.4 Tab Private Information

Pada Tab Payroll and Tax Information, Anda dapat mengatur informasi terkait gaji dan pajak karyawan seperti:

• Basic Salary: Gaji karyawan yang terhubung secara otomatis dari kontrak.
• Regular Allowances: Tunjangan reguler karyawan terhubung secara otomatis dari kontrak.
• Irregular Allowances: Tunjangan tidak teratur karyawan terhubung secara otomatis dari kontrak.
• No. BPJS Ketenagakerjaan: Nomor BPJS Ketenagakerjaan karyawan.
• No. BPJS Kesehatan: Nomor BPJS Kesehatan karyawan.
• Tick BPJS Jaminan Kecelakaan Kerja apabila pegawai mendapatkan BPJS Kecelakaan Kerja.
• Tick BPJS Jaminan Kematian apabila pegawai mendapatkan BPJS Kecelakaan Kerja.
• Tick BPJS Jaminan Hari Tua apabila pegawai mendapatkan BPJS Jaminan Hari Tua
• Tick BPJS Jaminan Pensiun apabila pegawai mendapatkan jaminan pensiun.
• Tick BPJS Kesehatan apabila pegawai mendapatkan jaminan kesehatan.
• Overtime: Akan otomatis terisi bila di kontrak dipilih
• NPWP: Nomor Pokok Wajib Pajak dari karyawan.
• Tax Residency Status: Status domisili pajak pegawai.
• Employment Tax Status: Status pegawai karyawan apakah pegawai tetap atau tidak tetap.
• Payroll Method: Perhitungan gaji dan pajak karyawan apakah gross, gross up atau nett.
• Marital Tax Status: Status pajak pernikahan dari karyawan.
• Next Tax Information Update: Tanggal pembaruan pajak selanjutnya.
• KPP: Kantor Pelayanan Pajak dari pegawai.
• Costing Type: Tipe pembebanan biaya pegawai apakah langsung atau tidak langsung.

Gambar 12.5 Tab Payroll and Tax Information

Pada HR Settings, Anda dapat mengatur hal-hal berikut:

• Related User: pengguna terkait sistem ImpactFirst dengan karyawan yang bersangkutan.
• Joining Date: Tanggal karyawan mulai bekerja.
• Resign Date: Tanggal karyawan berhenti bekerja.
• PIN Code: Kode PIN dari karyawan.
• NIK: Nomor induk karyawan.

Gambar 12.6 Tab HR Settings

Kemudian klik Save untuk menyimpan data karyawan.

13. Pendaftaran Kontrak Karyawan

Pembuatan kontrak karyawan dapat diakses melalui 2 cara yaitu dengan melalui modul:

Employees → Employees → Karyawan yang bersangkutan → Contracts → Create

Atau

Employees → Employees → Contracts → Create

Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:

• Contract Reference: Referensi kontrak karyawan/Nama Kontrak
• Employee: Nama karyawan yang bersangkutan.
• Department: Departemen karyawan bekerja.
• Job Position: Jabatan karyawan.
• Employment Status: Status pegawai pekerja.

Gambar 13.1 Contract Reference

Pada Tab Contract Details terdapat field yang perlu dilengkapi antar alain:

• Start Date: Tanggal kontrak kerja karyawan dimulai.
• End Date: Tanggal kontrak kerja karyawan berakhir. Field ini diisi apabila merupakan kontrak tetap.
• End of Trial Period: Tanggal berakhirnya masa percobaan karyawan.
• Working Schedule: Jadwal kerja karyawan.
• HR Responsible: HR yang bertanggung jawab atas kontrak karyawan.
• Tick Is Overtime: Jika karyawan diperbolehkan dan mendapatkan kompensasi overtime
• Overtime Calculation Base: Metode perhitungan Overtime dengan pilihan Base Salary atau Base Salary and Fixed Allowance.
• Notes: Catatan tambahan.

Gambar 13.2 Tab Contract Details

Pada Tab Salary Information, Anda dapat memasukkan informasi terkait gaji seperti:

• Wage: Gaji karyawan
• Klik Add a Line pada Regular Allowance untuk menambahkan tunjangan reguler karyawan.
• Klik Add a Line pada Irregular Allowance untuk menambahkan tunjangan tidak teratur karyawan.
• Isi Penghasilan Netto Masa Sebelumnya dengan penghasilan netto karyawan di kantor sebelumnya (Diisi apabila karyawan masuk di pertengahan tahun).
• Isi PPh 21 Paid dengan PPh 21 karyawan yang dibayar oleh kantor sebelumnya (Diisi apabila karyawan masuk di pertengahan tahun).

Gambar 13.3 Tab Salary Information

Pada Tab History Payroll, Anda dapat melihat sejarah perubahan data penggajian yang telah diubah oleh HR terkait pegawai yang bersangkutan.

Gambar 13.4 Tab History Payroll

Pada Tab History Contract, Anda dapat melihat sejarah perubahan kontrak yang diubah oleh HR Terkait pegawai yang bersangkutan.

Gambar 13.5 Tab History Contract

Setelah kontrak selesai dibuat maka Anda dapat klik Save untuk menyimpan kontrak. Kemudian Anda dapat kembali ke tampilan depan dengan meng-klik Contract.

Gambar 13.6 Simpan Kontrak

Agar kontrak dapat berjalan maka Anda harus lakukan drag and drop kontrak karyawan dari New menjadi Running.

Gambar 13.7 Running Contract

Kontrak selesai dibuat dan sudah berlaku.

14. Laporan Perubahan Benefit

Apabila terdapat perubahan benefit karyawan maka akan terekam pada suatu laporan. Laporan tersebut dapat diakses melalui modul:

Employees → Reporting → Benefit Report

Keterangan sebagai berikut:

• Employee: Nama karyawan.
• Description: Deskripsi perubahan benefit.
• Before: Benefit sebelum perubahan.
• After: Benefit sesudah perubahan.
• Change Date: Tanggal perubahan benefit.

Gambar 14.1 Laporan Perubahan Benefit

Terimakasih telah membaca. Semoga panduan Odoo Employee ini dapat membantu Anda.

Jika Anda tertarik menerapkan Odoo atau melakukan kustomisasi, silahkan tanya dan konsultasikan terlebih dahulu kebutuhan perusahaan Anda bersama konsultan Odoo Indonesia.

More Articles

You might also be interested in these articles