Chapter 4: Role of ERP in Digital Transformation
February 18, 2022
No Comments
There are four key factors in digital transformation success. This chapter will talk about the technology side of digital transformation.
Odoo Guide: general setting
Odoo guide untuk General setting ini bertujuan untuk:
- Membantu Anda untuk memulai konfigurasi,
- Solusi jika Anda mengalami kesulitan atau error selama pengaturan.
Dan pembahasan lainnya yang dapat Anda lihat pada daftar isi di bawah ini:
1. Tipe User
User adalah orang atau perusahaan yang dapat login kedalam sistem ERP ImpactFirst. Dalam sistem, user dibagi menjadi tiga tipe:
- Internal user: Pengguna yang dapat mengakses modul-modul termasuk edit, create ataupun view modul-modul tersebut sesuai dengan akses yang diberikan.
- Portal user: Portal user biasanya adalah customer atau vendor dengan akses portal atau seseorang yang hanya dapat melihat dokumen terkait dengan Portal User tersebut.
- Public user: Public user dapat mengakses situs web menggunakan URL-nya. Ketika tipe pengguna adalah publik, akses dibatasi.
Setiap user yang terdaftar dalam sistem, otomatis langsung terbuat juga sebagai contact di dalam menu Contact. Khusus untuk internal user, setelah akun user tersebut terbuat, dapat dikonversi juga sebagai daftar karyawan di dalam modul Employee.
Berikut adalah pengaturan user di dalam sistem:
Setting → Users → Manage Users
A. Portal User
1. Grant Access to Portal User
Contacts (pilih Customer/Vendor yang akan diberikan akses portal) → Pilih Grant Portal Access
Gambar 1.2 Grant access to portal user
2. Tampilan untuk Portal User
Berikut adalah tampilan dari customer atau vendor yang diberikan akses ke portal. Portal User dapat memantau Sales Order / Purchase Order yang dilakukan dengan perusahaan Anda
Gambar 1.3 Tampilan Portal user
Gambar 1.4 Tampilan documents
2. Pengaturan Password User
Setelah selesai membuat user, langkah selanjutnya adalah mengatur password dari setiap user tersebut, yang dapat dilakukan dengan 2 cara seperti di bawah ini:
1. Di dalam halaman user terkait, pada menu Action, pilih Change Password.
Gambar 2.1 Ubah passwords
Pop-up window seperti di bawah ini akan muncul. Isi password dan klik ‘Change Password’.
Gambar 2.2 Isi Password baru
2. Mengatur password dengan mengirimkan email kepada pengguna untuk mengatur password sendiri.
Gambar 2.3 Send reset password instructions
3. Pengaturan Waktu dan Bahasa User
A. Pengaturan Waktu User
Menunjukkan Zona Waktu memungkinkan ImpactFirst untuk mengkoordinasikan tampilan tanggal dan waktu pada pesan yang dikirimkan melalui diskusi, atau juga yang tertera dalam dokumen.
Jika Anda membiarkan Zona Waktu kosong untuk User terkadang akan menyebabkan behaviour tak terduga dalam Program ImpactFirst. Pastikan Anda memilih Zona Waktu saat membuat User. Jika Anda memiliki lebih dari satu User dan setiap User mempunyai Zona Waktu yang berbeda, Anda dapat mengatur dengan langkah sebagai berikut:
Setting → Users → Preferences → Timezone
Gambar 3.1 Pengaturan timezone
B. Pengaturan Bahasa User
ImpactFirst juga memberi Anda kemungkinan bagi setiap User untuk memilih bahasa pilihannya. Untuk mengubah bahasa setiap User, dapat dilakukan dengan cara berikut:
Setting → Users → Preferences → Languages
Gambar 3.2 Pengaturan bahasa user
4. User Access
Anda dapat membatasi, menambah atau merubah akses setiap user melalui menu Settings. Pada dasarnya, ImpactFirst memiliki akses user seperti di bawah ini:
Tabel 4.1 User access modul sales
Tabel 4.2 User access modul purchase
Tabel 4.3 User access modul inventory
Tabel 4.4 User access modul accounting
Tabel 4.5 User access modul CRM
Tabel 4.6 User access modul project
Tabel 4.7 User access timesheet
Tabel 4.8 User access Expense
Tabel 4.9 User access administration
Tabel 4.10 Additional access
5. Pengaktifan Developer Mode
Pembuatan User Group baru dapat dilakukan dengan menyalakan developer mode dengan cara:
Klik User pada bagian kanan atas → Activate Developer Mode
Gambar 5.1 Pengaktifan developer mode
6. Template Dokumen Bisnis
Template dokumen bisnis mencakup dari keseluruhan dokumen yang ada dalam sistem, sebagai contoh dokumen Sales Order, Purchase Order, Invoice, Proforma Invoice, Delivery Slip dan mengaturnya adalah di menu:
Setting → Document Layout
Gambar 6.1 konfigurasi document layout
7. Signature (Tanda Tangan)
Dapat dilakukan pengaturan untuk menampilkan label tanda tangan sesuai kebutuhan dari konfigurasi Signature. Untuk mengaktifkan fitur ini, centang/ aktifkan Use Dynamic Signature. Terdapat 2 dokumen yang dapat disertakan signature, yakni dokumen invoice dan delivery slip, centang dokumen mana yang ingin diaktifkan signature.
A. Invoice
Terdapat konfigurasi lanjutan untuk dokumen invoice:
- Signature Label: Isi sesuai dengan label yang ingin ditampilkan pada invoice.
- Employee Name: Isi sesuai dengan nama penandatangan invoice.
- Employee Job Position: Isi sesuai dengan jabatan penandatangan invoice.
- Use Signature Date: Aktifkan fitur ini jika ingin menampilkan tanggal secara otomatis pada laman tanda tangan invoice. Ketika fitur ini diaktifkan, akan pilihan Use From Invoice Date untuk mengambil tanggal invoice sebagai tanggal penandatangan invoice. Jika fitur ini tidak diaktifkan, maka akan ada field Custom Date dimana tanggal penandatanganan invoice akan disesuaikan dengan tanggal kustom.
Gambar 7.1 Invoice
B. Delivery Slip
Terdapat konfigurasi lanjutan untuk dokumen delivery slip:
- Signature Label: Isi sesuai dengan label yang ingin ditampilkan pada delivery slip.
- Use Signature Date: Aktifkan fitur ini jika ingin menampilkan tanggal secara otomatis pada laman tanda tangan delivery slip. Ketika fitur ini diaktifkan, akan ada field Inventory Custom Date dimana tanggal penandatanganan invoice akan disesuaikan dengan tanggal kustom. Terdapat 4 pilihan tanggal kustom, yaitu:
- Kosong: Tampilan tanggal signature akan kosong (“Date: “).
- Use Inventory Delivery Date: tampilan tanggal signature akan terisi otomatis sesuai dengan delivery date yang diisi pada dokumen Delivery Order. Akan tetapi, ketika pada dokumen delivery order field Delivery Date tidak dipilih, tanggal otomatis akan terisi dengan Schedule Date.
- Use Inventory Schedule Date: Tampilan tanggal signature akan terisi otomatis sesuai dengan schedule date yang diisi pada dokumen Delivery Order.
- Use Inventory Effective Date: tampilan tanggal signature akan terisi otomatis sesuai dengan effective date yang berlaku.
Gambar 7.2 Delivery slip
8. Email Masuk dan Keluar
Dalam sistem ImpactFirst, User dapat melakukan pengiriman dokumen kepada customer atau vendor tanpa harus membuka aplikasi email tersebut.
Untuk pengaturan ini, Anda harus berada dalam developer mode.
A. Email Masuk
Untuk mengatur email masuk dari email server Anda ke dalam sistem ImpactFirst, dapat dilakukan pengaturan melalui menu:
Setting → Technical → Incoming Mail Server
Terdapat list yang perlu dilengkapi antara lain:
- Name: Deskripsi dari incoming mail server.
- Server Name: Domain dari mail server yang akan Anda gunakan.
- Server Type: Dapat dipilih antara POP Server, IMAP server, dan local server.
- Server port: Diisi dengan nomor email server Anda.
- Username: Username email Anda
- Password: Password email Anda
Setelah selesai dikonfigurasi, Anda perlu melakukan tes koneksi terlebih dahulu untuk mengecek apakah koneksi sudah tersambung. Setelah tersambung, pilih menu ‘Fetch Now’ untuk download email dari email server Anda.
Gambar 8.1 Pengaturan email masuk
B. Email keluar
Untuk mengatur email keluar, Administrator perlu mengatur server email melalui menu:
Setting → Technical → Outgoing Mail Server
Terdapat list yang perlu dilengkapi antara lain:
- Description: Nama untuk outgoing mail server yang akan dibuat.
- SMTP Server: Domain dari SMTP server yang akan Anda gunakan. Contoh Google, Zoho, Yahoo, dan lain lain.
- SMTP Port: Nomor port dari SMTP yang akan Anda gunakan.
- Username: Alamat email yang akan Anda gunakan untuk sistem ImpactFirst.
- Password: Password dari email yang akan Anda gunakan
- Connection Security: SSL/TLS, SSL, TLS. Disesuaikan dari server yang akan Anda gunakan
Apabila informasi sudah lengkap terisi, Anda dapat melakukan tes koneksi dengan menekan button ‘Test Connection’. Apabila berhasil, akan ada notifikasi ‘Everything seems properly set up’. Anda sudah bisa melakukan pengiriman dokumen kepada Vendor maupun Customer.
Gambar 8.2 Pengaturan email keluar
Berikut adalah contoh tampilan email yang diterima Customer:
Gambar 8.3 Tampilan email yang diterima customer
9. Channel Discussion
Anda dapat menggunakan Channel untuk mengatur diskusi antara tim individu, departemen, proyek, atau kelompok lain yang memerlukan komunikasi reguler.
Gambar 9.1 Channel discussion
A. Channel Umum dan Pribadi
Channel Umum dapat dilihat oleh semua orang, sedangkan Channel Pribadi hanya dapat dilihat oleh pengguna yang diundang. Pengaturan dapat dilakukan sebagai berikut:
Discuss → Channel → Klik tanda ‘+’
Masukkan nama Channel yang Anda inginkan dan pilih apakah Channel tersebut Private atau Public.
Gambar 9.2 Channel umum dan Pribadi
Jika Anda memilih Channel tersebut sebagai Private Channel, maka Anda harus mengundang pengguna-pengguna yang Anda ingin libatkan dalam Channel tersebut.
Gambar 9.3 Invite pengguna lain
B. Notifikasi
Gambar 9.4 Notifikasi channel discussion
Notifikasi dalam sistem ImpactFirst dapat dilihat di dalam pop up menu di header. Notifikasi di sini tidak hanya notifikasi menu percakapan, tetapi juga termasuk error message terkait aktivitas tertentu.
10. Aktivitas
Aktivitas dapat direncanakan dan dikelola dari menu chatter atau pada Kanban menu. Anda akan mendapatkan reminder untuk aktivitas yang perlu Anda lakukan dan dapat menjadwalkan aktivitas berikutnya yang akan dilakukan.
Berikut adalah cara untuk membuat rencana aktivitas:
1. Masuk ke menu yang memiliki Chatter.
contoh: Purchase Order, Sales Order, Inventory Operations, Vendor Bill dan lain lain.
2. Anda akan melihat menu Schedule Activity. Jika ingin merencanakan aktivitas terkait dokumen tersebut, anda dapat klik menu tersebut.
Gambar 10.1 Schedule Activity
3. Setelah menu tersebut di klik, maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini. Tampilan ini perlu Anda isi supaya bisa muncul di dasbor notifikasi.
Gambar 10.2 Tampilan schedule activity
4. Activity type: Follow up action yang Anda inginkan, pilihan-pilihan nya juga dapat Anda isi, sebagai contoh: Follow up call, meeting, call, Review document. Anda dapat membuat pilihan aktivitas pada menu Settings > General settings > Activity types.
11. Pengaturan Teknis per User
Selain akses yang dapat diatur per User untuk setiap modul, dalam level yang lebih kompleks dan lebih detail, pengaturan teknis untuk setiap User juga dapat disesuaikan. Pengaturan teknis dapat diakses pada menu:
Setting → Active Developer Mode → User → Technical Settings
Gambar 11.1 Pengaturan teknis
A. Pengaturan akses per modul
12. Database Management
A. Duplikasi Database
Dalam sistem Impact, kita dapat memiliki berbagai database untuk keperluan selain yang biasa digunakan untuk kegiatan operasional sehari-hari, yaitu untuk keperluan testing ketika Anda memiliki kebutuhan untuk:
- Menambah fitur baru
- Menambah konfigurasi baru
Dalam hal ini, database Anda dapat diduplikasi dengan cara sebagai berikut:
1. Masuk ke domain Anda, lalu pada login view pilih manage database
Gambar 12.1 Login view dan pilih manage database
2. Pada tampilan database selector Anda, Anda memiliki beberapa pilihan seperti dibawah ini, untuk menduplikasi database, pilih menu Duplicate. Setelah itu, berikan nama untuk database yang baru saja Anda duplikasi.
Gambar 12.2 Duplicate dan beri nama
B. Master Database Password
Setiap database yang Anda punya dalam sistem ImpactFirst, harus diamankan dengan Master Password. Master Password ini juga yang akan digunakan pada saat Anda akan menduplikasi, backup, dan restore. Untuk mengatur master password, dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut:
- Masuk ke domain ImpactFirst Anda, di baris paling bawah pada tampilan database selector, pilih menu Set Master Password.
Gambar 12.3 Set master password
13. Security
Memiliki sistem yang terhubung dengan semua lini bisnis dan operasional perusahaan, dengan sistem cloud yang dapat diakses kapanpun dan dimanapun oleh siapapun yang memiliki akses kami memahami bahwa masalah keamanan adalah hal yang harus diperhatikan. Oleh sebab itu team kami menyediakan opsi untuk pengaturan active session, active session ini adalah pengaturan yang mengatur masa active penggunaan sistem*.
1. Active Session : Otomatisasi Log-out sistem
Apabila sistem mendeteksi tidak ada aktifitas atau suatu delay dalam periode waktu tertentu, maka sistem akan otomatis melakukan log out. Hal ini dapat mengakomodir masalah apabila user tidak bisa mengakses device yang mereka miliki, seperti hilang atau rusak.
2. Recommended Remember Password
Seringkali fitur recommended remember password dalam search engine dapat meninggalkan jejak penggunaan sistem pada suatu device sehingga dapat membahayakan keamanan sistem. Kami mengakomodir masalah ini dengan pengaturan yang dapat menghilangkan dan memunculkan recommended remember password ini dalam search engine anda.
*note: kami menyarankan Anda untuk menghubungi Support Team kami.
14. Multi-Company
Apabila perusahaan Anda merupakan multi company, maka fitur ini sangat berguna bagi Anda untuk transaksi Intercompany karena dapat melakukan sinkronisasi antara Sales Order, Purchase Order, mengatur Default Warehouse, Customer Invoice and Bill serta memperbolehkan validasi secara otomatis.
Hal pertama yang perlu Anda lakukan pada modul:
Company → Cari Kontak semua perusahaan Anda → Tab Sales and Purchase
Pada field Company haruslah kosong agar semua kontak perusahaan dapat terlihat di semua perusahaan pada saat mengakses ImpactFirst. Kemudian Anda dapat mengaktifkan fitur Multi Company Anda dengan mengaksesnya pada modul:
Setting → General Setting → Multicompany
Khusus transaksi yang terjadi pada multi company:
- Checklist Sales Order apabila Sales Order yang dibuat di perusahaan A akan mengakibatkan Purchase Order di perusahaan B terbentuk secara otomatis.
- Checklist Purchase Order apabila Purchase Order yang dibuat di perusahaan A akan mengakibatkan Sales Order di perusahaan B terbentuk secara otomatis.
- Isi Default Warehouse apabila Anda hanya memiliki satu gudang utama untuk semua perusahaan Anda.
- Checklist Customer Invoice and Vendor Bill apabila Anda membuat Customer Invoice di perusahaan A maka Vendor Bill di perusahaan B akan terbentuk secara otomatis.
- Checklist Allow Automatic Validation apabila melakukan otomatisasi Sales Order dan Purchase Order. Apabila ini tidak di checklist maka Sales Order dan Purchase Order yang terbuat pada perusahaan tujuan hanya berbentuk quotation saja.
Gambar 14.1 Multi-company
Terimakasih telah membaca. Semoga Odoo guide-General Setting ini dapat membantu Anda.
Jika Anda tertarik menerapkan Odoo atau melakukan kustomisasi, silahkan tanyakan atau konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda dengan konsultan Odoo Indonesia.
More Articles
You might also be interested in these articles
Chapter 3: 4 Key Factors in Digital Transformation Success
February 18, 2022
No Comments
The more your company uses technology, and the smaller your company is, the more likely you will succeed in digital transformation.
Chapter 2: 5 Benefits of Digital Transformation
February 18, 2022
No Comments
There are many benefits from successfully implementing digital transformation. We’ve summarized into 5 categories.
Chapter 1: What is Digital Transformation
February 18, 2022
No Comments
You will learn about the problems Indonesian businesses face, business growth stages, management factors, and how digital transformation can help
Ultimate ERP implementation guide for smes
February 14, 2022
No Comments
Ultimate ERP Implementation guide for SMEs. What is ERP and How to choose the right Vendor ERP for your company?
8 Tata Cara Merger Perusahaan
January 17, 2022
No Comments
8 Tata cara merger perusahaan yang perlu diperhatikan. Perbedaan mendasar antara Merger dan Acquisition ialah merger adalah penggabungan yang dilakukan dengan cara meleburkan dan menggabungkan aktivitas operasional mereka ke dalam satu entitas tunggal.