Odoo Guide: Getting Started

1. Pengaturan Perusahaan Anda

Untuk melengkapi informasi mengenai perusahaan Anda, lakukan dengan cara berikut:

Masuk ke menu Settings → Users & Companies → Companies→ My Company→ Edit

Odoo guide getting started
Gambar 1.1 Pengaturan Perusahaan Anda

2. Pengaturan Outgoing Mail Servers

Outgoing Mail Servers merupakan fitur yang memungkinkan untuk mengirimkan email keluar (customer, vendor  ataupun user) terkait aktivitas pengiriman email yang ada di dalam sistem ERP, seperti:

  • Mengirimkan Sales Order
  • Mengirimkan Purchase Order
  • Mengirimkan email instruksi untuk ‘forgot password’ jika user lupa password
  • Dan lain-lain 

Berikut adalah cara untuk melakukan pengaturan Outgoing Mail Server:
Masuk ke menu Settings → Technical  →  Outgoing Mail Server

Odoo guide getting started Pilih menu outgoing mail server
Gambar 2.1 Pilih menu outgoing mail server

Setelah masuk ke menu Outgoing Mail Servers, isi informasi berikut: 

Odoo guide getting started Field Outgoing Mail Servers
Gambar 2.2 Field Outgoing Mail Servers
  • Description: Isi dengan nama mail server yang akan digunakan.
  • SMTP Server: Jenis mail server yang digunakan oleh perusahaan. Contoh, jika perusahaan menggunakan Gmail, isikan smtp.gmail.com. Alamat mail server ini dapat ditemukan di Google.
  • Connection Security: Isikan dengan SSL/TLS. Setelah pilihan ini di isi, field SMTP Port akan terisi.
  • Username: Isi alamat email yang akan digunakan untuk mail server perusahaan.
  • Password: Isi password yang akan digunakan untuk mail server perusahaan. Khusus untuk gmail, Anda harus mendapatkan ‘App Password’ yang berupa 16 digit angka khusus.

Setelah selesai mengisi field-field yang dibutuhkan seperti yang sudah dijelaskan di atas, Anda dapat melakukan  ‘Test Connection’.  Jika berhasil, sistem akan memberikan Anda informasi seperti berikut ini:

Odoo getting started Hasil Test Connection
Gambar 2.3 Hasil Test Connection

Jika tidak berhasil, maka sistem memberikan warning “Connection Error’’. Lakukan check kembali terkait pengisian pada halaman sebelumnya, pastikan alamat mail server dan connection security sudah benar.

3. Mendaftarkan User Baru

Untuk menambahkan user dalam suatu database, lakukan dengan cara berikut:

Masuk ke menu Settings → Users & Companies →  Users →  Create

Odoo guide getting startedMenu Users
Gambar 3.1 Menu Users

Isi informasi general seperti nama dan email serta sesuaikan akses untuk modul-modul yang dapat diakses oleh user tersebut:

Odoo guide getting started Field Create User
Gambar 3.2 Field Create User

Anda dapat melihat perbedaan akses user group pada User Guidebook masing-masing modul.

Catatan: Pastikan Anda tidak memberikan  akses Administrasi (Super User) kepada user yang tidak berkepentingan.

Odoo guide getting started Akses Administrasi
Gambar 3.3 Akses Administrasi

3.1 Pengaturan Password User

Langkah selanjutnya adalah mengatur password dengan mengirimkan email kepada pengguna untuk mengatur password sendiri.

Odoo guide getting started Pengaturan password user
Gambar 3.4 Pengaturan password user

Setelah button tersebut di klik, maka email pengaturan password akan terkirim ke email user   tersebut. Pastikan Anda telah mengaktifkan fitur Outgoing Mail Servers.

3.2 Pengaturan Zona Waktu User

Pengaturan Zona Waktu untuk setiap user berguna untuk menampilkan tanggal dan waktu pada pesan yang dikirimkan melalui diskusi dan tanggal yang tertera dalam dokumen. Pastikan Anda memilih Zona Waktu saat membuat User untuk menghindari kesalahan tanggal dokumen ataupun data transaksi. 

Masuk ke menu Settings > User > Preferences > Timezone > Asia/Jakarta

3.3 Pengaturan Bahasa User

Odoo guide getting started Pengaturan zona waktu user
Gambar 3.5 Pengaturan zona waktu user

Setiap User untuk memilih bahasa pilihannya. Untuk mengubah bahasa setiap User, dapat dilakukan dengan cara berikut:

Masuk ke menu Setting > User > Preferences > Languages

Odoo guide getting started Pengaturan bahasa User
Gambar 3.6 Pengaturan bahasa User

4. Menghilangkan User Lama

4.1 Archive

Untuk men-archive user, langkah yang harus Anda ikuti adalah:

  1. Navigasi ke Settings -> Manage Users
  2. tick user yang ingin Anda Archive
  3. klik “Action” -> Archive

Jika user yang di archive sedang membuka sistem, pop-up “Odoo Session Expired” akan keluar dan user tersebut otomatis ter-log out dan tidak bisa login memakai user tersebut lagi. 

Data yang telah dibuat oleh user atau dokumen dimana nama user tersebut tertera tidak akan hilang.

4.2 Delete

Untuk men-archive user, langkah yang harus Anda ikuti adalah:
  1. Navigasi ke Settings -> Manage Users
  2. tick user yang ingin Anda Delete
  3. klik “Action” -> Delete
Jika user yang di Delete sedang membuka sistem, pop-up “Odoo Session Expired” akan keluar dan user tersebut otomatis ter-log out dan tidak bisa login memakai user tersebut lagi.  Data yang telah dibuat oleh user tersebut tidak akan hilang, namun nama user tersebut akan hilang dari semua dokumen di sistem. (Contoh: Andi (Salesperson) di delete, kolom Salesperson pada SO yang pernah dibuat akan menjadi kosong.

5. Konfigurasi Modul

Langkah selanjutnya adalah mengatur konfigurasi setiap modul sesuai dengan kebutuhan Perusahaan. Untuk melakukan konfigurasi tersebut, Anda bisa mengakses melalui  menu Configuration dari masing-masing modul. 

Anda dapat melihat panduan konfigurasi modul dari User Guidebook masing-masing modul.

5.1 Gambaran Modul Dasar

Odoo guide getting started Alur Modul Dasar
Gambar 5.1 Alur Modul Dasar

Setiap modul di atas saling terintegrasi dan aksi yang dilakukan pada satu modul akan trigger action di modul lainnya.

Catatan: Jurnal akan otomatis terbentuk apabila Inventory Valuation pada Product Category diset “Automatic” dan Account dari Bagan Akun (Chart of Accounts) pada Product Category telah diinput dengan benar.

Sales Quotation: Pada modul CRM sales quotation dapat dibentuk, di mana sales quotation tersebut dapat dilihat pada modul Sales dan dapat ditindaklanjuti menjadi Sales Order (“SO”). Tidak ada jurnal yang terbentuk ketika sales order divalidasi, namun quantity yang dipesan sudah ter-reserved sehingga mengurangi “available quantity” yang dapat dipesan di SO selanjutnya. 

Delivery Instruction: Ketika sales order dikonfirmasi, secara otomatis membentuk delivery instruction pada modul Inventory berdasarkan number of steps yang dikonfigurasikan pada modul inventory (i.e. Picking Order dan Delivery Order atau Delivery Order saja). Setelah customer menandatangani Delivery Slip, maka “done” qty apa DO diisi sesuai dengan penerimaan oleh customer dan DO divalidasi. Jurnal yang terbentuk pada saat DO divalidasi:

Dr COGS/Stock Interim dan Cr inventory

Customer invoice: Ketika Delivery Slip telah ditandatangani oleh klien, dapat diterbitkan (issue) invoice yang akan membentuk jurnal: 

Dr Account Receivables  dan Cr Revenue

 Invoice yang telah diterbitkan (post) kemudian akan membentuk jurnal:

Dr COGS dan Cr COGS/Stock Interim

Inventory Receipt Form: Pada modul Purchase, request for quotation (RFQ) dapat dibuat dan dapat ditindaklanjuti menjadi Purchase Order (PO). Ketika PO divalidasi, maka akan membentuk Inventory Receipt Form pada modul Inventory. Apabila orang gudang menerima barang tersebut dan melakukan validasi Inventory Receipt Form, maka:

  1. Jurnal akan terbentuk: Dr Inventory dan Cr Unbilled Payable
  2. Inventory stock on hand bertambah beserta valuation (nilai dari inventory tersebut) >> Nilai inventory yang masuk akan meng-update average unit cost dari produk tersebut dengan metode weighted average cost (apabila costing method pada product category diset “Average”).

Vendor Bill: Setelah Inventory Receipt Form terisi, maka user dapat melihat Received Quantity pada PO sudah terisi sesuai dengan penerimaan barang. User dapat membentuk Vendor Bill sesuai dengan banyaknya barang yang diterima. Ketika Vendor Bill divalidasi, maka jurnal akan terbentuk:

Dr Accounts Payable dan Cr Unbilled Payable

6. Persiapan Go Live

Go Live adalah tanggal efektif penggunaan sistem ERP secara penuh. Sebagai contoh Go Live direncanakan tanggal 1 Juni 2021, maka saldo awal yang perlu dipersiapkan adalah saldo tanggal 31 Mei 2021. Berikut adalah persiapan yang harus Anda lakukan sebelum Go Live:

Pastikan Anda telah mengaktifkan “mode pengembang” atau “developer mode” sebelum melakukan impor data dengan cara:

Klik 

Odoo guide administrator button by Impact

di pojok kanan atas page → pilih “Activated the developer mode” atau “Aktifkan mode pengembang”.

6.1 Impor Master Data

6.1.1 Daftar Kebutuhan Master Data

Impor master data dapat dilakukan secara bulk melalui sistem. Berikut master data yang dibutuhkan:

6.1.1.1 Informasi Bank

Daftarkan Informasi Bank pada modul Accounting – configuration – bank accounts. Secara otomatis Account Bank akan terbentuk pada Chart of Account. Anda dapat menyesuaikan nomor account Chart of Account Bank pada konfigurasi Chart of Account.

6.1.1.2 Chart of Account

Tidak ada aturan khusus untuk Chart of Account, namun Anda bisa mempertimbangkan panduan berikut:

a. Kelompokkan Chart of Account berdasarkan tipe akun:

Tipe Akun

Nomor Akun

Aktiva lancar

100000 – 149999

Aktiva tidak lancar

150000 – 199999

Kewajiban lancar

200000 – 249999

Kewajiban tidak lancar

250000 – 299999

Ekuitas

300000 – 399999

Pendapatan

400000 – 499999

Biaya Pendapatan

500000 – 599999

Biaya Penjualan dan Marketing

600000 – 649999

Biaya Administrasi Umum

650000 – 699999

Pendapatan / biaya non-operasional

700000 – 899999

Pajak Perusahaan

900000 – 999999

b. Atur nomor Chart of Account dan jumlah digit secara minimal dengan mempertimbangkan rencana perkembangan perusahaan ke depannya.

c. Pertimbangkan analisa dasar yang akan Anda butuhkan dalam pembentukan Chart of Account. Misalnya Anda menjual Tipe Produk A dan Tipe Produk B, maka Anda dapat membentuk Chart of Account pendapatan dan biaya pendapatan untuk masing-masing Tipe Produk tersebut.

6.1.1.3 Product Category

Pastikan Anda mengatur produk kategori dengan benar untuk memastikan jurnal akuntansi akan terbentuk secara otomatis pada saat pengiriman dan penerimaan barang.

6.1.1.4 Product

Pastikan nama produk yang Anda masukkan dalam template sudah sesuai, tidak ada yang double, dan penulisannya sudah sesuai. Hal ini perlu diperhatikan karena sistem sensitif terhadap perbedaan huruf kapital, spasi, dan simbol. 

6.1.1.5 Contact (Customer/ Vendor)

Impor data customer/ vendor  pada modul Contact. Pastikan nama customer/ vendor yang dimasukkan ke template sudah sesuai.

6.1.1.6 Bill of Material

Pastikan nama material dalam BoM sesuai dengan nama product yang diimpor ke dalam sistem.

Template untuk Impor Master Data  dapat ditemukan di: Template Import Data

6.1.2 Panduan Impor Master Data

  1. Siapkan data transaksi yang akan diimpor. Template impor data transaksi dapat ditemukan di tautan poin di atas.
  2. Pada menu terkait klik tombol Import
  3. Klik button Test untuk melihat apakah seluruh data sudah valid (data di setiap kolom sudah sesuai dengan header). Proses ini akan memerlukan waktu tergantung dari banyak data yang Anda import. Jangan lakukan refresh sistem karena akan membuat proses tersebut gagal dan akan mengulang kembali dari awal.

Jika proses Test tersebut sudah selesai, sistem akan memberikan informasi apakah data yang diimpor valid. Apabila data Anda valid, sistem akan memberikan informasi ‘Everything Seems Valid’. Maka selanjutnya yang Anda harus lakukan adalah untuk menekan button Import.

6.2 Impor Saldo Awal

Setelah Anda menentukan tanggal Cut-Off untuk Go Live, Anda perlu mempersiapkan data saldo awal. Ada 2 kategori saldo awal, yaitu:

  1. Saldo awal yang harus dimasukkan ke dalam sistem sebelum Go Live, seperti:
    1. Inventory– Data produk (cost, location dan quantity)
    2. Piutang – Customer Invoice yang belum dibayar per tanggal cut-off
    3. Hutang Usaha – Vendor Bill yang belum dibayar per tanggal cut-off
    4. Sales Order yang masih open (i.e. barang perlu dikirim setelah Go Live)
    5. Purchase Order yang masih open (i.e. barang akan diterima setelah Go Live)
    6. Uang muka penjualan yang diterima dari customer
    7. Uang muka pembelian yang dibayarkan kepada vendor
  2. Saldo awal yang bisa dimasukkan ke dalam sistem setelah Go Live, seperti:
    1. Aktiva Tetap dan depresiasi
    2. Prepayment dan amortisasi
    3. Saldo lainnya dari Trial Balance

6.2.1 Panduan Impor Data

  1. Siapkan data transaksi yang akan diimpor. Template impor data transaksi dapat ditemukan di dalam folder: Template Import Data
  2. Pada menu terkait klik tombol Import
  3. Klik button Test untuk melihat apakah seluruh data sudah valid (data di setiap kolom sudah sesuai dengan header). Proses ini akan memerlukan waktu tergantung dari banyak data yang Anda import. Jangan lakukan refresh sistem karena akan membuat proses tersebut gagal dan akan mengulang kembali dari awal.
  4. Jika proses Test tersebut sudah selesai, sistem akan memberikan informasi apakah data yang diimpor valid. Apabila data Anda valid, sistem akan memberikan informasi ‘Everything Seems Valid’. Maka selanjutnya yang Anda harus lakukan adalah untuk menekan button Import. 
  5. Data yang di-impor akan membentuk dokumen dalam bentuk Draft yang perlu Anda Post (untuk Customer Invoice dan Vendor Bill) ataupun Confirm (untuk Sales Order dan Purchase Order)

Pastikan data saldo awal yang terbentuk di ERP (lihat akun Inventory, Piutang, Hutang Usaha pada Trial Balance) sesuai dengan nilai total (jumlah) pada raw data excel Anda untuk memastikan hasil impor data sudah terimpor secara lengkap.

6.2.2 Saldo Awal yang Perlu Diimpor Sebelum Go Live

6.2.2.1 Inventory

Pastikan melakukan impor inventory cost terlebih dahulu sebelum melakukan impor product quantity supaya jurnal akuntansi terbentuk dengan benar

Inventory price dan cost dimasukkan dengan cara meng-update master data produk melalui impor. Apabila Anda sudah pernah mendaftarkan produk di dalam sistem sebelumnya, Anda perlu export master data produk tersebut beserta External ID ke dalam excel. Update excel dan lakukan import ulang ke dalam sistem.

Cara export master data produk:  

  1. Modul Inventory → Master Data → Product Variants
Odoo guide getting started Modul Inventory - Product Variants
Gambar 6.1 Modul Inventory - Product Variants

2. Pilih produk yang mau diekspor atau tick pada header untuk secara langsung memilih semua produk yang ada. Klik Action → Export untuk mengekspor data.

Odoo guide getting started Cara Export data
Gambar 6.2 Cara Export data

3. Wizard seperti gambar di bawah ini akan muncul. 

Odoo guide getting started Export Data - Wizard
Gambar 6.3 Export Data - Wizard

Anda dapat menambah field yang ingin diekspor dengan memasukkan nama field pada kolom Search (poin 1). Lalu klik icon + untuk menambahkan field tersebut ke dalam template ekspor (poin 2). Anda dapat menghapus field yang tidak Anda inginkan dari template dengan klik icon delete (poin 3). Pastikan field yang Anda pilih pada template adalah: field Name, External ID, Quantity on Hand, Unit of Measure, Sales Price, dan Cost.

Odoo guide getting started Pilih Field untuk di export
Gambar 6.4 Pilih Field untuk di export

Setelah field yang ingin diekspor sudah sesuai, klik Export (poin 4) dan template ekspor akan terunduh.

Inventory quantity, location dan lot number/serial number dimasukkan ke dalam sistem dengan menggunakan menu Operations – Inventory Adjustments pada modul Inventory. Isi tanggal Accounting Date dengan tanggal saldo awal (e.g. sehari sebelum tanggal Go Live). Setelah mengisi location dan accounting date, klik Start Inventory dan lakukan import data.

Odoo guide getting started Inventory Adjustments
Gambar 6.5 Inventory Adjustments

Inventory Adjustments ini akan membentuk jurnal:

Dr Inventory 

Chart of Account yang diset pada Inventory Valuation pada Product Category

Cr Stock Valuation Adjustment 

Chart of Account yang diset pada lokasi Virtual Location: Inventory Adjustments 

Aktivasi Developer Mode untuk mengatur Chart of Account pada lokasi tersebut pada menu Inventory – Configuration – Locations

Catatan: Pastikan Anda melakukan export data produk cost, quantity dan location sebelum tanggal Go Live dengan menggunakan saldo paling terakhir / ter-update (i.e. saldo awal).  Apabila Anda impor data inventory setelah tanggal Go Live, maka data masuk barang saldo awal pada Inventory Valuation Report akan terbentuk sesuai tanggal/waktu input data (tidak bisa back date), walaupun Accounting Date pada Inventory Adjustments dimasukkan pada tanggal saldo awal.

6.2.2.2 Piutang

Piutang yang belum dibayarkan oleh customer akan diimpor ke sistem dalam bentuk Customer Invoice. Piutang akan dicatat sesuai tanggal invoice terjadi (bukan saat tanggal impor), supaya Anda tetap dapat monitor due date dari tagihan tersebut. 

Jika invoice tersebut merupakan tagihan multi currency, nilai tukar uang (currency) pada setiap tanggal tagihan harus didaftarkan terlebih dahulu pada modul modul Accounting> Configuration> Currencies.

Odoo guide getting started Daftar currencies

Gambar 6.6 Daftar currencies

Berikut adalah langkah untuk melakukan impor Customer Invoice:

  1. Buka modul Accounting → Customers →   Invoices  dan klik tombol Import
  2. Untuk keperluan saldo awal piutang, Anda tidak perlu memasukkan nama produk. Anda dapat mengisi Label dengan Beginning Balance dan jumlah tagihan tersebut.
  3. Untuk tagihan dalam currency selain currency laporan, pastikan Anda memilih currency yg sesuai pada Invoice dan mengisi jumlah sesuai dengan currency tersebut. Sistem secara otomatis akan menghitung jumlah ekuivalen dalam currency laporan.

Odoo guide getting started Memastikan Currency Odoo guide getting started Memastikan Currency

Gambar 6.7 Memastikan Currency

6.2.2.3 Hutang Usaha

Hutang yang belum dibayarkan ke vendor akan diimpor ke sistem dalam bentuk Vendor Bill. Utang akan dicatat sesuai dengan tanggal bill (bukan tanggal saat import) supaya dapat monitor due date Vendor Bill tersebut. 

Jika bill tersebut merupakan tagihan multi currency, nilai tukar uang (currency) saat tanggal bill dibuat harus didaftarkan terlebih dahulu pada modul Accounting> Configuration> Currencies.

Odoo guide getting started Hutang Ushaha

Gambar 6.8 Hutang Ushaha

Berikut adalah langkah untuk melakukan impor Vendor Bills:

  1. Buka modul Accounting → Vendors →  Bills dan klik tombol Import
  2. Untuk keperluan saldo awal hutang usaha, Anda tidak perlu memasukkan nama produk. Anda dapat mengisi Label dengan Beginning Balance dan jumlah tagihan tersebut.
  3. Untuk tagihan dalam currency selain currency laporan, pastikan Anda memilih currency yg sesuai pada Vendor Bill dan mengisi jumlah sesuai dengan currency tersebut. Sistem secara otomatis akan menghitung jumlah ekuivalen dalam currency laporan.

Odoo guide getting started Odoo guide getting started

Gambar 6.9 

6.2.2.4 Sales Order

Sales Order yang diimpor hanyalah Sales Order dengan status outstanding atau belum selesai pengiriman barangnya. 

Untuk Sales Order yang telah terbentuk invoice dan telah dibayar sebagian dari jumlah tagihan, Anda harus input Sales Order dan Down Payment Invoice (input sesuai tanggal terjadinya pembayaran) secara manual. 

Berikut adalah langkah untuk melakukan import Sales Order:

  1. Buka modul Sales → Orders →  Orders dan klik tombol Import
  2. Data Sales Order yang telah di impor akan masuk dengan status draft (Sales Quotation) sehingga perlu dikonfirmasi untuk mengubah status menjadi Sales Order.
  3. Sales Order yang telah dikonfirmasi akan secara otomatis membentuk dokumen   picking atau delivery order untuk pengiriman barang
6.2.2.5 Purchase Order

Purchase Order yang diimpor hanyalah Purchase Order dengan status outstanding atau belum selesai penerimaan barangnya. Berikut adalah langkah untuk melakukan import Purchase Order:

  1. Buka modul Purchase → Orders →  Purchase Order dan klik tombol Import
  2. Data Purchase Order yang telah di impor akan masuk dengan status draft (RFQ) sehingga perlu dikonfirmasi untuk mengubah status menjadi Purchase Order.
  3. Purchase Order yang telah dikonfirmasi akan secara otomatis membentuk dokumen receipt untuk penerimaan barang 
6.2.2.6 Uang Muka Penjualan

Jika terdapat uang muka yang telah dibayar oleh customer dan belum terpakai untuk melunasi Customer Invoice,  maka Anda dapat mengimpor informasi uang muka beserta nama customer (field Partner) untuk dapat dicocokkan dengan Customer Invoice di kemudian hari.  Berikut adalah langkah untuk melakukan impor Uang Muka Penjualan:

  1. Buka modul Accounting → Customer →  Payment dan klik tombol Import
  2. Data Payment yang telah di-impor akan masuk dengan status draft sehingga perlu dikonfirmasi untuk mengubah status menjadi Validated
  3. Payment yang telah dikonfirmasi akan secara otomatis membentuk jurnal Dr Piutang Usaha dan Cr Bank.
6.2.2.7 Uang Muka Pembelian

Jika terdapat uang muka pembelian yang telah Perusahaan bayar kepada vendor, namun belum terpakai untuk pelunasan Vendor Bill,  maka Anda dapat mengimpor pembayaran beserta nama vendor (field Partner) untuk dapat dicocokkan dengan Vendor Bill di kemudian hari. Berikut adalah langkah untuk melakukan import Uang Muka Pembelian:

  1. Buka modul Accounting → Vendor →  Payment dan klik tombol Import
  2. Data Payment yang telah di-impor akan masuk dengan status draft sehingga perlu dikonfirmasi untuk mengubah status menjadi Validated
  3. Payment yang telah dikonfirmasi akan secara otomatis membentuk jurnal Dr Hutang Usaha dan Cr Bank.

6.2.3 Saldo Awal yang Dapat Diimpor Setelah Go Live

  1. Mulai lakukan impor Aktiva Tetap dan Prepayment terlebih dahulu untuk mengantisipasi adanya perbedaan antara perhitungan depresiasi/amortisasi dalam perhitungan ERP dengan sistem lama Anda. Anda perlu menggunakan tanggal akuisisi aktiva atau pembayaran Prepayment supaya depresiasi/amortisasi terkalkulasi dengan benar. Posting jurnal depresiasi/amortisasi yang terbentuk sebelum tanggal Go Live.
  2. Tarik Trial Balance pada tanggal saldo awal dibentuk (e.g. sehari sebelum Go Live) pada sistem ERP. Bandingkan dengan Trial Balance pada sistem lama.

Catatan: 

    • Apabila ada perbedaan saldo awal terkait Inventory, Piutang dan Hutang Usaha, maka Anda harus menentukan apakah angka yang benar adalah angka Trial Balance ERP atau pada sistem lama. Apabila angka di sistem lama adalah angka yang benar, maka Anda perlu melakukan penyesuaian pada data input saldo awal ERP (melalui Update Cost atau Inventory Adjustment pada Inventory, Penambahan/pembatalan/pembayaran customer invoice/vendor bill).

    • Apabila ada perbedaan saldo awal terkait akumulasi depresiasi/amortisasi Aktiva Tetap dan Prepayment, maka Anda perlu menyesuaikan Trial Balance dari sistem lama Anda apabila perbedaan immaterial. Apabila perbedaan material, cek kembali data yang Anda input pada Aktiva Tetap.

3. Input perbedaan antara Trial Balance ERP dengan sistem lama melalui manual Journal (Accounting – Accounting – Journal Entries).

7. Troubleshoot

Pada dasarnya apabila Anda menemui masalah pada saat impor data, Anda perlu memastikan data-data yang Anda input sudah sesuai dengan data yang ada pada Master Data maupun konfigurasi dasar yang ada di dalam sistem dengan penamaan dan pengejaan yang tepat. Oleh karena itu, selalu pastikan pengejaan dan penulisan sudah benar.

Troubleshoot yang mungkin terjadi pada saat Anda impor data dan bagaimana cara mengatasinya:

7.1 Chart of Account

1. Missing Required Value untuk field yang mandatory

Odoo guide getting started Missing Required Value untuk field yang mandatory
Gambar 7.1 Missing Required Value untuk field yang mandatory

Error ini terjadi apabila terdapat satu baris Chart of Account yang belum dimasukkan kode Chart of Account tersebut. Jika mengalami error seperti ini:

  1. Kembali pada file excel yang Anda pakai saat melakukan import data, lalu carilah code yang belum ada pada baris tersebut
  2. Isi kode Chart of Account yang sesuai
  3. Impor kembali file tersebut ke dalam sistem

2. Data field ‘Type’ yang tidak sesuai

Odoo guide getting started Data field ‘Type’ yang tidak sesuai
Gambar 7.2 Data field ‘Type’ yang tidak sesuai

Data dalam kolom Type harus diisi sesuai dengan nama yang terdapat di dalam sistem.  Sehingga jika dalam sistem Chart of Account type adalah Non-current Assets, maka dalam file yang akan di import juga harus memiliki penulisan yang sesuai seperti di sistem, yaitu: Non-current Assets.

Opsi Type yang sesuai dengan sistem:

  1. Receivable
  2. Payable
  3. Bank and Cash
  4. Credit Card
  5. Current Assets
  6. Non-current Assets
  7. Prepayments
  8. Fixed Assets
  9. Current Liabilities
  10. Non-current Liabilities
  11. Equity
  12. Current Year Earnings
  13. Income
  14.  Other Income
  15. Expenses
  16. Depreciation
  17. Cost of Revenue
  18. Off-Balance Sheet

3. Data Field ‘Cash Flow Type’ yang tidak sesuai

Odoo guide getting started Data Field ‘Cash Flow Type’ yang tidak sesuai
Gambar 7.3 Data Field ‘Cash Flow Type’ yang tidak sesuai

Data dalam kolom account type harus diisi secara manual per line dan sesuai dengan sistem. Error tersebut terjadi apabila data dalam kolom tidak sesuai dengan sistem.

Opsi Cashflow type yang sesuai dengan sistem:

  1. Operations
  2. Investing Activities
  3. Financing Activities

4. Type ’ Receivable dan Payable tidak reconcilable

Odoo guide getting started Type ’ Receivable dan Payable tidak reconcilable
Gambar 7.4 Type ’ Receivable dan Payable tidak reconcilable

Data pada kolom ‘Allow Reconciliation’ harus ‘TRUE’ untuk ‘Type’:

  1. Payable
  2. Receivable

7.2 Product Category

1. Missing Required Value untuk field yang mandatory

Error ini terjadi apabila dokumen Import terdapat kolom data yang kurang lengkap. Field yang diperlukan dalam dokumen import Product Category dapat ditemukan di Template Import Data.

2. Data pada field ‘Parent Category’ tidak sesuai dengan daftar ‘Product Categories’ dalam sistem

Odoo guide getting started Error pada Field Parent Category
Gambar 7.5 Error pada Field Parent Category

Data pada kolom ‘Parent Category’ harus sesuai dengan daftar ‘Product Category’ dalam sistem. Daftar product category bisa didapat dari: 

Modul Inventory → Configuration → Products → Product Categories

Apabila muncul error seperti di atas, cocokkan data dalam kolom ‘Parent Category’ dengan daftar product category yang ada dalam sistem.

3. Data pada field ‘Costing Method’ tidak sesuai dengan sistem

Odoo guide getting started Error pada field Costing Method
Gambar 7.6 Error pada field Costing Method

Data pada kolom ‘Costing Method’ harus diisi sesuai dengan sistem. Error tersebut terjadi apabila data dalam kolom tidak sesuai dengan sistem.

Opsi Costing Method pada  sistem:

  1. Standard Price
  2. First In First Out (FIFO)
  3. Average Cost (AVCO)

4. Data pada field accounts tidak sesuai dengan ‘Chart of Accounts’ dalam sistem

Odoo guide getting started Error pada field Accounts
Gambar 7.7 Error pada field Accounts

Error tersebut terjadi karena data pada kolom ‘Income Account’, ‘Expense Account’, ‘Stock Input Account’, ‘Stock Output Account’ atau ‘Valuation Account’ tidak sesuai dengan data dalam Chart of Accounts.

User sebaiknya memeriksa kembali ‘Chart of Accounts’ yang bisa ditemukan di Module Accounting → Menu Configuration → Accounting → Chart of Accounts. Lalu, mencocokan dengan data dalam kedua kolom.

7.3 Product

1. Data pada field ‘Sales Price’ dan ‘Cost’ mengandung karakter yang tidak sesuai sistem

Error ini terjadi apabila dokumen Import terdapat kolom data yang kurang lengkap. Field yang diperlukan dalam dokumen import product dapat ditemukan di Template Import Data.

2. Data pada field ‘Sales Price’ dan ‘Cost’ mengandung karakter yang tidak sesuai sistem

Kedua field tersebut hanya boleh terisi dengan nominal angka, simbol mata uang, atau simbol koma (,) dan titik (.).

Odoo guide getting started Error column standard_price
Gambar 7.8 Error column standard_price

Data yang tidak sesuai aturan di atas akan menyebabkan error. Karakter yang tidak boleh ada dalam field:

  1. Huruf
  2. Simbol selain titik dan koma

3. Field ‘Unit of Measurement’ dan ‘Purchase Unit of Measurement’ tidak dalam category UoM yang sama

Odoo guide getting started Error Field ‘Unit of Measurement’ dan ‘Purchase Unit of Measurement’ tidak dalam category UoM yang sama
Gambar 7.9 Error Field ‘Unit of Measurement’ dan ‘Purchase Unit of Measurement’ tidak dalam category UoM yang sama

Rule untuk kedua field tersebut adalah harus termasuk di dalam UoM Category yang sama. Contoh: UoM Meter dan Centimeter ada di dalam UoM Category Distance.

Error tersebut terjadi apabila kedua field tidak memiliki ‘UoM Category’ yang sama

User sebaiknya memeriksa kembali list ‘Unit of Measurements’ yang bisa ditemukan di Module Inventory → Menu Configuration → Unit of Measurements → UoM

4. Field ‘Unit of Measurement’ dan ‘Purchase Unit of Measurement’ memiliki data yang tidak sesuai dengan sistem

Odoo guide getting started Error Field ‘Unit of Measurement’ dan ‘Purchase Unit of Measurement’ memiliki data yang tidak sesuai dengan sistem
Gambar 7.10 Error Field ‘Unit of Measurement’ dan ‘Purchase Unit of Measurement’ memiliki data yang tidak sesuai dengan sistem

Error ini terjadi apabila data dalam field tidak sesuai dengan list ‘Unit of Measurement’ dalam sistem.

User sebaiknya memeriksa kembali list ‘Unit of Measurements’ yang bisa ditemukan di Module Inventory → Menu Configuration → Unit of Measurements → UoM

5. Field ‘Product Type’ tidak sesuai dengan sistem

Error ini terjadi apabila data dalam field tidak sesuai dengan  sistem. Opsi Costing Method sesuai dengan sistem:

  1. Standard Price
  2. First In First Out (FIFO)
  3. Average Cost (AVCO)

6. Field ‘Product Category’ tidak sesuai dengan sistem

Odoo guide getting started Error pada Field Product Category
Gambar 7.11 Error pada Field Product Category

Data dalam field ‘Product Category’ harus sesuai dengan list ‘Product Category’ dalam sistem. List product category bisa didapat dari: 

Modul Inventory → Configuration → Products → Product Categories

Apabila muncul error seperti di atas, cocokkan data dalam kolom ‘Product Category’ dengan list product category yang ada dalam sistem.

7. Field ‘Pricelist’ tidak sesuai dengan sistem

Odoo guide getting started Error pada Field Pricelist
Gambar 7.12 Error pada Field Pricelist

Data dalam field ‘Pricelist’ harus sesuai dengan list ‘Pricelists’ dalam sistem. List ‘Pricelists’ bisa didapat dari:

Modul Sales → Products → Pricelists

Apabila muncul error seperti di atas, cocokkan data dalam kolom ‘Pricelist’ dengan list yang ada dalam sistem.

8. Error dalam import product variant

Odoo guide getting started Error dalam import product variant
Gambar 7.13 Error dalam import product variant

Dalam import product variant, ada dua field yang perlu diperhatikan:

  1. Product Attributes / Attribute
  2. Product Attributes / Values

Kedua field ini mengambil data dari sistem, yang bisa ditemukan di

Module Inventory → Menu Configuration → Products → Attributes

Untuk field ‘Attribute’, data dalam dokumen impor harus sama dengan data dalam sistem (Field ‘Attribute’)

Odoo guide getting started Field Attribute
Gambar 7.14 Field Attribute

Untuk field ‘Values’, data dalam dokumen impor harus sama dengan data dalam sistem (Field ‘Value’ dalam Attribute)

Odoo guide getting started Tab Attribute Values
Gambar 7.15 Tab Attribute Values

Error di atas terjadi apabila ‘Value’ tidak sesuai dengan parent ‘Attribute’. 

User sebaiknya memeriksa kembali list ‘Attribute’ dan ‘Values’ dalam sistem, dan dicocokan dengan data dalam dokumen impor.

Error pad Field Product Attribute Error pad Field Product Attribute
Gambar 7.16 Error pad Field Product Attribute

Error di atas terjadi apabila ‘Attribute’ tidak sesuai dengan list ‘Attribute’ yang sudah didaftarkan dalam sistem.

User sebaiknya memeriksa kembali list ‘Attribute’ dalam sistem, dan dicocokan dengan data dalam dokumen impor.

7.4 Vendor Price List

1. Data pada field ‘Sales Price’ dan ‘Cost’ mengandung karakter yang tidak sesuai sistem

Error ini terjadi apabila dokumen Import terdapat kolom data yang kurang lengkap. Field yang diperlukan dalam dokumen import product dapat ditemukan di Template Import Data.

2. Field ‘Vendor’ dalam dokumen impor tidak sesuai dengan yang sudah didaftarkan dalam sistem

Odoo guide getting started Error pada Field Vendor
Gambar 7.17 Error pada Field Vendor

Data dalam field ‘Vendor’ harus sesuai dengan list ‘Vendor’ yang sudah didaftarkan dalam sistem. List ‘Vendor’ bisa didapat dari:

Modul Purchase→ Orders → Vendors

Apabila muncul error seperti di atas, cocokkan data dalam kolom ‘Vendor’ dengan list vendor yang ada dalam sistem.

3. Field ‘Product Template’ dalam dokumen impor tidak sesuai dengan Master data product yang sudah didaftarkan dalam sistem

Odoo guide getting started Error pada Field Product Template
Gambar 7.18 Error pada Field Product Template

Data dalam field ‘Vendor’ harus sesuai dengan list ‘Vendor’ yang sudah didaftarkan dalam sistem. List ‘Vendor’ bisa didapat dari:

Modul Inventory→ Master Data → Products

Apabila muncul error seperti di atas, cocokkan data dalam kolom ‘Product Template’ dengan list product yang ada dalam sistem.

4. Field ‘External ID’ tidak ada dalam dokumen → Menyebabkan tidak semua price masuk ke sistem

Apabila field tersebut tidak di import, user tidak akan mendapat error message. Tetapi, hanya satu vendor price per vendor yang akan masuk ke sistem (apabila multiple vendor untuk satu product). 

Sehingga, untuk import Vendor price list, reference ‘External ID’ dari produk tersebut perlu dicantumkan dalam dokumen impor.

‘External ID’ didapat jika export field ‘External ID’ dari product variants.

Isi tab General Information sesuai informasi perusahaan Anda. Jika terdapat lebih dari satu perusahaan, maka dapat klik Create untuk mendaftarkan perusahaan lainnya. 

Anda juga dapat meng-upload logo perusahaan Anda melalui tampilan ini. Logo ini akan dimunculkan pada  dokumen seperti Invoice dan Delivery Slip.

More Articles

You might also be interested in these articles

Panduan tata cara merger perusahaan
8 Tata Cara Merger Perusahaan

8 Tata cara merger perusahaan yang perlu diperhatikan. Perbedaan mendasar antara Merger dan Acquisition ialah merger adalah penggabungan yang dilakukan dengan cara meleburkan dan menggabungkan aktivitas operasional mereka ke dalam satu entitas tunggal.

Read More »