Back to resources

Odoo Guide: Project

Ketika bekerja, ada banyak pekerjaan atau to-do-list yang harus diingat. Oleh karena itu, kita membutuhkan alat manajemen proyek yang dapat membantu mengatur dan memprioritaskan proyek yang ingin dikerjakan. Dengan Odoo project, alat yang membantu pengerjaan proyek tersebut dapat mudah digunakan tetapi juga menyenangkan dan fleksibel.

Odoo proyek mampu memberikan gambaran umum tentang semua proyek. Selain itu, sangat mudah untuk mengetahui apa yang sedang dikerjakan, siapa yang mengerjakannya, dan seberapa jauh mereka telah menyelesaikannya.

1. User Access

Pada modul Project, terdapat 2 tipe user access yaitu User dan Administrator. User Access tipe User biasanya digunakan oleh staf untuk mencatat setiap adanya proyek yang akan dikerjakan. Sedangkan user access tipe Administrator digunakan oleh manajer untuk melakukan pengaturan serta memantau seluruh proyek yang akan dikerjakan.

Daftar perbedaan antara User dan Administrator:

Tabel 1.1 Perbedaan user access Odoo Project

2. Pengaturan Awal

Untuk menggunakan modul Projects, pertama kali yang harus Anda lakukan yaitu melakukan pengaturan. Pengaturan terkait modul Project dapat diakses melalui:

Project → Configuration → Settings

Terdapat beberapa pengaturan yang perlu dilakukan antara lain:

• Checklist Collaborative Pads untuk menambahkan informasi yang lebih lengkap pada setiap tugas.
• Checklist Use Rating Project untuk melacak kepuasan pelanggan atas tugas yang telah dilaksanakan perusahaan.
• Checklist Sub-tasks agar membagi setiap tugas untuk mengatur pekerjaan ke dalam sub item pekerjaan.
• Checklist Task Logs agar menampilkan catatan waktu atas setiap tugas (task).

Apabila Anda sudah melakukan pengaturan maka klik Save untuk menyimpan.

Gambar 2.1 Pengaturan awal

3. Pembuatan Jenis Proyek

Anda dapat mendaftarkan jenis-jenis proyek yang dimiliki oleh perusahaan. Untuk mendaftarkan proyek maka Anda dapat mengaksesnya melalui modul:

Project → Configuration → Projects

Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:

• Project Name: Nama proyek yang akan dikerjakan dan diisi secara manual oleh user.
• Project Manager: Pengelola dan penanggung jawab atas proyek yang akan dikerjakan.
• Customer: Perusahaan yang menjadi rekan pelanggan atau client atas proyek pekerjaan terkait.
• Analytic Account: Akun analitis yang dibutuhkan perusahaan berkaitan dengan proyek yang dikerjakan.
• Visibility: Akses yang dapat melihat proyek tersebut.
  1. Invited Employees: Pekerja yang tergabung dengan proyek yang dikerjakan.
  2. All Employees: Seluruh pekerja.
  3. Portal users and all employees: Seluruh user dan pekerja.
• Company: Perusahaan yang mengerjakan proyek. (Jika menggunakan Multicompany)
• Checklist Timesheets apabila menginginkan sistem secara otomatis dapat terhubung dengan timesheets untuk hasil rekaman waktu kerja setiap project.

Klik Save untuk menyimpan data proyek.

Gambar 3.1 Pembuatan Jenis Proyek

4. Pembuatan Jenis Label (Tags)

Apabila Anda memerlukan label tertentu untuk masing-masing proyek maka user dapat membuat label tersebut pada modul:

Project → Configuration → Tags → Create

Kemudian Anda dapat mengetik Tag yang diinginkan (Contoh: Need Assistance). Serta, Klik Save untuk menyimpan tag yang telah dibuat.

Gambar 4.1 Pembuatan Jenis Label (Tags)

5. Pembuatan Tipe Aktivitas

Apabila Anda ingin mengelompokkan aktivitas terkait dengan proyek maka dapat mengelompokkannya dalam Menu Activity Types dengan cara membuat tipe aktivitas baru yang dikehendaki. Pembuatan tipe aktivitas dapat diakses melalui modul:

Project → Configuration → Activity Types → Create

Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:

• Name: Nama tipe aktivitas yang dikehendaki user (Contoh: To Do, Meeting).
• Action to Perform: Tindakan yang perlu dilakukan atas aktivitas tersebut (Contoh: upload documents, meeting).
• Default User: User yang ditentukan atas sebuah aktivitas.
• Default Summary: Ringkasan singkat yang dapat di-input atas tipe aktivitas.
• Trigger Next Activity: Tipe aktivitas yang dibuat apakah akan menggerakan aktivitas lain, apabila iya maka user dapat memberikan checklist pada boolean.
• Default Next Activity: Aktivitas selanjutnya yang telah ditentukan.
• Recommended Next Activities: Aktivitas selanjutnya yang direkomendasikan.
• Schedule Date: Tanggal terjadwal yang ditentukan berdasarkan berapa hari, minggu, atau bulan setelah aktivitas tersebut deadline atau setelah user melakukan validasi pada aktivitas tertentu.
• Default Description: Deskripsi atas tipe aktivitas yang diisi secara manual oleh user.

Klik Save untuk menyimpan tipe aktivitas.

Gambar 5.1 Pembuatan Tipe Aktivitas

6. Pembuatan Jenis Proyek

Apabila Anda ingin membuat proyek yang dikerjakan oleh perusahaan Anda maka Anda dapat mengaksesnya melalui modul:

Project → Projects → Pilih Projek Bersangkutan → Create

Anda dapat mengisi setiap judul tahapan (Stage) dalam pembuatan proyek dengan mengklik Add apabila sudah mengetik judul tahapan.

Gambar 6.1 Add judul tahapan

Tampilan akan berubah menjadi seperti ini:

Gambar 6.2 Tampilan jenis proyek

Note:

Format untuk judul tahapan (Stage) dapat disesuaikan dengan keinginan Anda, namun format secara umum (berdasarkan sistem) terbagi atas :

• New: Tahapan atau proses awal ketika tugas di dalam proyek tersebut dibuat, tugas baru dapat dibuat dengan cara sebagai berikut :1. Klik simbol tambah (+) pada sebelah kanan judul new task, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

Gambar 6.3 Tampilan new task

2. Kemudian isi field Task Title sesuai dengan judul tugas dalam proyek tersebut (Contoh: cari solusi untuk klien).

3. Isi field Assigned to, dengan memilih orang yang akan ditugaskan dalam tugas tersebut.

4. Setelah selesai mengisi field, klik Add.

5. Task secara otomatis akan muncul pada kolom New Task.

• Assigned: Tahapan penugasan, di mana tugas akan siap untuk dilakukan oleh pihak yang ditugaskan.
• In Progress: Tahapan di mana tugas sedang dalam proses penyelesaian.
• Done: Tahapan di mana tugas telah selesai dikerjakan.

Keterangan:

• Format New, Assigned, In Progress, dan Done hanya merupakan format umum yang disarankan oleh sistem ketika membuat tahapan proyek atas tugas-tugas baru yang dibuat dalam proyek tersebut.
• User dapat mengubah format sesuai dengan yang diinginkan, Contoh: Format New diubah menjadi New Task, Assigned menjadi In Progress, In Progress menjadi QC Process.
• Setiap Task dapat dipindahkan secara manual oleh user ke tahap selanjutnya dengan cara melakukan drag and drop task ke tahap selanjutnya atau dapat dengan Klik pada Smart Button di masing-masing task sebagai berikut:

Gambar 6.4 Smart button di masing-masing task

7. Akses Semua Tugas

Apabila Anda ingin melihat seluruh tugas (tasks) yang dikerjakan, maka Anda dapat mengaksesnya melalui Menu All Tasks. Pada menu ini akan menampilkan seluruh tugas yang harus dikerjakan berdasarkan masing-masing tahapan (stage) yang telah dibuat oleh perusahaan. All Tasks dapat diakses melalui modul:

Project → All Tasks

Anda juga dapat membuat tugas baru dengan klik Create > isi field Task Title dan Assigned To > Add.

Gambar 7.1 Akses semua tugas

8. Pembuatan Tugas dari Sales Order

Apabila Anda ingin membuat tugas (tasks) secara otomatis dari Sales Order, maka Anda dapat mengikuti beberapa langkah berikut:

1. Membuat Produk Service

Pembuatan Produk dapat dilakukan di modul:

Inventory → Master Data → Products

Beberapa Field yang harus diisi pada Tab General Information :

• Product Type: Product type di set sebagai Service
• Product Category: Kategori Produk
• Sales Price: Harga Jual
• Unit of Measure: Pastikan di set sebagai Hours

Gambar 8.1 Field pada Tab General Information

Beberapa Field yang harus diisi pada Tab Sales:

• Service Invoicing Policy: Dasar untuk dapat membuat Invoice
• Service Tracking: cara memantau servis yang diberikan
  • Create a Task in Existing Project: tugas akan terbuat di suatu projek jika Sales Order terkonfirmasi
  • Create a Task in Sales Order’s Project: Projek dan tugas akan terbuat jika Sales Order terkonfirmasi
  • Create a New Project but No Task: Projek akan terbuat jika Sales Order terkonfirmasi

Gambar 8.2 Field pada Tab General Information

Setelah Sales Order dikonfirmasi, projek/ tugas akan otomatis terbentuk pada modul Project.

Profitability Projek juga bisa dilihat melalui:

Project → Projects → Overview dari projek yang bersangkutan

9. Memeriksa Laporan Project

Laporan atas proyek terbagi menjadi 2 yaitu:

A. Tasks Analysis

Apabila Anda ingin menganalisis jumlah tugas dalam sebuah proyek dalam bentuk laporan maka Anda dapat mengaksesnya melalui modul:

Project → Reporting → Tasks Analysis

Setelah melakukan prosedur diatas maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

Gambar 9.1 Tampilan Task Analysis

Kolom yang dapat Anda akses adalah :

• Count: Merupakan jumlah tugas pada setiap proyek (Contoh: proyek 1 terdapat tiga tugas yang harus dilakukan, maka pada laporan akan tercatat 3).

B. Project Costs and Revenues

Apabila Anda ingin menganalisis setiap biaya yang dikeluarkan atau pendapatan yang diterima dari setiap proyek yang dilakukan maka dapat memeriksanya dalam modul:

Project → Reporting → Project Costs and Revenues

Setelah mengikuti prosedur diatas maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

Gambar 9.2 Tampilan Project Costs and Revenues

Pada Project Costs and Revenues Reporting terdapat kolom sebagai berikut :

• Untaxed Amount To Invoice: Jumlah total penerimaan dari sebuah proyek untuk diterbitkan invoice (tagihan).
• Untaxed Amount Invoiced: Jumlah total penerimaan dari sebuah proyek yang telah di-invoice (diterbitkan tagihannya).
• Timesheet Cost: Jumlah total biaya yang dikeluarkan dari sebuah proyek (terhubung dengan Menu Timesheets).
• Timesheet Unit Amount: Jumlah total waktu pengerjaan sebuah proyek.

Terimakasih telah membaca. Semoga panduan modul Odoo Project ini dapat membantu Anda.

Jika Anda tertarik menerapkan Odoo atau melakukan kustomisasi, silahkan tanya dan konsultasikan terlebih dahulu kebutuhan perusahaan Anda bersama konsultan Odoo Indonesia.

More Articles

You might also be interested in these articles