Pengaturan Operating Unit
Operating Unit ditujukan untuk pengaturan cabang dalam satu perusahaan. Dengan mengatur operating unit, maka sistem…
Cynthia
Oktober 6, 2022Pengaturan discuss ditujukan untuk mengelola tipe diskusi yang ingin dilakukan oleh perusahaan, seperti dalam bentuk email, panggilan, dan rapat. Pengaturan ini dapat dilakukan melalui:
Settings → Discuss |
Terdapat dua pengaturan pada discuss yaitu activities dan external mail server.
1. Activities
Anda dapat mengatur aktivitas yang baru melalui:
Settings → Discuss → Activity Types |
Sejumlah aktivitas tersedia secara default pada sistem seperti call, email, meeting, dll. Namun, Anda juga dapat mengubah dan menambahkan tipe aktivitas yang ada.
Tekan create untuk membuat aktivitas baru dan lengkapi field berikut:
1 |
Name |
Nama aktivitas |
2 |
Action to Perform |
Tindakan yang perlu dilakukan, misal upload document, meeting, dll |
3 |
Default User |
User yang ditentukan untuk aktivitas terkait |
4 |
Model |
Tentukan model jika spesifik aktivitas |
5 |
Default Summary |
Tentukan ringkasan default |
6 |
Icon |
Tentukan ikon |
7 |
Decoration Type |
Jenis dekorasi:
Sistem akan mengubah warna latar belakang aktivitas terkait jenis yang dipilih. |
8 |
Scheduled Date |
Jadwal aktivitas |
9 |
Trigger Next Activity |
Secara otomatis menjalankan aktivitas ini apabila current activity selesai. |
10 |
Default Next Activity |
Aktivitas selanjutnya akan terotomatisasi apabila aktivitas ini sudah ditandai selesai. |
11 |
Recommended Next Activities |
Sarankan aktivitas selanjutnya apabila aktivitas ini sudah ditandai selesai. |
12 |
Default Description |
Deskripsi default aktivitas |
Save dan aktivitas yang Anda jadwalkan akan muncul pada Activities icon, sehingga user memperoleh notifikasi terkait tindakan yang perlu ia lakukan.
2. External Email Server
Anda dapat mengirim dan menerima email menggunakan email server perusahaan. Anda perlu mengatur external email server yang digunakan terlebih dahulu melalui:
Settings → Discuss → External Email Server |
Checklist external mail server dan atur domain Anda.
Lalu buat dan konfigurasikan incoming email servers dan outgoing email server dengan langkah berikut:
1 |
Name |
Nama user |
2 |
Server Type |
User dapat memilih tipe server yaitu POP (Post Office Protocol), IMAP (Internet Message Access Protocol), atau local. Tipe server POP paling umum digunakan terutama bagi perusahaan yang berlokasi di satu tempat, karena data dapat diakses secara offline, namun IMAP juga memiliki keunggulan karena dapat diakses pada perangkat manapun dengan tidak menghilangkan data e-mail user. |
3 |
Server Name |
Nama dari server yang mengarahkan domain ke server tertentu |
4 |
Port |
Port yang menghubungkan antara sistem dengan server yang dituju |
5 |
Username |
Isi dengan e-mail id user |
6 |
Password |
Isi dengan password e-mail user |
1 |
Description |
Isi dengan nama mail server yang digunakan |
2 |
SMTP Server |
Jenis mail server yang digunakan oleh perusahaan. Contoh, jika perusahaan menggunakan Gmail, isikan smtp.gmail.com. Alamat mail server ini dapat ditemukan melalui Google. |
3 |
Connection Security |
Sekuritas keamanan. Isikan dengan SSL/TLS. Setelah pilihan ini di isi, field SMTP Port akan terisi. |
4 |
Username |
Isi alamat email yang akan digunakan untuk mail server perusahaan. |
5 |
Password |
Isi password yang akan digunakan untuk mail server perusahaan. Khusus untuk Gmail, Anda harus mendapatkan ‘App Password’ yang berupa 16 digit angka khusus. |
Setelah selesai mengisi seluruh field yang dibutuhkan seperti yang telah dijelaskan sebelum, Anda dapat melakukan ‘Test Connection’. Jika berhasil, sistem akan memberikan informasi sebagai berikut:
Jika tidak berhasil, maka sistem akan memberikan peringatan ‘Connection Error’. Lakukan tinjauan kembali terkait pengisian pada halaman sebelumnya, pastikan alamat mail server dan connection security Anda sudah benar.
Setelah pengaturan incoming email servers dan outgoing email servers sudah berhasil, maka Anda dapat mengirim dan menerima email menggunakan email server perusahaan Anda. Adapun alias domain pada pengaturan ini berfungsi sebagai berikut:
Alias Domain |
Untuk mengatur semua domain yang ada pada email configuration, contohnya mailcatchalldomain pada System Parameters. Apabila alias domain ini diisi maka domain external mail server akan berubah mengikuti alias domain. Akibatnya jika alias domain ini belum dikonfigurasi, maka external email server tidak akan bekerja. Secara sederhana alias domain akan sama dengan outgoing email servers yang diatur. Apabila Anda sudah mengkonfigurasikan outgoing email servers, Anda dapat mengisi alias domain dengan outgoing email servers yang sudah didaftarkan, atau biarkan field ini kosong. |
Tim Insights Impact
Tim Insights Impact terdiri dari beragam individu profesional yang memiliki keahlian dan pengalaman dalam berbagai aspek bisnis. Bersama-sama, kami berkomitmen untuk memberikan wawasan mendalam dan pemahaman yang berharga tentang berbagai topik terkait strategi bisnis dan tren industri yang relevan.
75% proyek transformasi digital gagal. Ambil langkah pertama yang tepat dengan memilih partner yang dapat dipercaya untuk jangka panjang.