Pengaturan Discuss

IN THIS ARTICLE

Pengaturan discuss ditujukan untuk mengelola tipe diskusi yang ingin dilakukan oleh perusahaan, seperti dalam bentuk email, panggilan, dan rapat. Pengaturan ini dapat dilakukan melalui:

Settings → Discuss

Terdapat dua pengaturan pada discuss yaitu activities dan external mail server.

1. Activities

Anda dapat mengatur aktivitas yang baru melalui:

Settings → Discuss → Activity Types

Sejumlah aktivitas tersedia secara default pada sistem seperti call, email, meeting, dll. Namun, Anda juga dapat mengubah dan menambahkan tipe aktivitas yang ada.

Tekan create untuk membuat aktivitas baru dan lengkapi field berikut:

1	Name	Nama aktivitas
2	Action to Perform	Tindakan yang perlu dilakukan, misal upload document, meeting, dll
3	Default User	User yang ditentukan untuk aktivitas terkait
4	Model	Tentukan model jika spesifik aktivitas
5	Default Summary	Tentukan ringkasan default
6	Icon	Tentukan ikon
7	Decoration Type	Jenis dekorasi: Kosong – Tidak ada Alert Error Sistem akan mengubah warna latar belakang aktivitas terkait jenis yang dipilih.
8	Scheduled Date	Jadwal aktivitas
9	Trigger Next Activity	Secara otomatis menjalankan aktivitas ini apabila current activity selesai.
10	Default Next Activity	Aktivitas selanjutnya akan terotomatisasi apabila aktivitas ini sudah ditandai selesai.
11	Recommended Next Activities	Sarankan aktivitas selanjutnya apabila aktivitas ini sudah ditandai selesai.
12	Default Description	Deskripsi default aktivitas

Save dan aktivitas yang Anda jadwalkan akan muncul pada Activities icon, sehingga user memperoleh notifikasi terkait tindakan yang perlu ia lakukan.

2. External Email Server

Anda dapat mengirim dan menerima email menggunakan email server perusahaan. Anda perlu mengatur external email server yang digunakan terlebih dahulu melalui:

Settings → Discuss → External Email Server

Checklist external mail server dan atur domain Anda.

Lalu buat dan konfigurasikan incoming email servers dan outgoing email server dengan langkah berikut:

1	Name	Nama user
2	Server Type	User dapat memilih tipe server yaitu POP (Post Office Protocol), IMAP (Internet Message Access Protocol), atau local. Tipe server POP paling umum digunakan terutama bagi perusahaan yang berlokasi di satu tempat, karena data dapat diakses secara offline, namun IMAP juga memiliki keunggulan karena dapat diakses pada perangkat manapun dengan tidak menghilangkan data e-mail user.
3	Server Name	Nama dari server yang mengarahkan domain ke server tertentu
4	Port	Port yang menghubungkan antara sistem dengan server yang dituju
5	Username	Isi dengan e-mail id user
6	Password	Isi dengan password e-mail user

1	Description	Isi dengan nama mail server yang digunakan
2	SMTP Server	Jenis mail server yang digunakan oleh perusahaan. Contoh, jika perusahaan menggunakan Gmail, isikan smtp.gmail.com. Alamat mail server ini dapat ditemukan melalui Google.
3	Connection Security	Sekuritas keamanan. Isikan dengan SSL/TLS. Setelah pilihan ini di isi, field SMTP Port akan terisi.
4	Username	Isi alamat email yang akan digunakan untuk mail server perusahaan.
5	Password	Isi password yang akan digunakan untuk mail server perusahaan. Khusus untuk Gmail, Anda harus mendapatkan ‘App Password’ yang berupa 16 digit angka khusus.

Setelah selesai mengisi seluruh field yang dibutuhkan seperti yang telah dijelaskan sebelum, Anda dapat melakukan ‘Test Connection’. Jika berhasil, sistem akan memberikan informasi sebagai berikut:

Jika tidak berhasil, maka sistem akan memberikan peringatan ‘Connection Error’. Lakukan tinjauan kembali terkait pengisian pada halaman sebelumnya, pastikan alamat mail server dan connection security Anda sudah benar.

Setelah pengaturan incoming email servers dan outgoing email servers sudah berhasil, maka Anda dapat mengirim dan menerima email menggunakan email server perusahaan Anda. Adapun alias domain pada pengaturan ini berfungsi sebagai berikut:

Alias Domain

Untuk mengatur semua domain yang ada pada email configuration, contohnya mailcatchalldomain pada System Parameters. Apabila alias domain ini diisi maka domain external mail server akan berubah mengikuti alias domain. Akibatnya jika alias domain ini belum dikonfigurasi, maka external email server tidak akan bekerja.

Secara sederhana alias domain akan sama dengan outgoing email servers yang diatur. Apabila Anda sudah mengkonfigurasikan outgoing email servers, Anda dapat mengisi alias domain dengan outgoing email servers yang sudah didaftarkan, atau biarkan field ini kosong.

Tim Insights Impact

Tim Insights Impact terdiri dari beragam individu profesional yang memiliki keahlian dan pengalaman dalam berbagai aspek bisnis. Bersama-sama, kami berkomitmen untuk memberikan wawasan mendalam dan pemahaman yang berharga tentang berbagai topik terkait strategi bisnis dan tren industri yang relevan.

Pilih partner yang tepat