Pengaturan Operating Unit

Operating Unit ditujukan untuk pengaturan cabang dalam satu perusahaan. Dengan mengatur operating unit, maka sistem dapat memisahkan setiap transaksi pada masing-masing cabang.

1. Proses Pembuatan

Untuk memunculkan sub menu operating unit, maka user perlu terlebih dahulu mengunduh modul IF – Operating Unit.

Setelah itu user dapat membuat operating unit dengan cara sebagai berikut :

Settings → Users & Companies

Maka tampilan yang akan muncul adalah sebagai berikut :

1	Name	Nama cabang
2	Code	Isi kode dengan kode unik setiap cabang, misalnya cabang A (kode : CA), kode ini akan muncul pada setiap nomor transaksi berdasarkan kode tersebut, misal pada sales order akan tampak sebagai berikut : Hal ini akan memudahkan Anda dalam memeriksa transaksi mana yang merupakan transaksi cabang tertentu.
3	Active	Menandakan bahwa cabang tersebut aktif dan dapat melakukan transaksi berdasarkan cabang operasi
4	Partner	Secara default akan terisi dengan nama perusahaan, namun user masih dapat mengubah dengan nama cabang pada operating unit perusahaan.
5	Company	Terisi otomatis dengan nama perusahaan
6	District	Isi dengan distrik yang telah dibuat
7	Sales Order Sequence	Diisi dengan sales order sequence yang sesuai dengan operating unit sale. Terisi otomatis apabila user telah install operating unit sale pada Module Apps. Agar memudahkan user dalam update operating unit sale, maka user dapat membuat helper to generate operating unit sequence dengan cara Settings > Technical > Schedule Action > Create sebagai berikut :
8	Users	Terisi otomatis dengan administrator dan kolom ini tidak dapat diubah

Adapun, terdapat beberapa sub menu pada Menu Users & Companies yang dapat dilengkapi perusahaan sebagai berikut :

1. Territories : bertujuan untuk mengelompokkan transaksi berdasarkan wilayah. Misalnya apabila territories diisi dengan wilayah Jawa dan Sumatera, maka user nanti dapat memfiltrasi transaksi berdasarkan wilayah tersebut.

2. Regions: bertujuan untuk mengelompokkan transaksi berdasarkan regional (misal: Provinsi Jawa Timur), maka user nanti dapat memfiltrasi transaksi berdasarkan regional tersebut. Regions dikelompokkan berdasarkan territory (wilayah) yang sesuai.

3. Districts: bertujuan untuk mengelompokkan transaksi berdasarkan distrik (misalnya: Kota Surabaya), maka user nanti dapat memfiltrasi transaksi berdasarkan distrik  tersebut. Districts dikelompokkan berdasarkan regions yang sesuai.

Bagi user yang telah mengatur territories, regions, atau districts, maka dapat melakukan filtrasi  laporan berdasarkan berdasarkan wilayah, regional, dan distrik yang telah diatur, dengan menekan Group By > Territories/Regions/Districts. Berikut merupakan contoh  sales report berdasarkan districts:

2. Konfigurasi Settings Operating Unit

Operating Unit untuk modul-modul lainnya dapat diaktifkan melalui menu berikut:

Settings → Operating Unit

Setelah itu dapat melakukan checklist pada checkbox Operating Unit Account, kemudian tekan save, sebagai berikut :

3. Konfigurasi pada masing-masing User

Akses Operating Unit dapat dibatasi untuk masing-masing user melalui menu:

Setting → Users → Manage Users

Terdapat 2 tipe akses:

1. Multiple Operating Unit: User dapat mengakses satu atau lebih dari satu operating unit

2. Manager Operating Unit: User dapat mengakses semua operating unit

Apabila Anda mendaftarkan user tersebut dengan akses Multiple Operating Unit, langkah selanjutnya adalah mendaftarkan operating unit yang dapat diakses oleh user tersebut sebagai berikut:

Default Operating Unit dapat diisi untuk menentukan operating unit yang akan terisi secara default apabila user tersebut memiliki akses untuk beberapa operating unit.

Baca juga: Panduan Discuss dalam General Setting