Sistem Payroll: Manfaat, Metode, Cara Kerja & Kesalahan Umumnya

Payroll bukan sekadar proses rutin, tetapi salah satu fondasi penting dalam menjaga hubungan kerja yang sehat dan profesional antara perusahaan dan karyawan.

Artikel ini membahas secara lengkap tentang payroll, mulai dari pengertian, manfaat, komponen, hingga proses penggajian yang efisien.

Pengertian Payroll

Payroll atau sistem penggajian adalah proses administratif yang mencakup perhitungan, pemotongan, dan pendistribusian gaji kepada karyawan secara berkala sesuai dengan kontrak kerja. Selain itu, payroll juga mencakup pembayaran pajak, kontribusi jaminan sosial (seperti BPJS di Indonesia), tunjangan, dan komponen pemotongan lainnya.

Perusahaan biasanya menggunakan rekening payroll untuk mentransfer gaji karyawan secara massal dan efisien. Proses ini dapat dilakukan secara manual, melalui software, atau dengan bantuan pihak ketiga (outsourcing).

Waktu masuknya gaji bervariasi tergantung pada kebijakan perusahaan. Secara umum, gaji biasanya masuk ke rekening karyawan pada tanggal tetap setiap bulan, misalnya di awal, tengah, atau akhir bulan.

Beberapa perusahaan memilih tanggal tertentu, seperti tanggal 25 atau 30, sementara yang lain mengikuti kalender kerja, seperti hari Jumat terakhir dalam bulan. Dalam kasus tertentu, pembayaran dapat dipercepat jika bertepatan dengan hari libur nasional.

Manfaat Payroll

Payroll memberikan manfaat penting baik bagi perusahaan maupun karyawan:

1. Kepatuhan Hukum

Payroll berperan penting dalam memastikan perusahaan mematuhi berbagai regulasi hukum yang berlaku, seperti pembayaran pajak penghasilan, potongan BPJS Kesehatan dan BPJS Ketenagakerjaan, serta kewajiban hukum lainnya.

Pemrosesan gaji yang tepat dan akurat menghindarkan perusahaan dari potensi sanksi hukum dan penalti. Proses payroll melibatkan pemotongan pajak langsung dari gaji karyawan serta pengelolaan iuran jaminan sosial.

Payroll specialist atau software payroll akan membantu memastikan bahwa seluruh penghitungan tersebut dilakukan secara konsisten dan sesuai dengan ketentuan hukum terkini.

2. Transparansi dan Kepercayaan

Slip gaji yang dikeluarkan dalam proses payroll memberikan transparansi kepada karyawan mengenai perincian gaji mereka, termasuk tunjangan, potongan, pajak, bonus, dan lembur.

Hal ini mendorong kepercayaan antara karyawan dan perusahaan karena semuanya tercatat dan terverifikasi secara akurat.

Transparansi ini memperkuat budaya kerja yang sehat karena karyawan merasa dihargai dan diperlakukan adil.

Payroll menjadi bagian tak terpisahkan dari hubungan profesional yang berlandaskan kejelasan dan akuntabilitas.

3. Efisiensi Operasional

Menggunakan software payroll atau layanan pihak ketiga dapat memangkas waktu dan biaya operasional yang berkaitan dengan penggajian. Proses seperti perhitungan jam kerja, lembur, pemotongan pajak, dan pengeluaran slip gaji dapat diotomatisasi.

Software payroll juga memungkinkan integrasi dengan sistem HR lainnya seperti absensi, cuti, dan manajemen tunjangan, menjadikan keseluruhan sistem SDM lebih efisien.

Dengan sistem yang terintegrasi, pengumpulan data dan pelaporan juga menjadi lebih cepat dan minim kesalahan.

4. Pengambilan Keputusan Berbasis Data

Data yang dihasilkan dari sistem payroll sangat berharga untuk pengambilan keputusan strategis perusahaan.

Misalnya, informasi terkait biaya tenaga kerja, lembur, dan kompensasi dapat digunakan oleh manajemen dalam melakukan perencanaan anggaran dan strategi SDM.

Payroll juga memberikan wawasan penting dalam perencanaan pajak perusahaan, evaluasi kinerja keuangan, serta pengelolaan benefit dan kompensasi secara berkelanjutan.

Dengan laporan dan dasbor yang tersedia dari software payroll, manajemen dapat membuat keputusan berbasis data secara real-time.

Komponen Payroll

Payroll terdiri dari beberapa elemen utama, antara lain:

1. Gaji Pokok

Gaji pokok adalah upah dasar yang menjadi hak karyawan sesuai dengan kesepakatan kontrak kerja. Besarnya disesuaikan dengan jabatan, tingkat pendidikan, pengalaman, dan standar industri. Komponen ini menjadi dasar perhitungan untuk tunjangan, lembur, dan potongan pajak.

2. Tunjangan

Tunjangan adalah tambahan pendapatan di luar gaji pokok, dan terbagi menjadi:

• Tunjangan tetap: Diberikan secara rutin setiap bulan, seperti tunjangan jabatan, keluarga, atau transportasi.
• Tunjangan tidak tetap: Bersifat insidental atau tergantung kondisi tertentu, seperti uang makan harian atau tunjangan kehadiran.

3. Lembur dan Bonus

• Lembur (overtime): Diberikan jika karyawan bekerja melebihi jam kerja normal. Besarannya mengikuti ketentuan perundang-undangan.
• Bonus & Komisi: Penghargaan atas pencapaian target, kinerja, atau keuntungan perusahaan. Bisa bersifat tahunan, per proyek, atau berbasis penjualan.

4. Potongan

Merupakan pengurangan dari gaji kotor sebelum menjadi gaji bersih. Potongan meliputi:

• Pajak penghasilan (PPh 21): Dihitung berdasarkan penghasilan dan status karyawan.
• BPJS Kesehatan & Ketenagakerjaan: Kewajiban iuran untuk jaminan sosial, dibagi antara karyawan dan perusahaan.
• Pinjaman karyawan atau potongan lain seperti absensi atau pelanggaran.

5. Reimbursement dan Benefit Lain

• Benefit lainnya: Misalnya asuransi tambahan, fasilitas kendaraan, atau program kesejahteraan karyawan. Meski tidak selalu masuk ke slip gaji, tetap menjadi bagian dari total kompensasi.
• Reimbursement: Penggantian biaya yang dikeluarkan karyawan untuk kepentingan pekerjaan, seperti perjalanan dinas atau pembelian alat kerja.

6. Slip Gaji (Payslip)

Dokumen resmi berisi rincian komponen gaji, pemotongan, dan take home pay. Slip ini menjadi bukti transparansi dan dapat digunakan karyawan untuk pengajuan kredit, visa, atau keperluan lainnya.

Slip gaji mencakup rincian perhitungan gaji kotor, pemotongan, hingga gaji bersih yang diterima karyawan.

Metode Penggajian/Payroll

Pada dasarnya, terdapat dua pendekatan utama dalam memproses payroll: melakukannya sendiri secara internal atau mengalihdayakannya ke pihak ketiga.

Berikut ini adalah penjelasan mendetail mengenai empat metode penggajian yang umum digunakan oleh perusahaan:

1. Penggajian Manual

Penggajian dilakukan sepenuhnya secara manual, biasanya oleh administrator HR, pemegang buku, atau pemilik bisnis kecil. Proses ini menggunakan spreadsheet seperti Excel atau bahkan dokumen kertas.

Karakteristik:

• Tidak membutuhkan investasi awal untuk software
• Cocok untuk bisnis mikro atau usaha rintisan
• Tanggung jawab mencakup:
  • Pengumpulan data kehadiran dan informasi karyawan
  • Perhitungan upah, lembur, dan pajak secara manual
  • Pembuatan slip gaji
  • Penyimpanan catatan dan pelaporan pajak

Kelebihan:

• Biaya sangat rendah
• Fleksibel untuk perubahan kecil

Kekurangan:

• Rentan terhadap kesalahan perhitungan
• Memakan waktu dan rawan ketidaksesuaian regulasi
• Bergantung pada pengetahuan personal tentang regulasi pajak dan ketenagakerjaan

2. Software Payroll Mandiri (Self-Service Payroll Software)

Merupakan solusi tengah antara metode manual dan layanan yang dialihdayakan. Software payroll khusus dibuat untuk otomatisasi sebagian besar proses penggajian dan perhitungan terkait.

Karakteristik:

• Didesain khusus untuk penggajian, bukan hanya spreadsheet biasa
• Perhitungan pajak (PPh 21)
• Lembur, bonus, dan tunjangan
• Proses appraisal, onboarding, dan offboarding
• Slip gaji dan laporan gaji otomatis

Kelebihan:

• Mengurangi kesalahan manual
• Efisien dan hemat waktu
• Memberikan insight melalui laporan otomatis

Kekurangan:

• Membutuhkan pelatihan awal
• Ada biaya langganan atau lisensi

3. Outsourcing ke Penyedia Jasa Payroll (Payroll Providers)

Penyedia jasa pihak ketiga menangani keseluruhan proses payroll atas nama perusahaan. Mereka biasanya menyertakan software untuk kemudahan komunikasi dan integrasi data.

Karakteristik:

• Menangani tugas-tugas seperti:
  • Penghitungan dan pelaporan pajak
  • Penyetoran iuran BPJS
  • Pengelolaan tunjangan dan waktu kerja
• Software disediakan sebagai bagian dari paket layanan
• Bisa terintegrasi dengan HRIS milik klien

Kelebihan:

• Mengurangi beban kerja internal
• Profesional dan minim kesalahan
• Lebih akurat dalam pelaporan dan pelacakan regulasi

Kekurangan:

• Biaya lebih tinggi dibanding metode internal
• Keterbatasan kontrol langsung atas proses

4. Layanan Akuntansi Pihak Ketiga

Merupakan bentuk outsourcing paling lengkap. Perusahaan menyerahkan seluruh proses payroll dan manajemen SDM kepada kantor akuntan atau firma akuntansi profesional.

Karakteristik:

• Menyediakan layanan menyeluruh, termasuk:
  • Rekrutmen dan orientasi karyawan
  • Manajemen tunjangan, gaji, dan cuti
  • Pelatihan budaya perusahaan
  • Penegakan kebijakan internal dan proses offboarding
• Paling sedikit membutuhkan keterlibatan internal

Kelebihan:

• Bebas dari tanggung jawab administratif payroll
• Ideal untuk perusahaan besar atau yang beroperasi di banyak wilayah
• Mengurangi risiko hukum dan ketidakpatuhan pajak

Kekurangan:

• Biaya paling mahal
• Kurangnya kontrol langsung
• Keterbatasan fleksibilitas dalam mengatur kebijakan gaji mendadak

Cara kerja payroll

Proses payroll biasanya memakan waktu antara 3 hingga 5 hari kerja, tergantung pada kompleksitas sistem penggajian perusahaan.

Secara umum, proses ini terbagi menjadi tiga tahap utama: Pra-Penggajian, Proses Penggajian, dan Pasca-Penggajian.

Setiap tahap memiliki langkah-langkah rinci yang krusial untuk menjamin akurasi dan kepatuhan terhadap regulasi.

1. Proses Pra-Penggajian

Tahap ini adalah fondasi dari proses penggajian yang efisien dan bebas kesalahan. Fokus utamanya adalah mengumpulkan dan menyiapkan semua data yang dibutuhkan sebelum gaji dihitung.

Langkah-langkah:

• Memilih Metode Penggajian
  • Menentukan apakah penggajian dilakukan secara manual, menggunakan software payroll mandiri seperti Impact, atau dialihdayakan ke pihak ketiga.
• Mengumpulkan Data dan Informasi Karyawan
  • Informasi penting seperti: nama lengkap, NPWP, status pernikahan, gaji, jam kerja, komisi/bonus, iuran BPJS, serta informasi rekening bank.
  • Penggunaan software payroll memungkinkan pengumpulan data otomatis melalui self-service portal.
• Menentukan Jadwal dan Metode Pembayaran
  • Menentukan frekuensi penggajian (bulanan, mingguan, dll).
  • Menentukan metode pembayaran: transfer bank, cek, atau kartu gaji.
• Verifikasi dan Validasi Data
  • Data diverifikasi oleh HR atau manajer untuk memastikan keakuratan sebelum masuk ke proses penggajian.
• Memastikan Kepatuhan Pajak dan Tunjangan
  • Data perpajakan dan tunjangan diperbarui sesuai dengan regulasi terbaru untuk menghindari kesalahan pemotongan.

2. Proses Penggajian

Tahap ini mencakup perhitungan aktual gaji karyawan dan pendistribusian dana ke rekening mereka. Kesalahan dalam tahap ini dapat berdampak pada kepuasan dan kepercayaan karyawan.

Langkah-langkah:

• Menghitung Gaji Kotor
  • Berdasarkan jam kerja, lembur, bonus, dan insentif.
• Melakukan Pemotongan
  • Termasuk pajak penghasilan, BPJS Kesehatan, BPJS Ketenagakerjaan, dan potongan lain seperti cicilan pinjaman atau tabungan pensiun.
• Menentukan Gaji Bersih
  • Hasil akhir setelah semua pemotongan dilakukan.
• Pemeriksaan dan Persetujuan
  • Hasil penggajian diperiksa oleh HR atau manajemen untuk disetujui sebelum didistribusikan.
• Distribusi Gaji dan Slip Gaji
  • Penggajian ditransfer ke rekening masing-masing karyawan.
  • Slip gaji dikirimkan via email atau tersedia melalui sistem self-service.

3. Pasca-Penggajian

Tahap terakhir ini fokus pada pelaporan, kepatuhan hukum, dan dokumentasi.

Langkah-langkah:

• Pelaporan dan Pembayaran Pajak
  • Pengajuan dan pembayaran pajak penghasilan serta iuran wajib lainnya ke otoritas pajak.
• Pembayaran Manfaat dan Tunjangan
  • Melunasi pembayaran ke penyedia manfaat seperti asuransi, BPJS, dana pensiun, dll.
• Penyimpanan dan Audit
  • Menyimpan catatan penggajian untuk keperluan audit internal dan eksternal.
  • Meninjau kesalahan yang terjadi untuk diperbaiki pada periode berikutnya.

Kesalahan Umum dalam Proses Payroll

Kesalahan dalam proses payroll dapat berdampak serius, mulai dari menurunnya kepercayaan karyawan hingga risiko sanksi hukum atau denda perpajakan.

Oleh karena itu, penting bagi perusahaan untuk mengenali kesalahan umum berikut dan memahami bagaimana cara mencegah atau mengatasinya.

1. Salah Mengklasifikasikan Karyawan

Kesalahan dalam menentukan status kepegawaian (tetap, kontrak, harian, magang, freelance) atau tingkat gaji dapat memicu kesalahan berantai, mulai dari pembayaran, pemotongan pajak, hingga tunjangan yang diberikan.

Cara memperbaikinya:

• Periksa kembali informasi karyawan baru sebelum dimasukkan ke sistem payroll.
• Pastikan semua data klasifikasi telah disetujui oleh manajer dan karyawan.
• Gunakan software payroll yang memungkinkan akses mandiri bagi karyawan untuk meninjau data mereka secara transparan.

2. Karyawan yang Salah Dibayarkan

Kesalahan pembayaran, seperti kelebihan bayar, kekurangan bayar, atau tidak dibayar sama sekali. Umumnya disebabkan oleh kesalahan klasifikasi, perhitungan lembur, atau ketidaksesuaian data komisi dan insentif.

Cara memperbaikinya:

• Gunakan sistem penggajian terintegrasi yang secara otomatis menghitung seluruh komponen gaji.
• Jika terjadi kesalahan, segera lakukan koreksi melalui pembayaran tambahan atau potongan pada periode berikutnya.
• Lakukan audit berkala untuk mencegah kesalahan yang sama terulang.

3. Melewatkan Batas Waktu Penggajian

Keterlambatan dalam proses pembayaran gaji bisa merusak kepercayaan dan semangat kerja karyawan. Biasanya disebabkan oleh kurangnya perencanaan atau masalah administratif.

Cara memperbaikinya:

• Buat jadwal penggajian yang realistis dan konsisten.
• Sisihkan waktu untuk pengecekan data sebelum tanggal penggajian.
• Pertimbangkan penggunaan sistem payroll otomatis untuk menjaga ketepatan waktu.

4. Batas Waktu Pajak yang Salah atau Terlewat

Kesalahan dalam pelaporan dan pembayaran pajak karyawan, seperti keterlambatan setor PPh 21, dapat menimbulkan denda atau sanksi dari otoritas pajak.

Cara memperbaikinya:

• Gunakan layanan atau sistem payroll yang memiliki fitur pelaporan pajak otomatis.
• Buat kalender pajak internal agar tidak melewatkan tenggat waktu penting.
• Delegasikan tugas ini kepada tim yang kompeten atau konsultan pajak.

5. Perhitungan Pajak atau Potongan yang Salah

Kesalahan dalam menghitung PPh 21, BPJS, atau potongan lain dapat menyebabkan keluhan dari karyawan dan masalah hukum.

Cara memperbaikinya:

• Gunakan rumus dan tarif pajak yang selalu diperbarui dalam sistem payroll.
• Lakukan simulasi perhitungan sebelum pembayaran gaji.
• Edukasi tim HR terkait komponen penghasilan dan pemotongan yang berlaku.

6. Ketidaksesuaian Slip Gaji dengan Jumlah yang Diterima

Slip gaji yang tidak mencerminkan nilai yang diterima karyawan bisa menimbulkan ketidakpercayaan dan kebingungan.

Cara memperbaikinya:

• Pastikan integrasi antara sistem penggajian dan sistem slip gaji berjalan dengan baik.
• Gunakan fitur real-time payslip preview sebelum gaji dikirimkan.
• Berikan akses self-service kepada karyawan untuk mengecek slip mereka secara mandiri.

7. Kelalaian Memperbarui Data Karyawan

Data karyawan yang tidak diperbarui, seperti perubahan status pernikahan, gaji, atau bank, bisa menyebabkan kesalahan dalam perhitungan gaji dan potongan.

Cara memperbaikinya:

• Lakukan audit data karyawan secara berkala.
• Gunakan sistem HRIS yang memungkinkan karyawan memperbarui informasi secara mandiri (dengan persetujuan HR).
• Buat SOP pembaruan data saat terjadi perubahan penting.

8. Gagal Menyimpan Catatan dengan Rapi

Tanpa pencatatan yang baik, perusahaan akan kesulitan dalam proses audit, pelacakan gaji lama, atau menyelesaikan sengketa terkait pembayaran.

Cara memperbaikinya:

• Simpan semua dokumen payroll (fisik maupun digital) dengan sistem yang terorganisir.
• Lakukan backup berkala dan pastikan data tersimpan di tempat yang aman.
• Tetapkan standar durasi penyimpanan dokumen sesuai regulasi (umumnya 5–10 tahun).

Pentingnya Software Payroll dalam

Sistem atau software payroll memberikan banyak keuntungan dalam pengelolaan penggajian:

• Otomatisasi proses penggajian: Mengurangi risiko human error dan menghemat waktu
• Integrasi dengan modul HRIS dan keuangan: Mempermudah pencatatan dan pelaporan
• Self-service untuk karyawan: Karyawan dapat memperbarui data mereka sendiri
• Kepatuhan hukum: Memastikan pemotongan pajak dan iuran dilakukan sesuai regulasi
• Fitur pelaporan: Menyediakan laporan gaji, pajak, dan tunjangan dengan mudah

Contohnya, Impact yang menawarkan modul payroll lengkap dengan fitur perhitungan pajak, penggajian, lembur, bonus, hingga integrasi dengan absensi dan appraisal.

Dengan pemahaman yang komprehensif tentang payroll, perusahaan dapat mengelola penggajian secara efisien dan transparan. Penggunaan software payroll bukan hanya mendukung kepatuhan hukum, tetapi juga meningkatkan kepercayaan dan produktivitas karyawan.