Apa itu ERP? Pengertian, Manfaat, dan Macam-Macam Modul ERP

ERP adalah sistem software terintegrasi dengan tujuan mengotomatisasi proses bisnis perusahaan dan membantu pemilik bisnis melihat gambaran besar perusahaan mereka.

Pengertian ERP tersebut mungkin terdengar rumit, tetapi jika Anda ingin tahu lebih jauh tentang bagaimana cara memilih sistem ERP yang tepat, Anda perlu memahami tentang apa itu Enterprise Resources Planning, manfaatnya untuk bisnis Anda, modul-modul ERP, dan berapa biayanya.

Itulah beberapa hal yang akan Anda pelajari dalam panduan ERP ini.

Apa itu ERP?

ERP, singkatan dari Enterprise Resource Planning adalah sebuah sistem yang digunakan untuk memfasilitasi perencanaan sumber daya perusahaan.

Tujuan ERP adalah untuk menyederhanakan kegiatan bisnis sehari-hari seperti akuntansi, pengadaan (procurement), gudang (warehouse), operasi rantai pasokan (supply chain operations), manufaktur, manajemen proyek, dan sumber daya manusia (human resources).

Cara kerja ERP yaitu dengan menyediakan data yang akurat, real-time, dan transparan yang melaporkan situasi keuangan dan operasional perusahaan sehingga pemilik bisnis dapat memutuskan strategi masa depan untuk bisnis mereka.

Konsep ERP juga merujuk pada sistem penyimpanan data terpusat. Setiap karyawan dari divisi manapun dapat melihat, menambah dan memperbaharui data sesuai dengan peran dan tanggung jawabnya.

ERP dapat diadopsi oleh berbagai jenis bisnis, baik itu bisnis kecil, menengah, maupun besar.

Keunggulan utama ERP adalah kemampuannya untuk disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, sehingga perusahaan dapat mengoptimalkan fungsionalitasnya sesuai dengan kebutuhan khusus yang dimiliki.

Contoh penggunaan Enterprise Resource Planning dapat ditemukan pada berbagai perusahaan di berbagai sektor industri. Misalnya, sebuah perusahaan manufaktur dapat menggunakan ERP untuk mengelola rantai pasokan, mengatur produksi, dan mengoptimalkan persediaan bahan baku. Sementara itu, perusahaan ritel dapat memanfaatkan ERP untuk mengintegrasikan penjualan, stok, dan manajemen pelanggan.

Perbedaan Software ERP dengan Sistem Lainnya

Perbedaan ERP system dengan software bisnis lainnya terletak pada integrasi yang disediakan untuk semua proses bisnis yang terjadi di dalam sebuah perusahaan.

Software bisnis yang sederhana biasanya hanya memiliki satu fungsi khusus untuk diotomatisasi. Beberapa di antaranya adalah software akuntansi, HRIS, omnichannel, dan e-commerce.

Perusahaan perlu melanjutkan proses selanjutnya dengan menggunakan software lain atau secara manual karena software tersebut sudah tidak dapat membantu.

ERP juga berbeda dengan MRP. MRP adalah singkatan dari Material Resources Planning. Walaupun keduanya saling terkait dalam konteks manajemen perencanaan sumber daya perusahaan, perbedaan MRP dan ERP terletak pada fungsionalitasnya.

MRP lebih fokus pada perencanaan kebutuhan bahan baku dan penjadwalan produksi, sedangkan ERP melibatkan integrasi seluruh fungsi bisnis, termasuk manajemen keuangan, sumber daya manusia, penjualan, dan lain-lain.

Dalam banyak kasus, MRP adalah komponen yang terkait dengan ERP. MRP merupakan bagian dari modul ERP yang berfokus pada perencanaan produksi dan manajemen persediaan.

Secara singkat, MRP adalah metode perencanaan kebutuhan bahan baku, sedangkan ERP adalah sistem terintegrasi yang mencakup berbagai fungsi bisnis dalam satu platform. Oleh karena itu, ERP lebih berkembang dan lebih luas daripada MRP.

4 Manfaat & Keuntungan Implementasi ERP Untuk Perusahaan

Implementasi Enterprise Resource Planning (ERP) memiliki banyak manfaat dan keunggulan yang dapat meningkatkan kinerja, efisiensi, dan daya saing perusahaan di pasar.

ERP menawarkan berbagai macam manfaat yang mampu membantu perusahaan lebih jauh, antara lain:

1. Otomatisasi

ERP berfungsi untuk membantu mengotomatisasi proses yang dulunya membutuhkan pekerjaan manual yang sulit untuk meningkatkan efisiensi perusahaan tanpa mempekerjakan orang baru.

Hal ini dapat mengurangi kesalahan manusia atau human error serta dapat merampingkan sebagian besar proses bisnis yang ada.

Alur kerja yang disederhanakan semakin mengarah pada produktivitas yang lebih tinggi karena karyawan dapat dengan mudah fokus pada perencanaan dan implementasi strategi

2. Integrasi

Fungsi dari sistem Enterprise Resources Planning adalah dengan memusatkan bagaimana data dikumpulkan dan dibagikan antar departemen.

Setiap pekerjaan yang dilakukan oleh tim di departemen yang berbeda akan langsung terintegrasi satu sama lain, sehingga kemajuan dapat dilihat secara real-time dan mampu membantu meningkatkan produktivitas.

Perusahaan dapat mengurangi prosedur berulang dan memastikan bahwa setiap orang bekerja dengan informasi terupdate yang sama.

Dengan implementasi aplikasi ini, kebutuhan sistem yang terpisah menjadi berkurang yang pada akhirnya akan menghemat biaya pengoperasian.

3. Data

ERP memiliki fungsi untuk menyediakan database terpusat yang akurat dan real-time yang dapat diproses menjadi laporan yang berguna untuk membuat keputusan yang lebih baik dan lebih cepat.

Proses bisnis akan dirangkum dalam dashboard yang dapat digunakan sebagai insights untuk mengembangkan perusahaan menjadi lebih baik.

4. Keamanan

Semua aktivitas bisnis akan dicatat dalam sistem untuk meminimalkan aktivitas penipuan. Dan juga, semua data terpusat dengan aman dalam sistem dan hanya dapat diakses oleh karyawan yang berwenang.

Modul-Modul ERP

ERP dirancang secara modular, di mana setiap fungsi bisnis tertentu memiliki modulnya sendiri. Desain ini memungkinkan ERP untuk memenuhi kebutuhan bisnis yang berubah seiring pertumbuhannya.

Perusahaan hanya dapat membeli modul yang relevan dengan model bisnis, operasi, dan tantangan utamanya. Lalu, dapat menambahkan modul ERP kemudian, untuk mengatasi kebutuhan atau tantangan baru saat perusahaan berkembang sambil menjaga database yang sama.

Di bawah ini adalah modul-modul ERP berdasarkan kategori yang sesuai dengan departemen dan fungsinya dalam perusahaan:

Modul ERP untuk sales & marketing

1. Modul sales and order management

Modul penjualan (sales) digunakan oleh tim penjualan untuk mengelola order quotations, sales orders, dan faktur pelanggan.

2. Modul CRM (customer relationship management)

Modul CRM digunakan oleh tim penjualan untuk mengelola hubungan dengan potential client dan memantau progres, mulai dari market research, first contact, meeting, hingga agreement signing.

3. Modul PoS (Point of Sales)

Modul POS digunakan oleh perusahaan ritel untuk kasir melakukan transaksi dengan pelanggan berupa barang atau jasa. POS dapat digunakan oleh toko, restoran, dan apotek.

4. Modul E-commerce

Modul e-commerce digunakan oleh perusahaan untuk membangun situs belanja online mereka sendiri. Perusahaan dapat dengan mudah mengelola inventaris dan penjualan mereka melalui pelaporan stok otomatis. Modul ini juga menyediakan portal pelanggan yang membantu mengatur invoices dan pengiriman.

5. Modul Omnichannel

Modul omnichannel digunakan oleh perusahaan untuk mengumpulkan data penjualan dari marketplaces yang berbeda dan merangkum perbandingan untuk melihat channel mana yang dapat dioptimalkan/dihentikan/dilanjutkan.

Modul ini juga memungkinkan perusahaan untuk pembaruan stok produk secara otomatis dari marketplace yang berbeda setelah ada sales orders.

ERP Akuntansi dan Keuangan

1. Modul akuntansi

Fitur utama modul keuangan dan akuntansi adalah melacak hutang piutang dan mengelola buku besar. ERP Accounting juga membuat dan menyimpan dokumen keuangan penting dan mengotomatisasi tugas yang terkait dengan penagihan, pembayaran vendor, manajemen kas, dan rekonsiliasi akun.

Selain itu, modul ini dapat meningkatkan accounting compliance sebuah perusahaan, karena dapat melacak dan melaporkan transaksi keuangan dengan akurasi dan kepatuhan yang tinggi terhadap peraturan dan kebijakan akuntansi yang berlaku di Indonesia.

Dengan demikian, perusahaan dapat menghindari sanksi hukum dan audit yang merugikan serta memastikan transparansi dan kepercayaan dalam pelaporan keuangan.

2. Business dashboard

Business dashboard di ERP menampilkan data yang berguna dari semua divisi di perusahaan untuk membantu para business leaders melihat hambatan yang terjadi dan mengembangkan perusahaan.

ERP operasional

1. Modul inventaris dan manajemen gudang

Modul inventaris (inventory) digunakan oleh tim inventory atau gudang untuk mengatur seluruh proses pergerakan persediaan (masuk, keluar, dan penyesuaian), melakukan penghitungan fisik persediaan, dan menganalisis perkiraan persediaan.

Dengan modul inventaris, perusahaan dapat mengoptimalkan rantai pasokan dan mengelola inventaris dengan lebih efisien.

Hal ini memungkinkan perusahaan untuk mengirim produk kepada pelanggan sesuai dengan permintaan tepat waktu, sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan dan memperkuat hubungan bisnis.

2. Modul pembelian

Modul pembelian (purchasing) digunakan oleh tim pengadaan (procurement) untuk mengelola vendor, permintaan penawaran, dan pesanan pembelian untuk memastikan pemenuhan inventaris.

3. Modul manufaktur

Modul manufaktur digunakan oleh tim produksi untuk mengelola pesanan manufaktur, merencanakan jadwal produksi, dan mengelola bill of materials (BOM).

4. Lainnya

Beberapa modul yang digunakan oleh tim produksi adalah maintenance, quality, dan field service untuk memaksimalkan operasi manufaktur.

ERP untuk human resources

1. Modul HCM inti

Modul inti HCM (Human Capital Management) terdiri dari employee, attendance, timeoff, expense, dan penggajian yang digunakan oleh semua karyawan dan tim SDM untuk mengelola, memantau, dan melaporkan seluruh data.

2. Modul talent management/human capital management

Modul HCM juga mencakup kebutuhan manajemen talenta seperti rekrutmen, onboarding, e-Learning, goals, penilaian, survei, dan offboarding.

Macam Jenis ERP

Saat ini terdapat bermacam-macam software ERP yang digunakan oleh perusahaan. Berikut pengelompokan ERP berdasarkan ukuran perusahaan, industri, dan hosting:

Berdasarkan ukuran perusahaan

ERP tidak hanya ditujukan untuk satu jenis industri dengan jumlah pengguna/karyawan tertentu. Bahkan usaha kecil yang baru memulai bisa membutuhkan sistem dan menggunakan ERP sebagai solusinya.

Dengan sifatnya yang fleksibel, baik dari segi jumlah pengguna, jenis modul dan fitur, atau kemampuan untuk dikustomisasi, ERP dapat mencakup semua jenis ukuran bisnis. Ukuran bisnis dapat dilihat dari jumlah dan seberapa kompleks requirements yang dibutuhkan untuk sistem tersebut.

1. Enterprise Resources Planning untuk small businesses (Kecil)

Small businesses biasanya mencari ERP yang tidak menghabiskan banyak uang. Mereka lebih cocok dengan ERP yang menyediakan fitur-fitur utama untuk mengoptimalkan proses bisnis dan fleksibel untuk peningkatan di masa mendatang.

2. Enterprise Resources Planning untuk medium businesses (Menengah)

Bisnis menengah mencari Enterprise Resource Planning yang bernilai baik (sepadan dengan harga dengan kemampuan kustom). Mereka lebih cocok dengan software ERP yang dapat mengotomatisasi proses bisnis yang lebih detail.

3. Enterprise Resources Planning untuk enterprise (Besar)

Perusahaan besar mencari ERP yang mencakup kustomisasi yang lebih rumit dengan adanya ahli implementasi. Mereka membutuhkan ERP dengan sistem pelaporan yang lebih kompleks yang dapat mendukung keputusan strategis untuk pertumbuhan jangka panjang.

Setiap bisnis harus mempertimbangkan kebutuhan dan jenis bisnis yang dijalankan agar ERP dapat digunakan secara optimal.

Berdasarkan industri

ERP dapat digunakan untuk perusahaan dengan industri atau jenis bisnis yang berbeda. Modul yang tersedia dapat disesuaikan dengan proses bisnis yang dijalankan. Setiap industri memiliki pain points yang berbeda, sehingga masing-masing membutuhkan fitur dan laporan yang berbeda. Berikut contoh penerapan ERP untuk setiap industri:

1. ERP untuk industri grosir

Perusahaan distribusi grosir memiliki masalah terkait ketidaktersediaan bahan baku dan produk, oleh karena itu diperlukan fitur manajemen inventori dan gudang serta laporan pergerakan persediaan.

2. ERP untuk industri manufaktur

Perusahaan manufaktur memiliki permasalahan seperti keterlambatan produksi dan pengiriman, oleh karena itu diperlukan fitur jadwal produksi yang akan menghasilkan laporan produksi.

3. ERP untuk industri retail

Perusahaan retail sering kesulitan dalam hal akurasi data keuangan, sehingga diperlukan fitur jurnal otomatis yang terintegrasi dengan PoS yang akan memberikan laporan profitabilitas setiap toko.

4. ERP untuk industri services

Perusahaan jasa sering mengalami kesulitan dalam hal manajemen proyek dan anggaran yang tidak efisien, oleh karena itu diperlukan fitur manajemen proyek dan anggaran untuk dapat melihat laporan analisis anggaran.

Berdasarkan hosting

ERP memiliki fleksibilitas dalam hal pemilihan server sesuai dengan pertimbangan kebutuhan dan preferensi perusahaan.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan saat memilih ERP server adalah ketersediaan infrastruktur internal, skalabilitas yang dibutuhkan untuk perkembangan, keberadaan tim IT, aturan dan regulasi tentang data dan privasi, serta anggaran.

1. On-premise ERP software

Server dapat on-premise yang berarti secara fisik terletak di kantor perusahaan atau di lokasi hosting pilihan mereka.

2. Cloud ERP software

ERP cloud merupakan ERP dengan server berbasis cloud, yang berarti dipegang oleh pihak ketiga tanpa memerlukan perangkat keras hardware di tempat dan tim internal dan dapat diakses melalui internet.

3. Hybrid ERP Software

Lalu, ada juga solusi hybrid yang melibatkan gabungan antara on-premise dan berbasis cloud.

7 Alasan Kegagalan Implementasi ERP pada Perusahaan dan Cara Menghindarinya

Ketika ERP sudah diimplementasikan, terkadang hasilnya dapat menjadi bumerang dan tidak sesuai harapan. Beberapa alasan utama implementasi ERP berujung gagal biasa disebabkan oleh hal-hal berikut:

1. Tidak menentukan tujuan dengan tepat

Salah satu alasan kegagalan implementasi ERP disebabkan oleh ekspektasi yang tidak realistis dan pondasi awal yang tidak stabil dalam hal tujuan pemasangan ERP.

Banyak perusahaan melihat pengenalan ERP sebagai solusi ajaib untuk semua masalah mereka. Tetapi mereka tidak mengambil waktu yang cukup untuk menentukan secara spesifik apa yang ingin mereka capai atau bagaimana mereka akan mengukur seperti apa kesuksesan penerapan ERP.

Oleh karena itu, penting untuk memiliki dokumentasi yang jelas tentang tujuan yang ingin dicapai perusahaan dengan ERP.

2. Kurang komunikasi

Banyak perusahaan yang sedang mengimplementasikan ERP mengalami komunikasi yang tidak memadai antara manajemen, tim proyek, karyawan, dan vendor software.

Dalam proses pemasangan ERP, jangan lepas kendali dan menyerahkan semuanya ke vendor ERP tanpa ikut memonitor perkembangan implementasi ERP.

Sebaiknya, berkomunikasilah secara terbuka sejak awal kepada setiap karyawan agar siap menghadapi perubahan baru dan menjawab hal-hal yang dikhawatirkannya.

Pastikan dokumentasi, tugas, dan kemajuan proyek saat ini akan mudah diakses oleh semua yang terlibat, sehingga mereka memahami jelas kemajuan implementasi sehari-hari, dan kemana arah keputusan selanjutnya.

3. Tidak melakukan penyesuaian atas perubahan baru

ERP harus diperlakukan layaknya aset bagi bisnis sehingga perlu terus dilakukan penyesuaian dengan masukan pelanggan, karyawan yang menggunakan sistem, kultur perusahaan, hingga perubahan zaman. Selalu lakukan evaluasi berkesinambungan dan secara berkala untuk mengetahui efisiensi implementasi ERP bagi bisnis.

4. Kurangnya expertise dalam tim proyek

Manajemen yang buruk dapat mempengaruhi proses penerapan ERP. Diperlukan expertise atau ahli dari sisi IT dan proses bisnis proses untuk setiap departemen dengan tanggung jawab yang jelas.

Tim perlu memiliki keterampilan yang tepat, berkomitmen dari awal hingga akhi, serta kolaboratif agar implementasi berjalan dengan lancar.

5. Proses bisnis yang tidak jelas

Pemodelan proses bisnis ke dalam sistem itu rumit, terutama jika proses bisnis cukup kompleks.

Tidak jarang di tengah jalan terlihat adanya kebutuhan lain yang harus dipenuhi dengan software tambahan agar sistem ERP bisa lebih holistik. Alhasil, organisasi yang tidak mempersiapkan skenario ini pun terkadang harus mengeluarkan biaya ekstra yang kadang tidak tersedia.

6. Meremehkan migrasi data

Seringkali, loophole pada implementasi ERP diakibatkan karena mengabaikan prosedur sederhana pada aplikasi yang sebenarnya krusial untuk implementasi solusi ERP. Pemindahan data yang tidak akurat akan menghambat penggunaan sistem untuk proses berikutnya.

Untuk menghindari masalah ini, diperlukan audit data secara terperinci seperti pemeriksaan duplikasi dan kesalahan, atau detail data harus diperbaiki sebelum migrasi.

7. Gagal melatih user ERP

Alasan kegagalan selanjutnya adalah tidak adanya pendampingan dalam pelatihan menggunakan program ERP yang baru saja diimplementasikan dan langsung fokus pada penyelesaian pekerjaan.

Kesiapan user pun jangan hanya dinilai dari berakhirnya training, tanpa memantau penggunaan ERP secara langsung. Sebaiknya, lakukan sesi pelatihan khusus bagi seluruh karyawan.

ERP System Major Players

Penting mengenali pemain utama ERP system untuk memutuskan mana yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis. Masing-masing memiliki target pasar, pro, kontra, serta harga yang berbeda. Berikut adalah deskripsi singkat untuk masing-masing pemain utama ERP system di Indonesia.

ERP SAP

SAP Business One menargetkan penjualan produknya ke usaha kecil menengah dengan anggaran Rp 2 juta/pengguna/bulan dan biaya implementasi mulai Rp 30 juta. SAP memiliki banyak fitur dan menggunakan praktik terbaik dalam sistemnya yang membantu menjalankan bisnis. Namun hal ini seringkali membawa masalah dimana SAP dianggap rumit dan cukup mahal bagi pengguna baru.

ERP Oracle

Oracle Netsuite menargetkan produknya untuk bisnis kecil, menengah, dan besar dengan harga mulai dari Rp 135 juta termasuk implementasi. Oracle menghadirkan desain yang lebih sederhana dan dashboard dengan tampilan lengkap yang memudahkan pengguna untuk melacak pekerjaannya. Kekurangannya adalah Oracle tidak mendukung on premise sehingga hanya menawarkan opsi pembayaran berlangganan per tahun.

Odoo ERP

Odoo memiliki target pasar yang komprehensif mulai dari usaha kecil, menengah, hingga besar mulai dari Rp 300 ribu per pengguna dan Rp 14 juta untuk implementasinya.

Kelebihan Odoo adalah fleksibilitasnya, dapat membayar per modul, dan bisa menambahkan modul nanti.

Kekurangannya adalah hasil kustom mungkin tidak memenuhi harapan, implementasi yang dilakukan sendiri atau dibantu oleh mitra tidak resmi Odoo tidak sampai selesai, dan dukungan yang terbatas.

Impact ERP

Impact memiliki target pasar perusahaan kecil-menengah dengan harga mulai dari Rp 99 juta (satu kali pembayaran) dan Rp 50 juta untuk implementasi.

Keunggulan ImpactERP meliputi fitur siap pakai namun dapat dikostumisasi, sudah dioptimalkan untuk perusahaan Indonesia (e-Faktur, PPh, dll), dan adanya konsultan & dukungan khusus.

Kekurangan dari Impact adalah biayanya lebih mahal untuk modul & kustom tambahan, juga membutuhkan lebih banyak waktu bagi tim developer untuk mengerjakan permintaan kustom.

Konsultan IT atau perusahaan software house

Konsultan IT/perusahaan software house merupakan salah satu pilihan untuk mengembangkan ERP. Mereka menargetkan perusahaan yang ingin membuat sistem ERP dengan banyak persyaratan tetapi tidak memiliki sumber daya internal.

Harga yang ditawarkan bervariasi tergantung pada reputasi perusahaan dan kebutuhan klien.

Keuntungan bekerja dengan pihak ketiga adalah hemat waktu, hemat biaya, dan fleksibel. Kekurangannya adalah pemahaman proses bisnis yang terbatas sehingga hanya menghasilkan sistem sesuai permintaan tetapi tidak memberikan dukungan dalam proses implementasi.

ERP freelancers

Freelancer juga menjadi pilihan bagi perusahaan yang memiliki budget terbatas namun ingin mentransformasi bisnisnya. Harga freelancer bervariasi sesuai dengan keahlian yang mereka miliki dan permintaan dari klien.

Keunggulannya adalah fleksibilitas waktu dan harga serta banyak pilihan talenta sesuai dengan keterampilan yang dibutuhkan. Namun, kekurangannya adalah pengawasan yang kurang, kualitas kerja yang tidak dapat diprediksi, dan tidak memberikan dukungan untuk proses implementasi dan pelatihan.

Tim internal perusahaan

Perusahaan yang memutuskan untuk membangun sistem ERP sendiri perlu menyiapkan anggaran sesuai dengan kebutuhan.

Keuntungannya adalah ketersediaan karyawan yang terjamin, pemahaman bisnis yang lebih baik, kontrol penuh atas tim, dan komunikasi langsung. Namun, risiko yang harus dipertimbangkan adalah biaya tinggi dan keterbatasan keterampilan, sehingga perlu merekrut karyawan baru.

Pertimbangan dalam Memilih Software ERP

Selain keuntungan ERP yang banyak, sistem ini juga memiliki beberapa kekurangan. Beberapa di antaranya yaitu biaya awal yang besar, sulitnya adaptasi dengan program ERP baru, hingga sistem yang rumit untuk dipelajari. 

Adanya kelebihan dan kekurangan ERP tersebut harus Anda perhatikan sebelum mengimplementasikan ERP. Selain itu, Anda juga dapat mempertimbangkan hal-hal berikut agar dapat memilih software ERP terbaik untuk bisnis:

1. Sesuaikan Fitur ERP dengan Kebutuhan Perusahaan

Sebelum mengimplementasikan ERP, penting untuk mengidentifikasi kebutuhan bisnis Anda terlebih dahulu. Mengetahui kebutuhan bisnis dapat membantu memastikan agar ERP yang dipilih dapat berguna untuk bisnis dan menyelesaikan permasalahan yang ada. 

Saat ini terdapat banyak penyedia ERP dengan berbagai fitur dan modul yang berbeda-beda. Ada yg kompleks dan ada yg lebih sederhana. Anda dapat melakukan survei ke beberapa vendor untuk mengetahui fitur ERP yang sesuai dengan kebutuhan.

Jika Anda merasa membutuhkan fitur spesifik untuk kebutuhan bisnis, Anda dapat memilih Software ERP yang dapat dikustomisasi agar lebih sesuai. 

2. Sesuaikan dengan Budget Perusahaan

Biaya implementasi  juga harus dipertimbangkan agar sesuai dengan kemampuan perusahaan. Harga software ERP juga sangat beragam mulai dari yang murah hingga yang mahal. Akan tetapi, Anda harus menyesuaikannya dengan kebutuhan dan keuangan perusahaan.

Sebagai contoh, jika anggaran perusahaan tidak terbatas, Anda dapat memilih SAP, Oracle, hingga Microsoft Dynamics. Sementara itu, jika anggaran Anda belum memenuhi untuk Software tersebut, Anda dapat memilih ERP Impact yang lebih terjangkau dengan fitur yang lengkap. 

3. Fleksibilitas dan Aksesibilitas

Kemudahan akses dan fleksibilitas menjadi hal penting dalam penerapan ERP. Program ERP yang kompatibel dengan berbagai perangkat seperti handphone dan sebagainya akan lebih menguntungkan bagi Anda. ERP yang terintegrasi dengan aplikasi bisnis lainnya juga akan menjadi nilai tambah. 

Selain itu, pastikan software yang Anda pilih dapat diakses dengan mudah dan real-time dimanapun dan kapanpun. Hal itu akan membantu Anda untuk mengelola perusahaan di berbagai tempat dan kontrol dapat dilakukan dengan lebih mudah. 

4. Support dari Eksekutif dan Tim

Implementasi ERP dapat mempengaruhi semua aspek dalam perusahaan. Oleh karena itu, dibutuhkan dukungan dari eksekutif agar proses implementasi bisa berjalan dengan lancar. Memilih CEO, COO atau CFO sebagai pemimpin proyek implementasi ERP adalah hal yang tepat. 

Dengan adanya sponsor dari atasan, maka implementasi akan lebih mudah dilakukan karena adanya arahan yang jelas. Mereka juga dapat membantu untuk menghilangkan roadblocks dan memberikan keputusan yang jelas. 

5. Dukungan Vendor yang Lengkap

Pastikan Anda memilih vendor ERP yang memberikan dukungan penuh pada penerapan ERP. Hal tersebut karena implementasi ERP cenderung membutuhkan waktu yang lama sebelum akhirnya tim Anda dapat secara mandiri menggunakannya. 

Oleh karena itu, Anda harus memilih vendor yang memberikan pendampingan, pelatihan garansi, dari awal hingga akhir. Anda dapat melihat informasi tersebut pada website vendor yang Anda pilih.

Harga ERP

Komponen ERP

Biaya untuk mengadopsi ERP ditentukan oleh kebutuhan dari perusahaan. Bisa berdasarkan jumlah pengguna, jumlah modul, total waktu implementasi dan dukungan, kebutuhan pelatihan, dan anggaran perusahaan.

Komponen yang terdapat dalam harga ERP antara lain lisensi dan server yang dibayarkan berulang sedangkan implementasi dan pemeliharaannya hanya satu kali pembayaran.

Untuk bisnis kecil biasanya berkisar antara 2-5 juta rupiah untuk lisensi dan 50-100 juta rupiah untuk biaya implementasi. Bisnis menengah di kisaran 5-20 juta rupiah untuk lisensi dan biaya implementasi mulai dari 100 juta rupiah. Perusahaan besar mulai dari 20 juta untuk lisensi dan mulai dari 200 juta rupiah.

Lisensi ERP

Komponen lisensi dalam ERP berarti perusahaan membayar lisensi untuk modul yang akan dipasang di ERP dan sejumlah lisensi pengguna yang akan menggunakan ERP.

Biaya implementasi ERP

Biaya implementasi dibayarkan untuk melaksanakan proses implementasi ERP yang telah selesai atau dikembangkan kepada pelanggan. Perusahaan akan dibantu oleh tenaga ahli teknis yang akan membantu pada tahap implementasi untuk memastikan sistem berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang diharapkan serta dapat membantu proses bisnis yang ada.

Biaya implementasi sangat bervariasi tergantung pada lamanya proses implementasi dan jasa konsultan yang dibutuhkan.

Server ERP

Server berbayar akan tergantung pada jenisnya. Perusahaan membayar sesuai dengan kapasitas server dan database yang dibutuhkan untuk penggunaan ERP dengan jumlah pengguna tertentu.

Pemeliharaan ERP

Pemeliharaan biasanya dibayar per bulan untuk sistem yang digunakan. Jika terjadi update pada saat proses pengembangan sistem oleh tim developer, maka sistem yang dimiliki oleh klien secara otomatis akan mendapatkan update tersebut. Jika ada kesalahan, developer akan membantu menyelesaikan masalah tersebut.

Contoh Penerapan ERP pada Perusahaan

Implementasi ERP kini telah banyak dilakukan oleh perusahaan. Proses implementasi ERP tersebut dimulai dari menginstal sistem Enterprise Resource Planning (ERP), migrasi data, dan memberikan pelatihan pada pekerja mengenai software ERP baru. 

Berikut tiga contoh perusahaan yang sukses menerapkan ERP:

1. Amazon

Amazon.com adalah salah satu e-commerce terbesar di dunia yang menggunakan ERP untuk membantu kegiatan operasional perusahaan. Jenis ERP yang digunakan oleh Amazon yaitu SAP.

SAP membantu perusahaan untuk melacak dan mengelola keuangan mengelola inventaris, logistik hingga human resources.

ERP SAP memiliki tampilan yang user-friendly, menyediakan analysis tools yang beragam, hingga memberikan laporan yang dapat dikustomisasi. Penggunaan ERP yang dilakukan Amazon tersebut berhasil membantu untuk mempertahankan posisinya sebagai global leader di e-commerce.  

2. N&N Moving Supplies

N&N Moving Supplies adalah distributor peralatan dan perlengkapan pindahan yang sukses dalam mengimplementasikan ERP. Berawal dari bisnis milik keluarga, N&N Moving Supplies berkembang dari satu lokasi menjadi tiga lokasi dan bertambah lebih dari empat kali lipat tenaga kerjanya hanya dalam 10 tahun.

ERP yang digunakan yaitu Quickbooks untuk mengelola akuntansi dan payroll. Dengan menerapkan ERP, N&N berhasil mengurangi waktu pemrosesan payroll hingga 84%, meningkatkan akurasi dari perhitungan waktu kerja, melihat tren labor-cost pada tiga lokasi berbeda, hingga dapat memberikan akses pada karyawan untuk mengakses ERP dashboard melalui iPad pada masing-masing lokasi. 

3. Starbucks

Starbuck menggunakan ERP Oracle untuk membantu merampingkan tugas back-office dan operasional. Beberapa modul yang digunakan pada Starbucks yaitu Customer Realationship Management (CRM), Supply Chain Management (SCM), dan ERP.

Penggunaan ERP memungkinkan Starbuck untuk menganalisis data penjualan, pendapatan, dan pengeluaran dalam satu dashboard. 

4. PT Telkomsel

PT Telkomsel adalah salah satu perusahaan jaringan terbesar di Indonesia yang berdiri sejak 1995. Implementasi ERP pada Telkomsel telah dilakukan sejak 2002 dengan menggunakan SAP Enterprise. 

Penerapan ERP tersebut memberikan berbagai manfaat seperti kemudahan dalam menganalisis konsumen, menyediakan data forecasting, membantu mengelola ratusan juta pelanggan yang semakin bertambah setiap tahun, memudahkan proses auditing, hingga merampingkan struktur organisasi.  

5. PT Indofood

PT Indofood adalah perusahaan produsen makanan dan minuman di Indonesia yang berdiri sejak 1990. Hingga kini, produknya telah diekspor ke berbagai negara dan sukses menjadi salah satu perusahaan produsen makanan dan minuman terbesar di Indonesia. 

Indofood mengimplementasikan ERP SAP untuk menunjang kegiatan operasionalnya. Hal ini bermanfaat untuk membantu menyesuaikan rencana produksi dengan ketersediaan bahan makanan serta membantu mengelola inventaris.