Apa itu SAP? Manfaat, Jenis, Penerapan, Cara Kerjanya & Penggunaannya

SAP adalah perusahaan penyedia sistem ERP dengan berbagai produk dan modul untuk membantu menyederhanakan proses bisnis. Berdiri sejak tahun 1972, saat ini ERP telah memiliki lebih dari 230 juta pengguna dan telah memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan kecil, menengah, maupun besar.

SAP memiliki kelebihan & kekurangan yang perlu diketahui sebelum Anda mulai memutuskan untuk menggunakan produk SAP.

Artikel ini akan membahas lebih lanjut terkait SAP, terutama produk, manfaat, kelebihan, kekurangannya hingga cara kerjanya.

Apa itu SAP?

SAP adalah perusahaan yang menyediakan sistem ERP dengan berbagai modul untuk mengintegrasikan proses bisnis perusahaan. Jenis ERP yang ditawarkan SAP bisa berupa on-premises, cloud, dan hybrid.

Singkatan dari SAP adalah System Analysis Program Development yang merupakan perusahaan multinasional di Eropa dan didirikan pada tahun 1972 oleh Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner, and Tschira.

Saat ini SAP telah memiliki lebih dari 230 juta pengguna cloud dan memiliki lebih dari 100 solusi untuk membantu perusahaan mengakselerasi alur kerja yang kompleks.

Produk dari SAP dapat digunakan oleh berbagai ukuran perusahaan, mulai dari perusahaan kecil, menengah, hingga peruasahaan besar, dengan standar aplikasi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Baca juga: Apa itu ERP? 4 Keuntungan implementasi di perusahaan Anda

Manfaat SAP

SAP adalah salah satu penyedia ERP terbaik yang dapat digunakan oleh berbagai jenis perusahaan. Manfaat dari penggunaan SAP adalah sebagai berikut:

1. Pengambilan keputusan dilakukan lebih cepat

SAP ERP sistem dapat membantu Anda mengambil keputusan penting secara cepat berdasarkan hasil analisis data. Sentralisasi data adalah salah satu kunci untuk analisis data secara cepat dan real-time sehingga semua pemangku kepentingan dapat mengakses dengan mudah.

2. Kemudahan untuk berbagi data

SAP ERP memiliki fitur untuk menyimpan data pada satu platform terpadu sehingga setiap departemen dapat mengakses data dengan mudah. Selain itu, Anda juga dapat berbagi data penting pada departemen tertentu, sehingga informasi penting dapat tersampaikan lebih cepat.

3. Meningkatkan manajemen keuangan

Sistem ERP dapat membantu Anda memantau semua transaksi yang terjadi pada perusahaan mulai dari awal hingga akhir. Fitur ini dapat mengurangi resiko kesalahan dalam mencatat cash flow karena dapat dilakukan lebih akurat menggunakan intelligent digital technologies.

4. Pemanfaatan uang dan waktu secara optimal

Penggunaan SAP ERP dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya material yang digunakan karena kegiatan operasional dapat dilakukan secara otomatis.

Kelebihan dan Kekurangan SAP

Kelebihan SAP

Dikenal dengan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yang kuat, SAP telah menjadi salah satu pilihan utama banyak perusahaan besar di seluruh dunia. Berikut beberapa kelebihan SAP:

1. Integrasi mendalam

Salah satu keunggulan utama SAP adalah integrasi yang mendalam di antara berbagai modul dan proses bisnis. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memiliki pandangan holistik terhadap operasional bisnis mereka.

2. Skalabilitas yang luas

SAP dirancang untuk tumbuh bersama dengan perusahaan, sehingga sistem ini cocok untuk perusahaan kecil dan besar, serta perusahaan yang berkembang pesat.

Kemampuannya untuk menangani kompleksitas dan volume data yang tinggi membuatnya unggul bagi bisnis yang terus berkembang.

3. Kustomisasi dan fleksibilitas

SAP juga memungkinkan tingkat kustomisasi yang tinggi sehingga perusahaan dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan unik mereka. Kemampuan untuk mengubah proses bisnis, laporan, dan alur kerja adalah keunggulan besar yang dimiliki SAP.

4. Dukungan yang luas dan global

SAP memiliki ekosistem yang terdiri dari konsultan, pengembang, dan mitra yang dapat membantu perusahaan dalam mengimplementasikan dan menggunakan sistemnya.

Selain itu, fakta bahwa SAP adalah salah satu perusahaan perangkat lunak terbesar di dunia mengartikan bahwa SAP memiliki kehadiran global yang kuat. Perusahaan pun dapat mengandalkan dukungan yang andal dan bantuan di berbagai lokasi dan zona waktu.

5. Kepatuhan dan keamanan

SAP memiliki sistem keamanan yang kuat yang membantu melindungi data perusahaan dari risiko dan ancaman cyber. SIstem ini juga dirancang untuk dapat mengikuti peraturan yang berlaku, sehingga perusahaan akan terjamin kepatuhannya.

6. Pembaruan dan inovasi terus-menerus

SAP terus melakukan upgrade dan inovasi dalam produknya agar perusahaan yang menggunakan SAP tetap relevan dan mampu beradaptasi dengan perubahan pasar dan teknologi.

Kekurangan sistem SAP

Selain keunggulan, SAP memiliki kekurangan yang dapat Anda pertimbangkan ketika memutuskan untuk menggunakan sistem ini, diantaranya adalah:

1. Penyelarasan bisnis

Sistem ERP seringkali tidak sesuai dengan kondisi perusahaan Anda sehingga memerlukan rekayasa ulang sistem agar selaras dengan sistem Anda.

Selain itu, SAP ERP cukup kompleks karena membutuhkan konsultan untuk set-up dan pemeliharaan dan akan membutuhkan beberapa tahun untuk implementasinya.

2. Biaya yang cukup mahal

SAP menyediakan sistem ERP yang harganya relatif mahal dibandingkan perusahaan lain karena biaya tersebut termasuk pembelian software, karyawan yang bekerja, training employee, dan lainnya.

Apalagi pada proses set up dan pemeliharaan terdapat biaya tambahan yang menyebabkan pengeluaran semakin banyak.

Jenis aplikasi SAP

SAP memiliki berbagai jenis aplikasi yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis di berbagai industri dan fungsi. Berikut adalah beberapa jenis aplikasi SAP yang populer:

1. SAP ERP Central Component (SAP ECC)

SAP ECC adalah sistem ERP generasi sebelumnya dari SAP yang banyak digunakan oleh perusahaan besar di seluruh dunia.

Aplikasi ini bersifat modular, memungkinkan perusahaan mengelola keuangan (FI), pengendalian biaya (CO), logistik dan persediaan (MM), penjualan (SD), produksi (PP), serta sumber daya manusia (HCM).

SAP ECC berjalan di atas database tradisional dan diinstal secara on-premise, sehingga perusahaan memiliki kontrol penuh atas sistemnya.

Meskipun kini digantikan oleh S/4HANA, SAP ECC masih digunakan oleh banyak organisasi karena kestabilan dan integrasi lintas fungsi yang kuat.

2. SAP S/4HANA

SAP S/4HANA adalah platform ERP generasi terbaru yang menggunakan teknologi in-memory database HANA untuk meningkatkan kecepatan dan kinerja sistem secara signifikan.

Dirancang untuk era digital, S/4HANA menyederhanakan arsitektur sistem, menghadirkan antarmuka modern melalui SAP Fiori, dan mendukung integrasi AI, analitik real-time, serta automasi proses bisnis.

Tersedia dalam versi on-premise, cloud, dan hybrid, S/4HANA membantu perusahaan beradaptasi lebih cepat terhadap perubahan bisnis. SAP merencanakan transisi penuh ke S/4HANA dari ECC pada tahun-tahun mendatang.

3. SAP Business One (SAP B1)

SAP Business One adalah solusi ERP yang dirancang khusus untuk usaha kecil dan menengah (UKM). Aplikasi ini mencakup fitur inti seperti akuntansi, manajemen stok, penjualan, pembelian, dan pelaporan.

Dengan antarmuka yang sederhana dan biaya yang lebih terjangkau dibandingkan SAP ECC atau S/4HANA, SAP B1 memungkinkan UKM menjalankan operasional mereka secara lebih efisien.

SAP B1 dapat diinstal secara lokal maupun digunakan lewat cloud, dan sering digunakan oleh perusahaan yang ingin sistem ERP fleksibel namun tetap kuat.

4. SAP Business ByDesign

SAP Business ByDesign adalah ERP berbasis cloud yang dirancang untuk perusahaan menengah yang membutuhkan solusi bisnis lengkap tanpa kompleksitas sistem on-premise.

Aplikasi ini mengintegrasikan berbagai fungsi seperti keuangan, SDM, manajemen proyek, supply chain, dan CRM dalam satu platform.

Karena bersifat cloud-native, ByDesign memudahkan implementasi dan pembaruan sistem tanpa perlu infrastruktur IT yang besar. Cocok bagi perusahaan yang sedang berkembang dan membutuhkan sistem ERP fleksibel, skalabel, dan hemat biaya.

5. SAP SuccessFactors

SAP SuccessFactors adalah aplikasi manajemen sumber daya manusia (HCM) berbasis cloud yang mendukung siklus hidup karyawan secara end-to-end, mulai dari rekrutmen, onboarding, pengembangan kinerja, pelatihan, hingga penggajian.

Dirancang untuk mendorong keterlibatan dan produktivitas karyawan, SuccessFactors menawarkan analitik HR berbasis data serta pengalaman pengguna yang modern.

Banyak digunakan oleh perusahaan multinasional karena kemampuannya mendukung kebijakan dan regulasi SDM di berbagai negara.

6. SAP Ariba

SAP Ariba adalah solusi e-procurement berbasis cloud yang memungkinkan perusahaan melakukan pengadaan barang dan jasa secara digital, efisien, dan terhubung dengan pemasok global.

Ariba Network merupakan salah satu jaringan bisnis terbesar di dunia, menghubungkan jutaan pemasok dan pembeli.

SAP Ariba membantu perusahaan mengelola sourcing, kontrak, pemesanan, dan pembayaran, sambil meningkatkan transparansi dan kepatuhan dalam proses pengadaan.

7. SAP Concur

SAP Concur adalah aplikasi untuk manajemen perjalanan dinas dan pengeluaran karyawan. Dengan Concur, proses klaim biaya, pelaporan perjalanan, dan reimburse dapat dilakukan secara otomatis dan terintegrasi dengan sistem keuangan perusahaan.

Aplikasi ini membantu mengurangi kesalahan manual, mempercepat proses reimbursement, serta memberikan visibilitas yang lebih baik atas pengeluaran perusahaan. Cocok digunakan oleh organisasi dengan banyak aktivitas perjalanan dinas.

8. SAP Fieldglass

SAP Fieldglass adalah solusi untuk manajemen tenaga kerja eksternal dan vendor. Aplikasi ini memungkinkan perusahaan mengelola kontraktor, freelancer, dan pekerja pihak ketiga dengan transparansi dan efisiensi tinggi.

SAP Fieldglass menyediakan fitur pengadaan tenaga kerja, pengelolaan kontrak, pelacakan waktu kerja, hingga pembayaran. Cocok untuk industri yang mengandalkan tenaga kerja fleksibel seperti konstruksi, energi, atau teknologi.

9. SAP Analytics Cloud (SAC)

SAP Analytics Cloud adalah platform analitik berbasis cloud yang menggabungkan visualisasi data, business intelligence (BI), perencanaan keuangan, dan analisis prediktif dalam satu aplikasi.

SAC mendukung pengambilan keputusan berbasis data secara real-time dan menyediakan dasbor interaktif yang mudah digunakan.

Karena terintegrasi erat dengan SAP S/4HANA dan aplikasi SAP lainnya, SAC sangat berguna bagi perusahaan yang ingin mengoptimalkan kinerja bisnis lewat insight yang cepat dan akurat.

10. SAP Fiori

SAP Fiori adalah antarmuka pengguna modern yang dirancang untuk menggantikan tampilan tradisional SAP GUI. Fiori menghadirkan pengalaman pengguna berbasis web yang lebih intuitif, responsif, dan mobile-friendly.

Fiori digunakan dalam berbagai aplikasi SAP, khususnya S/4HANA, dan mendukung efisiensi kerja dengan desain yang user-centric. Dengan Fiori, pengguna dapat mengakses SAP lewat laptop, tablet, atau smartphone, membuat operasional lebih fleksibel dan produktif.

11. SAP Integration Suite (SAP PI/PO/CPI)

SAP Integration Suite (sebelumnya dikenal sebagai SAP PI/PO atau SAP Cloud Platform Integration) adalah platform middleware yang digunakan untuk mengintegrasikan berbagai sistem SAP dan non-SAP.

Aplikasi ini memungkinkan pertukaran data secara otomatis antar sistem, mendukung format standar seperti XML, IDoc, atau API modern, dan berperan penting dalam arsitektur digital perusahaan.

Integration Suite membantu perusahaan membangun ekosistem TI yang saling terhubung dan efisien.

Contoh perusahaan yang menggunakan SAP

SAP telah menjadi pondasi operasional bagi banyak perusahaan global. Berikut beberapa contoh bagaimana perusahaan-perusahaan terkemuka menggunakan solusi SAP untuk meningkatkan efisiensi operasional mereka, dilansir dari customer stories pada website SAP:

Omron

Omron Corporation adalah perusahaan global yang berbasis di Jepang yang bergerak dalam berbagai bidang, terutama dalam industri otomasi dan elektronik.

Omron mengadopsi solusi SDM terintegrasi dari SAP, yakni SAP SuccessFactors untuk menjadikan proses manajemen HR terdigitalisasi dan terhubung dengan manajemen kinerja dan tujuan perusahaan serta pengembangan dan pembelajaran karyawan.

Berkat solusi SDM terintegrasi, Omron dapat menghilangkan penggunaan spreadsheet untuk pelaporan SDM, sehingga laporan tenaga kerja globalnya dapat dihasilkan secara otomatis & instan. Selain itu, upaya manual untuk mencetak dan mendistribusikan formulir kertas untuk manajemen kinerja dapat dihilangkan.

Tim HR Omron yang terbebas dari tugas manual pun akhirnya dapat berfokus pada pengembangan strategis kemampuan SDM. Keterlibatan karyawan meningkat dan perusahaan pun dapat membangun budaya kerja yang positif.

Accenture

Accenture adalah perusahaan jasa profesional global yang beroperasi di berbagai sektor industri dengan layanan konsultasi dan teknologi.

Perusahaan ini telah berhasil mentransformasikan proses pengadaan hingga pembayaran menggunakan rangkaian solusi SAP. SAP S/4HANA yang mengintegrasikan solusi keuangan dan pengadaan.

Accenture juga menggunakan SAP Ariba Buying and Invoicing untuk mengotomatisasi operasi pengadaan, sehingga dapat meningkatkan visibilitas pengeluaran di berbagai kategori dan wilayah untuk mendukung pengambilan keputusan yang berbasis informasi.

SAP memberikan kemampuan pengadaan strategis dengan pemahaman yang lebih mendalam.

Dengan penggunaan SAP, Accenture dapat mengaitkan pengeluaran dengan kontrak individua serta mendapatkan visibilitas melalui laporan yang kaya akan insight tentang kinerja supplier sesuai dengan budget dan project milestone.

Cara kerja sistem SAP

SAP adalah sistem ERP yang terdiri dari berbagai komponen software atau modul dan setiap modul akan berfokus pada setiap proses bisnis, seperti finance, HR, accounting, dan lainnya.

Cara kerja SAP adalah software akan mengumpulkan dan memproses data pada satu platform, selanjutnya diolah dari data mentah (misalnya material pembelian) menjadi informasi bermanfaat mengenai produksi dan customer satisfaction.

Selain itu, SAP juga dapat memberikan prediksi seperti mesin yang perlu diperbaiki, kondisi revenue pada tahun depan, dan prediksi situasi lainnya.

Salah satu aplikasi SAP yang paling banyak di-install adalah SAP ERP Central Component (SAP ECC) yang merupakan jenis on-premises ERP yang disebarkan pada three-tier server klien, yaitu presentation tier, application tier, dan database tier.

Cara kerja SAP ECC adalah pertama-tama pada presentation tier akan menyediakan user dengan SAP GUI, kemudian diolah pada application tier untuk proses transaksi, business logic, laporan, dan pemantauan database. Hingga akhirnya transaksi akan dicatat dan data akan disimpan pada server database tier.

Cara Menggunakan SAP

Karena SAP sangat luas dan kompleks, cara menggunakannya tergantung pada modul apa yang ingin digunakan (misalnya: SAP FI untuk keuangan, SAP MM untuk manajemen material, SAP SD untuk penjualan dan distribusi, dll).

Berikut adalah gambaran umum cara menggunakan SAP:

1. Memahami Modul yang Digunakan

SAP terdiri dari berbagai modul, seperti:

• FI (Financial Accounting) – untuk akuntansi dan laporan keuangan.
• CO (Controlling) – untuk manajemen biaya dan pengendalian.
• MM (Materials Management) – untuk pengadaan dan stok barang.
• SD (Sales and Distribution) – untuk penjualan dan distribusi produk.
• HCM (Human Capital Management) – untuk pengelolaan SDM.

Langkah pertama adalah mengetahui modul mana yang akan kamu pakai.

2. Login ke Sistem SAP

• Jalankan aplikasi SAP GUI (Graphical User Interface) di komputer.
• Masukkan Client Number, User ID, Password, dan Language (biasanya EN untuk English atau ID untuk Bahasa Indonesia).

3. Navigasi Dasar

• Setelah login, kamu akan masuk ke layar SAP Easy Access.
• Gunakan transaction code (T-Code) untuk masuk ke fungsi tertentu. Contohnya:
  • FB50 – untuk membuat journal entry.
  • ME21N – untuk membuat purchase order.
  • VA01 – untuk membuat sales order.
• Kamu juga bisa menggunakan menu tree di sebelah kiri untuk menavigasi fitur.

4. Melakukan Transaksi atau Aktivitas

Contoh: Jika kamu ingin mencatat pembelian barang di modul MM:

1. Masukkan T-code ME21N.
2. Masukkan vendor, tanggal, dan detail barang.
3. Simpan dokumen.
4. SAP akan menghasilkan document number sebagai bukti transaksi.

5. Melihat atau Mengekspor Laporan

• Gunakan T-code seperti FBL1N (daftar hutang vendor), MB52 (stok barang), ME2N (daftar PO), dll.
• Data bisa diexport ke Excel untuk analisis lebih lanjut.

6. Logout

• Klik ikon keluar atau gunakan menu System > Log off.

Tips Belajar SAP:

• Jika kamu pemula, pelajari dulu SAP modul FI atau MM karena ini paling sering digunakan di banyak industri.
• Gunakan SAP Learning Hub, YouTube, atau kursus online seperti di Udemy, Coursera, dll.
• Cari tahu apakah perusahaanmu punya manual internal SAP.

Kesimpulan

SAP adalah salah satu perusahaan penyedia sistem ERP yang dapat digunakan oleh berbagai jenis perusahaan, mulai dari perusahaan kecil, menengah, hingga perusahaan besar.

SAP memiliki berbagai modul yang dapat digunakan untuk proses bisnis sehingga dapat terotomatisasi dan produktivitas perusahaan meningkat.

Salah satu modul SAP adalah CRM yang dapat meningkatkan hubungan dengan pelanggan. Modul CRM dari Impact juga dapat meningkatkan hubungan pelanggan dengan mengelola data pelanggan untuk mendapatkan perkiraan akurat terkait penjualan, revenue, dan lainnya.