SAP Adalah: Manfaat, Penerapan, & Cara Kerjanya pada Bisnis

SAP adalah perusahaan penyedia sistem ERP dengan berbagai produk dan modul untuk membantu menyederhanakan proses bisnis. Berdiri sejak tahun 1972, saat ini ERP telah memiliki lebih dari 230 juta pengguna dan telah memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan kecil, menengah, maupun besar.

SAP memiliki kelebihan & kekurangan yang perlu diketahui sebelum Anda mulai memutuskan untuk menggunakan produk SAP.

Artikel ini akan membahas lebih lanjut terkait SAP, terutama produk, manfaat, kelebihan, dan kekurangannya.

Apa itu SAP?

SAP adalah perusahaan yang menyediakan sistem ERP dengan berbagai modul untuk mengintegrasikan proses bisnis perusahaan. Jenis ERP yang ditawarkan SAP bisa berupa on-premises, cloud, dan hybrid.

Singkatan dari SAP adalah System Analysis Program Development yang merupakan perusahaan multinasional di Eropa dan didirikan pada tahun 1972 oleh Wellenreuther, Hopp, Hector, Plattner, and Tschira.

Saat ini SAP telah memiliki lebih dari 230 juta pengguna cloud dan memiliki lebih dari 100 solusi untuk membantu perusahaan mengakselerasi alur kerja yang kompleks.

Produk dari SAP dapat digunakan oleh berbagai ukuran perusahaan, mulai dari perusahaan kecil, menengah, hingga peruasahaan besar, dengan standar aplikasi yang dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Baca juga: Apa itu ERP? 4 Keuntungan implementasi di perusahaan Anda

Manfaat SAP

SAP adalah salah satu penyedia ERP terbaik yang dapat digunakan oleh berbagai jenis perusahaan. Manfaat dari penggunaan SAP adalah sebagai berikut:

1. Pengambilan keputusan dilakukan lebih cepat

SAP ERP sistem dapat membantu Anda mengambil keputusan penting secara cepat berdasarkan hasil analisis data. Sentralisasi data adalah salah satu kunci untuk analisis data secara cepat dan real-time sehingga semua pemangku kepentingan dapat mengakses dengan mudah.

2. Kemudahan untuk berbagi data

SAP ERP memiliki fitur untuk menyimpan data pada satu platform terpadu sehingga setiap departemen dapat mengakses data dengan mudah. Selain itu, Anda juga dapat berbagi data penting pada departemen tertentu, sehingga informasi penting dapat tersampaikan lebih cepat.

3. Meningkatkan manajemen keuangan

Sistem ERP dapat membantu Anda memantau semua transaksi yang terjadi pada perusahaan mulai dari awal hingga akhir. Fitur ini dapat mengurangi resiko kesalahan dalam mencatat cash flow karena dapat dilakukan lebih akurat menggunakan intelligent digital technologies.

4. Pemanfaatan uang dan waktu secara optimal

Penggunaan SAP ERP dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya material yang digunakan karena kegiatan operasional dapat dilakukan secara otomatis.

Cara kerja sistem SAP

SAP adalah sistem ERP yang terdiri dari berbagai komponen software atau modul dan setiap modul akan berfokus pada setiap proses bisnis, seperti finance, HR, accounting, dan lainnya.

Cara kerja SAP adalah software akan mengumpulkan dan memproses data pada satu platform, selanjutnya diolah dari data mentah (misalnya material pembelian) menjadi informasi bermanfaat mengenai produksi dan customer satisfaction.

Selain itu, SAP juga dapat memberikan prediksi seperti mesin yang perlu diperbaiki, kondisi revenue pada tahun depan, dan prediksi situasi lainnya.

Salah satu aplikasi SAP yang paling banyak di-install adalah SAP ERP Central Component (SAP ECC) yang merupakan jenis on-premises ERP yang disebarkan pada three-tier server klien, yaitu presentation tier, application tier, dan database tier.

Cara kerja SAP ECC adalah pertama-tama pada presentation tier akan menyediakan user dengan SAP GUI, kemudian diolah pada application tier untuk proses transaksi, business logic, laporan, dan pemantauan database. Hingga akhirnya transaksi akan dicatat dan data akan disimpan pada server database tier.

Contoh penggunaan SAP di perusahaan

SAP telah menjadi pondasi operasional bagi banyak perusahaan global. Berikut beberapa contoh bagaimana perusahaan-perusahaan terkemuka menggunakan solusi SAP untuk meningkatkan efisiensi operasional mereka, dilansir dari customer stories pada website SAP:

Omron

Omron Corporation adalah perusahaan global yang berbasis di Jepang yang bergerak dalam berbagai bidang, terutama dalam industri otomasi dan elektronik.

Omron mengadopsi solusi SDM terintegrasi dari SAP, yakni SAP SuccessFactors untuk menjadikan proses manajemen HR terdigitalisasi dan terhubung dengan manajemen kinerja dan tujuan perusahaan serta pengembangan dan pembelajaran karyawan.

Berkat solusi SDM terintegrasi, Omron dapat menghilangkan penggunaan spreadsheet untuk pelaporan SDM, sehingga laporan tenaga kerja globalnya dapat dihasilkan secara otomatis & instan. Selain itu, upaya manual untuk mencetak dan mendistribusikan formulir kertas untuk manajemen kinerja dapat dihilangkan.

Tim HR Omron yang terbebas dari tugas manual pun akhirnya dapat berfokus pada pengembangan strategis kemampuan SDM. Keterlibatan karyawan meningkat dan perusahaan pun dapat membangun budaya kerja yang positif.

Accenture

Accenture adalah perusahaan jasa profesional global yang beroperasi di berbagai sektor industri dengan layanan konsultasi dan teknologi.

Perusahaan ini telah berhasil mentransformasikan proses pengadaan hingga pembayaran menggunakan rangkaian solusi SAP. SAP S/4HANA yang mengintegrasikan solusi keuangan dan pengadaan.

Accenture juga menggunakan SAP Ariba Buying and Invoicing untuk mengotomatisasi operasi pengadaan, sehingga dapat meningkatkan visibilitas pengeluaran di berbagai kategori dan wilayah untuk mendukung pengambilan keputusan yang berbasis informasi.

SAP memberikan kemampuan pengadaan strategis dengan pemahaman yang lebih mendalam.

Dengan penggunaan SAP, Accenture dapat mengaitkan pengeluaran dengan kontrak individua serta mendapatkan visibilitas melalui laporan yang kaya akan insight tentang kinerja supplier sesuai dengan budget dan project milestone.

Jenis aplikasi SAP

SAP memiliki berbagai jenis aplikasi yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan bisnis di berbagai industri dan fungsi. Berikut adalah beberapa jenis aplikasi SAP yang populer:

1. SAP S/4HANA

SAP S/4HANA merupakan sistem ERP generasi terbaru dari SAP yang berbasis cloud dan on-premise serta berbasis teknologi in-memory. Sistem ini dirancang untuk memberikan wawasan real-time dan otomatisasi proses bisnis secara menyeluruh.

Fitur Utama:

• Manajemen Keuangan: Pelacakan real-time laporan keuangan dan analisis anggaran.
• Manajemen Supply Chain: Optimasi perencanaan, pengadaan, dan distribusi.
• Manajemen Produksi: Perencanaan kapasitas dan pengawasan produksi secara real-time.
• Analitik Terpadu: Pelaporan berbasis AI untuk pengambilan keputusan lebih cepat.

Cocok untuk:

Bisnis besar dan menengah yang membutuhkan integrasi lintas departemen, seperti manufaktur, distribusi, dan retail.

2. SAP Business One (SAP B1)

ERP yang dirancang khusus untuk usaha kecil dan menengah (UKM), SAP B1 memberikan solusi terjangkau untuk mengelola bisnis secara efisien.

Fitur Utama:

• Manajemen Inventaris: Pelacakan stok dan pengelolaan gudang.
• Manajemen Penjualan: Integrasi CRM untuk menyederhanakan penjualan dan pemasaran.
• Keuangan Terintegrasi: Akuntansi otomatis, termasuk pelaporan pajak.
• Laporan Dinamis: Dashboard kustom yang memberikan wawasan bisnis instan.

Cocok untuk:

UKM yang ingin meningkatkan efisiensi operasional tanpa memerlukan infrastruktur IT yang kompleks.

3. SAP Ariba

SAP Ariba adalah platform berbasis cloud untuk pengadaan barang dan jasa, yang memungkinkan perusahaan menjalin kolaborasi dengan pemasok secara efisien.

Fitur Utama:

• Manajemen Vendor: Evaluasi kinerja pemasok dan pengelolaan kontrak.
• Pengadaan Elektronik: Otomatisasi proses pembelian untuk menghemat waktu dan biaya.
• Analisis Pengadaan: Wawasan mendalam tentang pengeluaran untuk pengambilan keputusan strategis.

Cocok untuk:

Bisnis yang ingin mengoptimalkan pengadaan dan memperkuat hubungan dengan pemasok.

4. SAP SuccessFactors

Platform berbasis cloud untuk mengelola sumber daya manusia secara end-to-end, mulai dari rekrutmen hingga pengembangan karyawan.

Fitur Utama:

• Manajemen Rekrutmen: Alat untuk menarik, merekrut, dan mengintegrasikan talenta baru.
• Pelatihan dan Pengembangan: Modul pelatihan online berbasis kebutuhan karyawan.
• Manajemen Kinerja: Penilaian karyawan berbasis KPI.
• Penggajian Otomatis: Proses penggajian yang terintegrasi dengan sistem akuntansi.

Cocok untuk:

Perusahaan yang ingin meningkatkan efisiensi manajemen SDM dan pengalaman karyawan.

5. SAP Concur

Platform yang dirancang untuk manajemen perjalanan bisnis dan pengeluaran secara otomatis.

Fitur Utama:

• Pelacakan Pengeluaran: Pengelolaan biaya perjalanan bisnis secara real-time.
• Integrasi Kebijakan: Kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
• Aplikasi Mobile: Pelaporan pengeluaran melalui perangkat seluler.

Cocok untuk:

Perusahaan dengan frekuensi perjalanan bisnis tinggi yang ingin mengontrol biaya perjalanan secara efektif.

6. SAP Analytics Cloud

Platform analitik berbasis cloud yang memberikan wawasan mendalam untuk pengambilan keputusan berbasis data.

Fitur Utama:

• Visualisasi Data: Dashboard interaktif untuk memonitor kinerja bisnis.
• Perencanaan Bisnis: Simulasi skenario “what-if” untuk strategi bisnis.
• Kecerdasan Buatan: Prediksi tren dan pola bisnis dengan AI.

Cocok untuk:

Pemilik bisnis yang ingin meningkatkan pengambilan keputusan berdasarkan data real-time.

Produk dan modul SAP

SAP memiliki berbagai produk dan modul yang dapat digunakan untuk mengefisiensikan berbagai kegiatan operasional di perusahaan. Setiap modul memiliki fungsi dan fitur tersendiri yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Produk dan modul dari SAP adalah sebagai berikut:

Financial management

Produk financial management software dari SAP dapat membantu mengolah control cost dan meminimalkan resiko human error yang sering terjadi pada pengerjaan manual.

AI dan machine learning pada produk ini akan mempermudah kegiatan operasional, meningkatkan alur kerja, serta meningkatkan produktivitas pada cash management.

Fitur yang tersedia mulai dari financial planning and analysis, accounting and financial close, tax management, treasury management, revenue management, governance, risk, compliance (GRC), dan cybersecurity.

Customer experience and CRM

CX dari SAP membantu Anda terhubung dengan pelanggan melalui integrasi data secara real-time sehingga dapat meningkatkan loyalty, customer retention, hingga revenue perusahaan.

CX akan terhubung dengan commerce, marketing, sales, dan service data, yang berfungsi memberikan keputusan lebih cepat.

Spend management

Spend management berfungsi mengontrol proses spending untuk mendapatkan value yang lebih baik dan mengurangi pengeluaran yang tidak perlu. Spending dapat dilakukan secara efektif dengan spend management karena dapat terintegrasi dengan sistem back-end, proses pembayaran, hingga mitra.

Supply chain

Cara kerja software supply chain SAP adalah dengan mendesain proses yang akan dilakukan yang sesuai dengan kondisi perusahaan, kemudian membuat rencana, melakukan produksi, pengiriman, hingga operate.

Supply chain SAP akan berjalan secara sustainable agar produk bisa sampai ke tangan konsumen dengan kualitas terbaik.

Human capital management

Strategi dari HCM SAP adalah dengan memahami kebutuhan karyawan, mengetahui cara kerja mereka, dan mengetahui apa yang memotivasi mereka bekerja. Fitur yang tersedia mulai dari employee experience management, payroll, talent management, hingga workforce planning.

Employee experience management

Software employee experience management berfungsi membantu manager dan HR leader untuk meningkatkan pengalaman dan keterlibatan karyawan. Modul ini akan terintegrasi dengan SAP SuccessFactors HXM Suite sehingga Anda dapat mendapatkan feedback dari karyawan melalui survei yang dibuat dan mengambil tindakan yang sesuai.

Business technology platform

Modul business technology platform akan menyatukan data dan analisis, AI, pengembangan aplikasi, otomatisasi, dan integrasi pada satu platform terpadu. Setiap pemangku kepentingan akan mendapatkan akses data secara real-time sehingga analisis situasi dapat dilakukan secara optimal.

Digital transformation

Transformasi digital adalah salah satu kunci untuk beradaptasi dengan perilaku konsumen yang telah berubah untuk bisa memanfaatkan teknologi pada setiap proses transaksi.

Transformasi digital akan melibatkan integrasi teknologi digital pada setiap area bisnis dengan memanfaatkan AI, machine learning, IoT, robotic atau intelligent digital technologies lainnya.

Small and midsize business management

Modul ini akan membantu perusahaan kecil-menengah mencapai target dan meningkatkan ROI. SAP berbasis cloud cocok digunakan perusahaan kecil-menengah dengan menggunakan produk industry best practice untuk finance, HR, operation, procurement, sales, dan lainnya.

Industry solutions

SAP industry solutions membantu permasalahan kompleks perusahaan dan melakukan transformasi digital di setiap perusahaan yang tersebar di seluruh dunia. Melalui solusi ini, perusahaan akan dipastikan mendapatkan akses untuk industry specific processes, ahli, best practice, dan next practice solutions.

Kelebihan SAP

Dikenal dengan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) yang kuat, SAP telah menjadi salah satu pilihan utama banyak perusahaan besar di seluruh dunia. Berikut beberapa kelebihan SAP:

Integrasi mendalam

Salah satu keunggulan utama SAP adalah integrasi yang mendalam di antara berbagai modul dan proses bisnis. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memiliki pandangan holistik terhadap operasional bisnis mereka.

Skalabilitas yang luas

SAP dirancang untuk tumbuh bersama dengan perusahaan, sehingga sistem ini cocok untuk perusahaan kecil dan besar, serta perusahaan yang berkembang pesat.

Kemampuannya untuk menangani kompleksitas dan volume data yang tinggi membuatnya unggul bagi bisnis yang terus berkembang.

Kustomisasi dan fleksibilitas

SAP juga memungkinkan tingkat kustomisasi yang tinggi sehingga perusahaan dapat menyesuaikannya dengan kebutuhan unik mereka. Kemampuan untuk mengubah proses bisnis, laporan, dan alur kerja adalah keunggulan besar yang dimiliki SAP.

Dukungan yang luas dan global

SAP memiliki ekosistem yang terdiri dari konsultan, pengembang, dan mitra yang dapat membantu perusahaan dalam mengimplementasikan dan menggunakan sistemnya.

Selain itu, fakta bahwa SAP adalah salah satu perusahaan perangkat lunak terbesar di dunia mengartikan bahwa SAP memiliki kehadiran global yang kuat. Perusahaan pun dapat mengandalkan dukungan yang andal dan bantuan di berbagai lokasi dan zona waktu.

Kepatuhan dan keamanan

SAP memiliki sistem keamanan yang kuat yang membantu melindungi data perusahaan dari risiko dan ancaman cyber. SIstem ini juga dirancang untuk dapat mengikuti peraturan yang berlaku, sehingga perusahaan akan terjamin kepatuhannya.

Pembaruan dan inovasi terus-menerus

SAP terus melakukan upgrade dan inovasi dalam produknya agar perusahaan yang menggunakan SAP tetap relevan dan mampu beradaptasi dengan perubahan pasar dan teknologi.

Kekurangan sistem SAP

Selain keunggulan, SAP memiliki kekurangan yang dapat Anda pertimbangkan ketika memutuskan untuk menggunakan sistem ini, diantaranya adalah:

1. Penyelarasan bisnis

Sistem ERP seringkali tidak sesuai dengan kondisi perusahaan Anda sehingga memerlukan rekayasa ulang sistem agar selaras dengan sistem Anda.

Selain itu, SAP ERP cukup kompleks karena membutuhkan konsultan untuk set-up dan pemeliharaan dan akan membutuhkan beberapa tahun untuk implementasinya.

2. Biaya yang cukup mahal

SAP menyediakan sistem ERP yang harganya relatif mahal dibandingkan perusahaan lain karena biaya tersebut termasuk pembelian software, karyawan yang bekerja, training employee, dan lainnya.

Apalagi pada proses set up dan pemeliharaan terdapat biaya tambahan yang menyebabkan pengeluaran semakin banyak.

Kesimpulan

SAP adalah salah satu perusahaan penyedia sistem ERP yang dapat digunakan oleh berbagai jenis perusahaan, mulai dari perusahaan kecil, menengah, hingga perusahaan besar.

SAP memiliki berbagai modul yang dapat digunakan untuk proses bisnis sehingga dapat terotomatisasi dan produktivitas perusahaan meningkat.

Salah satu modul SAP adalah CRM yang dapat meningkatkan hubungan dengan pelanggan. Modul CRM dari Impact juga dapat meningkatkan hubungan pelanggan dengan mengelola data pelanggan untuk mendapatkan perkiraan akurat terkait penjualan, revenue, dan lainnya.