Apa itu Sistem HRIS?

Apa itu sistem HRIS?

Sistem HRIS adalah software yang mencakup pengelolaan data karyawan, struktur organisasi, dan proses administratif dalam sumber daya manusia.

Tujuan dari Sistem HRIS adalah untuk menyatukan dan merapikan proses administrasi sumber daya manusia guna meningkatkan efisiensi dan akurasi pengelolaan SDM.

Manfaat sistem HRIS

• Mengelola data karyawan, struktur organisasi, dan riwayat kerja secara terpusat
• Menyediakan dashboard personalia yang informatif dan update
• Mendukung proses onboarding, mutasi, dan offboarding
• Menyederhanakan administrasi dan pelaporan SDM
• Mengotomatiskan pengelolaan cuti, izin, dan klaim

Jenis sistem HRIS

1. Operational HRIS: Mendukung aktivitas administratif harian seperti data karyawan, absensi, cuti, dan gaji secara efisien.
2. Tactical HRIS: Membantu pengambilan keputusan jangka menengah seperti rekrutmen, pelatihan, dan pengembangan karyawan.
3. Strategic HRIS: Difokuskan untuk perencanaan SDM jangka panjang, suksesi kepemimpinan, dan analisis kebutuhan tenaga kerja.
4. Comprehensive HRIS: Menggabungkan fitur operasional, taktis, dan strategis dalam satu sistem terpadu untuk seluruh proses HR.
5. Employee Self-Service (ESS) HRIS: Memberikan akses langsung kepada karyawan untuk mengelola data pribadi, pengajuan cuti, dan slip gaji.
6. Manager Self-Service (MSS) HRIS: Memungkinkan manajer mengakses data tim mereka, menyetujui permintaan, dan meninjau kinerja secara mandiri.
7. Core HRIS: Fokus pada manajemen data personal karyawan, struktur organisasi, dan riwayat pekerjaan.
8. Talent Management HRIS: Berfokus pada proses pengembangan SDM seperti rekrutmen, onboarding, training, dan evaluasi kinerja.
9. Payroll HRIS: Mengelola proses penggajian, potongan, tunjangan, dan laporan pajak secara otomatis dan akurat.
10. Compliance HRIS: Menjaga agar praktik HR perusahaan sesuai dengan hukum ketenagakerjaan dan regulasi lokal maupun internasional.

Cara kerja sistem HRIS

Fitur utama sistem HRIS

1. Employee self-service portal: Karyawan dapat mengakses data pribadi, mengajukan cuti, melihat slip gaji, dan memperbarui informasi secara mandiri.
2. Attendance & time tracking: Terintegrasi dengan fingerprint, mobile check-in, atau QR code untuk mencatat kehadiran secara real-time.
3. Payroll automation: Menghitung gaji, pajak, BPJS, THR, dan potongan otomatis setiap periode dengan akurasi tinggi.
4. Leave management system: Mengelola cuti tahunan, cuti sakit, dan cuti khusus lainnya dengan sistem persetujuan bertingkat.
5. Recruitment module: Menampilkan lowongan, menerima lamaran, menjadwalkan wawancara, dan menyimpan data kandidat secara otomatis.
6. Performance appraisal tools: Mendukung penilaian karyawan berbasis kompetensi, 360-degree feedback, dan target kuantitatif.
7. Training & certification tracking: Mengelola jadwal pelatihan, keikutsertaan, serta masa berlaku sertifikat profesional.
8. Organizational chart & position mapping: Menampilkan struktur organisasi dan hubungan jabatan karyawan secara visual.
9. Compliance & audit log: Menyediakan catatan perubahan data untuk keperluan audit internal dan eksternal sesuai regulasi ketenagakerjaan.

HRIS bekerja dengan mengotomatiskan proses administrasi dan pengelolaan data karyawan dalam satu sistem terpusat, sehingga divisi HR dapat bekerja lebih efisien dan akurat. Proses utama yang diotomatisasi meliputi:

1. Data karyawan: Menyimpan dan memperbarui data pribadi, jabatan, histori kerja, sertifikasi, dan dokumen penting lainnya dalam satu profil digital.
2. Absensi & cuti: Mencatat kehadiran, keterlambatan, lembur, serta mengelola pengajuan cuti, izin, dan kalender kerja secara otomatis.
3. Penggajian (payroll): Menghitung gaji bulanan secara otomatis berdasarkan jam kerja, tunjangan, potongan, dan PPh 21, lalu menghasilkan slip gaji.
4. Rekrutmen & onboarding: Mengelola proses rekrutmen dari lowongan kerja, seleksi kandidat, hingga integrasi karyawan baru ke sistem kerja.
5. Penilaian kinerja: Mendukung evaluasi berkala atas kinerja karyawan berdasarkan KPI, feedback atasan, dan pencapaian individu.
6. Pelatihan & pengembangan: Mengatur program pelatihan, pelacakan sertifikasi, dan perencanaan pengembangan karier.
7. Pengelolaan kontrak & dokumen legal: Mengatur masa berlaku kontrak, perpanjangan, mutasi, dan dokumentasi ketenagakerjaan lainnya secara otomatis.

Implementasi sistem HRIS

Kegagalan implementasi sistem HRIS

Sekitar 42% implementasi sistem informasi sumber daya manusia (HRIS) dinilai gagal atau tidak sepenuhnya berhasil dalam dua tahun pertama, terutama karena rendahnya tingkat adopsi pengguna, kurangnya manajemen perubahan, pelatihan yang tidak memadai, dan perencanaan proyek yang buruk (menurut studi oleh Josh Bersin Co. dan laporan dari HRMS World)

Langkah implementasi sistem HRIS

1. Perencanaan

• Tentukan tujuan sistem: Rumuskan tujuan implementasi, seperti mempermudah pengelolaan data karyawan, meningkatkan efisiensi penggajian dan absensi, serta menyederhanakan proses rekrutmen dan evaluasi kinerja.
• Analisis proses HR saat ini: Tinjau alur kerja manual atau sistem lama, seperti pencatatan cuti, penghitungan gaji, dan manajemen dokumen karyawan. Identifikasi kendala seperti keterlambatan proses, duplikasi data, atau sulitnya akses informasi.
• Susun kebutuhan sistem (requirement): Tentukan modul yang diperlukan seperti data karyawan, absensi, cuti, gaji/pajak, rekrutmen, training, penilaian kinerja, dan dashboard pelaporan.

2. Persiapan

• Pembuatan desain sistem (blueprint): Buat struktur sistem yang mencakup alur kerja HR (dari onboarding hingga offboarding), hak akses pengguna (admin HR, manajer, karyawan), serta aturan-aturan (seperti cuti, shift, dan tunjangan).
• Uji coba awal (UAT – User Acceptance Test): Ajak perwakilan HR dan manajer untuk menguji fitur utama seperti input data karyawan, pengajuan cuti, approval proses, slip gaji, dan evaluasi kinerja.
• Pelatihan pengguna: Berikan pelatihan kepada tim HR dan karyawan agar memahami cara menggunakan sistem untuk aktivitas harian seperti absen, ajukan cuti, melihat slip gaji, atau update data pribadi.

3. Go-live

• Migrasi data karyawan: Pindahkan data dari file Excel atau sistem lama ke sistem HRIS baru secara rapi dan valid (termasuk data personal, riwayat jabatan, gaji, cuti, dsb.).
• Dukungan teknis (support): Siapkan tim teknis untuk membantu selama masa transisi, mengatasi error, atau menjawab pertanyaan dari pengguna.
• Evaluasi dan pengembangan (improvement): Kumpulkan feedback dari pengguna, lalu lakukan perbaikan seperti penyesuaian laporan, automasi pengingat, integrasi dengan sistem fingerprint/attendance device, atau modul tambahan sesuai kebutuhan perusahaan.

Kesimpulan

Memilih software yang tepat dapat membantu Anda mencapai tujuan bisnis dengan lebih efisien, namun proses itu disertai dengan tantangan.

Tetapi, jika Anda bisa mengatasi tantangan tersebut, Anda bisa mendapatkan manfaat yang jelas untuk mendorong pertumbuhan perusahaan ke level selanjutnya.

Jika Anda memerlukan bantuan memilih, hubungi kami.

Kami adalah perusahaan teknologi dan konsultan manajemen yang telah membantu ribuan perusahaan di Indonesia dalam memilih software yang tepat.

Pelajari lebih lanjut tentang kami di sini.