Apa itu Odoo?

Odoo adalah sebuah software ERP (Enterprise Resource Planning) berbasis open-source yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola berbagai proses bisnis mereka, seperti penjualan, pembelian, akuntansi, persediaan, manufaktur, proyek, hingga SDM, dalam satu platform yang terintegrasi.

Beberapa poin penting tentang ERP Odoo:

• Modular: Odoo terdiri dari banyak modul (contohnya CRM, akuntansi, inventory, produksi, dll.) yang dapat diaktifkan sesuai kebutuhan bisnis.
• Open-source: Source code Odoo terbuka sehingga bisa dikustomisasi oleh developer.
• Versi: Odoo punya versi Community (gratis, open-source) dan Enterprise (berbayar, dengan fitur tambahan dan support resmi).
• Berbasis web: Bisa diakses melalui browser, memudahkan kolaborasi.
• Populer di Indonesia: Terutama perusahaan menengah yang ingin digitalisasi proses bisnisnya tanpa biaya lisensi ERP besar seperti SAP.

Aplikasi Odoo

Odoo disusun berdasarkan aplikasi (atau modul), dan hingga Odoo 17 (versi stabil terbaru pada tahun 2024), terdapat lebih dari 80 aplikasi resmi yang diterbitkan oleh Odoo S.A. sendiri, ditambah ribuan aplikasi buatan komunitas yang tersedia di Odoo App Store.

Namun, sebagian besar bisnis berfokus pada aplikasi inti yang mencakup proses-proses kunci.

Modul utama yang kami rekomendasikan untuk perusahaan di Indonesia adalah:

Distribusi: 

• Sales: Manajemen penjualan ke grosir/retailer lain.
• Inventory: Multi-warehouse, cross-docking, drop-shipping, tracking serial/batch.
• Purchase: Kontrol pembelian dan replenishment otomatis.
• Accounting: Rekonsiliasi pembayaran, invoice, laporan arus kas.
• CRM: Manajemen prospek dan relasi pelanggan grosir/distributor.
• Shipping Integration: Integrasi jasa pengiriman (ekspedisi), baik lokal maupun internasional.

Retail:

• POS (Point of Sale): Kasir terintegrasi, mendukung multi-cabang, barcode scanner, metode pembayaran beragam.
• Sales: Pencatatan pesanan, diskon, promo, integrasi dengan e-commerce.
• Inventory: Manajemen stok secara real-time antara toko offline dan online.
• Invoicing/Accounting: Pembuatan faktur, rekonsiliasi pembayaran, laporan keuangan toko.
• Website + eCommerce: Jika ingin membuka toko online terintegrasi dengan toko fisik.
• Loyalty (via Odoo Apps Store): Program loyalitas pelanggan dan voucher.

Manufaktur:

• Manufacturing (MRP): Mengelola Bill of Materials (BoM), work orders, routing, jadwal produksi.
• Inventory: Kontrol stok, pergudangan, multi-lokasi, batch/lot, serial number.
• Purchase: Mendukung pembelian bahan baku, permintaan penawaran (RFQ), manajemen vendor.
• Quality: Modul untuk kontrol kualitas selama proses produksi.
• Maintenance: Jadwal preventive maintenance dan pencatatan perbaikan mesin/peralatan.
• Accounting: Untuk mencatat biaya produksi, pembelian, penjualan, hingga laporan keuangan.

Jasa:

• Project: Pengelolaan proyek, tahapan, timeline, milestone.
• Timesheets: Pencatatan jam kerja karyawan untuk keperluan penagihan jasa (billable hours).
• Sales: Quotation/penawaran jasa, kontrak, invoice.
• Helpdesk: Layanan pelanggan, tiket support, SLA.
• Accounting: Pencatatan pendapatan jasa, pajak, laporan keuangan.
• CRM: Prospek dan relasi klien jasa.

Odoo Community vs Enterprise

Perbedaan antara ERP Odoo Community dan Odoo Enterprise adalah:

	Odoo Community	Odoo Enterprise
Lisensi	Open source (gratis)	Berbayar
Modul	土 40	80
Dukungan	Dari implementor (biaya tambahan)	Dukungan email dari Odoo S.A.
Kustomisasi	Manual, perlu developer	Lebih mudah dengan Odoo Studio (terbatas)
Hosting	Self-host	Odoo Online, Odoo.sh, atau self-host
Aplikasi mobile	Tidak ada	Ada
Accounting	Tidak ada	Ada
Upgrade	Manual	Otomatis (kecuali ada kustomisasi)

Kelebihan dan kekurangan Odoo

Kelebihan Odoo

1. Modular dan Fleksibel: Bisa mulai dari modul kecil (misalnya CRM saja) dan menambahkan modul lain sesuai kebutuhan di masa depan.
2. Platform Terintegrasi: Semua modul saling terhubung secara real time (penjualan, inventory, akuntansi, dll).
3. Open Source: Edisi Community gratis dan kode sumbernya bisa dimodifikasi sesuai kebutuhan.
4. UI Modern dan Mudah Digunakan: Tampilan bersih, intuitif, berbasis web.
5. Ekosistem Besar: Lebih dari 80 aplikasi resmi, ribuan modul komunitas, dan komunitas global yang sangat aktif.
6. Lebih Terjangkau dibanding ERP besar: Khususnya edisi Community jauh lebih murah daripada SAP, Oracle, dll.
7. Cloud atau On-Premise: Bisa diinstal di server sendiri atau di-hosting di cloud Odoo.
8. Dukungan Lokalisasi Kuat: ERP Odoo sudah disesuaikan untuk banyak negara termasuk Indonesia (misalnya modul pajak lokal).
   

Kekurangan Odoo

1. Implementasi Cukup Kompleks: Karena sangat fleksibel, tanpa perencanaan matang implementasi bisa gagal.
2. Biaya Enterprise Bisa Mahal: Lisensi Enterprise ditambah support dan kustomisasi dapat menjadi mahal untuk perusahaan besar.
3. Batasan Edisi Community: Community edition tidak memiliki beberapa fitur canggih (seperti advanced studio, IoT, laporan keuangan lanjutan).
4. Kustomisasi Butuh Developer Ahli: Walaupun open source, mengedit sistem secara mendalam butuh skill Python/Odoo yang bagus.
5. Performa: Untuk jumlah user yang sangat besar (10.000+ user), perlu tuning hardware yang serius.

Cara memilih Odoo Partner yang tepat

Pahami kebutuhan bisnis Anda dan tetapkan metrik keberhasilan yang jelas

Anda perlu menyelidiki pain points dan bottlenecks dari perusahaan Anda. Sering kali perusahaan fokus kepada fitur-fitur yang bersifat nice-to-have karena kurang mengerti pain points dari bisnis mereka. 

Perbaiki proses bisnis perusahaan Anda terlebih dahulu sebelum otomatisasi, termasuk memperbaiki struktur organisasi dan data accounting. 

Tetapkan metrik keberhasilan yang jelas sebagai tujuan dari implementasi Odoo (contoh: implementasi Odoo ini akan dianggap berhasil jika inventory turnover turun dari 6 bulan ke 1 bulan).

Buat roadmap dan system requirement yang jelas

Dari pain points yang sudah dikumpulkan, kumpulkan solusi, kategorikan berdasarkan jenis (software, data, proses, in-charge) dan urutkan berdasarkan prioritas. Dari situ buat roadmap yang didiskusikan oleh semua pihak disetujui oleh top management. Setelah itu buat system requirement yang jelas.

Lakukan penilaian vendor yang objektif 

Kumpulkan beberapa vendor Odoo dan lakukan penilaian berdasarkan kemampuan mereka dalam memenuhi system requirement yang telah Anda buat. Kebanyakan perusahaan di Indonesia tidak memiliki system requirement yang jelas sehingga tidak bisa melakukan penilaian vendor yang objektif dan mudah jatuh terhadap tipuan marketing atau mulut manis sales consultant. 

Pro tips: Buka LinkedIn vendor tersebut dan lihat kualitas dari Business Analysts dan Software Engineer yang mereka hire. Pada akhirnya, keberhasilan implementasi Odoo Anda ada di tangan mereka.

Kesimpulan

Memilih ERP software yang tepat dapat membantu Anda mencapai tujuan bisnis dengan lebih efisien, namun proses itu disertai dengan tantangan. Tetapi, jika Anda bisa mengatasi tantangan tersebut, Anda bisa mendapatkan manfaat yang jelas untuk mendorong pertumbuhan perusahaan ke level selanjutnya. 

Jika Anda memerlukan bantuan ERP Odoo, kami menawarkan konsultasi gratis. Kami adalah ERP Odoo Partner dan konsultan manajemen yang telah membantu ribuan perusahaan di Indonesia dalam merencanakan implementasi Odoo.