Warning: Constant DISALLOW_FILE_EDIT already defined in /home/impactfirst.co/public_html/wp-config.php on line 94
Pengaturan User - Panduan Odoo General Setting
Menu Close

Pengaturan User

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

Bab ini termasuk ke dalam Panduan pengguna Odoo oleh Impact

Chapters:

IN THIS ARTICLE

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin

1. User Overview

User adalah pengguna yang mendapatkan akses untuk modul tertentu di  dalam sistem. User dan hak aksesnya dapat ditambahkan dan diubah setiap saat.

2. Manage User

Pengaturan user di dalam sistem dapat dilakukan melalui:

Setting → Users → Manage Users

Odoo General Settings Pengaturan User

2.1. Create User

Pendaftaran user baru dapat dilakukan melalui modul Settings:

Settings → Users & Companies → Users

atau

Settings → Users → Manage Users

Odoo General Settings Pengaturan User Create User

Untuk mendaftarkan user baru, tekan tombol “Create” kemudian lengkapi data user. Anda juga dapat mengubah pengaturan user yang sudah ada dengan memilih  user terkait.

Odoo General Settings Manage User Customize Dashboard

Ketika Anda menekan tombol “Create”, maka Anda akan dibawa ke tampilan berikut:

Odoo General Settings Manage User

1

Name

Nama user

2

Email Address

Alamat email user

3

Multi Companies

Apabila Anda mendaftarkan beberapa perusahaan di dalam sistem, maka pengaturan Multi Companies pada User adalah sebagai berikut: 

  1. Allowed Companies – Perusahaan yang dapat diakses oleh user

  2. Default Company – Perusahaan yang secara default diakses oleh user saat user tersebut login ke dalam sistem pertama kali 

4

User Types

Ada 3 tipe akses user:

  1. Internal UserUser yang dapat mengakses modul pada sistem (edit, create, view) sesuai akses yang diberikan.

  2. PortalUser yang dapat mengakses informasi tertentu pada sistem (contohnya: customer dapat memantau sales order, vendor dapat memantau purchase order).

  3. Public – Pengunjung situs jaringan anonim yang ditujukan bagi masyarakat umum untuk melihat situs jaringan Anda. Setiap orang adalah User publik sampai akun untuk akses portal dibuat untuk mereka.

Data setiap user yang terdaftar dalam sistem secara otomatis akan langsung terbuat sebagai contact di dalam menu Contact.

Odoo General Settings Manage User

5

Akses untuk masing-masing modul

Pengaturan akses user untuk masing-masing modul berdasarkan user group role dapat dilakukan pada halaman yang sama. Penjelasan terkait tingkatan akses user setiap modul beserta perbedaannya secara rinci dapat dilihat pada User Access to Modules. 

6

Akses sebagai Super- admin

  1. Administration: Access Rights user akan memperoleh access right sehubungan dengan pengelolaan user/manage user.

  2. Administration: Settings user akan memperoleh akses keseluruhan modul Settings dan juga menu Settings pada masing-masing modul dengan catatan user memiliki akses tertinggi pada masing-masing modul.

Pastikan Anda tidak memberikan akses Administration kepada user yang tidak berkepentingan. 

Odoo General Settings Manage User

7

Tambahan hak akses

Anda dapat menentukan tambahan hak akses untuk masing-masing user. Untuk penjelasan terkait tambahan access right, dapat dilihat pada penjelasan Additional User Access.

Odoo General Settings Manage User

8

Language

Bahasa yang akan digunakan user 

9

Timezone

Zona waktu yang digunakan oleh user. Pengaturan ini berguna untuk menampilkan tampilan tanggal dan waktu pada pesan yang dikirimkan melalui modul Discuss. Pengaturan waktu ini juga akan tertera dalam dokumen. 

Jika Anda tidak mengisi zona waktu pada Menu user, dapat menyebabkan ketidaksesuaian alur dokumen di dalam sistem, yaitu kesalahan tanggal dokumen atau transaksi. 

Pastikan Anda memilih zona waktu saat membuat user.

10

Notification

Apabila terdapat notifikasi, maka dapat ditangani melalui:

  1. Handle by Email – Pemberitahuan akan dikirim ke e-mail user

  2. Handle in Odoo – Pemberitahuan akan muncul pada kotak masuk sistem/inbox user melalui modul Discuss 

11

Alias

Untuk melakukan sinkronisasi pesan yang masuk pada sebuah email dengan tindakan yang akan dilakukan oleh sistem seperti pembuatan record baru pada model tertentu. 

12

OdooBot Status

OdooBot Status terisi secara otomatis pada menu user, diawali dengan status onboarding emoji untuk user baru. 

13

Email Signature

Email signature template digunakan untuk mengatur informasi pengirim (contoh: nama, alamat, telepon) pada saat mengirimkan email.

14

Home Action

Tampilan yang akan dimuat pertama kali saat user masuk ke sistem. Misal home action diatur sebagai Bank and Cash, maka Bank and Cash akan pertama kali dimuat setelah user masuk ke dalam sistem.

Tekan tombol “Save” untuk menyimpan informasi yang sudah selesai dimasukkan.

2.2. Mendaftarkan User sebagai Karyawan

Khusus internal user, akunnya dapat langsung didaftarkan sebagai karyawan dengan menekan tombol “Create Employee”.

Odoo General Settings Manage User Mendaftarkan User Sebagai Karyawan

User secara otomatis akan terdaftar sebagai karyawan dalam modul Employee. Untuk pengaturan data karyawan lebih lanjut, tekan smart button employee atau melalui modul Employeeedit.

Odoo General Settings Manage User

2.3. User Access to Multi-Companies

Apabila user diberikan akses untuk beberapa perusahaan, maka user dapat berpindah dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya dengan memilih perusahaan  pada sebelah kiri profil user.

Odoo General Settings User Access to Multi Companies

2.4. User Access to Modules

Akses user untuk masing-masing modul dapat dibatasi berdasarkan user group role pada modul tersebut.

2.4.1. User Access Accounting

Terdapat empat tingkatan akses user, yaitu Accounting: Petty Cash Officer, Accounting: Billing, Accounting: Accountant, dan Accounting: Advisor. Berikut daftar perbedaannya:

 

  

Petty Cash Officer

Billing

Accountant

Advisor

Akses Modul Accounting

1

Melihat menu Accounting: Overview (bagian Kas Kecil)

   

2

Melihat keseluruhan menu Accounting: Overview 

  

3

Membuat Customer Receipt dan Vendor Receipt 

4

Mendapatkan akses untuk menu Customer (kecuali submenu e-Faktur) dan Vendor untuk pembuatan Customer Invoice, Vendor Bills, Credit Notes dan mendaftarkan pembayaran

 

5

Mendaftarkan nomor  e-Faktur yang telah dialokasikan kepada Perusahaan

   

6

Membuat Products

   

7

Membuat jurnal manual dan melihat jurnal entries, general dan partner ledger, melakukan rekonsiliasi dan forex revaluation

  

8

Akses ke menu:  Budgets, Assets, Deferred Revenues, dan Deferred Expenses

   

9

Melihat Laporan Keuangan

  

10

Akses ke menu Configuration  (selain menu Settings)

   

    Extra Rights

1

Inventory Accounting – akses ke modul Inventory untuk membentuk / sunting landed costs, master data product dan product category 

Hanya untuk pengguna modul Accounting yang diberikan akses terkait

2

Reset Journal – kemampuan untuk mengembalikan posted entries ke status draft

2.4.2. User Access Sales

Terdapat tiga tingkatan akses user, yaitu Sales: Own Documents Only, Sales: All Documents dan Sales: Administrator. Berikut daftar perbedaannya:

 

Orders

User: Own Documents Only

User: All Documents 

Administrator

1

Membuat Sales Quotations

2

Melihat daftar pengajuan Sales Quotations milik pribadi

3

Melihat daftar pengajuan Sales Quotations secara keseluruhan 

 

4

Membuat Sales Orders

5

Membuat Draft Invoice (secara massal ataupun tidak), namun tidak bisa melakukan posting Invoice

6

Membuat tautan pembayaran (Generate a Payment Link)

7

Mengirim email pembaruan keranjang (Send a Cart Recovery Email)

8

Melihat daftar pembuatan Sales Orders milik pribadi

9

Melihat daftar pembuatan Sales Orders secara keseluruhan

 

10

Melihat status Sales Orders tiap tim penjualan

  

11

Melihat List of Customers

 

To Invoice

User: Own Documents Only

User: All Documents 

Administrator

1

Melihat daftar Orders to Invoice milik pribadi

2

Melihat daftar Orders to Invoice secara keseluruhan

 

3

Melihat daftar Orders to Upsell milik pribadi

4

Melihat daftar Orders to Upsell secara keseluruhan

 

 

Products

User: Own Documents Only

User: All Documents 

Administrator

1

Melihat daftar produk (List of Products)

2

Menambahkan daftar produk

  

3

Melihat daftar varian dari produk (Product Variants)

4

Menambahkan daftar varian dari produk

  

5

Melihat macam-macam daftar harga (Pricelists)

6

Menambahkan daftar harga (Pricelists)

  

7

Melihat dan menambahkan daftar dari program promosi (Promotions Programs)

  

8

Melihat dan menambahkan daftar dari program kupon (Coupon Programs)

  

9

Melihat daftar produk yang dikemas (Product Packs)

10

Menambahkan daftar produk yang dikemas (Product Packs)

  

 

Reporting

User: Own Documents Only

User: All Documents 

Administrator

1

Melihat Analisa Penjualan (Sales Analysis)

  

 

Configuration

User: Own Documents Only

User: All Documents 

Administrator

1

Menambahkan dan melihat daftar tim penjualan (Sales Teams)

  

2

Membuat dan melihat daftar dari Quotation Template

  

3

Membuat dan melihat daftar dari metode pengiriman (Shipping Methods)

  

4

Membuat dan melihat daftar dari atribut produk (Attributes

  

5

Membuat dan melihat daftar dari satuan ukur produk (Unit of Measures)

  

6

Membuat dan melihat daftar dari kategori satuan ukur produk (Unit of Measure Categories)

  

7

Akses Sales > Configuration > Settings

  

X

 

Credit Limit

User: Own Documents Only

User: All Documents 

Administrator

1

Mengaktifkan status  Credit Limit pada    modul Contact 

  

2

Melihat Balance Credit Limit

  

3

Mengubah Balance Credit Limit

  

4

Melihat Used Balance

5

Melihat Remaining Limit

6

Melihat Overdue Receivables

7

Melihat Payment Terms 

8

Menyetujui Sales Order dengan limit yang tidak mencukupi atau Overdue Receivables

  

9

Melakukan reject atas Sales Order 

  

10

Melakukan reset to draft setelah user menolak (rejectSales Order

 

Product Bundling

User: Own Documents Only

User: All Documents 

Administrator

1

Membuat dan mengaktifkan program bundle

  

2

Menerapkan program bundle pada Sales Order

2.4.3. User Access Inventory

Terdapat dua tingkatan user akses, yaitu Inventory: User dan Inventory: Administrator. Berikut daftar perbedaannya:

 

Overview

User

Administrator

1

Melihat Inventory Overview

 

Operations

User

Administrator

1

Melakukan transfer produk

2

Melakukan Batch Transfer

3

Melakukan Inventory Adjustments

4

Memvalidasi Inventory Adjustments

 

5

Melakukan Scrap Orders

  

6

Membuat Landed Costs

 

7

Melakukan Run Schedulers

 

Master Data

User

Administrator

1

Melihat daftar produk

2

Membuat daftar produk

 

3

Akses melihat daftar varian dari produk

4

Membuatdaftar varian dari produk

 

5

Melihat Reordering Rules

6

Membuat Reordering Rules

 

7

Akses melihat dan membuat daftar nomor serial

8

Akses melihat dan membuat daftar produk yang dikemas

 

Reporting

User

Administrator

1

Melihat Inventory Report

 

2

Melihat Forecasted Inventory

 

3

Melihat Inventory Valuation

 

4

Melihat perpindahan produk

 

 

Configuration

User

Administrator

1

Akses  ke pengaturan

 

X

2

Membuat dan melihat daftar gudang, lokasi, aturan, rute, tipe operasi serta Puteaways Rules

 

3

Melihat dan membuat daftar kategori, atribut produk dan produk yang dikemas

 

4

Melihat dan membuat UoM dan UoM Categories

 

5

Melihat dan membuat metode pengiriman dan delivery Packages

 

2.4.4. User Access Purchase

Terdapat dua tingkatan user akses, yaitu Purchase: User, dan Purchase: Administrator. Berikut daftar perbedaannya:

 

Orders

User

Administrator

1

Membuat Purchase Quotation dan mengirim via email

2

Melihat riwayat keseluruhan pengiriman Purchase Quotation

3

Membuat Purchase Orders

4

Membuat Draft Vendor Bill 

5

Melihat riwayat keseluruhan pengiriman Purchase Orders

6

Mengajukan Purchase Agreement, melakukan validasi hingga menutupnya

7

Melihat riwayat keseluruhan pengajuan Purchase Agreement

8

Melihat riwayat keseluruhan pembuatan Purchase Requests

9

Mendaftarkan dan melihat daftar vendor

 

Reporting

User

Administrator

1

Melihat analisa pembelian (Purchase Analysis)

 

 

Configuration

User

Administrator

1

Membuat tipe perjanjian pembelian (Purchase Agreement Types)

 

2

Melihat daftar dari tipe perjanjian pembelian (Purchase Agreement Types)

 

 

Action Button

User

Administrator

1

Mengubah Vendor Price List (harus mendapatkan akses modul sales juga dengan akses minimum Sales: Own Documents)

 

2

Action Button Delete, Share, Duplicate pada RFQ 

3

Print RFQ dan Purchase Order

4

Confirm Purchase Order (harus mendapatkan akses modul sales  dengan akses minimum Sales: Own Documents)

5

Melihat Purchase Report 

 

6

Mengunci Purchase Order

7

Membuka dan mengubah Purchase Order yang sudah dikunci

 

8

Melihat dan menambahkan produk & produk varians (harus mendapatkan akses modul sales dengan akses minimum Sales: Own Documents)

 

2.5. Additional User Access Rights

Additional User Access Rights ditujukan untuk menentukan tambahan hak akses untuk masing-masing user sesuai kebutuhannya. Tambahan hak akses berikut dapat diterapkan melalui menu General Settings > User

Odoo General Settings Additional User Access Rights

 

Additional Access 

(Extra Rights)

Description

1

Calendar Access

Apabila dicentang, maka user dapat mengakses modul Calendar, yang dapat digunakan untuk mengelola tanggal meeting atau acara tertentu.

2

Contact Creation

Apabila dicentang, maka user dapat membuat kontak baru pada modul Contact.

3

Inventory Accounting

Apabila dicentang, maka user yang tidak memiliki akses modul Inventory menu Product Category, Product dan Landed Costs. Akses ini dikhususkan untuk pengguna modul Accounting. 

4

Multi Companies

Apabila dicentang, maka user dapat mengakses pengelolaan fitur multi-companies.

5

Reset Journal

Apabila dicentang, maka user dapat melakukan  reset to draft untuk entri jurnal yang telah posted.

6

Contact Access

Apabila dicentang, maka user dapat mengakses modul Contact yang bertujuan untuk melihat daftar customers dan vendors.

7

Employee Access

Apabila dicentang, maka user dapat melihat daftar karyawan pada modul Employee.

8

Modify MPS

Apabila dicentang, maka user dapat mengakses modul Manufacturing dan membuat atau memodifikasi Master Production Schedule pada modul Manufacturing > menu Planning.

9

Multi Currencies

Apabila dicentang, maka user dapat memilih untuk menggunakan opsi multi mata uang yang memungkinkan user untuk mengirim faktur penjualan, pesanan, pembelian, dan pembayaran dalam mata uang selain mata uang Rupiah (misal : USD, EUR).

10

Sales Report

Apabila dicentang, maka user dapat mengakses sales report pada modul Sales untuk melihat laporan penjualan per periode tertentu.

 

Additional Access 

(Product)

Description

1

Show non-valuation inventory reports

  • Akses untuk melihat non-valuation reports pada menu reporting seperti Inventory Report, Product Moves, dan Inventory Valuation.

  • Inventory: User dengan akses boolean ini, tidak dapat mengganti atau melakukan update atas on hand quantity pada Inventory Report.

2

Show and modify scrap or inventory loss location

Akses ini bertujuan untuk membatasi aksi inventory adjustment ataupun scrap hanya untuk user yang mendapatkan otorisasi. 

3

Show cost

Akses untuk melihat cost atau harga pokok penjualan masing-masing produk pada master data produk

4

Show Price

Akses untuk melihat harga jual (sales price) masing-masing produk pada master data produk

5

Update Cost

Akses untuk melakukan penggantian harga pokok penjualan masing-masing produk pada master data produk