Panduan Konfigurasi Modul Odoo Purchase

IN THIS ARTICLE

1. User Access

Pada modul Purchase, terdapat 2 tipe user access yaitu User dan Administrator.

User Access tipe User biasanya digunakan oleh staf bagian pembelian (Purchasing Staff) untuk membeli produk.

Sedangkan user access tipe Administrator digunakan oleh manajer pembelian (Purchasing Manager) untuk memantau seluruh pembelian serta menganalisa laporan pembelian.

Daftar perbedaan antara User dan Administrator:

		User	Administrator
Orders
1	Membuat Purchase Quotation dan mengirim via email	✔	✔
2	Melihat history keseluruhan pengiriman Purchase Quotation	✔	✔
3	Membuat Purchase Orders	✔	✔
4	Membuat Draft Vendor Bill	✔	✔
5	Melihat history keseluruhan Purchase Orders	✔	✔
6	Mengajukan Purchase Agreement, melakukan validasi hingga menutupnya	✔	✔
7	Melihat history keseluruhan pengajuan Purchase Agreement	✔	✔
8	Melihat history keseluruhan Request for Quotation	✔	✔
9	Mendaftarkan dan melihat daftar vendor	✔	✔
Reporting
1	Melihat analisa pembelian (Purchase Analysis)		✔
Configuration
1	Membuat tipe perjanjian pembelian (Purchase Agreement Types)		✔
2	Melihat daftar dari tipe perjanjian pembelian (Purchase Agreement Types)		✔

		User	Administrator
Action Button
1	Edit Vendor Price List		✔
2	Action Button delete, share, duplicate pada RFQ	✔	✔
3	Print RFQ dan Purchase Order	✔	✔
4	Confirm Purchase Order (Harus mendapatkan akses modul sales dengan akses minimum Sales: Own Documents)	✔	✔
5	Melihat Purchase Report		✔
6	Lock Purchase Order	✔	✔
7	Unlock dan Mengedit Purchase Order yang sudah di lock		✔
8	Melihat dan menambahkan produk & produk varian		✔
Extra Rights
1	Administration: Settings – untuk akses menu Purchase > Configuration > Settings; Secara otomatis mendapatkan akses terbatas pada modul General Settings juga)		Apabila diberikan akses
2	Contact Creation – membuat kontak pemasok baru	Hanya untuk pengguna modul Purchase yang diberikan akses terkait
3	Contact Access – mendapatkan akses ke menu Contact untuk melihat daftar pelanggan dan pemasok
4	Show Cost – melihat Cost pada master data produk
5	Inventory Accounting – akses ke modul Inventory untuk membentuk / sunting landed costs, master data product dan product category

2. Configuration

2.1. Settings

Menu Settings digunakan untuk pengaturan awal dari modul Purchase dan wajib dilakukan sebelum memulai kegiatan. User yang mendapatkan akses Administration: Settings dapat mengakses menu tersebut melalui:

Purchase → Configuration → Settings

2.1.1. Orders

Purchase Order Approval	Aktifkan apabila Purchase Order di atas nominal tertentu memerlukan persetujuan dari user Purchase: Administrator sebelum dikonfirmasi
Warnings	Aktifkan apabila perlu munculkan informasi atau blocking terkait produk atau vendor tertentu
Lock Confirmed Orders	Kunci Purchase Orders yang sudah dikonfirmasi supaya tidak dapat diubah. Hanya user Purchase: Administrator yang dapat melakukan unlock.
Purchase Agreements	Anda dapat mendaftarkan Blanket Agreements ataupun melakukan Proses Tender dengan mengaktifkan fitur ini

2.1.2. Bill Control

Tentukan metode pencatatan bill dari vendor, apakah berdasarkan kuantitas yang dipesan atau berdasarkan kuantitas yang diterima.

2.1.3. Variant Grid Entry

Anda dapat mengaktifkan varian grid dari produk-produk yang akan dibeli melalui menu berikut:

Apabila diaktifkan, maka grid akan muncul ketika SKU utama dipilih.

Setelah grid form diisi dan dikonfirmasi, maka order line dari pembelian yang terbentuk sebagai berikut:

Apabila variant grid entry tidak diaktifkan, Anda tetap dapat memilih produk varian tersebut dengan tampilan sebagai berikut:

2.1.4. Dropshipping

Apabila Anda mempunyai sistem dropship, yaitu pemesanan produk yang dikirimkan langsung dari vendor kepada customer, maka Anda dapat mengaktifkan fitur berikut:

Apabila diaktifkan, maka akan terbentuk rute baru untuk sistem dropship pada modul Inventory.

Selanjutnya, Anda perlu mengatur produk mana yang akan menggunakan rute dropship melalui menu

Inventory → Master Data → Products

Setiap kali produk tersebut akan dijual, Anda hanya perlu melakukan pemesanan pembelian produk dengan rute dropship yang sudah ditentukan. Pastikan untuk mengatur tab order information pada Purchase Order seperti berikut:

Deliver To	Menentukan jenis operasi penerimaan barang masuk
Drop Ship Address	Alamat customer untuk pengantaran langsung dari lokasi vendor

Produk akan dikirim secara dropship (dari lokasi vendor ke lokasi customer) secara langsung.

2.2. Vendor Pricelist

Apabila pemasok mempunyai daftar harga yang baku untuk periode tertentu, Anda dapat mendaftarkan harga tersebut melalui menu berikut. Secara default harga yang dimunculkan ketika membuat Request for Quotation (“RFQ”) adalah harga yang terdaftar.

Apabila Anda tidak mendaftarkan Vendor Pricelists, maka secara otomatis sistem akan mendaftarkan harga produk pada menu ini ketika ada pembelian produk pertama kali. Harga ini akan menjadi default harga untuk pembelian selanjutnya.

Purchase → Configuration → Vendor Pricelists

Anda dapat mengimpor data excel ke dalam sistem ataupun menekan tombol “Create”.

Vendor	Nama Vendor
Vendor Product Name dan Code	Nama produk dan kode produk pemasok apabila berbeda dengan penamaan produk oleh perusahaan. Tampilan pada Purchase Order akan mengikuti penamaan yang dapat dimengerti oleh pemasok.
Product dan Product Variant	Harga tersebut berlaku untuk produk dan produk varian apa
Delivery Lead Time	Waktu yang diperlukan dari pemesanan dikonfirmasi sampai penerimaan barang. Aturan ini akan terlihat sebagai tanggal ekspektasi penerimaan barang pada: Date Req. pada print out Purchase Order Scheduled Date pada Receiving Form
Quantity	Kuantitas dari produk
Price	Harga per satuan produk
Validity	Periode berlakunya harga (apabila tidak ada periode, bisa dikosongkan). Apabila Anda mendaftarkan produk yang sama dua kali dengan periode yang overlapping, maka default harga pada Purchase Order akan mengambil informasi dari pendaftaran harga yang lebih awal terbentuk.

2.3. Purchase Agreement Types

Sistem menyediakan fitur:

Blanket Agreement: Perjanjian jangka panjang antara perusahaan dan pemasok untuk mengirimkan produk secara berulang dengan harga yang telah ditentukan untuk periode tertentu
Call for Tender: Permintaan penawaran dari beberapa vendor secara bersamaan untuk mendapatkan kesepakatan terbaik

Anda harus mengaktifkan perjanjian pembelian terlebih dahulu pada Purchase → Settings → Purchase Agreements untuk menampilkan menu konfigurasi Purchase Agreement Types.

Purchase → Configuration → Purchase Agreement Types

Agreement Type	Nama dari tipe perjanjian
Agreement Selection Type	Select only one RFQ (exclusive) – Satu dokumen hanya bisa membuat satu RFQ Select multiple RFQ – Satu dokumen dapat membuat beberapa RFQ Pilih Select Multiple RFQ untuk keperluan tender maupun blanket agreement yang membutuhkan pembuatan RFQ beberapa kali dalam satu periode.
Lines	Use lines of agreement – Secara otomatis produk yang didaftarkan pada dokumen akan terbentuk pada RFQ Do not create RFQ line automatically – Produk perlu diisi secara manual ketika pembuatan RFQ
Quantities	Use quantities of agreement – Secara otomatis kuantitas yang akan dipesan terisi secara otomatis pada RFQ Set quantities manually – Kuantitas produk yang akan dipesan diisi secara manual ketika pembuatan RFQ

Tim Insights Impact

Tim Insights Impact terdiri dari beragam individu profesional yang memiliki keahlian dan pengalaman dalam berbagai aspek bisnis. Bersama-sama, kami berkomitmen untuk memberikan wawasan mendalam dan pemahaman yang berharga tentang berbagai topik terkait strategi bisnis dan tren industri yang relevan.

Purchase