
There are four key factors in digital transformation success. This chapter will talk about the technology side of digital transformation.
Odoo Accounting adalah modul yang memiliki fitur yang sangat lengkap. Produktivitas dari Akuntan adalah kunci utama dari pengembangan fitur-fiturnya, seperti pengenalan faktur yang didukung AI (AI-powered invoice recognition), sinkronisasi dengan rekening bank Anda, saran smart matching, dan lain sebagainya.
Maka, panduan ini akan cocok untuk anda yang ingin mengetahui cara implementasi odoo akuntansi dan mempermudah jalannya bisnis anda.
Menu Settings ini digunakan untuk setup awal dari modul accounting dan wajib dilakukan sebelum memulai kegiatan. Settings dapat diakses pada modul:
Accounting → Configuration → Settings
Berikut adalah komponen-komponen yang terdapat di dalam menu tersebut:
Konfigurasi lokalisasi terkait dengan Tax, Fiscal Position, Chart of Accounts dan Legal Statements sesuai dengan negara tertentu. Secara default pilihan Packages hanya negara di mana lokasi perusahaan beroperasi. Namun apabila ingin menggunakan Packages negara lain, anda dapat install dengan klik Install More Packages.
Konfigurasi terkait dengan perpajakan yang berlaku:
1.Default Taxes (contoh untuk pajak yang berlaku di Indonesia)
Anda dapat klik Create and Edit untuk membuat pilihan pajak tersebut.
2. Rounding Method
Fitur ini untuk menentukan bagaimana pajak akan diperhitungkan dalam sebuah PO atau SO yang akan diterbitkan, terdiri dari dua pilihan:
Fitur ini untuk menentukan mata uang yang akan digunakan perusahaan dalam kegiatan operasional.
1. Main Currency
Mata uang utama yang akan digunakan perusahaan
2. Multi-Currencies
Dalam hal perusahaan melakukan transaksi di luar mata uang utamanya, maka Multi-Currencies ini dapat diaktifkan.
Konfigurasi Invoice yang akan diterbitkan dan dikirimkan ke customer, sebagai berikut:
1. Default Sending Options
Print dan Send Email sudah diaktifkan secara default, tetapi masih ada satu pilihan tersisa yaitu Send Post yang belum diaktifkan.
2. Line Subtotals Tax Display
Terdapat dua pilihan yaitu Tax-Excluded dan Tax-Included. Secara default, Tax-Excluded yang terpilih.
3. Warnings
Fitur ini digunakan untuk memberikan pesan/peringatan pada saat pembuatan invoice customer tertentu yang telah di-set sebelumnya (di-set di kontak customer)
4. Default Terms & Condition
Ketika fitur ini diaktifkan, maka terms & condition yang telah diisi akan muncul pada invoice. Contoh: Pengembalian barang dapat dilakukan maksimal 3 hari setelah tanggal invoice.
5. Cash Rounding
Fitur ini digunakan untuk menentukan nilai desimal pada invoice.
6. Default Incoterm
Tersedia pilihan Incoterm sesuai dengan kebutuhan. Anda juga dapat Create Incoterm.
Gambar 2.1 Buat Inconterm
Adapun konfigurasi signature pada invoice dapat dilakukan dengan melakukan konfigurasi General Setting → Signature (lihat poin Signature pada General Setting Guidebook )
Pada pengaturan Dashboard, Anda dapat mengatur hal-hal berikut yang akan tersambung pada modul Dashboard perusahaan antara lain:
1. Finance – Revenue and Net Profit
2. Finance – Expense
Isi Tax Address dan Tax Name sesuai dengan informasi pajak perusahaan.
Konfigurasi terkait metode pembayaran invoice:
1. Invoice Online Payment
Jika fitur ini diaktifkan, maka customer dapat melakukan pembayaran invoice-nya secara online (customer harus dibuatkan akun dengan tipe portal user dan pengaturan pembayaran dengan payment channel tersebut perlu di-set terlebih dahulu).
1. Bank Reconciliation Threshold
Penentuan batas tanggal rekonsiliasi dengan bank statement. Apabila terdapat transaksi yang tidak match dengan bank statement sebelum tanggal yang telah ditentukan, maka tidak akan muncul sebagai items yang akan direkonsiliasi.
2. Fiscal Periods
Penentuan periode akuntansi perusahaan:
Last day diisi sesuai dengan tanggal tutup buku perusahaan.
Fitur ini digunakan apabila satu periode akuntansi perusahaan lebih atau kurang dari 12 bulan.
Fitur ini digunakan untuk mengunci Fiscal Year, dibagi menjadi dua yaitu Lock Date untuk semua user, dan Lock date untuk user non-adviser.
1. Analytic Accounting
Digunakan untuk mengetahui atau menampilkan expense dan revenue per project/department/unit bisnis di financial reporting.
2. Analytic Tags
Analytic distribution dari pendapatan atau beban yang dapat didistribusikan untuk beberapa analytic accounts yang berbeda.
3. Margin Analysis
Fitur ini akan menampilkan margin pada setiap invoice yang dibuat.
4. Budget Management
Digunakan untuk mengelola budget dan membandingkan cost dan revenue yang dianggarkan dengan aktual.
Accounting → Configuration → Payment Terms
Menu ini digunakan untuk membuat berbagai termin pembayaran. Sistem secara default telah membuat berbagai termin pembayaran dan apabila ingin membuat termin pembayaran yang baru, anda dapat klik Create dan isi beberapa informasi yang diperlukan.
Contoh:
Payment Terms: 5/10, n/45
Line 1:
Line 2:
Gambar 2.2 Payment terms
Accounting → Configuration → Taxes
Menu ini digunakan untuk membuat daftar pajak yang akan digunakan di perusahaan. Setelah memilih Fiscal Localization pada saat set up, secara otomatis akan mempersiapkan beberapa item yang dapat Anda ubah ataupun membuat item yang baru. Berikut adalah beberapa informasi yang diperlukan:
1. Tax Name: Nama dari pajak tersebut.
2. Tax Computation:
3. Tax Scope: Sales, Purchase, None.
4. Amount: Nominal persentase pajak apabila pajak berupa pungutan seperti PPN maka Anda dapat memasukkan nominal positif (contoh: 10%) sedangkan apabila pajak berupa potongan seperti PPh 23 maka Anda dapat memasukan nominal negatif (contoh: -2%).
5. Based on: Base (nilai pada invoice) & % of tax (persentase pajak yang terhitung)
6. Account: Akun yang akan digunakan untuk mencatat pajak tersebut.
7. Tax Grids: Item yang tersedia sudah sesuai dengan Fiscal Localization yang terinstall. Ketika tax grid di-set, maka Tax Report dapat secara otomatis dihasilkan.
Gambar 2.3 Tab definitions
Contoh:
Gambar 2.4 Tab Advance Options
Accounting → Configuration → Incoterms
Berbagai item incoterms sudah otomatis terbentuk oleh sistem. Namun apabila ingin menambah atau membuat incoterm yang baru, Anda dapat dengan mudah klik Create kemudian isi code dan name incoterm tersebut. Incoterm tersebut dapat dipilih di setiap pembuatan PO ataupun SO.
Gambar 2.5 Inconterms
Accounting → Configuration → Journals
Menu ini berfungsi untuk membuat journal yang akan digunakan perusahaan. Banyak dan nama dari journal tersebut tergantung pada preferensi perusahaan. Journal ini akan berfungsi sebagai grouping dari berbagai accounting entry yang dibuat, sehingga akan memudahkan ketika ingin mencari accounting entry suatu transaksi dengan memilih group dari journal yang ditetapkan.
Terdapat beberapa journal dan Anda dapat merubahnya jika perlu (klik journal yang ingin diubah, kemudian klik Edit) atau ingin menambah journal yang baru (klik Create).
Berikut adalah beberapa informasi yang perlu diisi ketika membuat journal:
Gambar 2.6 Tab Journal Entries
Gambar 2.7 Tab Advanced Settings
Accounting → Configuration → Bank Account
Menu ini digunakan untuk konfigurasi Currency, Payment Method Type dan Bank Feeds dari sebuah bank account. Menu ini juga dapat digunakan untuk membuat Bank Account tanpa harus melalui menu Add a Bank Account, tapi tidak dapat terkoneksi langsung oleh bank tersebut.
Payment Method Type adalah konfigurasi metode pembayaran yang telah ditetapkan perusahaan (baik untuk incoming maupun outgoing payment) dan Bank Feeds adalah konfigurasi mengenai kapan bank statement akan di-post dan bagaimana bank statement akan didapatkan (manual, import – Khusus BCA atau sinkronisasi otomatis). Untuk Product, pilihan yang tersedia hanyalah Undefined Yet.
Gambar 2.9 Bank Account
Jika fitur Customer Invoice diaktifkan, maka akun bank tersebut akan dapat terkoneksi dengan contact customer. Anda juga dapat menuliskan keterangan yang akan ditampilkan ketika pencetakan invoice pada field Bank Account (paling bawah). Pada menu contact customer, pastikan Anda mengisi nama bank yang akan dimunculkan pada invoice customer tersebut pada tab Invoicing, field Company’s Bank Account for Receiving Payment.
Accounting → Configuration → Payment Acquirers
Menu ini berisi beberapa metode pembayaran yang disediakan oleh sistem dan juga Anda dapat membuat metode pembayaran yang baru sesuai dengan preferensi perusahaan Anda. Semakin banyak pilihan metode pembayaran dapat memberikan kemudahan kepada pelanggan untuk membayar tagihan mereka.
Klik Create untuk membuat metode pembayaran baru dan pastikan berada dalam kondisi Enable agar pelanggan dapat menggunakan metode pembayaran tersebut.
Gambar 2.10 Payment Acquirers
Accounting → Configuration → Currencies
Menu ini digunakan untuk membuat atau update kurs mata uang asing apabila opsi untuk konfigurasi secara manual dip ilih. Sebelum membuat atau update kurs, pastikan terlebih dahulu mata uang yang digunakan berada dalam kondisi aktif. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat atau mengupdate nilai kurs:
i. Klik mata uang asing yang ingin di-update
ii. Klik icon Rates
Gambar 2.11 Currencies
iii. Klik Create untuk membuat kurs yang baru, kemudian masukkan tanggal dan kursnya.
iv. Klik item yang ingin diedit apabila ingin mengubah atau merevisi kurs yang telah diinput.
Accounting → Configuration → Chart of Accounts
Menu ini digunakan untuk membuat atau mengedit Chart of Accounts.
Klik Create untuk membuat Chart of Accounts dan klik ke salah satu Chart of Accounts jika ingin mengedit. Berikut adalah beberapa informasi yang terdapat di dalam Chart of Accounts:
Gambar 2.12 Chart of Accounts
Accounting → Configuration → Journal Groups
Menu ini berfungsi untuk membuat grup dari beberapa jurnal yang telah dibentuk sebelumnya. Klik Create untuk membentuk grup jurnal yang baru atau apabila ingin edit grup yang sudah dibuat dapat dengan mudah klik grup jurnal yang bersangkutan. Excluded Journals diisi apabila ada yang journal tertentu yang tidak masuk kedalam grouping journal tersebut.
Gambar 2.13 Journal Groups
Accounting → Configuration → Reconciliation Models
Rekonsiliasi akan dilakukan setelah bank statement/laporan bank telah diimpor. Untuk memudahkan proses rekonsiliasi kita dapat mengkonfigurasikan Reconciliation Models ini. Berikut adalah beberapa informasi atau field yang harus diisi dalam pembuatan reconciliation models:
i. Name: Nama dari model rekonsiliasi.
ii. Type:
iii. Condition on Bank Statement Line: Konfigurasi berbagai kondisi yang sesuai dengan model rekonsiliasi yang dibuat. Field Journal dapat diisi jika reconciliation model tersebut hanya untuk jurnal spesifik.
iv. Counterpart Values: Nilai-nilai yang akan diaplikasikan ke dalam model rekonsiliasi.
Gambar 2.14 Reconciliation Models
Accounting → Configuration → Asset Types
Menu ini berfungsi untuk mengklasifikasikan kategori atau tipe aset tetap yang dimiliki oleh perusahaan. Seluruh aset tetap tersebut dapat berupa peralatan, gedung kantor, atau tanah yang ditujukan untuk penggunaan operasi perusahaan dan memiliki masa manfaat lebih dari satu tahun.
Setelah memilih menu asset types, klik button ‘Create’, berikut adalah informasi yang perlu dilengkapi pada menu asset types:
Gambar 2.15 Asset Types
Asset Type: Informasi yang perlu dimuat merupakan nama tipe aset tetap yang akan didaftarkan (e.g Laptop).
Pada bagian Journal Entries, terdapat beberapa informasi atau field yang harus diisi sebagai berikut :
Jurnal yang terbentuk untuk pencatatan depresiasi adalah sebagai berikut :
(Dr) Depreciation Expense
(Cr) Accumulated depreciation
Pada bagian Depreciation Method, terdapat beberapa informasi atau field yang harus diisi sebagai berikut :
Accounting → Configuration → Deferred Revenue Models
Menu ini berfungsi untuk otomatisasi perhitungan dan pengakuan revenue terkait Deferred Revenue yang akan diakui di setiap periode. Ketika Deferred Revenue Models telah dibuat dan dipasangkan dengan akun yang bersangkutan, maka draft jurnal pengakuan revenue akan terbentuk setelah transaksi yang berkaitan dengan deferred revenue terjadi (data di Accounting > Accounting > Assets otomatis terbentuk).
Gambar 2.16 Deferred Revenue Models
Accounting → Configuration → Deferred Expense Models
Menu ini berfungsi untuk otomatisasi perhitungan dan pengakuan beban dari Deferred Expense yang akan diakui di setiap periode. Ketika Deferred Expense Models telah dibuat dan dipasangkan dengan akun yang bersangkutan, maka draft jurnal pengakuan beban akan terbentuk setelah transaksi prepayments terjadi (data di Accounting > Accounting > Deferred Expenses otomatis terbentuk).
Gambar 2.17 Deferred Expense Models
Gambar 2.18 Deferred Expense Account
Menu ini digunakan untuk mengatur laporan keuangan yang sudah tersedia. Laporan yang dibuat atau diatur akan muncul pada menu reporting.
Gambar 2.19 Financial Reports Configuration
Gambar 2.20 Current Liability
Berikut adalah contoh laporan yang terbuat:
Gambar 2.21 Balance Sheet
Accounting → Configuration → Analytic Account
Analytic Account digunakan untuk menganalisa pendapatan dan biaya dari sebuah perusahaan dengan cara menganalisa efisiensi kinerja dari sebuah project yang dilaksanakan. Analytic Account juga dapat digunakan untuk menganalisa dan mengontrol budget dari sebuah project. Berikut adalah contoh penggunaan Analytic Account untuk menganalisa kinerja dari sebuah project.
Gambar 2.22 Create Analytic Account
Gambar 2.23 Analytic Account – Customer Invoice
Gambar 2.24 Draft Bill – Tab Invoice Users
Gambar 2.25 Draft Bill – Tab Journal Items
Gambar 2.26 Profit and Loss
Accounting → Configuration → Analytic Tags
Analytic Tags digunakan apabila ada kebutuhan untuk menganalisa revenue dan expense dari suatu project secara lebih detail dengan mendistribusikan sebuah revenue atau expense ke beberapa analytic account.
Berikut adalah contoh penggunaan sebuah analytic tags (Consulting) yang didistribusikan ke 2 analytic account (Project RRP dan Project ABC):
Gambar 2.27 Create Analytic Tag
Gambar 2.28 Pengeluaran biaya untuk Analytic Tag
Accounting → Configuration → Analytic Account Group
Menu ini digunakan untuk membuat grup dari Analytic Account apabila perusahaan ingin mengelompokkan Analytic Account yang dibuat.
Gambar 2.29 Create Analytic Account
Ketika Analytic Account Group telah dibuat dan di-assign ke Analytic Account terkait, maka Analytic Report yang akan muncul sebagai berikut:
Gambar 2.30 Analytic Report
Terimakasih telah membaca. Semoga Odoo guide modul Accounting ini dapat membantu Anda.
Jika Anda tertarik menerapkan Odoo atau melakukan kustomisasi, silahkan tanyakan atau konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda dengan konsultan Odoo Indonesia.
There are four key factors in digital transformation success. This chapter will talk about the technology side of digital transformation.
The more your company uses technology, and the smaller your company is, the more likely you will succeed in digital transformation.
There are many benefits from successfully implementing digital transformation. We’ve summarized into 5 categories.
You will learn about the problems Indonesian businesses face, business growth stages, management factors, and how digital transformation can help
Ultimate ERP Implementation guide for SMEs. What is ERP and How to choose the right Vendor ERP for your company?
8 Tata cara merger perusahaan yang perlu diperhatikan. Perbedaan mendasar antara Merger dan Acquisition ialah merger adalah penggabungan yang dilakukan dengan cara meleburkan dan menggabungkan aktivitas operasional mereka ke dalam satu entitas tunggal.