Chapter 4: Role of ERP in Digital Transformation
June 8, 2022
There are four key factors in digital transformation success. This chapter will talk about the technology side of digital transformation.
Odoo Guide: Inventory
Apa itu Modul Odoo Inventory?
Odoo Inventory adalah modul inventaris dan sistem manajemen gudang (warehouse) dengan aplikasi barcode scanner yang canggih.
Pelajari cara mengelola lead times, mengotomatiskan replenishments, dan mengonfigurasi rute lanjutan seperti drop-shipping, cross-docks, dan lain sebagainya.
Odoo Inventory guide ini cocok bagi anda yang ingin:
- Mengetahui bagaimana cara implementasi odoo Inventory
- Memahami setiap menu pada modul Inventory
- Belajar mengoptimalkan penggunaan aplikasi inventory untuk bisnis anda
1. User Access
Pada modul Inventory, terdapat 2 tipe user access yaitu User dan Administrator. User Access tipe User biasanya digunakan oleh staff gudang untuk melakukan pemindahan produk. Sedangkan user access tipe Administrator digunakan oleh manajer gudang untuk memantau seluruh perpindahan produk serta menganalisa laporan pembelian.
List perbedaan antara User dan Administrator:
Tambahan akses right berikut dapat diakses melalui menu General Settings > User yang perlu disetting untuk masing-masing user sesuai kebutuhan:
Tabel 1.1 List Perbedaan User dan Administrator
2. Pembuatan serta Pengaturan Kategori Produk
Untuk pembuatan dan pengaturan kategori produk baru agar perhitungan barang dan jurnal terbentuk secara otomatis. Terdapat hal yang perlu diatur pada modul:
Inventory → Configuration → Product Categories
Klik Create untuk membuat kategori produk yang baru. Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:
- Costing Method: Metode harga pokok pesanan terdapat 3 macam yaitu Standard Costing (Harga pembelian produk tetap sama), Average Cost (metode rata-rata) dan First in First Out (metode pertama masuk dan pertama keluar).
- Inventory Valuation: Penilaian persediaan dapat dilakukan dengan Automated (otomatis) atau Manual.
- Price Different Account: Akun untuk mencatat jika ada selisih perbedaan harga (jika belum ada bisa dibuat).
- Income Account: Akun penjualan untuk mencatat penjualan barang dari kategori produk ketika invoice customer divalidasi.
- Expense Account: Akun harga pokok penjualan untuk mencatat COGS barang yang terjual dari kategori produk ketika invoice customer divalidasi.
- Stock Input Account: Akun yang mencatat hutang belum tertagih ketika terjadi penerimaan produk.
- Stock Output Account: Akun yang mencatat pengeluaran barang yang keluar
- Stock Valuation: Akun untuk persediaan barang.
- Stock Journal: Pilih sesuai dengan journal yang telah di setting.
Kemudian klik Save untuk menyimpan pengaturan kategori produk.
Gambar 2.1 Product Category
3. Lot/Serial Number
Untuk mengaktifkan Lot/Serial Number, Anda harus melakukan pengaturan pada modul:
Inventory → Configuration → Settings → Traceability → Checklist Lot/Serial Numbers
Agar Produk dapat di-track dengan Lot/Serial Number maka Anda harus mengaktifkan Tracking By Lot melalui modul:
Inventory → Master Data → Products → Inventory → Traceability →Checklist By Lot
Gambar 3.1 Traceability
A. Pembuatan Lot/Serial Number
Pembuatan Lot/Serial Numbers terdapat 2 macam yaitu:
A.1 Pembuatan lot/Serial Number satu per satu.
Anda dapat membuat Lot/Serial Number dengan mengakses pada modul:
Inventory → Master Data → Lot/Serial Numbers → Create
Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:
- Lots/Serial Number: Isi dengan nomor yang diinginkan
- Product: Pilih produk yang diinginkan, produk yang dapat dipilih adalah produk yang traceabilitynya sudah di-set dengan memilih By Lot. (Anda dapat mengatur Traceability pada menu Master Data > Products > pilih produk yang ingin diatur Traceability-nya > Inventory > Tab Traceability > By Lot)
- Internal Reference: Referensi internal untuk kode lot number
- Company: pilih company jika merupakan multi company
Tab Dates (tanggal), Anda cukup mengisi salah satu saja dari:
- Best Before Date: Nomor lot sebaiknya berakhir sebelum tanggal berapa.
- End of Life Date: Tanggal berakhirnya nomor lot
- Removal Date: Tanggal penghapusan nomor lot.
- Alert Date: Tanggal untuk diadakannya peringatan.
Kemudian klik Save untuk menyimpan Lot/Serial Numbers yang telah dibuat.
Gambar 3.2 Simpan Lots/ Serian Numbers
A.2. Generate Lot/Serial Number (Membuat Lot/Serial Numbers sekaligus).
Apabila Anda memiliki banyak produk dan belum terdapat Lot untuk produk tersebut maka Anda dapat melakukan generate Lot/Serial Number yaitu membuat banyak Lot/Serial Number sekaligus tanpa membuatnya satu persatu. Anda dapat melakukan Generate Lot/Serial Number dengan mengaksesnya pada modul:
Inventory → Master Data → Lots/Serial Numbers → CREATE MULTIPLE LOT
Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:
- Product: Nama produk yang akan diberi nomor Lot.
- Number of Lots: Jumlah nomor Lot yang ingin dibuat.
Kemudian klik Generate Lot untuk membuat nomor Lot.
Gambar 3.3 Generate Lot
Kemudian Anda dapat melihat List dari nomor Lot yang telah Anda buat.
Gambar 3.4 List Lot
B. Cara Memasukan Lot/Serial Number ke dalam Produk
Terdapat 2 cara untuk memasukkan Lot/Serial Number ke dalam produk yaitu melalui Purchase Order dan melalui Inventory Adjustment.
B.1 Melalui ,Purchase Order
Anda dapat memasukkan Lot/Serial Number melalui Purchase Order apabila Anda hendak membeli produk tersebut. Caranya adalah pada saat Anda membuat Purchase Order kemudian Anda hendak menerima produk di gudang maka Anda dapat klik titik 3 di sebelah kanan Unit of Measure.
Gambar 3.5 Klik Unit of Measure
Kemudian Isi kolom berikut ini:
- To: Tempat dimana produk akan diterima.
- Lot/Serial Number: Nomor Lot untuk produk. (Nomor Lot yang baru bukan dari Generate Multiple Lot)
- Done: Jumlah produk yang diberi nomor Lot dan yang telah dikirim oleh Supplier.
Kemudian klik Confirm untuk mengkonfirmasi penerimaan produk. Serta klik Validate untuk validasi penerimaan produk.
Gambar 3.6 Confirm penerimaan produk
B.2 Melalui Inventory Adjustment
Anda dapat memasukkan nomor Lot melalui Inventory Adjustment apabila produk tersebut sudah terdapat di gudang namun Anda belum memasukkan nomor Lot untuk produk tersebut. Anda dapat mengaksesnya pada modul:
Inventory → Operations → Inventory Adjustment → Create
Terdapat List yang perlu diisi antara lain:
- Inventory Reference: Referensi produk.
- Locations: Lokasi produk.
- Products: Nama produk.
- Accounting Dates: Tanggal pencatatan jurnal perubahan jumlah produk.
- Counted Quantities: Jumlah produk yang baru.
Klik Start Inventory untuk menghitung jumlah produk yang tercatat pada akuntansi.
Gambar 3.7 Start Inventory
Kemudian langkah selanjutnya yaitu:
- Isi kolom Counted dengan jumlah 0 atau sisakan jumlah produk yang tidak ingin menggunakan nomor lot.
- Kemudian klik Create dan masukkan jumlah produk yang ingin menggunakan nomor Lot pada kolom Counted.
- Isi kolom Lot/Serial Number dengan nomor Lot yang telah dibuat.
Klik Validate Inventory untuk validasi perhitungan jumlah produk. Serta klik Confirm untuk konfirmasi jurnal perubahan jumlah produk.
Gambar 3.8 Validate Inventory
4. Pembuatan Gudang (Warehouses)
Gudang digunakan untuk menyimpan produk yang akan dijual. Untuk pengaturan gudang anda dapat mengaksesnya pada modul:
Inventory → Configuration → Settings → Warehouse
Pengaturan untuk gudang terdiri dari:
- Checklist Storage Locations untuk melacak lokasi produk yang terdapat di gudang.
- Checklist Multi-step Routes untuk menggunakan rute sendiri.
- Checklist Multi Warehouses agar dapat mengatur banyak gudang.
Untuk membuat data gudang (Warehouses) Anda dapat mengaksesnya pada modul:
Inventory → Configuration → Warehouses → Create
Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:
- Warehouse: Nama dari gudang.
- Short Name: Nama pendek dari gudang.
- Company: Nama perusahaan akan terisi secara otomatis.
- Address: Alamat perusahaan akan terisi secara otomatis.
- Incoming Shipment: Pengiriman produk masuk ke gudang terdapat 3 macam yaitu:
- Receive goods Directly (1 step): Produk akan langsung dikirimkan ke gudang stok.
- Receive goods in input and then stock (2 steps): Produk pertama kali akan dibongkar di gudang input kemudian akan dikirim ke gudang stok.
- Receive goods in input then quality then stocks (3 steps): Produk akan dibongkar di gudang input untuk di cek kualitasnya. kemudian setelah diperiksa kualitasnya, produk akan dikirimkan ke gudang stok.
- Outgoing Shipment: Pengiriman produk keluar dari gudang terdapat 3 macam yaitu:
- Deliver goods directly (1 step): Produk akan langsung dikirimkan dari gudang stok.
- Send goods in output and and then deliver (2 steps): Produk akan dipindahkan ke gudang output kemudian baru dikirimkan keluar ke tempat tujuan.
- Pack goods, send goods in output and then deliver (3 steps): Produk akan dikemas kemudian dikirimkan ke gudang output dan baru dikirimkan keluar ke tempat tujuan.
- Checklist Buy to Resupply agar mengaktifkan pembelian untuk memasok ulang.
- Checklist Resupply Sobcontractors untuk memasok subkon.
- Checklist Manufacture To Resupply agar memperbolehkan melakukan manufaktor untuk memasok ulang.
- Checklist Resupply From untuk memperbolehkan memaso dari gudang yang lain.
Kemudian klik Save untuk menyimpan daftar gudang yang telah dibuat.
Gambar 4.1 Pembuatan Gudang (Warehouse)
5. Pembuatan Lokasi
Lokasi merupakan ruang khusus dalam gudang Anda. Ini dapat dianggap sebagai sublokasi gudang Anda yaitu sebagai rak, lorong, dll. Anda dapat mengonfigurasi lokasi sebanyak yang Anda butuhkan dalam satu gudang. Pembuatan data lokasi dapat diakses pada modul:
Inventory → Configuration → Locations → Create
Terdapat field yang perlu dilengkapi yaitu:
- Location Name: Nama dari lokasi
- Parent Location: Nama dari lokasi induk.
- Location Type: Tipe lokasi.
- Company: nama perusahaan akan terisi secara otomatis.
- Checklist Is a Scrap Location apabila lokasi merupakan tempat produk gagal.
- Checklist Is a Return Location apabila merupakan lokasi pengembalian produk.
- Removal Strategy: Strategi pemindahan biasanya dalam operasi pengambilan untuk memilih produk terbaik guna mengoptimalkan jarak bagi pekerja, untuk tujuan kendali mutu atau karena alasan kadaluwarsa produk. Terdapat 3 macam yaitu FIFO (First In First Out), FEFO (First Expiry First Out) dan LIFO (Last In First Out).
Kemudian klik Save untuk menyimpan data lokasi.
Gambar 5.1 Pembuatan Lokasi
6. Pembuatan Aturan (Rules)
Aturan akan ditentukan pada rute yang telah dibuat. Pembuatan aturan dapat diakses pada modul:
Inventory → Configuration → Rules → Create
Terdapat field yang perlu dilengkapi yaitu:
- Name: Nama dari aturan yang dibuat.
- Action: Nama dari tindakan yang akan dilakukan. Terdapat 5 macam yaitu:
- Pull From: Aturan ini dipicu oleh kebutuhan produk di lokasi stok tertentu. Kebutuhan tersebut dapat berasal dari pesanan penjualan yang telah divalidasi atau untuk pesanan produksi yang membutuhkan komponen tertentu. Saat kebutuhan muncul di lokasi sumber maka terdapat pilihan untuk memenuhi kebutuhan ini.
- Push To: Aturan ini dipicu oleh kedatangan beberapa produk di lokasi sumber yang ditentukan. Jika Anda memindahkan produk ke lokasi sumber maka terdapat pilihan untuk memindahkan produk tersebut ke lokasi tujuan.
- Push & Pull: Ini memungkinkan untuk menghasilkan hasil dalam dua situasi berbeda yang dijelaskan di atas. Artinya ketika produk dibutuhkan di suatu lokasi tertentu, maka dilakukan transfer dari lokasi sebelumnya untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Kemudian, kebutuhan dibuat di lokasi sebelumnya dan aturan dipicu untuk memenuhinya. Setelah kebutuhan kedua terpenuhi, produk didorong ke lokasi pertama dan semua kebutuhan terpenuhi.
- Buy: Ketika produk dibutuhkan di lokasi sumber maka Quotation dibuat untuk memenuhi kebutuhan.
- Manufacture: Ketika produk dibutuhkan di lokasi sumber, maka dibuatlah pesanan manufaktur untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
- Operation Type: Tipe operasi yang dilakukan.
- Source Location: Nama dari lokasi sumber.
- Destination Location: Nama dari lokasi tujuan.
- Supply Method: Metode memasok produk. Terdapat 3 macam yaitu:
- Take From Stock: Produk akan diambil dari stok yang ada. Ini untuk Delivery Order apabila Delivery Order sudah divalidasi maka transaksi selesai.
- Trigger Another Rule: Apabila transaksi selesai maka akan memicu operasi lain. Maka Resupply Delivery Order dan Delivery Order akan terbuat serta Receipt baru dapat divalidasi ketika Delivery Order sudah divalidasi.
- Take From Stock, if unavailable, Trigger Another Rule: Apabila stok habis maka akan memicu Request for Purchase Quotation.
- Route: Nama dari rute.
- Company: Nama dari perusahaan.
- Partner Address: Nama dari alamat partner.
- Delay: Jumlah hari penundaan.
- Checklist Alert if Delay apabila ingin memasukkan pemberitahuan jika terjadi penundaan.
- Checklist Propagate Scheduling apabila penjadwalan ulang akan dilanjutkan ke langkah selanjutnya
- Reschedule if Higher Than: Maksimal hari akan dilakukannya penjadwalan ulang.
Kemudian klik Save untuk menyimpan aturan yang telah dibuat.
Gambar 6.1 Pembuatan Aturan
7. Pembuatan Rute (Routes)
Rute merupakan kumpulan aturan pengadaan produk. Rute dapat diakses pada modul:
Inventory → Configuration → Routes → Create
Terdapat field yang perlu dilengkapi yaitu:
- Route: Nama dari rute yang dibuat.
- Company: Nama dari perusahaan.
- Applicable On:
- Checklist Product Categories apabila rute berlaku untuk kategori produk.
- Checklist Products apabila rute berlaku untuk produk
- Checklist Warehouses apabila rute berlaku untuk gudang.
- Checklist Sales Order Lines apabila rute berlaku untuk jalur Sales Order.
- Klik Add a line pada tab Rules untuk menambahkan aturan.
Klik Save untuk menyimpan rute yang telah dibuat.
Gambar 7.1 Pembuatan Rute
8. Pembuatan Tipe Operasi (Operation Types)
Tipe operasi dapat dibuat dengan mengaksesnya pada modul:
Inventory → Configuration → Operation Types → Create
Terdapat beberapa field yang perlu dilengkapi yaitu:
- Operation Type: Nama dari tipe operasi.
- Code: Kode singkat yang menggambarkan tipe operasi.
- Warehouse: Nama gudang yang akan menggunakan operasi tipe ini.
- Type of Operation: Tipe dari operasi.
- Company: Nama perusahaan yang akan terisi secara otomatis.
- Operation Type for Returns: Tipe operasi untuk pengembalian.
- Checklist Show Detailed Operations untuk menampilkan operasi secara terperinci.
- Checklist Pre-fill Detailed Operations jika jalur pengambilan akan mewakili operasi stok yang terperinci. jika tidak, jalur pengambilan akan mewakili agregat dari operasi persediaan yang terperinci.
- Checklist Create New Lots/Serial Numbers apabila menggunakan nomor lot atau serial yang baru.
- Checklist Use Existing Lots/Serial Numbers apabila menggunakan nomor lot/serial yang telah ada.
- Checklist Move Entire Packages apabila memperbolehkan memindahkan seluruh produk.
- Default Source Location: ini adalah lokasi default saat Anda membuat pengambilan secara manual dengan jenis operasi ini. Namun mungkin untuk mengubahnya atau bahwa rute tersebut menempatkan lokasi lain. jika kosong akan memeriksa lokasi pemasok pada mitra.
- Default Destination Location: ini adalah lokasi tujuan default saat Anda membuat pengambilan secara manual dengan jenis operasi ini. Namun mungkin untuk mengubahnya atau bahwa rute tersebut menempatkan lokasi lain. jika kosong, itu akan memeriksa lokasi pelanggan pada mitra.
- Checklist Use Barcode? Apabila operasi menggunakan barcode.
Klik Save untuk menyimpan tipe operasi.
Gambar 8.1 Pembuatan Tipe Operasi
9. Pembuatan Aturan Putaway
Putaway adalah proses mengeluarkan produk dari pengiriman penerima dan langsung menempatkannya di lokasi yang paling tepat. Aturan Putaway dapat diakses pada modul:
Inventory → Configuration → Putaway Rules
Terdapat field yang perlu dilengkapi:
- Product: Nama dari produk yang akan ditempatkan.
- Product Category: Kategori produk akan terisi secara otomatis ketika memilih suatu produk.
- When Product Arrives in: Lokasi ketika produk sampai.
- Store to: Lokasi terperinci produk akan ditempatkan.
- Company: Nama perusahaan akan terisi secara otomatis.
Klik Save untuk menyimpan aturan Putaway.
Gambar 9.1 Pembuatan Aturan Putaway
10. Pembuatan Atribut Produk
Atribut produk dapat dibuat dengan mengaksesnya pada modul:
Inventory → Configuration → Attributes → Create
Terdapat field yang perlu dilengkapi yaitu antara lain:
- Attribute Name: Nama dari atribut.
- Display Type: Cara penampilan atribut. Terdapat 3 macam yaitu:
- Radio: Hanya dapat memilih 1 attribute.
- Select: Merupakan tick box.
- Color: Display berbentuk pilihan warna.
- Pilih salah satu dari tiga tipe Variants Creation Mode:
- Instantly: Variasi produk akan ditambahkan otomatis setelah Anda menambahkan atribut & value variasi produk
- Dynamically: Variasi produk akan ditambahkan setelah produk tersebut ditambahkan di sales order
- Never: Variasi produk tidak akan ditambahkan ke data product variants
- Klik Add a Line pada tab Value untuk menambahkan jenis dari atribut.
- Checklist Is a Custom Value untuk menyembunyikan value tersebut dari pilihan variasi.
Kemudian klik Save untuk menyimpan atribut yang telah dibuat.
Gambar 10.1 Pembuatan Atribut Produk
11. Pembuatan Product
Agar Anda dapat membeli dan menjual produk maka Anda harus membuatnya terlebih dahulu pada modul:
Inventory → Master Data → Products → Create
Gambar 11.1 Create Product
Anda dapat melengkapi informasi produk selengkap mungkin, antara lain sebagai berikut:
A. General Information
a. Product Name
b. Jenis produk. Terdapat 4 jenis produk di Sistem, yaitu:
- Can be Sold: opsi ini akan muncul apabila Anda memiliki modul Sales. Anda dapat mencentang opsi ini apabila barang yang Anda buat adalah barang yang dapat dijual (komersial)
- Can be Purchased: opsi ini akan muncul apabila Anda memiliki modul Purchase. Centang opsi ini apabila barang yang Anda buat adalah barang yang dapat dibeli kepada pihak lain (Vendor), tanpa proses manufaktur
- Can be Expensed: opsi ini akan muncul apabila Anda memiliki modul Expense. Opsi ini berguna untuk membuat barang yang dapat diklaim sebagai expense oleh employee (contoh: parkir, tiket travel, akomodasi, dll)
- Is Product Pack: opsi ini dapat Anda centang apabila Anda menghendaki promo bundling untuk produk tersebut. Setelah Anda mencentang opsi ini, akan ada 1 tab tambahan yaitu ‘Product Pack’ untuk memilih produk bundling produk tersebut.
c. Product Type. Terdapat 3 jenis product type yang dapat Anda pilih, yaitu:
- Storable Product: Anda dapat memilih opsi storable product untuk produk yang ingin Anda simpan di sistem Inventory Anda. Anda akan melacak stok untuk produk ini dan mengetahui berapa banyak unit yang tersedia (stock on-hand) dan berapa forecasted quantity nya.
- Consumable: jika Anda ingin melakukan penerimaan produk di Inventory tetapi tidak perlu melacak stoknya pada sistem, Anda dapat memilih tipe produk consumable.
- Service: apabila Anda ingin menambahkan jasa pada daftar produk Anda, atau Anda tidak menginginkan proses penerimaan pada Inventory, Anda dapat memilih opsi tipe produk Service ini.
d. Product Category. Isi product category yang sesuai untuk produk ini.
e.Internal Reference: Isi kolom ini apabila Anda memiliki kode pada setiap kode, kode ini juga akan memudahkan Anda saat melakukan pencarian barang.
f. Barcode: Apabila Anda menggunakan modul barcode, Anda dapat mengatur nomor barcode pada kolom ini.
g. Sales Price: Harga jual dasar yang berlaku untuk produk. Harga ini juga yang akan menjadi acuan saat Anda mengatur pricelist.
h. Customer Tax: Pilih customer tax pada kolom ini untuk memunculkan tax rate secara otomatis pada line produk saat penjualan. Pilihan customer tax akan muncul sesuai yang telah diatur pada modul Accounting.
i. Cost: Kolom ini akan ter-update otomatis saat terjadi pembelian produk apabila Anda memilih metode AVCO/FIFO. Untuk metode costing ‘Standard Price’, Anda dapat klik tombol ‘Update’ untuk mengisi cost yang Anda kehendaki untuk produk tersebut.
j. Company: isi kolom ini apabila Anda menggunakan/mengaktifkan fitur multi-company. Anda dapat mengatur produk tertentu dijual oleh perusahaan tertentu pada kolom ini.
k. Unit of Measure: Atur default UoM/satuan produk tersebut pada kolom ini. Namun, masih memungkinkan bagi Anda untuk menjual produk dengan multi-UoM selama masih dalam kategori yang sama.
l. Purchase Unit of Measure: Atur default Purchase UoM/satuan produk tersebut pada kolom ini. Namun, masih memungkinkan bagi Anda untuk membeli produk dengan multi-UoM selama masih dalam kategori yang sama.
m. Internal Notes: Tambahkan catatan tambahan untuk produk ini pada kolom ‘Internal Notes’.
B. Variants
Tab Variants akan muncul apabila Anda mengaktifkan opsi product variants pada menu konfigurasi. Anda dapat mengatur variasi (attribute) dan jenis variasi (values) pada tab ini.
Gambar 11.2 Variants
C. Sales
Pada tab ini, Anda dapat mengatur metode invoicing dan juga deskripsi tambahan produk yang akan ditampilkan pada kolom Description order line. Ada 2 pilihan invoicing untuk kegiatan sales, yaitu berdasarkan ordered quantities dan delivered quantities.
Gambar 11.3 Tab Sales
Gambar 11.4 Tab Order Lines
D. Purchase
Ada beberapa hal yang dapat Anda atur pada tab Purchase, yaitu vendor, vendor bills policy (berdasarkan ordered quantities atau received quantities), tax, dan juga deskripsi produk saat melakukan pembelian. Selain itu, apabila Anda mengaktifkan formula reordering rules dan juga purchase agreements, Anda dapat memilih opsi untuk membuat draft PO/membuat tender baru apabila produk mencapai jumlah minimum.
Gambar 11.5 Tab Purchase
E. Inventory
Pada tab Inventory Anda dapat mengatur hal berikut:
- Mengatur routes yang spesifik untuk produk tertentu
- Menentukan customer lead time, yaitu waktu yang dibutuhkan untuk barang sampai ke customer sejak sales order dikonfirmasi
- HS Code, yaitu kode standarisasi internasional apabila Anda melakukan ekspor (international shipping and goods declaration)
- Responsible person untuk kegiatan logistik produk terkait
- Traceability, dimana terdapat 3 pilihan yaitu menggunakan Lot, Serial Number, atau tanpa tracking
- Deskripsi tambahan saat pengiriman atau penerimaan barang
Gambar 11.6 Tab Inventory
F. Accounting
Jika diperlukan, Anda dapat mengatur akun jurnal receivables (income) dan payables (expense dan price difference) pada tab ini.
Gambar 11.7 Tab Accounting
G. Configure Variants
Pada fitur ini, Anda dapat menambahkan konfigurasi tambahan untuk variasi produk Anda.
Gambar 11.8 Configure Variants
- Tambahkan harga tambahan untuk variasi produk ini pada kolom Value Price Extra
- Anda juga dapat mengatur agar konfigurasi harga ini tidak berlaku atau tidak tersedia untuk atribut/value tertentu.
Gambar 11.9 Configure a Product
12. Pembuatan Product Packagings
Beberapa produk dapat dipak menjadi satu kesatuan. Produk dapat dipak dengan mengaksesnya pada modul:
Inventory → Configuration → Product Packagings
Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:
- Packagings: Nama dari jenis pak produk.
- Product: Nama produk yang akan dipak.
- Contained Quantity: Jumlah produk yang akan dijadikan menjadi 1 pak.
- Barcode: Barcode dari Product Packagings
- Company: Nama perusahaan.
Kemudian klik Save untuk menyimpan Product Packaging yang telah dibuat.
Gambar 12.1 Pembuatan Product Packagings
13. Pembuatan Kategori Satuan Ukur dan Satuan Ukur
A. Kategori Satuan Ukur
Jika Anda memiliki banyak SKU dengan satuan yang berbeda-beda. Anda dapat mengatur kategori satuan yang Anda butuhkan pada modul:
Inventory → Configuration → UoM Categories → Create
Kemudian isi kategori dari UoM. Kemudian klik Save untuk menyimpan kategori UoM yang telah dibuat.
Gambar 13.1 Kategory Satuan Ukur
B. Satuan Ukur
Setelah Anda mengatur kategori UoM, selanjutnya Anda dapat membuat satuannya melalui modul:
Inventory → Configuration → UoM → Create
Terdapat field yang perlu dilengkapi yaitu:
- Isi nama satuan/Unit of Measure
- Isi kategori UoM
- Pilih tipe UoM
- Reference Unit of Measure: satuan senilai dengan kategori (contoh: pcs dan unit)
- Bigger than Reference Unit of Measure: satuan lebih besar dari kategori
- Smaller than Reference Unit of Measure: satuan lebih kecil dari kategori
- Jika satuan yang Anda buat lebih besar atau lebih kecil dari kategori, maka Anda dapat mengatur perbandingan rasionya pada kolom Ratio.
- Anda dapat mengaktifkan dan tidak mengaktifkan satuan dengan centang pada kolom Active.
- Secara default, rounding precision yang diatur adalah 0.01, namun Anda dapat menyesuaikan sesuai kebutuhan Anda.
Klik Save untuk menyimpan UoM yang telah dibuat.
Gambar 13.2 Simpan UOM
14. Pembuatan Metode Pengiriman
Jika Anda mengaktifkan menu ini, Anda dapat memasukkan metode pengiriman produk pada kegiatan sales order, baik jenis maupun biayanya. Selain itu, Anda dapat mengintegrasikannya dengan jasa ekspedisi (penambahan modul). Berikut adalah cara untuk menambahkan shipping methods:
Inventory → Configuration → Shipping Methods → Create
Terdapat beberapa field yang perlu diisi yaitu:
- Name: Nama dari metode pengiriman
- Checklist Active apabila metode pengiriman diaktifkan
- Provider: Biaya dari perhitungan dapat menggunakan 2 cara yaitu Fixed Price (Harga tetap) dan Rules (aturan).
- Margin on Rate: Persentase yang akan ditambahkan pada biaya pengiriman.
- Checklist Free if order amount is above apabila memperbolehkan pengiriman gratis jika order melebihi batas harga tertentu. Apabila Anda Checklist maka harus memasukkan batas nominal pada field Amount.
- Delivery Product: Jurnal untuk mencatat biaya pengiriman.
- Company: Nama perusahaan.
- Website: Website dari pengiriman.
Kemudian klik Save untuk menyimpan metode pengiriman yang telah dibuat.
Gambar 14.1 Pembuatan Metode Pengiriman
15. Pembuatan Delivery Packages
Delivery Packages digunakan untuk mengatur kemasan atau box yang Anda gunakan saat mengirim barang. Selain dari menu ini, Anda juga dapat membuat kemasan secara langsung pada saat proses delivery order (button ‘put in pack’). Delivery Packages dapat diatur pada modul:
Inventory → Configuration → Delivery Packages → Create
Terdapat field yang perlu dilengkapi yaitu antara lain:
- Isi nama box atau kemasan
- Pilih carrier jika Anda terintegrasi dengan ekspedisi tertentu
- Lengkapi dimensi kemasan dan juga bobot maksimum kemasan (dalam kg)
- Tambahkan barcode (jika ada)
- Tambahkan kode kemasan atau box
Klik Save untuk menyimpan Delivery Packages yang telah dibuat.
Gambar 15.1 Pembuatan Delivery Packages
16. Pengaturan Landed Cost
Landed Cost merupakan biaya tambahan pada produk seperti biaya pengiriman, asuransi, bea cukai dan lain-lain. Anda dapat memasukkan biaya tambahan ini pada biaya produk dengan mengaktifkannya terlebih dahulu pada modul:
Inventory → Configuration → Settings → Valuation → Checklist Landed Cost
Pada field Default Journal, Anda dapat menentukan akun jurnal secara default di mana Landed Cost akan tercatat.
Kemudian, pastikan pengaturan Product Categories (Anda dapat membuat kategori produk yang baru khusus untuk Landed Cost).
di mana Landed Cost akan ditempatkan menggunakan:
- Costing Method: First In First Out (FIFO) atau Average Cost (AVCO).
- Inventory Valuation: Automated.
- Price Different Account: Akun untuk mencatat jika ada selisih perbedaan harga (jika belum ada bisa dibuat).
- Expense Account: Akun harga pokok penjualan untuk mencatat COGS Landed Cost yang terjual dari kategori produk ketika invoice customer divalidasi.
- Stock Input Account: Akun yang mencatat hutang belum tertagih ketika terjadi penerimaan produk.
- Stock Output Account: Akun yang mencatat pengeluaran barang yang keluar
- Stock Valuation: Akun untuk persediaan Landed Cost.
- Stock Journal: Pilih sesuai dengan journal yang telah di setting.
Gambar 16.1 Inventory Valuation
Setelah itu, Anda diharuskan membuat produk Landed Cost untuk dapat dikategorikan sebagai service pada menu:
Inventory → Master Data → Product → Create
Terdapat field yang perlu dilengkapi yaitu:
- Product Name: Nama dari produk Landed Cost (Contoh: Transport).
- Product Type: Tipe produk (Pilih Service).
- Product Category: Kategori produk (Pilih kategori produk yang telah dilakukan pengaturan sebelumnya).
- Pada tab Purchase, checklist Landed Cost untuk mengaktifkannya.
Klik Save untuk menyimpan produk Landed Cost.
Gambar 16.2 Products Landed Cost
Terdapat 2 cara dalam memasukkan Landed Cost ke dalam biaya produk:
A. Melalui Purchase Order
Ketika Anda membeli produk dengan membuat Purchase Order dan telah menerima produk. Catat judul dokumen ketika Receive Product.
Gambar 16.3 Catat Judul Dokumen
Anda akan membuat bill dan tambahkan produk Landed Cost yang telah dibuat pada Bill Purchase Quotation. Selanjutnya klik Post > Create Landed Cost.
Gambar 16.4 Klik Post – Create Landed Cost
Isi judul dokumen yang telah Anda catat ketika terima barang pada kolom Transfers. Kemudian, pilih metode pembagian produk (Split Method) dari 4 pilihan berikut:
- Equal: Biaya akan dibagi rata sesuai dengan baris.
- By Quantity: Biaya akan dibagi berdasarkan kuantitas produk.
- By Current Cost: Biaya akan dibagi berdasarkan biaya produk saat ini.
- Weight: Biaya akan dibagi berdasarkan berat.
- Volume: Biaya akan dibagi berdasarkan volume produk.
Gambar 16.5 Split Method
Kemudian klik Validate untuk validasi pembebanan Landed Cost pada produk dan Anda dapat klik tab Valuation Adjustment untuk melihat pembagian Landed Cost pada produk.
Gambar 16.6 Tab Valuation Adjustment
Landed Cost = Additional Landed Cost Produk : Jumlah unit yang tersisa dari transfer atau PO yang berkaitanB. Tanpa Melalui Purchase Order
Anda juga dapat membuat Landed Cost tanpa melalui Purchase Order yaitu dengan mengaksesnya pada menu:
Inventory → Operations → Landed Cost → Create
Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:
- Date: Tanggal dokumen pembuatan Landed Cost.
- Transfers: Judul dokumen ketika produk diterima.
- Journals: Jurnal Landed Cost ditempatkan.
- Vendor Bill: Bill pembelian produk dari supplier.
Kemudian masukkan produk Landed Cost pada tab Additional Costs:
- Product: Nama produk Landed Cost yang sudah didaftarkan pada list produk.
- Split Method: Metode pembagian produk yang terdiri dari 4 macam.
- Cost: Biaya Landed Cost.
Klik Save untuk menyimpan dokumen Landed Cost.
Gambar 16.7 Save Dokumen Landed Cost
Pada tab Valuation Adjustment, Anda dapat melihat valuasi produk dengan total biaya yang baru:
Gambar 16.8 Tab Valuation Adjustment
17. Pengaturan Reordering Rules
A. Pembuatan Reordering Rules
Ketika produk Anda mencapai titik minimum maka Anda perlu melakukan pemesanan kembali ke Supplier. Apabila stok produk Anda telah mencapai 0 maka akan merugikan perusahaan Anda jika terjadi pemesanan produk oleh customer. Hal ini tentunya dapat Anda antisipasi dengan membuat Reordering Rules (aturan pemesanan ulang). Pembuatan Reordering Rules dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu:
A.1 Modul Sales
Anda dapat membuat Reordering Rules melalui modul Sales dengan mengaksesnya pada:
Inventory → Products → Products → Pilih Produk → Reordering Rules
Gambar 17.1 Reordering Rules
A.2 Modul Inventory
Anda dapat membuat Reordering Rules melalui modul Inventory dengan mengaksesnya pada:
Inventory → Master Data → Reordering Rules → Create
Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:
- Product: Pilih produk yang ingin Anda buat aturan pemesanan kembali.
- Minimum Quantity: Kuantitas minimum yang akan memicu aturan pemesanan kembali. Artinya, jika stok katalog akan berada di bawah jumlah minimum, maka aturan pemesanan kembali akan diberlakukan.
- Maximum Quantity: Kuantitas maksimum di mana aturan pemesanan kembali akan dipicu.
- Quantity Multiple: Kelipatan kuantitas mengacu pada kuantitas yang merupakan kelipatan dari kuantitas yang diperoleh. Pada dasarnya ini menghasilkan pesanan pengadaan kelipatan kuantitas.
- Warehouse: Gudang produk yang akan diberlakukan pemesanan ulang.
- Location: Lokasi produk yang akan diberlakukan pemesanan ulang.
- Company: Nama perusahaan produk ditempatkan.
- Lead Time: Ini membantu untuk mempersiapkan tanggal pengiriman produk yang dijadwalkan.
Kemudian klik Save untuk menyimpan aturan pemesanan kembali.
Gambar 17.2 Modul Inventory
B. Melakukan Reordering Rules
Untuk melakukan Reordering Rules secara manual maka Anda dapat mengaksesnya pada modul:
Inventory → Operations → Run Schedulers → Run Schedulers
Gambar 17.3 Run Scheduler
Setelah meng-klik Run Scheduler maka RFQ (Request For Quotation) akan terbentuk secara otomatis.
Gambar 17.4 Request for Quotation
18. Inventory Adjustment
Inventory Adjustment digunakan untuk mencocokkan jumlah stok barang yang tersedia di gudang dengan yang ada pada sistem. Dengan melakukan Inventory Adjustment, perusahaan dapat mengetahui apakah terjadi kehilangan barang atau tidak. Inventory Adjustment dapat diakses pada menu:
Inventory → Operations → Inventory Adjustment → Create
Terdapat field yang perlu diisi antara lain:
- Inventory Reference: Nama Inventory Adjustment yang diinginkan.
- Location: Lokasi dilakukannya Inventory Adjustment (Jika dibiarkan kosong maka akan menampilkan seluruh lokasi).
- Product: Nama produk yang ingin dicocokkan dengan sistem (jika dibiarkan kosong maka akan menampilkan semua produk).
- Accounting Date: Tanggal pembentukan jurnal untuk Inventory Adjustment.
- Company: Jika perusahaan merupakan multi company maka isi company yang diinginkan
- Counted Quantities :
- Default to stock on hand: Sistem akan menampilkan produk dengan jumlah yang ada pada sistem
- Default to zero: Sistem tidak akan menampilkan jumlah produk yang terdapat pada sistem atau equal to zero.
Gambar 18.1 Isi Field Inventory
Berikut merupakan tampilan ketika membuat Inventory Adjustment:
Gambar 18.2 Inventory Adjustment
Penjelasan untuk setiap kolom yang tersedia:
- Product: Nama produk yang tersedia di setiap lokasi.
- Location: Lokasi tersedianya produk tersebut.
- Lot/Serial Number: Nomor yang dikaitkan untuk produk tertentu.
- Package: Produk yang dipak.
- On Hand: Jumlah produk yang terdaftar pada sistem pada waktu tersebut.
- Jika ingin mengubah jumlah produk pada sistem, Anda bisa mengisi pada kolom ‘Counted’
- Difference: Selisih antara kolom On Hand dengan Counted
Untuk menambahkan produk yang ingin dihitung, klik ‘Create’ pilih produk yang diinginkan dan tentukan lokasi serta Lot Number (jika menggunakan lot number). Setelah selesai mencocokkan barang klik ‘Validate Inventory’. Inventory Adjustment dapat dilakukan oleh user akses User dan Administrator. Namun, setelah melakukan inventory adjustment maka yang dapat melakukan validasi atas penyesuaian produk hanyalah user akses Administrator.
19. Penerimaan Barang
A. Penerimaan Barang (Receive Goods in 1 Step)
1. Pada saat PO dikonfirmasi, muncul informasi penerimaan yang perlu diproses. Klik tombol “xx To Process”.
Gambar 19.1 Informasi Penerimaan
2. Pilih PO yang ingin diproses penerimaannya, maka akan muncul tampilan berikut:
Gambar 19.2 Tampilah Setelah Pilih PO
3. Anda dapat mengisi jumlah barang yang diterima pada kolom “Done” langsung secara manual ataupun dengan barcode. Berikut adalah tampilan untuk penerimaan barang dengan barcode:
Gambar 19.3 Tampilan penerimaan dengan barcode
Produk dan jumlahnya akan otomatis terisi saat Anda melakukan scan barcode (sesuai konfigurasi yang Anda pilih di operation type).
4. Anda juga dapat melakukan penerimaan barang secara parsial. Isi jumlah produk yang Anda terima, kemudian klik “save” dan “validate”. Setelah itu, produk pada stok Anda akan otomatis bertambah. Namun, apabila Anda menerima barang secara parsial, maka akan muncul dialog box untuk mengkonfirmasi apakah Anda menunggu sisa barang atau tidak:
Gambar 19.4 Create Backorder
Pilih opsi “create backorder” apabila Anda masih akan menerima sisa barang di kemudian hari. Sistem akan otomatis membuat dokumen penerimaan untuk sisa barang yang belum Anda terima.
B. Penerimaan Barang (Receive Goods in 2 Step)
Pada penerimaan barang dalam 2 tahap, memungkinkan Anda untuk melakukan penerimaan barang pada lokasi input/quality control (atau lokasi sementara lainnya) sebelum diterima di lokasi stok.
1. Setelah melakukan penerimaan tahap 1 (poin A), maka Anda akan melakukan penerimaan tahap 2 pada operasi internal transfer.
Gambar 19.5 Internal Transfers
2. Pilih dokumen terkait sesuai dengan PO Anda.
Gambar 19.6 Pilih dokumen sesuai PO
3. Anda dapat mengisi jumlah barang yang diterima pada kolom “Done” langsung secara manual ataupun dengan barcode.
4. Isi jumlah produk yang Anda terima, kemudian klik “save” dan “validate”. Anda juga dapat melakukan penerimaan barang secara parsial dengan memilih opsi “create backorder”.
20. Internal Transfer
Anda dapat melakukan transfer produk antar lokasi atau antar gudang. Transfer produk terdiri dari 3 macam antara lain:
A. Transfer
Transfer dapat ditemukan pada modul:
Inventory → Operations → Transfers
Klik Create untuk melakukan transfer. Terdapat field yang perlu dilengkapi untuk membuat dokumen transfer antara lain:
- Contact: Orang yang melakukan transfer tersebut
- Operation Type: Jenis operasi apa yang dilakukan
- Source Location: Pilih sumber lokasi barang yang diinginkan
- Destination Location: Pilih tujuan lokasi barang yang ingin dipindahkan
- Scheduled Date: Tanggal pemindahan barang
- Source Document: Sumber dokumen (jika ada)
- Pada tab Operations, Anda dapat menambahkan barang yang ingin Anda pindahkan dengan meng klik ‘Add a line’ lalu mengisi produk yang diinginkan, lalu mengisi angka yang ingin dipindahkan pada kolom ‘Demand’.
Klik Save untuk menyimpan dokumen transfer kemudian klik Mark as To Do untuk melakukan perpindahan produk. Setelah itu, Klik Check Availability untuk memeriksa apakah barang yang ingin dipindahkan tersedia, bila tersedia maka kolom reserved akan bertambah sesuai dengan stock yang ada. Setelah itu klik tombol Validate untuk menyelesaikan perpindahan barang.
Gambar 20.1 Transfer
B. Batch Transfer
Apabila dalam menjalankan operasi sehari-hari di gudang, Anda sering melakukannya sekaligus untuk beberapa dokumen transfer (internal/pengiriman/penerimaan), opsi Batch Transfer dapat Anda gunakan. Anda dapat mengaksesnya pada modul:
Inventory → Operations → Batch Transfers → Create
Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:
- Responsible: Orang yang bertanggung jawab atas transfer tersebut.
- Company: Pilih perusahaan yang diinginkan (bila multi company).
- Add a line: Anda dapat memilih dokumen transfer yang telah dibuat untuk dijadikan satu batch.
Klik Confirm untuk konfirmasi batch transfer kemudian klik Done apabila proses batch transfer sudah selesai dilakukan.
Gambar 20.2 Batch Transfer
C. Immediate Transfer
Perbedaaan Immediate transfer dengan transfer biasa adalah tidak memiliki kolom reserved, sehingga barang yang diinginkan dapat langsung ditransfer. Untuk mengakses menu ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini pada menu overview:
Gambar 20.3 Immediate Transfer
Untuk mengisi jumlah barang, Anda dapat mengklik garis tiga pada samping produk dan mengisi jumlah pada kolom “Done”. Setelah Anda mengisi field dan barang yang ingin dipindahkan, Anda dapat langsung klik Validate untuk menyelesaikan pemindahan barang.
Gambar 20.4 Validate
21. Pengiriman Barang
A. Pengiriman Barang ke Customer (Delivery Goods in 1 step)
1. Pada saat SO dikonfirmasi, muncul informasi pengiriman yang perlu diproses. Klik tombol ‘xx To Process’
Gambar 21.1 Tampilan Informasi Pengiriman
2. Pilih SO yang ingin diproses pengirimannya, maka akan muncul tampilan berikut:
Gambar 21.2 Tampilan setelah pilih SO
3. Print ‘picking operations’ untuk mempersiapkan barang yang perlu Anda kirim berikut dengan ‘Delivery Slip’ untuk pesanan tersebut:
Gambar 21.3 Print ‘Picking Operations’
4. Setelah customer Anda menerima produk, Anda dapat mengisi kolom ‘Done’ secara manual maupun melalui barcode scan:
Gambar 21.4 Manual Entry Data
Produk dan jumlahnya akan otomatis terisi saat Anda melakukan scan barcode (sesuai konfigurasi yang Anda pilih di operation type).
5. Anda juga dapat melakukan pengiriman barang secara parsial. Isi jumlah produk yang Anda kirim, kemudian klik ‘save’ dan ‘validate’. Setelah itu, produk pada stok Anda akan otomatis berkurang. Namun, apabila Anda mengirim barang secara parsial, maka akan muncul dialog box untuk mengkonfirmasi apakah Anda akan mengirim sisa barang atau tidak:
Gambar 21.5 Create Backorder
Pilih opsi “create backorder” apabila Anda masih akan mengirim sisa barang di kemudian hari. Sistem akan otomatis membuat dokumen pengiriman untuk sisa barang yang belum Anda kirim.
B. Pengiriman Barang ke Customer (Delivery Goods in 2 steps)
Pada pengiriman barang dalam 2 tahap, memungkinkan Anda untuk melakukan proses picking/persiapan barang pada lokasi sementara sebelum dikirim (output atau lokasi sementara lainnya) sebelum diterima di lokasi customer.
1. Setelah SO di konfirmasi, akan terbentuk 2 dokumen yaitu picking dan DO. Dokumen picking adalah perpindahan barang dari lokasi stok ke output yang dapat Anda lakukan pada operasi Pick.
Gambar 21.6 Pick
2. Pilih SO yang ingin diproses pengirimannya, dan Anda dapat mencetak dokumen picking barang.
3. Anda dapat mengisi kolom ‘Done’ secara manual maupun melalui barcode scan
4. Anda dapat mengisi jumlah barang yang diterima pada kolom “Done” langsung secara manual ataupun dengan barcode.
5. Isi jumlah produk yang Anda proses, kemudian klik “save” dan “validate”. Anda juga dapat melakukan pengiriman barang secara parsial dengan memilih opsi “create backorder”.
6. Proses dokumen kedua yaitu dokumen DO (poin A).
22. Pengembalian Stok (Return Stock)
Untuk pengembalian produk yang dokumen pemindahan produknya sudah di-validate, Anda dapat mengklik tombol Return pada dokumen terkait.
Gambar 22.1 Return
Masukkan jumlah produk yang ingin dikembalikan pada kolom ‘Quantity’ lalu pilih ‘Return Location’ jika terdapat lebih dari 1 lokasi. Setelah selesai Anda dapat klik Return dan produk tersebut akan bertambah pada lokasi tujuan.
Gambar 22.2 Isi Jumlah Product pada Kolom Quantity
Terimakasih telah membaca dan semoga panduan ini dapat membantu anda ketika implementasi odoo.
Bagi anda yang ingin bertanya lebih lanjut atau melakukan demo gratis, dapat hubungi dan kunjungi halaman Odoo Impact First.
More Articles
You might also be interested in these articles
Chapter 3: 4 Key Factors in Digital Transformation Success
May 11, 2022
The more your company uses technology, and the smaller your company is, the more likely you will succeed in digital transformation.
Chapter 2: 5 Benefits of Digital Transformation
June 8, 2022
There are many benefits from successfully implementing digital transformation. We’ve summarized into 5 categories.
Chapter 1: What is Digital Transformation
June 8, 2022
You will learn about the problems Indonesian businesses face, business growth stages, management factors, and how digital transformation can help
Ultimate ERP implementation guide for smes
March 8, 2022
Ultimate ERP Implementation guide for SMEs. What is ERP and How to choose the right Vendor ERP for your company?
8 Tata Cara Merger Perusahaan
May 11, 2022
8 Tata cara merger perusahaan yang perlu diperhatikan. Perbedaan mendasar antara Merger dan Acquisition ialah merger adalah penggabungan yang dilakukan dengan cara meleburkan dan menggabungkan aktivitas operasional mereka ke dalam satu entitas tunggal.