
Chapter 4: Role of ERP in Digital Transformation
There are four key factors in digital transformation success. This chapter will talk about the technology side of digital transformation.
Odoo Inventory adalah modul inventaris dan sistem manajemen gudang (warehouse) dengan aplikasi barcode scanner yang canggih.
Pelajari cara mengelola lead times, mengotomatiskan replenishments, dan mengonfigurasi rute lanjutan seperti drop-shipping, cross-docks, dan lain sebagainya.
Odoo Inventory guide ini cocok bagi anda yang ingin:
Pada modul Inventory, terdapat 2 tipe user access yaitu User dan Administrator. User Access tipe User biasanya digunakan oleh staff gudang untuk melakukan pemindahan produk. Sedangkan user access tipe Administrator digunakan oleh manajer gudang untuk memantau seluruh perpindahan produk serta menganalisa laporan pembelian.
List perbedaan antara User dan Administrator:
Tambahan akses right berikut dapat diakses melalui menu General Settings > User yang perlu disetting untuk masing-masing user sesuai kebutuhan:
Tabel 1.1 List Perbedaan User dan Administrator
Untuk pembuatan dan pengaturan kategori produk baru agar perhitungan barang dan jurnal terbentuk secara otomatis. Terdapat hal yang perlu diatur pada modul:
Inventory → Configuration → Product Categories
Klik Create untuk membuat kategori produk yang baru. Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:
Kemudian klik Save untuk menyimpan pengaturan kategori produk.
Gambar 2.1 Product Category
Untuk mengaktifkan Lot/Serial Number, Anda harus melakukan pengaturan pada modul:
Inventory → Configuration → Settings → Traceability → Checklist Lot/Serial Numbers
Agar Produk dapat di-track dengan Lot/Serial Number maka Anda harus mengaktifkan Tracking By Lot melalui modul:
Inventory → Master Data → Products → Inventory → Traceability →Checklist By Lot
Gambar 3.1 Traceability
Pembuatan Lot/Serial Numbers terdapat 2 macam yaitu:
Anda dapat membuat Lot/Serial Number dengan mengakses pada modul:
Inventory → Master Data → Lot/Serial Numbers → Create
Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:
Tab Dates (tanggal), Anda cukup mengisi salah satu saja dari:
Kemudian klik Save untuk menyimpan Lot/Serial Numbers yang telah dibuat.
Gambar 3.2 Simpan Lots/ Serian Numbers
Apabila Anda memiliki banyak produk dan belum terdapat Lot untuk produk tersebut maka Anda dapat melakukan generate Lot/Serial Number yaitu membuat banyak Lot/Serial Number sekaligus tanpa membuatnya satu persatu. Anda dapat melakukan Generate Lot/Serial Number dengan mengaksesnya pada modul:
Inventory → Master Data → Lots/Serial Numbers → CREATE MULTIPLE LOT
Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:
Kemudian klik Generate Lot untuk membuat nomor Lot.
Gambar 3.3 Generate Lot
Kemudian Anda dapat melihat List dari nomor Lot yang telah Anda buat.
Gambar 3.4 List Lot
Terdapat 2 cara untuk memasukkan Lot/Serial Number ke dalam produk yaitu melalui Purchase Order dan melalui Inventory Adjustment.
Anda dapat memasukkan Lot/Serial Number melalui Purchase Order apabila Anda hendak membeli produk tersebut. Caranya adalah pada saat Anda membuat Purchase Order kemudian Anda hendak menerima produk di gudang maka Anda dapat klik titik 3 di sebelah kanan Unit of Measure.
Gambar 3.5 Klik Unit of Measure
Kemudian Isi kolom berikut ini:
Kemudian klik Confirm untuk mengkonfirmasi penerimaan produk. Serta klik Validate untuk validasi penerimaan produk.
Gambar 3.6 Confirm penerimaan produk
Anda dapat memasukkan nomor Lot melalui Inventory Adjustment apabila produk tersebut sudah terdapat di gudang namun Anda belum memasukkan nomor Lot untuk produk tersebut. Anda dapat mengaksesnya pada modul:
Inventory → Operations → Inventory Adjustment → Create
Terdapat List yang perlu diisi antara lain:
Klik Start Inventory untuk menghitung jumlah produk yang tercatat pada akuntansi.
Gambar 3.7 Start Inventory
Kemudian langkah selanjutnya yaitu:
Klik Validate Inventory untuk validasi perhitungan jumlah produk. Serta klik Confirm untuk konfirmasi jurnal perubahan jumlah produk.
Gambar 3.8 Validate Inventory
Gudang digunakan untuk menyimpan produk yang akan dijual. Untuk pengaturan gudang anda dapat mengaksesnya pada modul:
Inventory → Configuration → Settings → Warehouse
Pengaturan untuk gudang terdiri dari:
Untuk membuat data gudang (Warehouses) Anda dapat mengaksesnya pada modul:
Inventory → Configuration → Warehouses → Create
Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:
Kemudian klik Save untuk menyimpan daftar gudang yang telah dibuat.
Gambar 4.1 Pembuatan Gudang (Warehouse)
Lokasi merupakan ruang khusus dalam gudang Anda. Ini dapat dianggap sebagai sublokasi gudang Anda yaitu sebagai rak, lorong, dll. Anda dapat mengonfigurasi lokasi sebanyak yang Anda butuhkan dalam satu gudang. Pembuatan data lokasi dapat diakses pada modul:
Inventory → Configuration → Locations → Create
Terdapat field yang perlu dilengkapi yaitu:
Kemudian klik Save untuk menyimpan data lokasi.
Gambar 5.1 Pembuatan Lokasi
Aturan akan ditentukan pada rute yang telah dibuat. Pembuatan aturan dapat diakses pada modul:
Inventory → Configuration → Rules → Create
Terdapat field yang perlu dilengkapi yaitu:
Kemudian klik Save untuk menyimpan aturan yang telah dibuat.
Gambar 6.1 Pembuatan Aturan
Rute merupakan kumpulan aturan pengadaan produk. Rute dapat diakses pada modul:
Inventory → Configuration → Routes → Create
Terdapat field yang perlu dilengkapi yaitu:
Klik Save untuk menyimpan rute yang telah dibuat.
Gambar 7.1 Pembuatan Rute
Tipe operasi dapat dibuat dengan mengaksesnya pada modul:
Inventory → Configuration → Operation Types → Create
Terdapat beberapa field yang perlu dilengkapi yaitu:
Klik Save untuk menyimpan tipe operasi.
Gambar 8.1 Pembuatan Tipe Operasi
Putaway adalah proses mengeluarkan produk dari pengiriman penerima dan langsung menempatkannya di lokasi yang paling tepat. Aturan Putaway dapat diakses pada modul:
Inventory → Configuration → Putaway Rules
Terdapat field yang perlu dilengkapi:
Klik Save untuk menyimpan aturan Putaway.
Gambar 9.1 Pembuatan Aturan Putaway
Atribut produk dapat dibuat dengan mengaksesnya pada modul:
Inventory → Configuration → Attributes → Create
Terdapat field yang perlu dilengkapi yaitu antara lain:
Kemudian klik Save untuk menyimpan atribut yang telah dibuat.
Gambar 10.1 Pembuatan Atribut Produk
a. Product Name
b. Jenis produk. Terdapat 4 jenis produk di Sistem, yaitu:
c. Product Type. Terdapat 3 jenis product type yang dapat Anda pilih, yaitu:
d. Product Category. Isi product category yang sesuai untuk produk ini.
e.Internal Reference: Isi kolom ini apabila Anda memiliki kode pada setiap kode, kode ini juga akan memudahkan Anda saat melakukan pencarian barang.
f. Barcode: Apabila Anda menggunakan modul barcode, Anda dapat mengatur nomor barcode pada kolom ini.
g. Sales Price: Harga jual dasar yang berlaku untuk produk. Harga ini juga yang akan menjadi acuan saat Anda mengatur pricelist.
h. Customer Tax: Pilih customer tax pada kolom ini untuk memunculkan tax rate secara otomatis pada line produk saat penjualan. Pilihan customer tax akan muncul sesuai yang telah diatur pada modul Accounting.
i. Cost: Kolom ini akan ter-update otomatis saat terjadi pembelian produk apabila Anda memilih metode AVCO/FIFO. Untuk metode costing ‘Standard Price’, Anda dapat klik tombol ‘Update’ untuk mengisi cost yang Anda kehendaki untuk produk tersebut.
j. Company: isi kolom ini apabila Anda menggunakan/mengaktifkan fitur multi-company. Anda dapat mengatur produk tertentu dijual oleh perusahaan tertentu pada kolom ini.
k. Unit of Measure: Atur default UoM/satuan produk tersebut pada kolom ini. Namun, masih memungkinkan bagi Anda untuk menjual produk dengan multi-UoM selama masih dalam kategori yang sama.
l. Purchase Unit of Measure: Atur default Purchase UoM/satuan produk tersebut pada kolom ini. Namun, masih memungkinkan bagi Anda untuk membeli produk dengan multi-UoM selama masih dalam kategori yang sama.
m. Internal Notes: Tambahkan catatan tambahan untuk produk ini pada kolom ‘Internal Notes’.
Ada beberapa hal yang dapat Anda atur pada tab Purchase, yaitu vendor, vendor bills policy (berdasarkan ordered quantities atau received quantities), tax, dan juga deskripsi produk saat melakukan pembelian. Selain itu, apabila Anda mengaktifkan formula reordering rules dan juga purchase agreements, Anda dapat memilih opsi untuk membuat draft PO/membuat tender baru apabila produk mencapai jumlah minimum.
Gambar 11.5 Tab Purchase
Pada tab Inventory Anda dapat mengatur hal berikut:
Gambar 11.6 Tab Inventory
Pada fitur ini, Anda dapat menambahkan konfigurasi tambahan untuk variasi produk Anda.
Gambar 11.8 Configure Variants
Gambar 11.9 Configure a Product
Beberapa produk dapat dipak menjadi satu kesatuan. Produk dapat dipak dengan mengaksesnya pada modul:
Inventory → Configuration → Product Packagings
Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:
Kemudian klik Save untuk menyimpan Product Packaging yang telah dibuat.
Gambar 12.1 Pembuatan Product Packagings
Jika Anda memiliki banyak SKU dengan satuan yang berbeda-beda. Anda dapat mengatur kategori satuan yang Anda butuhkan pada modul:
Inventory → Configuration → UoM Categories → Create
Kemudian isi kategori dari UoM. Kemudian klik Save untuk menyimpan kategori UoM yang telah dibuat.
Gambar 13.1 Kategory Satuan Ukur
Setelah Anda mengatur kategori UoM, selanjutnya Anda dapat membuat satuannya melalui modul:
Inventory → Configuration → UoM → Create
Terdapat field yang perlu dilengkapi yaitu:
Klik Save untuk menyimpan UoM yang telah dibuat.
Gambar 13.2 Simpan UOM
Jika Anda mengaktifkan menu ini, Anda dapat memasukkan metode pengiriman produk pada kegiatan sales order, baik jenis maupun biayanya. Selain itu, Anda dapat mengintegrasikannya dengan jasa ekspedisi (penambahan modul). Berikut adalah cara untuk menambahkan shipping methods:
Inventory → Configuration → Shipping Methods → Create
Terdapat beberapa field yang perlu diisi yaitu:
Kemudian klik Save untuk menyimpan metode pengiriman yang telah dibuat.
Gambar 14.1 Pembuatan Metode Pengiriman
Delivery Packages digunakan untuk mengatur kemasan atau box yang Anda gunakan saat mengirim barang. Selain dari menu ini, Anda juga dapat membuat kemasan secara langsung pada saat proses delivery order (button ‘put in pack’). Delivery Packages dapat diatur pada modul:
Inventory → Configuration → Delivery Packages → Create
Terdapat field yang perlu dilengkapi yaitu antara lain:
Klik Save untuk menyimpan Delivery Packages yang telah dibuat.
Gambar 15.1 Pembuatan Delivery Packages
Landed Cost merupakan biaya tambahan pada produk seperti biaya pengiriman, asuransi, bea cukai dan lain-lain. Anda dapat memasukkan biaya tambahan ini pada biaya produk dengan mengaktifkannya terlebih dahulu pada modul:
Inventory → Configuration → Settings → Valuation → Checklist Landed Cost
Pada field Default Journal, Anda dapat menentukan akun jurnal secara default di mana Landed Cost akan tercatat.
Kemudian, pastikan pengaturan Product Categories (Anda dapat membuat kategori produk yang baru khusus untuk Landed Cost).
di mana Landed Cost akan ditempatkan menggunakan:
Gambar 16.1 Inventory Valuation
Setelah itu, Anda diharuskan membuat produk Landed Cost untuk dapat dikategorikan sebagai service pada menu:
Inventory → Master Data → Product → Create
Terdapat field yang perlu dilengkapi yaitu:
Klik Save untuk menyimpan produk Landed Cost.
Gambar 16.2 Products Landed Cost
Terdapat 2 cara dalam memasukkan Landed Cost ke dalam biaya produk:
Ketika Anda membeli produk dengan membuat Purchase Order dan telah menerima produk. Catat judul dokumen ketika Receive Product.
Gambar 16.3 Catat Judul Dokumen
Anda akan membuat bill dan tambahkan produk Landed Cost yang telah dibuat pada Bill Purchase Quotation. Selanjutnya klik Post > Create Landed Cost.
Gambar 16.4 Klik Post – Create Landed Cost
Isi judul dokumen yang telah Anda catat ketika terima barang pada kolom Transfers. Kemudian, pilih metode pembagian produk (Split Method) dari 4 pilihan berikut:
Gambar 16.5 Split Method
Kemudian klik Validate untuk validasi pembebanan Landed Cost pada produk dan Anda dapat klik tab Valuation Adjustment untuk melihat pembagian Landed Cost pada produk.
Gambar 16.6 Tab Valuation Adjustment
Landed Cost = Additional Landed Cost Produk : Jumlah unit yang tersisa dari transfer atau PO yang berkaitan
Anda juga dapat membuat Landed Cost tanpa melalui Purchase Order yaitu dengan mengaksesnya pada menu:
Inventory → Operations → Landed Cost → Create
Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:
Kemudian masukkan produk Landed Cost pada tab Additional Costs:
Klik Save untuk menyimpan dokumen Landed Cost.
Gambar 16.7 Save Dokumen Landed Cost
Pada tab Valuation Adjustment, Anda dapat melihat valuasi produk dengan total biaya yang baru:
Gambar 16.8 Tab Valuation Adjustment
Ketika produk Anda mencapai titik minimum maka Anda perlu melakukan pemesanan kembali ke Supplier. Apabila stok produk Anda telah mencapai 0 maka akan merugikan perusahaan Anda jika terjadi pemesanan produk oleh customer. Hal ini tentunya dapat Anda antisipasi dengan membuat Reordering Rules (aturan pemesanan ulang). Pembuatan Reordering Rules dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu:
Anda dapat membuat Reordering Rules melalui modul Inventory dengan mengaksesnya pada:
Inventory → Master Data → Reordering Rules → Create
Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:
Kemudian klik Save untuk menyimpan aturan pemesanan kembali.
Gambar 17.2 Modul Inventory
Inventory Adjustment digunakan untuk mencocokkan jumlah stok barang yang tersedia di gudang dengan yang ada pada sistem. Dengan melakukan Inventory Adjustment, perusahaan dapat mengetahui apakah terjadi kehilangan barang atau tidak. Inventory Adjustment dapat diakses pada menu:
Inventory → Operations → Inventory Adjustment → Create
Terdapat field yang perlu diisi antara lain:
Gambar 18.1 Isi Field Inventory
Berikut merupakan tampilan ketika membuat Inventory Adjustment:
Gambar 18.2 Inventory Adjustment
Penjelasan untuk setiap kolom yang tersedia:
Untuk menambahkan produk yang ingin dihitung, klik ‘Create’ pilih produk yang diinginkan dan tentukan lokasi serta Lot Number (jika menggunakan lot number). Setelah selesai mencocokkan barang klik ‘Validate Inventory’. Inventory Adjustment dapat dilakukan oleh user akses User dan Administrator. Namun, setelah melakukan inventory adjustment maka yang dapat melakukan validasi atas penyesuaian produk hanyalah user akses Administrator.
1. Pada saat PO dikonfirmasi, muncul informasi penerimaan yang perlu diproses. Klik tombol “xx To Process”.
Gambar 19.1 Informasi Penerimaan
2. Pilih PO yang ingin diproses penerimaannya, maka akan muncul tampilan berikut:
Gambar 19.2 Tampilah Setelah Pilih PO
3. Anda dapat mengisi jumlah barang yang diterima pada kolom “Done” langsung secara manual ataupun dengan barcode. Berikut adalah tampilan untuk penerimaan barang dengan barcode:
Gambar 19.3 Tampilan penerimaan dengan barcode
Produk dan jumlahnya akan otomatis terisi saat Anda melakukan scan barcode (sesuai konfigurasi yang Anda pilih di operation type).
4. Anda juga dapat melakukan penerimaan barang secara parsial. Isi jumlah produk yang Anda terima, kemudian klik “save” dan “validate”. Setelah itu, produk pada stok Anda akan otomatis bertambah. Namun, apabila Anda menerima barang secara parsial, maka akan muncul dialog box untuk mengkonfirmasi apakah Anda menunggu sisa barang atau tidak:
Gambar 19.4 Create Backorder
Pilih opsi “create backorder” apabila Anda masih akan menerima sisa barang di kemudian hari. Sistem akan otomatis membuat dokumen penerimaan untuk sisa barang yang belum Anda terima.
Pada penerimaan barang dalam 2 tahap, memungkinkan Anda untuk melakukan penerimaan barang pada lokasi input/quality control (atau lokasi sementara lainnya) sebelum diterima di lokasi stok.
1. Setelah melakukan penerimaan tahap 1 (poin A), maka Anda akan melakukan penerimaan tahap 2 pada operasi internal transfer.
Gambar 19.5 Internal Transfers
2. Pilih dokumen terkait sesuai dengan PO Anda.
Gambar 19.6 Pilih dokumen sesuai PO
3. Anda dapat mengisi jumlah barang yang diterima pada kolom “Done” langsung secara manual ataupun dengan barcode.
4. Isi jumlah produk yang Anda terima, kemudian klik “save” dan “validate”. Anda juga dapat melakukan penerimaan barang secara parsial dengan memilih opsi “create backorder”.
Anda dapat melakukan transfer produk antar lokasi atau antar gudang. Transfer produk terdiri dari 3 macam antara lain:
Transfer dapat ditemukan pada modul:
Inventory → Operations → Transfers
Klik Create untuk melakukan transfer. Terdapat field yang perlu dilengkapi untuk membuat dokumen transfer antara lain:
Klik Save untuk menyimpan dokumen transfer kemudian klik Mark as To Do untuk melakukan perpindahan produk. Setelah itu, Klik Check Availability untuk memeriksa apakah barang yang ingin dipindahkan tersedia, bila tersedia maka kolom reserved akan bertambah sesuai dengan stock yang ada. Setelah itu klik tombol Validate untuk menyelesaikan perpindahan barang.
Gambar 20.1 Transfer
Apabila dalam menjalankan operasi sehari-hari di gudang, Anda sering melakukannya sekaligus untuk beberapa dokumen transfer (internal/pengiriman/penerimaan), opsi Batch Transfer dapat Anda gunakan. Anda dapat mengaksesnya pada modul:
Inventory → Operations → Batch Transfers → Create
Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:
Klik Confirm untuk konfirmasi batch transfer kemudian klik Done apabila proses batch transfer sudah selesai dilakukan.
Gambar 20.2 Batch Transfer
Perbedaaan Immediate transfer dengan transfer biasa adalah tidak memiliki kolom reserved, sehingga barang yang diinginkan dapat langsung ditransfer. Untuk mengakses menu ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini pada menu overview:
Gambar 20.3 Immediate Transfer
Untuk mengisi jumlah barang, Anda dapat mengklik garis tiga pada samping produk dan mengisi jumlah pada kolom “Done”. Setelah Anda mengisi field dan barang yang ingin dipindahkan, Anda dapat langsung klik Validate untuk menyelesaikan pemindahan barang.
Gambar 20.4 Validate
1. Pada saat SO dikonfirmasi, muncul informasi pengiriman yang perlu diproses. Klik tombol ‘xx To Process’
Gambar 21.1 Tampilan Informasi Pengiriman
2. Pilih SO yang ingin diproses pengirimannya, maka akan muncul tampilan berikut:
Gambar 21.2 Tampilan setelah pilih SO
3. Print ‘picking operations’ untuk mempersiapkan barang yang perlu Anda kirim berikut dengan ‘Delivery Slip’ untuk pesanan tersebut:
Gambar 21.3 Print ‘Picking Operations’
4. Setelah customer Anda menerima produk, Anda dapat mengisi kolom ‘Done’ secara manual maupun melalui barcode scan:
Gambar 21.4 Manual Entry Data
Produk dan jumlahnya akan otomatis terisi saat Anda melakukan scan barcode (sesuai konfigurasi yang Anda pilih di operation type).
5. Anda juga dapat melakukan pengiriman barang secara parsial. Isi jumlah produk yang Anda kirim, kemudian klik ‘save’ dan ‘validate’. Setelah itu, produk pada stok Anda akan otomatis berkurang. Namun, apabila Anda mengirim barang secara parsial, maka akan muncul dialog box untuk mengkonfirmasi apakah Anda akan mengirim sisa barang atau tidak:
Gambar 21.5 Create Backorder
Pilih opsi “create backorder” apabila Anda masih akan mengirim sisa barang di kemudian hari. Sistem akan otomatis membuat dokumen pengiriman untuk sisa barang yang belum Anda kirim.
Pada pengiriman barang dalam 2 tahap, memungkinkan Anda untuk melakukan proses picking/persiapan barang pada lokasi sementara sebelum dikirim (output atau lokasi sementara lainnya) sebelum diterima di lokasi customer.
1. Setelah SO di konfirmasi, akan terbentuk 2 dokumen yaitu picking dan DO. Dokumen picking adalah perpindahan barang dari lokasi stok ke output yang dapat Anda lakukan pada operasi Pick.
Gambar 21.6 Pick
2. Pilih SO yang ingin diproses pengirimannya, dan Anda dapat mencetak dokumen picking barang.
3. Anda dapat mengisi kolom ‘Done’ secara manual maupun melalui barcode scan
4. Anda dapat mengisi jumlah barang yang diterima pada kolom “Done” langsung secara manual ataupun dengan barcode.
5. Isi jumlah produk yang Anda proses, kemudian klik “save” dan “validate”. Anda juga dapat melakukan pengiriman barang secara parsial dengan memilih opsi “create backorder”.
6. Proses dokumen kedua yaitu dokumen DO (poin A).
Untuk pengembalian produk yang dokumen pemindahan produknya sudah di-validate, Anda dapat mengklik tombol Return pada dokumen terkait.
Gambar 22.1 Return
Masukkan jumlah produk yang ingin dikembalikan pada kolom ‘Quantity’ lalu pilih ‘Return Location’ jika terdapat lebih dari 1 lokasi. Setelah selesai Anda dapat klik Return dan produk tersebut akan bertambah pada lokasi tujuan.
Gambar 22.2 Isi Jumlah Product pada Kolom Quantity
Terimakasih telah membaca dan semoga panduan ini dapat membantu anda ketika implementasi odoo.
Bagi anda yang ingin bertanya lebih lanjut atau melakukan demo gratis, dapat hubungi dan kunjungi halaman Odoo Impact First.
There are four key factors in digital transformation success. This chapter will talk about the technology side of digital transformation.
The more your company uses technology, and the smaller your company is, the more likely you will succeed in digital transformation.
There are many benefits from successfully implementing digital transformation. We’ve summarized into 5 categories.
You will learn about the problems Indonesian businesses face, business growth stages, management factors, and how digital transformation can help
Ultimate ERP Implementation guide for SMEs. What is ERP and How to choose the right Vendor ERP for your company?
8 Tata cara merger perusahaan yang perlu diperhatikan. Perbedaan mendasar antara Merger dan Acquisition ialah merger adalah penggabungan yang dilakukan dengan cara meleburkan dan menggabungkan aktivitas operasional mereka ke dalam satu entitas tunggal.