Warning: Constant DISALLOW_FILE_EDIT already defined in /home/impactfirst.co/public_html/wp-config.php on line 94
Panduan Odoo Purchase - Impact.

Odoo Guide: Purchase

Apa itu Odoo Purchase?

Odoo Purchase membantu anda untuk mengawasi dari perjanjian pembelian (purchase agreements), quotation, dan order pembelian (purchase order).

Jika anda mencari guide ini untuk:

  • Mengetahui cara menggunakan Odoo Purchase
  • Membantu anda untuk mempelajari bagaimana cara melacak dari melacak tender pembelian (Purchase tender), Otomatisasi pengisian ulang (automate replenishments), Follow up pemesanan anda.

1. User Access

Pada modul Purchase, terdapat 2 tipe user access yaitu User dan Administrator. User Access tipe User biasanya digunakan oleh staf bagian pembelian (Purchasing Staff) untuk membeli produk. Sedangkan user access tipe Administrator digunakan oleh manajer pembelian (Purchasing Manager) untuk memantau seluruh pembelian serta menganalisa laporan pembelian.

Daftar perbedaan antara User dan Administrator, dapat dilihat pada tabel dibawah ini :

Odoo Purchase user access Odoo Purchase user access Odoo Purchase user access Odoo Purchase user access

 

Tabel 1.1 Perbedaan antara User dan Administrator

2. Import List of Vendor

Apabila Anda memiliki daftar vendor yang terdapat dengan format Excel yang (harus sesuai dengan template) maka Anda dapat langsung Import Data tanpa harus memasukkan secara manual. Anda dapat mengaksesnya di menu:

Purchase → Configuration → Vendor Pricelists → Import → Load File

Kemudian, pastikan bahwa baris yang berwarna merah terisi sesuai dengan baris diatasnya. Setelah itu, Klik Test apabila sudah terisi untuk mengetahui apakah file terdapat kesalahan.

Odoo purchase

Gambar 2.1 Import a File

Apabila tidak ada kesalahan File Excel maka klik Import untuk import data.

3. Set up Vendor Pricelist

Anda dapat mengatur harga penjualan per produk dari berbagai supplier dengan mengakses menu:

Purchase → Products → klik salah satu produk → Edit → Tab Purchase

Klik Add a Line untuk menambahkan supplier yang menyediakan produk tersebut. Terdapat beberapa kolom yang perlu dilengkapi:

  • Vendor: Pilih vendor.
  • Apabila vendor merupakan subkontraktor maka sub Subcontracted akan ter-checklist secara otomatis setelah mengklik button Save.
  • Currency: Mata uang dari vendor.
  • Quantity: kuantitas dari produk.
  • Unit of Measure: satuan dari produk.
  • Price: harga per satuan produk.

Kemudian klik Save untuk menyimpan perubahan.

Odoo purchase Set up Vendor

Gambar 3.1 Set up Vendor

4. Persetujuan Manager untuk order yang mahal

Apabila terdapat pemesanan produk untuk harga yang mahal maka pihak Purchasing dapat melewati persetujuan manager yang dapat diakses pada menu:

Purchase → Configuration → Setting

Pada Orders, checklist Purchase Order Approval dan tulis nominal minimum pembelian pada field Minimum Amount.

Odoo Purchase Checklist purchase order approval

Gambar 4.1 Checklist purchase order approval

5. Request Purchase Quotation

Purchase Quotation merupakan surat penawaran yang diberikan ke Supplier. Bagian Purchasing dapat membuat Purchase Quotation dengan mengaksesnya pada menu:

Purchase → Orders → Request for Quotation → Create

Terdapat beberapa field yang perlu Anda lengkapi yaitu:

  • Vendor: Nama vendor/supplier dari produk yang dibeli.
  • Vendor Reference: Referensi vendor (tidak wajib diisi).
  • Purchase Agreement: Perjanjian jual beli apabila ada (jika tidak ada dapat meng-klik “Create and new one”).
  • Currency: Mata uang dari produk yang dibeli (bisa mata uang selain IDR).
  • Order Date: Tanggal dibuatnya Purchase Order (terisi secara otomatis namun dapat diedit apabila terlambat membuat Purchase Order).
  • Company: Nama perusahaan yang mengajukan Purchase Order akan terisi secara otomatis.
  • Products: List produk yang akan dibeli.
Odoo purchase Request new for Quotation

Gambar 5.1 Request new for Quotation

Klik Send by Email untuk mengirim quotation via email dan klik button Send untuk mengirimkan ke Supplier. Apabila ingin melakukan order maka klik Confirm Order dan berlanjut ke tahap membuat Purchase Orders.

Odoo purchase Confirm Order

Gambar 5.2 Confirm Order

6. Membuat Purchase Order

Pada saat melakukan pembelian, hal yang pertama bagian Purchasing lakukan adalah membuat Purchase Orders. Pembuatan Purchase Orders dapat diakses pada menu:

Purchase → Orders → Purchase Orders → Tombol Create

Terdapat beberapa field yang perlu Anda lengkapi yaitu:

  • Vendor: Nama vendor/supplier dari produk yang dibeli.
  • Vendor Reference: Referensi vendor (tidak wajib diisi).
  • Purchase Agreement: Perjanjian jual beli apabila ada (jika tidak ada maka klik Create and new one).
  • Currency: Mata uang dari produk yang dibeli (bisa mata uang selain IDR)
  • Order Date: Tanggal dibuatnya Purchase Order (terisi secara otomatis namun dapat diedit apabila terlambat membuat Purchase Order).
  • Company: Nama perusahaan yang mengajukan Purchase Order akan terisi secara otomatis.
  • Products: List produk yang akan dibeli.
Odoo Purchase Membuat purchase order baru

Gambar 6.1 Membuat purchase order baru

Kemudian Anda dapat klik tab Other Information, terdapat list sebagai berikut:

  • Receipt Date: Tanggal produk diterima akan terisi secara otomatis apabila produk sudah diterima.
  • Deliver To: Lokasi penerimaan produk.
  • Incoterm: Persyaratan perdagangan yang digunakan dalam kontrak perdagangan internasional dan domestik.
  • Purchase Representatives: User yang mengajukan pesanan pembelian akan terisi secara otomatis sesuai dengan user yang log in.
  • Payment Terms: Syarat pembayaran yang ditetapkan oleh supplier kepada pembeli.
  • Fiscal Position: Status pajak supplier (PKP atau non-PKP).

Setelah semua field sudah terisi maka Anda dapat klik Confirm Order untuk konfirmasi pemesanan yang dilakukan. Apabila produk sudah diterima pihak gudang, maka bagian Inventory dapat klik Receive Product. Terdapat field yang perlu dilengkapi yaitu:

  • Analytic Account: Akun yang membantu Anda untuk analisis biaya dan pendapatan apapun kasus penggunaannya.
  • Put in Pack: Produk akan di-pack apabila ingin diinginkan.
Odoo Purchase Validasi penerimaan produk

Gambar 6.2 Validasi penerimaan produk

Setelah field terisi, bagian Inventory dapat klik Validate untuk validasi penerimaan produk. Kemudian bagian Accounting dapat membuat Bill dengan cara ke menu:

Purchase → Orders → Purchase Orders → Create Bill

Pada tab Journal Items, Pastikan bahwa jurnal pembelian yang dibuat sudah benar dan Anda dapat klik Post untuk melakukan posting jurnal.

Odoo Purchase Posting Journal

Gambar 6.3 Posting Journal

Apabila pembayaran ke pihak Supplier sudah dilakukan maka bagian Accounting dapat klik button Register Payment agar jurnal pelunasan ter-posting. Kemudian, pilih jenis pembayaran yang dilakukan pada field Journal dan pastikan nominal pembayaran di field Amount sudah terisi dengan benar.

Odoo Purchase Register Payment

Gambar 6.4 Register Payment

Setelah field sudah terisi maka klik Validate untuk validasi pelunasan ke Supplier dan transaksi telah selesai.

7. Pengembalian Produk sebelum Bill dibuat

Produk dapat dikembalikkan ke Supplier apabila mengalami cacat produk. Pengembalian produk dapat dilakukan sebelum atau setelah Bill dibuat. Anda dapat melihat status Bill pada kolom Billing Status. Apabila statusnya yaitu Waiting Bills maka bills belum dan Fully Billed berarti Bill telah dibuat. Bagian Inventory dapat mengembalikan produk dengan mengaksesnya di menu:

Purchase → Orders → Purchase Orders

A. Sebelum Bill Dibuat

Pada Purchase Orders, Anda dapat klik Receipt di sebelah kanan. Kemudian klik Return yang menyebabkan wizard muncul seperti ini:

Odoo Purchase Reverse Transfer

Gambar 7.1 Reverse Transfer

Terdapat Field yang perlu Anda lengkapi yaitu:

  • Quantity: Jumlah produk yang ingin dikembalikkan ke supplier
  • Pastikan lokasi pengembalian produk ke lokasi Vendor pada field Return Location.
  • Klik Return untuk mengembalikan produk

Kemudian, klik Validate untuk validasi pengembalian produk.

B. Setelah Bill Dibuat

Apabila Billing Status yaitu Fully Billed (Bill telah dibuat) maka bagian Accounting harus membuat Credit Note untuk membalik jurnal pelunasan ke Supplier dengan cara klik button Add Credit Note di Bill yang telah dibuat. Terdapat wizard untuk memasukan alasan perubahan bill.

Odoo Purchase Credit Note

Gambar 7.2 Credit Note

Anda juga dapat mengklasifikasikan credit note sebagai jurnal tertentu di Use Spesific Journal. Setelah klik Reverse maka draft credit note akan terbentuk. Kemudian Anda dapat klik Edit untuk memasukkan kuantitas produk yang ingin dikembalikan. Setelah kuantitas produk diubah, Anda dapat klik Post untuk melakukan posting jurnal dan jurnal yang terbentuk yaitu:

Dr/Cr Unbilled Payable

Cr/Dr Account Payable

Odoo Purchase Draft Refund

Gambar 7.3 Draft Refund

8. Pembelian Produk Menggunakan Mata Uang Asing

Apabila Anda memiliki Supplier yang berada di luar negeri dan melakukan transaksi menggunakan mata uang asing maka Anda dapat menggunakan Spot Exchange Rate. Ketika Anda melakukan pembelian produk dengan mata uang asing, Anda akan membuat Sales Order kemudian Anda akan melakukan penerimaan produk dan juga membuat Bill. Jurnal pembelian akan tercatat pada saat Anda membuat Bill.

Misalkan Anda membeli buku dengan harga $10 (Kurs $1=Rp10.000 – Anda dapat mengatur kurs terlebih dahulu pada modul Accounting:

Accounting > Menu Configuration > Currency.

Anda telah menerima produk dan membuat Bill dengan jurnal sebagai berikut:

Dr. Persediaan Rp 100.000

Cr. Hutang Usaha Rp100.000

Anda akan melakukan pembayaran dengan mata uang asing di hari yang berbeda di mana kurs telah berubah maka pada Bill yang telah dibuat, Anda dapat klik Register Payment. Selanjutnya Anda dapat mengisi:

  • Journal: Isi metode pembayaran mata uang asing.
  • Amount: Pastikan Anda membayar dengan menggunakan mata uang asing.
  • Spot Exchange Rate: Nilai tukar kurs saat ini.

Selanjutnya, Klik Validate untuk validasi pembayaran.

Odoo Purchase Validasi Pembayaran

Gambar 8.1 Validasi Pembayaran

Anda dapat melihat jurnal yang terbentuk pada modul:

Accounting → Menu Accounting → Journal Entries

Jurnal yang terbentuk sebagai berikut:

1. Dr. Hutang Usaha Rp90.000

Cr. Bank Rp90.000

2. Dr. Hutang Usaha Rp10.000

Cr. Laba/Rugi Selisih Kurs Rp10.000

Pengaturan akun COA untuk Laba/Rugi Selisih Kurs dapat diatur pada modul:

Accounting → Menu Configuration → Journals → Exchange Difference

Kemudian Isi dari field berikut ini:

  • Default Debit Account: Akun COA laba atau rugi selisih kurs yang berada di sisi debit.
  • Default Credit Account: Akun COA laba atau rugi selisih kurs yang berada di sisi kredit
Odoo Purchase Mengisi Field pada Exchange Difference

Gambar 8.2 Mengisi Field pada Exchange Difference

Terimakasih telah membaca dan semoga panduan ini dapat membantu anda.

Jika Anda tertarik menerapkan Odoo atau melakukan kustomisasi, silahkan tanyakan atau konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda dengan konsultan kami.

More Articles

You might also be interested in these articles