Chapter 4: Role of ERP in Digital Transformation
February 18, 2022
No Comments
There are four key factors in digital transformation success. This chapter will talk about the technology side of digital transformation.
Odoo Guide: sales
Apa itu Odoo Sales?
Odoo Sales adalah modul untuk menjalankan proses penjualan Anda (dari Quotation hingga sales order) dan mengirimkan serta menerbitkan invoice apa yang telah terjual.
Panduan Odoo ERP ini cocok bagi anda yang ingin:
- Mengetahui bagaimana cara implementasi odoo Sales
- Memahami setiap menu pada modul sales
- Belajar mulai dari membuat kontak customer hingga analisa performa penjualan
Dan pembahasan lengkap lainnya yang dapat dilihat pada daftar isi di samping ini.
Let’s Get Started !
1. User Access
Pada modul Sales, terdapat 3 tipe user access yaitu User: Own Documents Only, User: All Documents dan Administrator.
- User: Own Documents Only biasanya digunakan oleh tim penjualan (Sales Team) untuk menjual produk dan melihat status penjualan masing-masing.
- User: All Documents digunakan oleh kepala tim penjualan (Sales Team Leader) untuk memantau penjualan dan melihat status penjualan tim-nya. Sedangkan,
- User: Administrator digunakan oleh manajer penjualan untuk memantau seluruh penjualan serta menganalisa laporan penjualan.
List perbedaan antara User: Own Documents Only, User: All Documents dan Administrator dapat dilihat pada tabel dibawah ini:
Tabel 1.1 Aspek Orders
Tabel 1.2 To Invoice
Tabel 1.3 Aspek Produk
Tabel 1.4 Aspek Reporting
Tabel 1.5 Aspek Configuration
Tabel 1.6 Credit Limit
Tabel 1.7 Product Bundling
2. Membuat Kontak Customer
Departemen Sales dapat memasukkan kontak pelanggan untuk database pelanggan dan berguna dalam analisa laporan penjualan. Kontak Customer dapat diakses di menu:
Contacts → Create
Field yang perlu dilengkapi apabila pelanggan merupakan individual adalah sebagai berikut:
Gambar 2.1 Membuat Kontak Customer
VAT | Nomor identitas PPN |
ID PKP | Centang apabila pelanggan adalah Pengusaha Kena Pajak |
Tags | Kata kunci yang dapat membantu pencarian kontak pelanggan |
Selain itu, terdapat informasi mengenai aktivitas customer tersebut seperti angka penjualan, nominal penjualan, ataupun hutang yang belum dibayar yang dapat Anda akses pada baris informasi. Klik Save untuk menyimpan data pelanggan.
3. Mengatur Credit Limit
Credit limit merupakan jumlah maksimum kredit yang dapat diberikan oleh perusahaan kepada pelanggan tertentu.
Administrator dapat melakukan konfigurasi Credit limit melalui:
Sales → Configuration → Settings -> Credit Limit and Overdue Receivables
Gambar 3.1 Konfigurasi Credit Limit
Payment term which do not require Approval | Terms of Payment yang tidak memerlukan proses Approval. Contoh: Immediate Payment – Apabila customer membayar langsung di tempat secara Cash |
Maximum Receivables Overdue Days | Berapa hari keterlambatan pembayaran yang dapat diterima oleh Perusahaan, sehingga Sales Order tidak memerlukan persetujuan dari Sales: Administrator. |
Kemudian klik tombol Save untuk menyimpan pengaturan yang telah diisi.
Fitur credit limit dapat diterapkan pada setiap pelanggan. Administrator dapat mengkonfigurasikan Credit limit untuk masing-masing kontak pelanggan. Fitur ini dapat diakses melalui:
Contact → Customers → Sales & Purchase → Credit Limit
Gambar 3.2 Konfigurasi credit limit melalui contact
Applicability | Dicentang apabila ingin mengaktifkan kredit limit pada pelanggan |
Batas Kredit | Jumlah kredit limit yang dapat digunakan pelanggan |
Used Balance | Jumlah kredit limit yang sudah terpakai sampai saat ini, termasuk Sales Order yang sudah terkonfirmasi tetapi belum diterbitkan faktur. Used Balance hanya akan muncul apabila Anda sudah mengisi Credit Limit Customer. |
Remaining Limit | Batas Kredit – Used Balance |
Overdue Receivables | Jumlah faktur yang sudah diterbitkan dan belum dibayar melewati due date melebihi batas overdue days yang dikonfigurasikan |
Kemudian klik Save untuk menyimpan pengaturan Credit Limit.
4. Membuat Product Varians
Produk dapat memiliki banyak varian seperti jenis, warna hingga ukuran. Apabila produk Anda memiliki berbagai macam varian maka Product Varians harus diaktifkan terlebih dahulu melalui modul:
Sales → Configuration → Setting → Product Variants
Checklist Variants untuk mengaktifkan varian pada produk. Kemudian, klik button Attributes > Create. Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:
- Attribute Name: Nama dari atribut varian.
- Display Type: Cara penampilan varian terdapat 3 macam yaitu dalam bentuk Radio, Select dan Color.
- Creation Mode: Mode pembuatan varian terdapat 3 macam yaitu Instantly, Dynamically dan Never.
- Attribute Value: Klik Add a Line untuk menambahkan macam-macam dari atribut varian.
Kemudian klik Save untuk menyimpan varian. Varians dapat ditambahkan pada setiap produk dalam tab Varians pada master data produk.
Gambar 4.1 Membuat produk varians
5. Menyisipkan Tanda Tangan pada Dokumen
Agar pengiriman dan invoice dapat terkontrol dengan baik, Anda dapat menyisipkan tanda tangan pada dokumen Delivery Order dan juga Invoice dengan mengaksesnya pada modul:
Settings → General Settings → Signature → Checklist Use Dynamic Signature
Gambar 5.1 Menyisipkan tanda tangan pada dokumen
a. Untuk menyisipkan tanda tangan pada dokumen Invoice maka checklist On Invoice dan mengisi field berikut ini:
Signature Label | Label atau judul dari tanda tangan (Contoh: Approved By) |
Employee Name | Nama dari karyawan yang menyisipkan tanda tangan |
Employee Job Position | Jabatan dari karyawan yang menyisipkan tanda tangan |
Use Signature Date | Untuk memasukkan tanggal penandatanganan |
Custom Date | Apabila penyisipan tanda tangan dilakukan pada tanggal tertentu |
Use Invoice Date | memasukkan tanggal penandatanganan sesuai dengan tanggal dibuatnya Invoice |
Harus memilih antara Custom Date atau Use Invoice Date. Apabila memilih Use Invoice Date, pastikan bahwa Custom Date dibiarkan kosong.
b. Untuk menyisipkan tanda tangan pada dokumen pengiriman produk (Delivery Slips) maka checklist On Delivery dan mengisi field berikut ini:
Signature Label 1, 2 & 3 | Label atau judul dari tanda tangan yang pertama, kedua dan ketiga (Contoh: Prepared By, Shipped By, Received By). Apabila tidak diperlukan, maka field dapat dikosongkan. |
Use Signature Date | Untuk memasukkan tanggal penandatanganan |
Notes | Untuk tambahan informasi |
Inventory Custom Date |
|
Klik Save untuk menyimpan pengaturan.
6. Penjualan dan Pembelian dengan UoM yang Berbeda
Terkadang perusahaan dapat membeli produk dari supplier dengan jumlah yang banyak. Namun, perusahaan juga menjual produk ke customer dengan jumlah yang sedikit. Hal ini mempengaruhi UoM yaitu satuan ukur. Misalnya, Perusahaan melakukan pembelian produk dengan satuan ukur ton namun menjual produk dengan satuan ukur kg. Pada ImpactERP, Anda dapat melakukan hal tersebut dengan mengaktifkan UoM terlebih dahulu di modul:
Sales → Configuration → Setting → Unit of Measures
Checklist Unit of Measure untuk penjualan dan pembelian dengan UoM yang berbeda. Klik Unit of Measure untuk melihat daftar satuan ukur dan klik Create untuk membuat yang baru.
Gambar 6.1 Checklist Unit of Measure
7. Membuat Pricelist (Daftar Harga)
Price Lists terbagi menjadi 2 yaitu Multiple prices per product dan Advanced price rules. Multiple prices per product yaitu mendaftarkan jenis price list untuk pelanggan tertentu. Sedangkan, Advanced price rules yaitu membuat price list untuk harga diskon atau promosi dengan harga tertentu, persentase dan formula. Pricelists dapat diaktifkan pada modul
Sales → Configuration → Setting → Pricelists
Checklist Pricelists untuk mengaktifkan daftar harga dan pilih antara 2 pilihan yaitu:
A. Multiple prices per product
Klik Save untuk menyimpan pengaturan daftar harga. Kemudian, klik Pricelists untuk melihat daftar harga dan klik Create untuk membuat yang baru.
Gambar 7.1 Multiple prices per product
Judul harga khusus yang diberikan
- Products: Produk yang akan diberikan harga khusus
- Variants: Varian dari produk yang diberikan harga khusus
- Min Quantity: Kuantitas minimum produk untuk diberikan harga khusus.
- Price: Harga khusus yang diberikan untuk masing-masing produk.
- Start Date: Tanggal dimulainya pemberian harga khusus.
- End Date: Tanggal berakhirnya pemberian harga khusus.
Kemudian klik Save untuk menyimpan pengaturan.
B. Advanced price rules
Klik Save untuk menyimpan pengaturan daftar harga. Kemudian, klik Pricelists untuk melihat daftar harga dan klik Create untuk membuat yang baru. Terdapat field yang perlu dilengkapi yaitu: Nama dari Pricelist dan Klik Add a Line untuk menambahkan beberapa produk yang terdapat dalam daftar harga.
Gambar 7.2 Advance price rules
- Apply On: Diskon akan diberikan untuk All Products (semua produk), Product Category (kategori produk), Product (Produk) atau Product Variant (varian produk).
- Min Quantity: Kuantitas minimum produk untuk diberikan harga khusus.
- Start Date: Tanggal dimulainya pemberian diskon.
- End Date: Tanggal berakhirnya pemberian diskon.
- Compute Price: Perhitungan harga diskon dapat diberikan dengan 3 cara yaitu: Fixed Price (harga tetap), Percentage Discount (persentase diskon), Formula (harga baru= Harga produk – persentase diskon + nominal khusus. Terdapat pembulatan, minimum margin dan maximum margin)
Kemudian klik Save untuk menyimpan pengaturan. Pricelists yang telah didaftarkan dapat dipilih pada saat membuat Sales Quotation pada kolom Pricelist.
8. Mengadakan Program Promosi dan Kupon
Perusahaan dapat melakukan program promosi untuk meningkatkan penjualan. Program promosi dapat dibuat dengan mengakses menu:
Setting → Sales → Pricing → ,Coupons & Promotions
A. Program Promosi
Kemudian klik Promotion Programs dan Klik Create untuk mengadakan program promosi terbaru.
Gambar 8.1 Program Promosi
- Promotion Name: Nama dari program promosi
- Based on Customers: Promosi hanya diadakan untuk Customer tertentu. Klik ‘Edit Domain’ untuk set kriteria Customer.
- Based on Products: Promosi hanya diadakan untuk produk tertentu. Klik ‘Edit Domain’ untuk set kriteria produk.
- Quantity: Minimum pembelian produk untuk mendapatkan reward.
- Minimum Purchase of: Jumlah pembelian minimum untuk mendapat reward. Anda dapat menentukan apakah pembelian minimum sudah atau belum termasuk pajak.
- Promo Code Usage: Ini menentukan apakah program promosi diterapkan secara otomatis atau dengan kode promo.
- Applicability: Reward bisa berupa ‘Apply on Current Order’ (ajukan di pesanan saat ini) atau ‘Apply on Next Order’ (ajukan untuk pesanan berikutnya).
- Reward: Reward dapat diberikan berupa diskon atau produk gratis.
- Validity: Detail seperti situs web, berlaku untuk berapa banyak pesanan, tanggal mulai dan berakhir program promosi.
Kemudian klik Save untuk menyimpan program promosi.
B. Program Kupon
Kemudian klik Coupon Programs dan Klik Create untuk mengadakan program diskon terbaru.
Gambar 8.2 Coupon Programs
- Program Name: Nama dari program kupon.
- Quantity: kuantitas produk yang akan diberikan kupon.
- Minimum Purchase of: Harga minimum pembelian untuk diberikan kupon (dapat dipilih apakah harga tidak atau termasuk pajak).
- Company: Nama perusahaan.
- Website: Website di mana akan diadakan program kupon.
- Validity Duration: Durasi pemberian kupon.
- Reward: Reward yang diberikan ke customer yaitu dapat berupa Discount (diskon), Free Product (Produk gratis) atau Free Shipping (Pengiriman gratis).
- Apabila memilih Discount maka harus mengisi jumlah diskon yang diberikan (berupa harga tetap atau persentase), Pemberian diskon akan diberikan pada (suatu pemesanan, produk termurah atau produk secara spesifik) serta maximum harga pemberian diskon.
- Apabila memilih Free Product maka harus memilih produk yang akan diberikan secara gratis.
Kemudian klik Save untuk menyimpan program kupon.
Untuk mengaktifkan Promo pada Sales Quotation, ada 2 cara tergantung dari Promo Code Usage yang dipilih:
- Automatically Applied: Anda cukup klik Promotions setelah selesai memasukkan semua produk pada Sales Quotation. Diskon atau program promo akan otomatis terdaftar pada Sales Quotation tersebut jika ada produk pada Sales Quotation tersebut yang terdaftar sebagai produk yang mengikuti promo.
- Use a code: Setelah selesai memasukkan semua produk pada Sales Quotation, user dapat klik Coupon untuk memasukkan kode kupon yang terdaftar pada promo yang dibuat.
Gambar 8.3 Automatically Applied
klik Coupon untuk memasukkan kode kupon yang terdaftar pada promo yang dibuat
Gambar 8.4 Masukkan Coupon Code
Gambar 8.5 Setelah menggunakan kode
9. Membuat Bundling Programs
A. Konfigurasi Bundling Programs
Sales → Configuration → Settings
Untuk mengaktifkan dan memberlakukan promo bundle, Anda harus terlebih dahulu mengaktifkan fitur bundle tersebut. Menu konfigurasi ini hanya dapat diakses oleh Administrator: Settings.
Gambar 9.1 Konfigurasi bundling programs
B. Menu Bundling Programs
PoS →Products → Bundling Programs
Menu Bundling Programs menunjukan bundle apa saja yang telah dibuat perusahaan beserta periode bundle, pricelist, harga asli, diskon yang ditetapkan dan harga dari bundle tersebut.
Gambar 9.2 Menu bundling programs
Name | Nama dari Bundle yang telah dibuat yang akan muncul pada deskripsi produk di Sales Orders dan Invoice |
Tanggal Mulai | Tanggal promo bundle mulai berlaku, jika saat penjualan tanggal tidak sesuai maka bundle tidak akan muncul |
Tanggal Berakhir | Tanggal berakhirnya promo bundle, Anda dapat mengubah tanggal berlakunya bundle ketika mengedit bundle |
Pricelist | Daftar harga dimana promo bundle dapat berlaku, masing-masing bundle hanya dapat mempunyai satu pricelist |
Harga Asli | Total harga jual asli dari keseluruhan produk di dalam bundle |
Diskon (%) | Diskon yang diterapkan pada program bundle |
Harga Bundle | Harga jual bundle setelah diskon bundle yang telah ditetapkan |
Status | Status dari produk bundle, jika status “Confirmed” maka program bundle sudah dapat dipakai. |
C. Membuat Bundling Program
1. Klik tombol “Create”
Gambar 9.3 Klik tombol Create
2. Masukan Nama Bundle, tanggal mulai dan tanggal selesai bundle, lalu pilih tipe harga yang di inginkan. Jika Anda ingin memberikan harga baru pada bundle, maka pilih “New Price” dan jika anda ingin memberikan diskon pada bundle, maka pilih “Discount”
Gmbar 9.4 Masukkan nama bundle
3. Pilih di mana promo bundle dapat diterapkan, pada modul Sales dan/atau POS. Jika Anda memilih Sales, maka masukan gudang di mana promo bundle dapat berlaku dan jika anda memilih kasir maka pilih kasir yang dapat menjual bundle tersebut, user dapat memilih lebih dari 1 gudang dan/atau kasir.
Gambar 9.5 Pilih promo bundle
4. Sebelum memasukan produk yang ingin dibuat bundle, Anda harus memilih pricelist/daftar harga terlebih dahulu dan bundle hanya akan berlaku pada pricelist tersebut
Gambar 9.6 Pilih pricelist
5. Masukan produk apa saja yang ingin dibuat menjadi bundle beserta kuantitas
Gambar 9.7 Masukkan produk yang ingin dibuat menjadi bundle
| Cost | Biaya yang dibutuhkan untuk memproduksi 1 produk pada saat program bundle ini dibuat |
| Pajak | Pajak sesuai dengan customer tax yang sudah ditetapkan untuk setiap produk di menu Inventory → Master Data → Products yang akan masuk sendiri ketika anda memasukan produk |
| Total harga (excl. Tax) | Harga produk sebelum pajak, jika produk yang di-input merupakan produk dengan harga termasuk pajak maka akan berubah menjadi harga sebelum pajak pada bagian ini |
| Total Harga (Incl. Tax) | Harga produk setelah pajak |
6. Jika Anda memilih harga baru, maka masukan harga total bundle sebelum pajak. Pajak dan diskon bundle akan secara otomatis terhitung sesuai dengan harga bundle sebelum pajak.
Gambar 9.8 Total bundle sebelum pajak
Jika Anda memilih diskon, maka masukkan persentase diskon yang akan diberikan. Total diskon dan pajak akan secara otomatis terhitung.
Gambar 9.9 Pilih Diskon
7. Klik “Save” untuk menyimpan draft bundle, jika ingin berlakukan bundle pada penjualan dan pos maka klik “Save” lalu “Terapkan”. Pastikan promo bundle yang telah dibuat sudah sesuai karena setelah Anda klik save, Anda hanya dapat mengubah periode bundle saja.
Gambar 9.10 Simpan dan Terapkan promo bundle
8. Setelah bundle diterapkan, bundle tersebut dapat dijual sesuai dengan tempat diberlakukannya bundle beserta pricelist dan periode bundle.
9. Jika Anda ingin membatalkan bundle tersebut, anda bisa klik tombol “Batalkan”. Hanya bundle yang tersimpan yang dapat dijual, jika bundle masih dalam bentuk draft atau dibatalkan, maka tidak akan dapat dijual.
Gambar 9.11 Cara batalkan bundle
D. Menggunakan Promo Bundles pada Sales
Sales → Orders → Quotations/Sales Orders
Untuk setiap produk yang tergolong bundle akan memiliki penandaan icon bundle disebelah produk tersebut. Terdapat dua cara untuk memasukan bundle ke dalam penjualan yaitu:
1. Button Bundling Promotion
a. Klik tombol “Bundling Promotion” pada quotations/sales order
9.12 Button bundling promotion
b. Anda dapat bisa melihat bundle promotion yang sedang berlaku pada hari dan pricelist tersebut. Masukkan kuantitas yang dipesan, lalu klik “Add”.
Gambar 9.13 Add Quantity
c. Setelah di “Add”, produk bundle akan muncul pada Sales Order. Produk yang terinput akan memiliki identifikasi bundle pada deskripsinya. Selain itu, kuantitas dari setiap produk akan menyesuaikan jumlah kuantitas produk pada bundle dan kelipatan jumlah bundlenya.
Gambar 9.14 Tampilan produk bundle
d. Jika Anda ingin mengubah jumlah bundle yang telah di input, maka Anda bisa klik icon bundle terkait bundle tersebut atau tombol bundling promotion untuk mengubah kuantitas. Jika anda ingin menghapus bundle maka masukan kuantitas 0 dan klik “add”.
Gambar 9.15 Ubah jumlah bundle yang telah diinput
2. Icon Bundling Promotion
a. Ketika Anda memilih sebuah produk yang tergolong dalam bundle yang aktif pada pricelist dan tanggal tersebut, maka akan muncul icon bundle di sebelah nama produk.
Gambar 9.16 Icon bundling promotion
b. Ketika icon bundle di klik, maka akan muncul bundle apa saja yang memiliki produk tersebut.
c. Bundle yang tidak memiliki produk tersebut tidak akan direkomendasikan ke anda. Masukan jumlah bundle yang diinginkan dan klik “Add”
Gambar 9.17 Masukkan jumlah bundle yang diinginkan
d. Setelah bundle terpilih, maka akan muncul pada sales order beserta kuantitas produk dari setiap bundle yang sesuai jumlah bundle yang dipilih. Selain itu juga akan muncul total diskon dari pembelian bundle.
Gambar 9.18 Total bundle diskon
e. Jika Anda ingin mengubah jumlah bundle yang telah di input, maka anda bisa klik icon bundle terkait bundle tersebut atau tombol bundling promotion untuk mengubah kuantitas. Jika anda ingin menghapus bundle maka masukan kuantitas 0 dan klik “add”.
Gambar 9.19 Hapus jumlah bundle
10. Membuat Tim Penjualan
Apabila tim penjualan Anda tersebar di berbagai negara maka Anda dapat membuat tim penjualan dengan mengakses menu:
Sales → Configurations → Sales Teams → Create
Terdapat field yang perlu dilengkapi sebagai berikut:
- Sales Teams: Nama dari tim penjualan.
- Team Leader: Orang yang memimpin tim.
- Email Alias: Setiap pesan yang dikirim ke email akan menciptakan prospek dan peluang.
- Accept Emails From: Hanya menerima email dari orang yang terpilih.
- Assign To: Orang yang bertanggung jawab atas sales.
- Invoicing Target: Nominal target penjualan.
- Company: Perusahaan yang melakukan penjualan.
- Add Team Members: Menambahkan anggota dari tim penjualan.
Kemudian, klik Save untuk menyimpan data Sales Team.
Gambar 10.1 Membuat tim penjualan
11. Membuat Sales Quotation Templates
Sales Quotation merupakan surat penawaran yang diberikan ke pelanggan. Anda dapat membuat templat dari Sales Quotation secara khusus dengan mengaktifkannya terlebih dahulu pada modul:
Sales → Configuration → Settings → Quotations & Orders
Checklist Quotation Templates untuk mengaktifkannya. Anda juga dapat memilih salah satu dari quotation template yang Anda buat untuk pemakaian secara default. Klik Quotation Templates untuk melihat daftar quotation template yang telah dibuat kemudian klik Create untuk membuat yang baru. Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:
- Quotation Template: Nama dari Quotation Template.
- Quotation Expires After _ Days: Durasi Quotation akan kadaluarsa.
Tab Lines, klik ‘Add a Line’ untuk mengisi field:
- Product: Nama dari produk yang tercantum pada quotation template
- Description: Deskripsi dari produk yang akan terisi secara otomatis sesuai dengan produk yang dipilih.
- Quantity: Kuantitas produk
- Unit of Measure: Satuan ukur produk yang akan terisi secara otomatis sesuai dengan produk yang dipilih.
- Discount: Diskon yang akan diberikan yaitu opsional.
- Unit Price: Satuan harga per unit produk yang akan terisi secara otomatis sesuai dengan produk yang dipilih.
Tab Optional Product, klik Add a Line untuk menambahkan produk opsional yang berhubungan dengan produk atau layanan terkait. Anda harus mengisi field:
- Product: Nama dari produk opsional yang tercantum pada quotation template.
- Description: Deskripsi dari produk opsional yang akan terisi secara otomatis sesuai dengan produk yang dipilih.
- Quantity: Kuantitas produk opsional.
- Unit of Measure: Satuan ukur produk yang akan terisi secara otomatis sesuai dengan produk yang dipilih.
- Discount: Diskon yang akan diberikan yaitu opsional.
- Unit Price: Satuan harga per unit produk yang akan terisi secara otomatis sesuai dengan produk opsional yang dipilih.
Tab Confirmation yaitu memfasilitasi proses konfirmasi yaitu dengan:
- Checklist Online Signature agar pelanggan dapat melakukan konfirmasi dengan tanda tangan online.
- Checklist Online Payment agar pelanggan dapat melakukan pembayaran secara online.
- Confirmation Mail: email konfirmasi yang akan dikirim ke pelanggan. Anda dapat membuat yang baru dengan klik Create and Edit.
Klik Save untuk menyimpan quotation template yang telah dibuat.
Gambar 11.1 Sales Quotation Templates
Pada saat membuat Sales Quotation, User dapat memilih quotation template yang telah dibuat di kolom ‘Quotation Template’.
12. Membuat Sales Quotation
Bagian sales dapat membuatnya Sales Quotation dengan mengaksesnya pada menu:
Sales → Orders → Quotation → Create
Terdapat beberapa field yang perlu dilengkapi sebagai berikut:
- Customer: Nama pembeli yang dituju.
- Expiration: Kadaluarsa dari quotation (Optional).
- Pricelist: Daftar harga yang digunakan pada produk.
- Payment Terms: Syarat pembayaran yaitu maksimum pembayaran dilakukan (Optional).
- Product: Produk yang akan ditawarkan ke customer.
- Description: Deskripsi dari produk yang ditawarkan terisi secara otomatis ketika produk dipilih.
- Quantity: Kuantitas atau jumlah dari produk yang ditawarkan.
- Unit Price: Satuan harga per unit produk terisi secara otomatis sesuai dengan sales price telah dimasukkan ke produk).
- Taxes: Pajak yang akan dikenakan per satuan unit produk.
- Subtotal: Total harga dari satuan produk terisi secara otomatis ketika produk dipilih dan sales price terisi).
- Invoice address dan Delivery address akan terisi secara otomatis ketika Customer telah dipilih. Alamat yang diambil adalah alamat yang dicantumkan pada contact customer.
Klik Save > Send by Email untuk mengirim quotation via email
Gambar 12.1 Kirim Quotation by Email
13. Mengirim Pro-Forma Invoice
Untuk mengaktifkan setting Pro-Forma Invoice dapat mengakses menu:
Sales → Configuration → Settings → Pilih Proforma Invoice
Setelah memilih Pro-Forma Invoice pada menu Settings, button Pro-Forma Invoice akan terlihat pada sales quotation. User dapat mengirim Pro-Forma Invoice pada customer melalui email dengan memilih ‘Send PRO-FORMA Invoice’.
Pro-Forma Invoice juga dapat di-print dengan klik button Action → Print Pro-Forma Invoice.
Gambar 13.1 Kirim Pro-Forma Invoice
14. Membuat Sales Order
Pada saat melakukan penjualan, hal pertama yang bagian Sales lakukan adalah membuat Sales Orders. Pembuatan Sales Orders dapat diakses pada menu:
Sales → Orders → Quotations → klik Quotation yang telah di buat
Klik Confirm untuk membuat Sales Orders. Setelah Sales Orders dibuat, pastikan bahwa produk yang dipesan sudah benar. Kemudian klik Confirm untuk mengkonfirmasi produk yang dijual ke customer.
Gambar 14.1 Konfirmasi untuk pembuatan Sales Order
Klik Delivery di sebelah kanan untuk melihat status pengiriman produk yang dipesan. Pastikan kolom Reserved terisi sesuai dengan jumlah produk yang tersedia di gudang.
Gambar 14.2 Memastikan kolom Reserved terisi sesuai
Klik Validate untuk validasi bahwa produk telah dikirim/diterima oleh customer.
15. Credit Limit Pada Pembuatan Sales Order
Terdapat informasi credit balance & overdue AR yang akan muncul ketika user sales melakukan input nama customer.
Gambar 15.1 Informasi credit balance
Jika terdapat order penjualan dengan saldo credit limit tidak tercukupi dan/atau kredit yang melebihi waktu jatuh tempo dari Overdue Day yang ditentukan, maka akan muncul pop up warning dan pertanyaan untuk meminta persetujuan dengan menekan Request atau Cancel jika anda ingin membatalkan transaksi tersebut.
Gambar 15.2 Request persetujuan
Setelah Administrator memeriksa, maka dapat menekan Approve jika setuju atau Cancel jika ingin membatalkan transaksi tersebut.
16. Mengunci (Lock) Sales Order
Sales Order dapat dikunci setelah Anda klik button Confirm pada Sales Order untuk menghindari adanya perubahan pada Sales Order.
Hal ini dapat disetting dengan mengakses menu:
Sales → Configuration → Settings → Lock Confirmed Sales
Dengan mengaktifkan Setting tersebut, jika Anda klik button Confirm untuk merubah Sales Quotation menjadi Sales Order, Sales Order yang terbuat tersebut akan langsung berada di status Locked yang artinya tidak dapat di-edit kembali.
Gambar 16.1 Sales Order Status Locked
17. Pembuatan Invoice
Invoice dapat dibuat dengan 3 cara yaitu:
- Regular Invoice: Invoice reguler tanpa down payment.
- Down payment (percentage): Invoice disertai down payment (persentase).
- Down payment (fixed amount): Invoice disertai down payment (nominal tetap).
Invoice dibuat dengan cara mengakses menu:
Sales → Orders → klik Sales Orders yang ingin dibuat invoice
Klik Create Invoice untuk membuat Invoice. Pilih salah satu dari ketiga pilihan tersebut.
A. Regular Invoice
Pada Invoice yang dibuat pastikan kode transaksi (status pajak dari transaksi yang dilakukan) dan jurnal penjualan sudah terisi dengan benar.
Gambar 17.1 Regular Invoice
Klik Post untuk melakukan posting jurnal. Apabila pembayaran telah dilunasi oleh customer maka Anda dapat klik Register Payment untuk posting jurnal pelunasan piutang. Akan muncul wizard yang berisi jurnal pelunasan yang dilakukan.
Gambar 17.2 Register Payment
Pastikan field Journal terisi sesuai dengan metode pelunasan yang dilakukan kemudian klik Validate untuk validasi agar jurnal pelunasan terbentuk.
B. Down Payment (Percentage)
Sebelum melakukan penerbitan Invoice dengan Down Payment. Maka Anda harus mengatur Down Payment terlebih dahulu pada modul:
Inventory → Master Data →Product → Down Payment → Tab Accounting
Kemudian Anda harus mengisi field Income Account dengan akun tipe Advance Sales. Hal ini dilakukan agar pada saat melakukan invoicing, produk Down Payment tidak langsung dikategorikan sebagai keuntungan (Revenue).
Gambar 17.3 Down Payment
Setelah itu Anda dapat mengisi persentase Down Payment yang ingin dibuat invoice-nya kemudian klik Create and View Invoice. Journal Items akan terbentuk seperti ini:
Gambar 17.4 Draft Invoice – Tab Journal Items
Klik Post untuk melakukan posting jurnal. Tagihan yang belum dibayar akan terlihat di Accounting > Customer Invoice. Apabila pembayaran telah dilakukan maka klik Register Payment posting jurnal pelunasan piutang. Akan muncul wizard yang berisi jurnal pelunasan yang dilakukan.
Gambar 17.5 Register Payment – Field Journal
Pastikan field Journal terisi sesuai dengan metode pelunasan yang dilakukan kemudian klik Validate untuk validasi agar jurnal pelunasan terbentuk.
C. Down Payment (fixed amount)
Isi nominal Down Payment yang ingin dibuat invoice-nya kemudian klik Create and View Invoice. Journal Items akan terbentuk seperti ini:
Gambar 17.6 Tab Journal Items
Klik Post untuk melakukan posting jurnal. Tagihan yang belum dibayar akan terlihat di Accounting > Customer Invoice. Apabila pembayaran telah dilakukan maka klik Register Payment posting jurnal pelunasan piutang. Akan muncul wizard yang berisi jurnal pelunasan yang dilakukan.
Gambar 17.7 Register Payment
Pastikan field Journal terisi sesuai dengan metode pelunasan yang dilakukan kemudian klik Validate untuk validasi agar jurnal pelunasan terbentuk.
Untuk Down Payment, pada saat customer siap untuk membayar sisa dari jumlah pembayaran, Anda dapat membuka kembali SO customer tersebut dan Create Invoice.
Pada saat pop-up create invoice keluar, user dapat memilih Regular Payment dan men-tick deduct down payment.
Gambar 17.8 Create and View Invoice
Akan ada beberapa invoice yang terbuat tergantung dari berapa pembayaran yang dilakukan oleh customer pada SO tersebut.
18. Pengembalian Produk
Produk dapat dikembalikkan oleh Customer apabila mengalami cacat produk. Pengembalian produk dapat dilakukan sebelum atau setelah invoice dibuat. Anda dapat melihat status Invoice pada kolom Status. Apabila statusnya yaitu To Invoice maka invoice belum dibuat dan Fully Invoiced berarti invoice telah dibuat. Bagian Inventory dapat mengembalikan produk dengan mengaksesnya di menu:
Sales → Orders → Sales Orders
A. Sebelum Invoice dibuat
Pada Sales Order klik button Delivery di sebelah kanan. Kemudian, klik Return untuk mengembalikkan produk dari Customer ke gudang. Akan ada wizard seperti ini:
Gambar 18.1 Wizard Reverse Transfer
Terdapat Field yang perlu Anda lengkapi yaitu:
- Quantity: Jumlah produk yang dikembalikkan oleh customer.
- Pastikan lokasi pengembalian produk ke lokasi gudang pada field Return Location.
- Klik Return untuk mengembalikan produk.
- Kemudian, klik Validate untuk validasi pengembalian produk.
B. Setelah Invoice dibuat
Apabila Status yaitu Fully Invoiced (Invoice telah dibuat) maka bagian Accounting harus membuat Credit Note untuk membalik jurnal pelunasan oleh customer dengan cara klik button Add Credit Note di invoice yang telah dibuat. Terdapat wizard untuk memasukan alasan perubahan invoice.
Gambar 18.2 Wizard Alasan Perubahan Invoice
Anda juga dapat mengklasifikasikan credit note sebagai jurnal tertentu di Use Spesific Journal. Setelah klik Reverse maka draft credit note akan terbentuk. Kemudian Anda dapat klik Edit untuk memasukkan kuantitas produk yang ingin dikembalikan. Setelah kuantitas produk diubah, Anda dapat klik Post untuk melakukan posting jurnal dan jurnal yang terbentuk yaitu:
Dr/Cr Penjualan
Cr/Dr Piutang Usaha
Gambar 18.3 Draft Credit Note
Klik Register Payment untuk mengembalikkan pembayaran yang telah dilakukan oleh customer. Kemudian, Edit Journal untuk memilih metode pembayaran. Serta, Klik Validate untuk validasi pembayaran
Gambar 18.4 Register Payment
19. Penjualan Menggunakan Mata Uang Asing
Ketika Anda memiliki Customer yang berada di luar negeri dan melakukan transaksi menggunakan mata uang asing maka Anda dapat menggunakan Spot Exchange Rate. Ketika Anda melakukan penjualan produk dengan mata uang asing, Anda akan membuat Purchase Order kemudian Anda akan melakukan pengiriman produk dan juga membuat Invoice.
Misalkan Anda menjual buku dengan harga $20 (Kurs $1=Rp10.000 – Anda dapat mengatur kurs terlebih dahulu pada modul Accounting > Configuration > Currency). Anda telah mengirim produk dan membuat Invoice dengan jurnal sebagai berikut:
Dr. Piutang Usaha Rp 200.000
Cr. Penjualan Rp200.000
Dr. Harga Pokok Penjualan Rp100.000
Cr.Persediaan Rp100.000
(Misal Product Cost sebesar Rp100.000)
Customer Anda melakukan pembayaran dengan mata uang asing di hari yang berbeda di mana kurs telah berubah maka pada Invoice yang telah dibuat Anda dapat klik Register Payment. Selanjutnya Anda dapat mengisi:
- Journal: Isi metode penerimaan mata uang asing.
- Amount: Pastikan Anda menerima pembayaran dengan menggunakan mata uang asing.
- Spot Exchange Rate: Nilai tukar kurs saat ini.
Selanjutnya, Klik Validate untuk validasi penerimaan pembayaran.
Gambar 19.1 Validasi Pembayaran
Anda dapat melihat jurnal yang terbentuk pada modul:
Accounting → Accounting → Journal Entries
Jurnal yang terbentuk sebagai berikut:
1. Dr. Bank Rp220.000
Cr. Piutang Usaha Rp220.000
2. Dr. Piutang Usaha Rp20.000
Cr. Laba/Rugi Selisih Kurs Rp20.000
Pengaturan akun COA untuk Laba/Rugi Selisih Kurs dapat diatur pada modul:
Accounting → Configuration → Journals → Exchange Difference
Kemudian Isi dari field berikut ini:
- Default Debit Account: Akun COA laba atau rugi selisih kurs yang berada di sisi debit.
- Default Credit Account: Akun COA laba atau rugi selisih kurs yang berada di sisi kredit.
Gambar 19.2 Isi Field pada Exchange Difference
Terimakasih telah membaca. Semoga panduan Odoo modul Sales ini dapat membantu anda.
Silahkan baca artikel selanjutnya Panduan Odoo CRM dan Panduan Odoo PoS.
Jika Anda tertarik menerapkan Odoo atau melakukan kustomisasi, silahkan tanyakan atau konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda dengan konsultan Odoo Indonesia.
More Articles
You might also be interested in these articles
Chapter 3: 4 Key Factors in Digital Transformation Success
February 18, 2022
No Comments
The more your company uses technology, and the smaller your company is, the more likely you will succeed in digital transformation.
Chapter 2: 5 Benefits of Digital Transformation
February 18, 2022
No Comments
There are many benefits from successfully implementing digital transformation. We’ve summarized into 5 categories.
Chapter 1: What is Digital Transformation
February 18, 2022
No Comments
You will learn about the problems Indonesian businesses face, business growth stages, management factors, and how digital transformation can help
Ultimate ERP implementation guide for smes
February 14, 2022
No Comments
Ultimate ERP Implementation guide for SMEs. What is ERP and How to choose the right Vendor ERP for your company?
8 Tata Cara Merger Perusahaan
January 17, 2022
No Comments
8 Tata cara merger perusahaan yang perlu diperhatikan. Perbedaan mendasar antara Merger dan Acquisition ialah merger adalah penggabungan yang dilakukan dengan cara meleburkan dan menggabungkan aktivitas operasional mereka ke dalam satu entitas tunggal.