Back to resources

Odoo Guide: point of sale (pos)

 

Sistem Point of Sale (PoS) adalah aplikasi terintegrasi yang memungkinkan transaksi apa pun, secara otomatis mendaftarkan pergerakan produk di stok Anda, dan memberi Anda statistik dan konsolidasi real-time di semua toko.

Menjalankan toko atau restoran akan lebih mudah dengan Odoo Point of Sale (PoS). Saat bekerja dengan aplikasi kasir atau Point of Sale, karyawan menginginkan solusi yang sederhana dan ramah pengguna. Solusi yang berfungsi online atau offline dan dengan perangkat apa pun.

Panduan Odoo modul PoS (Point of Sale) bertujuan untuk membantu Anda

• Memulai konfigurasi,
• Memahami bagaimana sistem PoS bekerja
• Mengalami kesulitan atau error selama pengaturan

1. User Access

Berikut adalah standard user access dan aktivitas  yang terdapat dalam modul Point of Sale:

2. Configuration

A. Setting

Sub menu Setting dapat diakses di modul POS > Configuration > Settings.

Taxes	Isi default sales tax dengan pajak tertentu
Pricing	Centang Pricelists jika ingin mengaktifkan pricelist. Terdapat 2 macam Pricelists: Multiple prices per product: pendaftaran pricelist tertentu untuk macam2 pelanggan Advanced price rules: membuat pricelist dengan harga diskon atau promosi dengan harga tertentu, persentase dan formula. Centang Multi-Currencies jika ingin mengaktifkan multi currency.
Payments Terminal	Vantiv (US & Canada): Checklist Vantiv (US & Canada) jika ingin menggunakan terminal pembayaran Vantiv (hanya beroperasi pada bank AS dan Kanada). Adyen: Checklist Adyen jika ingin menggunakan terminal pembayaran Adyen.
Payments	Checklist Cash Rounding jika ingin mendefinisikan satuan koin terkecil.

B. Point of Sale

Sub menu Point of Sale dapat diakses di modul POS > Configuration > Settings.

Klik Create untuk menambah kasir secara manual  atau  Import untuk mengimpor informasi kasir dari excel. Tampilan ketika klik button Create.

Point of Sale	Nama Kasir atau Toko
Is a Bar/Restaurant	Centang apabila bisnis bergerak di bidang F&B
Log in with Employee	Centang apabila memerlukan employee credential untuk masuk ke sesi POS. Kemudian, isi Allowed Employees dengan nama pegawai yang diperbolehkan untuk mengakses kasir.
Custom Discount Configuration in POS	Penambahan  diskon yang sudah di-custom untuk POS order
POS Interface	Category Picture: menampilkan gambar dari produk kategori Virtual Keyboard: menggunakan keyboard virtual untuk layar touchscreen Large Scrollbars: untuk meng-scroll produk kategori Restrict Available Product Categories: untuk menampilkan produk tertentu saja. Set Start Category: untuk mengatur kategori produk tertentu sebagai default.
Connected Devices	IOT Box:  apabila ingin mengkoneksikan dengan IoT Box Connect Devices: apabila ingin mengkoneksikan dengan printer

Bills and Receipts	Header and Footer: untuk menampilkan custom pesan pada header dan footer Reprint Receipt: untuk memberikan izin kepada kasir untuk mencetak ulang kwitansi Automatic Receipt Printing jika ingin print otomatis setelah melakukan payment. Checklist Invoicing jika ingin mencetak invoice atas permintaan pelanggan.
Inventory	Jenis operasi yang digunakan untuk mendaftarkan pengambilan produk lokasi sumber untuk jenis operasi POS
Accounting	Journal Entries: Konfigurasi entri jurnal untuk pesanan POS. Kemudian user dapat memasukkan jurnal untuk merekam penjualan.
Sales Reporting	Sales Team: Penjualan di toko tertentu yang akan menggunakan modul POS akan dilaporkan ke team penjualan tertentu

C. Payment Methods

Sub menu Payment Methods dapat diakses di modul POS > Configuration > Payment Methods.

Klik Create untuk membentuk payment method secara manual atau  Import untuk mengimpor data payment method dari excel. Tampilan ketika mengklik button Create:

Payment Method	Nama dari metode pembayaran
Intermediary Account	Akun sementara untuk mencatat penerimaan pembayaran:Dr Intermediary Account Cr Sales
Cash	Apabila dicentang, maka secara otomatis akan membentuk jurnal:Dr Cash Cr Intermediary Account
Cash Journal	Tipe jurnal yang akan dipakai apabila Cash dicentang

D. Products

D.1. PoS Product Categories

Sub menu PoS Product Categories dapat diakses di modul PoS > Configuration > Products > PoS Product Categories.

Klik Create untuk membuat kategori baru secara manual atau Import apabila mengimpor data dari excel. Tampilan ketika meng-klik button Create:

Category Name	Nama dari produk kategori
Parent Category	Parent dari produk kategori yang dibuat

D.2. Attributes

Sub menu Attributes dapat diakses di modul POS > Configuration > Products > Attributes.

Klik Create apabila membuat attribute secara manual atau Import untuk mengimpor data dari excel. Tampilan ketika meng-klik button Create:

Gambar 2.11 PoS buat attribute

Attribute Name	Nama dari attribute
Display Type	Tampilan atribut yang terdiri dari tampilan radio, select dan color
Variants Creation Mode	Pembentukan varian ketika atribut ditambahkan: Instantly: Variasi produk akan ditambahkan otomatis setelah Anda menambahkan atribut & value variasi produk Dynamically: Variasi produk akan ditambahkan setelah produk tersebut ditambahkan di sales order  Never: Variasi produk tidak akan ditambahkan ke data product variants

3. Reporting

A. Orders

Anda dapat menyesuaikan tampilan laporan dalam 4 tampilan grafik berbeda, yaitu Pie Chart, Bar Chart, Line Chart dan Stacked. Anda juga dapat dengan mudah menyesuaikan laporan POS Anda melalui filter, measures dan time ranges (mengatur range waktu yang dikehendaki untuk ditampilkan).

Gambar 3.1 Order analysis

B. Sales Details

Anda dapat melihat detail penjualan POS dengan rentang waktu dan beberapa toko akan ditampilkan sekaligus.

Gambar 3.2 Sales details

Gambar 3.3 Tampilan sales details

4. Products

A. Products

Sub menu Products dapat diakses di modul POS > Products > Products. Products menampilkan jenis produk yang dijual menggunakan modul POS. Anda dapat melihat Guidebook untuk modul Inventory untuk penjelasan mengenai menu Products secara rinci.

Gambar 4.1 Tampilan sub menu products

Apabila Anda ingin menjual produk melalui modul POS, maka pastikan “Available in POS” tercentang.

1. Category: Kategori produk di dalam modul POS.
2. Centang To Weigh With Scale apabila produk ditimbang menggunakan integrasi dengan timbangan.

Gambar 4.2 Tampilan klik button create

C. Pricelists

Setelah Anda membuat pricelists pada sub menu configuration, Anda dapat melihatnya juga melalui menu:

Point of Sale → Product → Pricelists

D. Product Bundling Programs

1. Konfigurasi Bundling Program

Sales → Configuration → Settings

Untuk mengaktifkan dan memberlakukan promo bundle, Anda harus terlebih dahulu mengaktifkan fitur bundle tersebut. Menu konfigurasi ini hanya dapat diakses oleh Administrator: Settings.

2. Menu Bundling Programs

PoS →Products → Bundling Programs

Menu Bundling Programs menunjukan bundle apa saja yang telah dibuat perusahaan beserta periode bundle, pricelist, harga asli, diskon yang ditetapkan dan harga dari bundle tersebut.

Name	Nama dari Bundle yang telah dibuat yang akan muncul pada deskripsi produk di Sales Orders dan Invoice
Tanggal Mulai	Tanggal promo bundle mulai berlaku, jika saat penjualan tanggal tidak sesuai maka bundle tidak akan muncul
Tanggal Berakhir	Tanggal berakhirnya promo bundle, Anda dapat mengubah tanggal berlakunya bundle ketika mengedit bundle
Pricelist	Daftar harga dimana promo bundle dapat berlaku, masing-masing bundle hanya dapat mempunyai satu pricelist
Harga Asli	Total harga jual asli dari keseluruhan produk di dalam bundle
Diskon (%)	Diskon yang diterapkan pada program bundle
Harga Bundle	Harga jual bundle setelah diskon bundle yang telah ditetapkan
Status	Status dari produk bundle, jika status “Confirmed” maka program bundle sudah dapat dipakai.

3. Membuat Bundling Program

a. Klik tombol “Create”

b. Masukan Nama Bundle, tanggal mulai dan tanggal selesai bundle, lalu pilih tipe harga yang di inginkan. Jika Anda ingin memberikan harga baru pada bundle, maka pilih “New Price” dan jika anda ingin memberikan diskon pada bundle, maka pilih “Discount”

c. Pilih di mana promo bundle dapat diterapkan, pada modul Sales dan/atau POS. Jika Anda memilih Sales, maka masukan gudang di mana promo bundle dapat berlaku dan jika anda memilih kasir maka pilih kasir yang dapat menjual bundle tersebut, user dapat memilih lebih dari 1 gudang dan/atau kasir.

d. Sebelum memasukan produk yang ingin dibuat bundle, Anda harus memilih pricelist/daftar harga terlebih dahulu dan bundle hanya akan berlaku pada pricelist tersebut

e. Masukan produk apa saja yang ingin dibuat menjadi bundle beserta kuantitas.

Cost	Biaya yang dibutuhkan untuk memproduksi 1 produk pada saat program bundle ini dibuat
Pajak	Pajak sesuai dengan customer tax yang sudah ditetapkan untuk setiap produk di menu Inventory → Master Data → Products yang akan masuk sendiri ketika anda memasukan produk
Total harga (excl. Tax)	Harga produk sebelum pajak, jika produk yang di-input merupakan produk dengan harga termasuk pajak maka akan berubah menjadi harga sebelum pajak pada bagian ini
Total Harga (Incl. Tax)	Harga produk setelah pajak

f. Jika Anda memilih harga baru, maka masukan harga total bundle sebelum pajak. Pajak dan diskon bundle akan secara otomatis terhitung sesuai dengan harga bundle sebelum pajak.

Jika Anda memilih diskon, maka masukkan persentase diskon yang akan diberikan. Total diskon dan pajak akan secara otomatis terhitung.

g. Klik “Save” untuk menyimpan draft bundle, jika ingin berlakukan bundle pada penjualan dan pos maka klik “Save” lalu “Terapkan”. Pastikan promo bundle yang telah dibuat sudah sesuai karena setelah Anda klik save, Anda hanya dapat mengubah periode bundle saja.

h. Setelah bundle diterapkan, bundle tersebut dapat dijual sesuai dengan tempat diberlakukannya bundle beserta pricelist dan periode bundle.

i. Jika Anda ingin membatalkan bundle tersebut, anda bisa klik tombol “Batalkan”. Hanya bundle yang tersimpan yang dapat dijual, jika bundle masih dalam bentuk draft atau dibatalkan, maka tidak akan dapat dijual.

5. Orders

A. Orders

Sub menu Orders dapat diakses di modul POS > Orders > Orders. Orders menampilkan seluruh produk yang terjual menggunakan modul POS. Tampilan sub menu Orders:

B. Sessions

Sub menu Sessions dapat diakses di modul POS > Orders > Sessions. Sessions menampilkan seluruh sesi toko yang menggunakan modul POS. Selain sesi toko sub menu Sessions juga menampilkan tanggal serta jam ketika toko dibuka dan ditutup beserta status toko. Tampilan sub menu Sessions:

C. Payments

Sub menu Payments dapat diakses di modul POS > Orders > Payments. Payments menampilkan seluruh metode pembayaran yang menggunakan modul POS beserta keterangannya. Tampilan sub menu Payments:

D. Customers

Sub menu Customers dapat diakses di modul POS > Orders > Customers. Customers menampilkan seluruh pelanggan yang membeli produk dengan menggunakan modul POS beserta keterangan produk yang dibeli. Tampilan sub menu Customers:

6. Memulai Toko atau Start Session

Ketika Anda membuka toko dan memulai sesi penjualan maka Anda dapat mengaksesnya pada modul:

Point of Sale → Dashboard → Pilih toko → New Session → Open Session

Langkah selanjutnya yaitu:

1. Isi jumlah uang yang tersedia pada mesin kasir pada saat toko pertama kali dengan melakukan set Cash Control dan mengisi kolom:

#Coins/Bills	Jumlah koin atau lembaran uang yang tersedia pada mesin kasir pertama kali
Coin/Bill Value	Nominal uang yang tersedia pada mesin kasir pertama kali
Subtotal	Total per nominal uang yang tersedia pada mesin kasir pertama kali

Kemudian klik Confirm untuk konfirmasi jumlah uang yang tersedia pada mesin kasir. Serta klik Start Session > Continue Selling untuk memulai sesi POS.

Gambar 6.1 Tampilan cash control

2. Kemudian Anda dapat Log in atau masuk ke POS System dengan:

• • Scan your badge: Scan badge dari kasir yang bertugas.
  • Select Cashier: Pilih nama kasir yang bertugas dan isi Password yang telah ditetapkan.

3. Anda dapat memilih produk untuk dibayar yang dapat dilakukan dengan 3 cara yaitu:

• • Klik produk yang tertera di mesin kasir.
  • Cari produk dengan mengetik internal references kemudian klik produk.
  • Scan produk yang akan dibeli.

4. Anda juga dapat:

• • Memasukan Qty (kuantitas produk) secara manual.
  • Pilih Disc (Diskon) yang tersedia pada hari tersebut.
  • Masukkan Price (harga produk) secara manual. (hanya dapat dilakukan oleh kepala kasir atau orang yang ditunjuk oleh kepala kasir).

5. Klik Payment untuk melakukan pembayaran. Selanjutnya:

• • Pilih metode pembayaran dengan klik Payment Method.
  • Isi Tender dengan jumlah uang yang diterima.
  • Klik Validate untuk validasi pembayaran.

6. Selanjutnya Print Receipt apabila ingin mencetak nota pembayaran.

• • Apabila terdapat transaksi selanjutnya maka klik Next Order.
  • Apabila terjadi pergantian Shift maka klik Administrator (nama kasir yang sedang bertugas) dan pilih nama kasir yang akan bertugas. Kemudian isi Password dan klik Ok.
  • Apabila Toko sudah ditutup maka klik Close dan klik Confirm.

7. Anda dapat meng-klik Resume untuk melanjutkan penjualan atau meng-klik Close > End of Session apabila toko sudah tutup.

Gambar 6.6 Klik resume

8. Klik Edit dan Set Closing Cash (Actual in Cash harus sama dengan Expected in Cash). Kemudian isi kolom berikut ini:

#Coins/Bills	Jumlah koin atau lembaran uang yang tersedia pada mesin kasir terakhir kali
Coin/Bill Value	Nominal uang yang tersedia pada mesin kasir terakhir kali
Subtotal	Total per nominal uang yang tersedia pada mesin kasir terakhir kali

Setelah ketiga kolom terisi, klik Confirm untuk konfirmasi jumlah uang yang tersedia di mesin kasir ketika toko ditutup. Serta, Klik Validate Closing & Post Entries.

Gambar 6.7 Validate closing & post entries

7. Product Bundling pada POS

1. Ketika Anda memilih produk yang tergolong bundle, maka akan muncul rekomendasi bundle terkait produk tersebut. Kasir dapat menekan “add” pada bundle tersebut dan masukkan kuantitas bundle yang akan dibeli lalu klik “Ok”.

2. Bundle akan secara otomatis masuk di tampilan kasir beserta diskon bundle yang telah diset. Jika kasir ingin mengubah kuantitas bundle, kasir dapat klik tombol “Product Bundle”.

3. Klik tombol update pada bundle yang ingin diubah kuantitas, jika Anda ingin menghapus bundle tersebut, maka masukan kuantitas 0. Setelah sudah mengubah kuantitas maka klik tombol “ok”.

4. Jika sudah melakukan pembayaran, maka struk untuk juga akan menampilkan informasi bundle dan hemat dari pembelian bundle.

8. Membuat Jenis-Jenis Pricelist

Anda dapat mendaftarkan jenis-jenis Pricelist. Untuk mengaktifkan jenis-jenis Pricelist dapat diakses pada modul:

Point of Sale → Configuration → Settings → Pricing → Checklist Pricelist

Terdapat 2 jenis Pricelist yaitu Multiple Prices per Product dan Advanced Price Rules.

A. Multiple Prices per Product

Pilih Multiple Prices per Product apabila ingin mendaftarkan jenis pricelist untuk pelanggan tertentu. Kemudian klik Save untuk menyimpan pengaturan.

Untuk membuat jenis Pricelist, Anda dapat mengaksesnya pada modul:

Point of Sale → Products → Pricelists → Create

Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:

• Judul harga khusus yang diberikan.
• Products: Produk yang akan diberikan harga khusus.
• Variants: Varian dari produk yang diberikan harga khusus
• Min Quantity: Kuantitas minimum produk untuk diberikan harga khusus.
• Price: Harga khusus yang diberikan untuk masing-masing produk.
• Start Date: Tanggal dimulainya pemberian harga khusus.
• End Date: Tanggal berakhirnya pemberian harga khusus.

Kemudian klik Save untuk menyimpan pricelist yang telah dibuat.

B. Advanced Price Rules

Pilih Advanced Price Rules apabila ingin mendaftarkan jenis-jenis pricelist untuk harga diskon atau promosi dengan harga tertentu, persentase dan formula. Kemudian klik Save untuk menyimpan pengaturan.

Untuk membuat jenis Pricelist, Anda dapat mengaksesnya pada modul:

Point of Sale → Products → Pricelists → Create

Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:

• Isi judul dari diskon atau promosi yang diberikan kemudian klik Add a line
• Apply On: Diskon akan diberikan untuk All Products (semua produk), Product Category (kategori produk), Product (Produk) atau Product Variant (varian produk).
• Min Quantity: Kuantitas minimum produk untuk diberikan harga khusus.
• Start Date: Tanggal dimulainya pemberian diskon.
• End Date: Tanggal berakhirnya pemberian diskon.
• Compute Price: Perhitungan harga diskon dapat diberikan dengan 3 cara yaitu: Fixed Price (harga tetap), Percentage Discount (persentase diskon), Formula (harga baru= Harga produk – persentase diskon + nominal khusus. Terdapat pembulatan, minimum margin dan maximum margin).

Kemudian klik Save & Close > Save untuk menyimpan pricelist yang telah dibuat.

9. Pengaturan Password untuk Kasir POS

Ketika kasir membuka modul Point of Sale dan memulai penjualan, Kasir harus melakukan log in dan juga memasukkan password. Pengaturan password dapat diakses pada modul:

Employees → Pilih kasir → Edit → HR Settings

Kemudian Anda dapat mengisi Pin Code dengan kode pin atau password untuk kasir tersebut dan Anda dapat klik Generate Badge untuk membuat kode badge. Kemudian klik Save untuk menyimpan pengaturan password

Gambar 9.1 Pengaturan password

10. Pengaturan Restaurant/Bar

Apabila perusahaan Anda merupakan Restaurant atau Bar maka Anda dapat menyesuaikan modul Point of Sale dengan mengaksesnya pada modul:

Point of Sale → Pilih Toko → Klik titik tiga → Settings → Checklist Is a Bar/Restaurant

Kemudian terdapat tambahan pengaturan antara lain:

A. Table Management

Anda dapat mengelola pesanan per meja dengan meng-checklist Table Management. Untuk membuat daftar meja maka Anda dapat klik Floors > Create. Terdapat list yang perlu dilengkapi:

• Floor Name: Nama lantai di mana meja ditempatkan.
• Point of Sale: Nama Point of Sale tempat kasir diletakkan.

Klik Add a Line untuk menambahkan:

• Table Name: Nama meja.
• Seats: Jumlah tempat duduk yang tersedia di meja tersebut.

Kemudian klik Save untuk menyimpan data meja yang telah dibuat.

Pada saat Anda memulai sesi Point of Sale maka Anda dapat klik ikon Pencil untuk menggeser (drag and drop) meja yang telah dibuat dan mengatur posisinya. Serta klik meja yang melakukan pesanan dan memasukkan pesanan ke mesin kasir.

B. Orderline Notes

Apabila pelanggan Anda memiliki kustomisasi pesanan maka Anda dapat checklist Orderline Notes untuk menambahkan catatan per pesanan. Pada saat Anda ingin menambahkan catatan pada pesanan maka Anda dapat klik Notes dan mencatat notes tersebut. Kemudian klik Ok.

C. Order Printer

Agar dapat mencetak pesanan di dapur maupun di bar maka Anda dapat checklist Order Printer dan klik Printers > Create untuk menambahkan daftar printer yang dimiliki. Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:

• Printer Name: Nama dari printer.
• Printer Type: Tipe printer terdapat 2 macam yaitu Use a printer connected to the IoT Box (Printer yang terhubung dengan IoT Box) dan Use an Epson Printer (Printer Epson).
• Isi Proxy IP Address.
• Printed Product Categories: Produk kategori tertentu yang ingin di-print sesuai dengan printer. Anda dapat kosongkan field ini.

Kemudian klik Save untuk menyimpan data printer.

D. Bill Splitting

Jika pelanggan Anda ingin memecah bill menjadi beberapa bagian maka Anda dapat checklist Bill Splitting. Pada modul POS, Anda dapat klik Split untuk memecah bill.

Kemudian Anda dapat memilih pesanan yang hendak dibayar dan klik Payment untuk melanjutkan pembayaran.

E. Bill Printing

Anda dapat checklist Bill Printing agar dapat mencetak bill sebelum melakukan pembayaran. Pada modul POS, Anda dapat klik Bill untuk mencetak Bill terlebih dahulu dan klik Print.

Terimakasih telah membaca. Semoga Odoo guide PoS ini dapat membantu Anda.

Bagi Anda yang tertarik menerapkan Odoo atau melakukan kustomisasi, silahkan tanyakan atau konsultasikan kebutuhan perusahaan Anda dengan konsultan kami.