1. Pro Forma Invoice
Setelah mengaktifkan setting Pro-Forma Invoice, maka Anda dapat mengirimkan Proforma Invoice kepada pelanggan.
Pada tampilan Sales Quotation maupun Sales Order, Anda dapat:
- Mengirimkan Proforma Invoice ke email pelanggan dengan menekan tombol “Send Pro-forma Invoice”; atau
- Mencetak Proforma Invoice melalui menu Print > Pro-forma Invoice
Tidak ada jurnal yang terbentuk pada pembentukan Pro-forma Invoice.
2. Pembuatan Invoice
Berdasarkan kebijakan pembuatan Invoice yang dipilih, maka akan terdapat daftar Sales Orders yang sudah dapat diterbitkan invoice melalui menu menu Sales > To Invoice > Orders to Invoice.
Apabila Kebijakan Pembuatan Invoice yang diberlakukan adalah Invoice what is delivered, maka pastikan field Delivered terisi (pengiriman sudah dilakukan) dan tekan tombol “Create Invoice”.
Pengguna modul Sales dapat membuat Invoice dalam bentuk Draft, namun tidak dapat melakukan posting Invoice. Posting Invoice akan dilakukan oleh pengguna modul Accounting.
Pengguna modul Sales dapat menginformasikan kepada tim Accounting apabila invoice sudah bisa difinalisasikan dengan cara Schedule Activity untuk tim Accounting pada Draft Invoice yang terbentuk.
Apabila pembuatan invoice diserahkan kepada tim Accounting, maka Schedule Activity dapat dilakukan pada Sales Order terkait.
3. Invoice Down Payment
Untuk mengaktifkan Invoice Down Payment, perlu untuk mengatur produk Down Payment terlebih dahulu.
Pada Sales Order, tekan “Create Invoice”, maka akan muncul tampilan berikut di mana Anda dapat memilih Down Payment dalam bentuk persentase ataupun nominal:
Pada saat menerbitkan Invoice final, Anda perlu memastikan “Deduct Down Payments” tercentang:
4. Pembuatan Invoice untuk Beberapa Sales Orders
Anda dapat membuat Invoice untuk beberapa Sales Orders dengan cara memilih beberapa Sales Orders dengan status “To Invoice” melalui menu Sales > To Invoice > Orders to Invoice, kemudian memilih Action “Create Invoices”.
Apabila Sales Orders yang dipilih terkait dengan pelanggan yang sama, maka akan terbentuk satu Invoice. Apabila Sales Orders yang dipilih terkait dengan pelanggan yang berbeda, maka akan terbentuk beberapa invoice sebanyak jumlah pelanggan yang berbeda.