Panduan Konfigurasi Modul Odoo Accounting

1. User Access

		Petty Cash Officer	Billing	Accountant	Advisor
Akses Modul Accounting
1	Melihat menu Accounting: Overview (bagian Kas Kecil)	✔
2	Melihat keseluruhan menu Accounting: Overview			✔	✔
3	Membuat Customer Receipt dan Vendor Receipt	✔	✔	✔	✔
4	Mendapatkan akses ke menu Customer (kecuali submenu e-Faktur) dan Vendor untuk pembuatan Customer Invoice, Vendor Bills, Credit Notes dan mendaftarkan pembayaran		✔	✔	✔
5	Mendaftarkan nomor e-Faktur yang telah dialokasikan kepada Perusahaan				✔
6	Membuat Products				✔
7	Membuat jurnal manual dan melihat jurnal entries, general dan partner ledger, melakukan rekonsiliasi dan forex revaluation			✔	✔
8	Akses ke menu: Budgets, Assets, Deferred Revenues, dan Deferred Expenses				✔
9	Melihat Laporan Keuangan			✔	✔
10	Akses ke menu Configuration (selain menu Settings)				✔
Extra Rights
1	Administration: Settings – untuk akses menu Accounting > Configuration > Settings; Secara otomatis mendapatkan akses terbatas pada modul General Settings juga)				Apabila diberikan akses
2	Inventory Accounting – akses ke modul Inventory untuk membentuk / sunting landed costs, master data product dan product category	Hanya untuk pengguna modul Accounting yang diberikan akses terkait
3	Reset Journal – kemampuan untuk mengembalikan posted entries ke status draft
4	Show Cost – Akses untuk melihat cost atau harga pokok penjualan pada master data produk
5	Show Price – Akses untuk melihat harga jual (sales price) pada master data produk
6	Update Cost – Akses untuk melakukan perubahan harga pokok penjualan pada master data produk

2. Configuration

2.1. Settings

Menu Settings ini digunakan untuk setup awal dari modul accounting dan wajib dilakukan sebelum memulai kegiatan dan hanya dapat diakses oleh user group Administration: Settings. Settings dapat diakses melalui menu:

Accounting → Configuration → Settings

Berikut adalah komponen-komponen yang terdapat di dalam menu tersebut:

2.1.1. Taxes

Default Taxes

Jenis pajak yang akan dimunculkan secara otomatis pada Product Lines untuk Customer Invoice (Sales Tax) ataupun Vendor Bill (Purchase Tax) yang dibuat melalui modul Accounting. Pilihan drop-down akan sesuai dengan pajak yang dikonfigurasi pada Accounting > Configuration > Taxes.

Pajak pada Customer Invoice yang dibentuk melalui Sales Order akan otomatis mengikuti pajak yang ditentukan pada Sales Order, di mana Sales Order akan mengikuti pajak dari Customer Taxes yang ditentukan pada master data Product.

Rounding Method

Metode pembulatan pajak pada Sales Orders atau Purchase Orders:

Round per Line: pembulatan pajak pada setiap Order Line
Round Globally: pembulatan pajak berdasarkan total nilai pembelian / penjualan

2.1.2. Currencies

Main Currency

Mata uang utama yang digunakan Perusahaan

Multi-Currencies

Untuk mengaktifkan penggunaan mata uang selain Main Currency

Activate Other Currencies: Mengaktifkan mata uang asing yang akan digunakan
Exchange Gain/Loss Journal: Penamaan jurnal yang akan digunakan apabila ada perhitungan keuntungan/kerugian selisih kurs terealisasi secara otomatis oleh sistem
Unrealized Exchange Gain/Loss Account: Akun yang akan digunakan untuk mencatat keuntungan/kerugian selisih kurs tidak terealisasi terkait revaluasi monetary accounts pada akhir bulan
Default Monetary Account which require revaluation (Unrealized Exchange): Monetary Account yang memerlukan revaluasi pada akhir bulan dan secara default akan terpilih ketika melakukan aksi revaluasi melalui menu Accounting > Accounting > Forex Revaluation

2.1.3. Customer Invoices

Default Sending Options	Opsi yang terpilih secara otomatis saat menekan “Send & Print” pada Customer Invoice
Line Subtotal Tax Display	Opsi untuk memunculkan subtotal termasuk atau tidak termasuk pajak
Warnings	Opsi untuk memunculkan pesan / peringatan pada saat pembuatan Customer Invoice yang dapat diatur pada kontak Customer
Default Terms & Conditions	Terms & Conditions yang akan dimunculkan secara otomatis pada Customer Invoice.
Cash Rounding	Satuan terkecil yang digunakan untuk pembayaran kas
Default Incoterm	Pilihan Incoterm yang akan dimunculkan secara otomatis

Konfigurasi signature pada invoice dapat dilakukan dengan melakukan konfigurasi General Settings → Signature (lihat poin Signature pada General Setting Guidebook )

2.1.4. Dashboard

Pada pengaturan Dashboard, Anda dapat mengatur hal-hal yang akan tersambung pada modul Dashboard perusahaan, di antaranya:

1. Finance – Revenue and Net Profit

Revenue Accounts	Akun yang berhubungan dengan penjualan perusahaan
Reverse Revenue Account Value	Centang apabila ingin menampilkan angka dari positif menjadi negatif atau sebaliknya
Net Income Accounts	Akun yang berhubungan dengan laba bersih perusahaan
Reverse Net Income Accounts	Centang apabila ingin menampilkan angka dari positif menjadi negatif atau sebaliknya

2. Finance – Expense

Cost of Revenue	Akun yang berhubungan dengan harga pokok produk
Employee Expense Accounts	Akun yang berhubungan dengan pengeluaran terkait karyawan
Sale and Marketing Expense Accounts	Akun yang berhubungan dengan pengeluaran terkait penjualan dan pemasaran
General and Administrative Expense Accounts	Akun yang berhubungan dengan pengeluaran general dan administratif
Non Operating Expense Accounts	Akun yang berhubungan dengan pengeluaran di luar kegiatan operasi
Boolean “Reverse”	Centang apabila ingin menampilkan angka dari positif menjadi negatif atau sebaliknya

2.1.5. Indonesian Localization

Isi Tax Address dan Tax Name sesuai dengan informasi pajak perusahaan.

2.1.6. Customer Payments

Konfigurasi terkait metode pembayaran Customer Invoice: Invoice Online Payment

Jika fitur ini diaktifkan, maka customer dapat melakukan pembayaran invoice-nya secara online (customer harus dibuatkan akun dengan tipe portal user dan pengaturan pembayaran dengan payment channel tersebut perlu di-set terlebih dahulu).

2.1.7. Bank and Cash

Bank Reconciliation Threshold

Penentuan batas tanggal terkait pilihan transaksi yang dimunculkan untuk keperluan rekonsiliasi bank. Apabila terdapat transaksi yang tidak match dengan bank statement sebelum tanggal yang telah ditentukan, maka tidak akan muncul sebagai items yang akan direkonsiliasi.

Inter-Bank Transfer Account

Akun sementara yang digunakan ketika melakukan transfer antar rekening bank

Anglo-Saxon Accounting

Sistem akuntansi sesuai dengan PSAK yang berlaku saat ini.

Secara otomatis membentuk baris jurnal harga pokok penjualan bersamaan dengan jurnal penjualan pada Customer Invoice, sehingga pendapatan dan biaya dicatat pada saat yang bersamaan (matching principle).

2.1.8. Fiscal Periods

Penentuan periode akuntansi perusahaan:

Fiscal Year

Last day diisi sesuai dengan tanggal tutup buku perusahaan

Fiscal Years

Fitur ini digunakan apabila satu periode akuntansi perusahaan lebih atau kurang dari 12 bulan

Fiscal Period Closing

Menu untuk mengunci transaksi (tidak bisa edit, menambahkan ataupun mengurangi) yang sudah terbentuk sebelum tanggal tertentu.

Lock Date: untuk semua user
Lock Date for Non-Advisers: untuk semua user selain Accounting: Advisor

2.1.9. Analytics

Penentuan periode akuntansi perusahaan:

Analytic Accounting	Aktifkan apabila Anda mau monitor transaksi berdasarkan project/department/unit bisnis pada pelaporan keuangan
Analytic Tags	Allocation dari pendapatan atau beban yang dapat didistribusikan untuk beberapa analytic accounts yang berbeda
Margin Analysis	Fitur ini akan menampilkan laporan margin per produk yang dapat diakses melalui modul Accounting > Reporting
Budget Management	Digunakan untuk mengelola anggaran dan membandingkan biaya dan pendapatan yang dianggarkan dengan aktual

2.2. Invoicing

2.2.1. Payment Terms

Menu ini digunakan untuk mendaftarkan termin pembayaran yang dapat diaplikasikan kepada pelanggan.

Accounting → Configuration → Payment Terms

Sistem otomatis membentuk secara default berbagai termin pembayaran, namun jika Anda ingin membuat termin pembayaran yang baru, Anda dapat menekan tombol “Create”.

Payment Terms	Nama dari termin pembayaran
Due Type	Balance, Percent atau Fixed Amount
Value	Hanya diisi apabila due type adalah Percent atau Fixed Amount
Number of Days	Jangka waktu termin
Options	Days after the invoice date, of the following month atau of the current month

Contoh: Payment Terms: 5/10, n/45	Line 1	Line 2
Due Type	Percent	Balance
Value	95%
Number of Days	10	45
Options	Days after the invoice date	Days after the invoice date

2.2.2. Pengaturan Pajak

2.2.2.1. Konfigurasi Pajak

Menu ini digunakan untuk mendaftarkan jenis pajak yang akan digunakan di perusahaan.

Accounting → Configuration → Taxes

Setelah memilih Fiscal Localization pada saat set up, secara otomatis akan mempersiapkan beberapa tipe pajak yang dapat Anda ubah ataupun membuat tipe pajak yang baru dengan menekan tombol “Create”.

Tax Name	Nama dari pajak tersebut
Tax Computation	Group of Taxes: Membuat parent dari berbagai item pajak Fixed: Nominal tetap dari pajak yang akan dikenakan, tanpa memperhatikan nilai penjualan/pembelian Percentage of Price: Basis pengenaan pajak adalah persentase dari nilai penjualan atau pembelian Percentage of Price Included: Basis pengenaan pajak adalah total nilai penjualan atau pembelian setelah ditambahkan pajak
Tax Scope	Sales, Purchase, None
Amount	Nominal persentase pajak apabila pajak berupa pungutan seperti PPN maka Anda dapat memasukkan nominal positif (contoh: 11%) sedangkan apabila pajak berupa pemotongan seperti PPh 23 maka Anda dapat memasukan nominal negatif (contoh: -2%).

Based on	Base (nilai pada invoice) & % of tax (persentase pajak yang terhitung)
Account	Akun yang akan digunakan untuk mencatat pajak tersebut

Label on Invoices	Label yang akan ditampilkan pada kolom Taxes pada formulir Invoice, Bills, Sales Order maupun Purchase Orders.
Tax Group	Label yang akan muncul di atas field total Invoice atau Bill. Selain itu, tax group juga menentukan grup sebuah pajak.
Include in Analytic Cost	Pajak akan diperhitungkan ke dalam analytic account invoice tersebut
Included in Price	Diaktifkan apabila nilai penjualan/pembelian sudah termasuk pajak
Affect Base of Subsequent Taxes	Diaktifkan apabila basis pajak adalah nilai penjualan/pembelian ditambah dengan pajak yang lainnya. Contoh: Nilai Penjualan: 1000 Tax 10% 100 Tax 5% (Subsequent Taxes) 55 (1100 x 5%) Subtotal 1155
E-Faktur Settings	Apabila tipe pajak terkait dengan PPN ataupun PPNBM, maka Anda perlu mengisi field ini dengan tipe pajak terkait untuk kepentingan pelaporan CSV e-Faktur.

2.2.2.2. Konfigurasi Fiscal Positions

Posisi Fiskal dapat diatur untuk pelanggan tertentu apabila pelanggan tersebut tidak terkena pajak lokal yang berlaku pada umumnya, contoh pelanggan dalam kawasan berikat ataupun pelanggan ekspor.

Accounting → Configuration → Fiscal Positions

Fiscal Position	Isi dengan nama posisi fiskal yang sesuai
Company	Nama perusahaan
Detect Automatically	Centang apabila ingin informasi fiskal pada faktur terisi otomatis
VAT Required	Centang apabila partner perlu memiliki nomor VAT
Country Group/ Country	Diisi apabila Posisi Fiskal berlaku untuk pelanggan dengan Country Group / Country tertentu
Tax Mapping	Pemetaan pajak yang didasarkan pada pajak default yang ditentukan pada sebuah produk dengan membandingkannya pada penerapan pajak di setiap negara. Pada tab ini terdapat kolom : Tax on product – pajak yang umumnya diterapkan pada saat membuat faktur Tax to apply – pajak yang akan diterapkan ketika kita memilih posisi fiskal tersebut Contoh: Tax on product terisi 21% sementara Tax to Apply terisi 0% maka yang akan diterapkan dalam faktur adalah 0%.
Account Mapping	Pemetaan akun yang didasarkan pada akun default yang ditentukan pada sebuah produk dengan membandingkannya pada penerapan akun di setiap negara. Pada tab ini terdapat kolom: Account on product – akun yang umumnya diterapkan pada saat membuat faktur Account to use instead – akun yang akan diterapkan ketika kita memilih posisi fiskal tersebut

2.2.3. Incoterms

Berbagai incoterms sudah otomatis terbentuk di dalam sistem. Namun apabila ingin menambah atau membuat incoterm yang baru, Anda dapat dengan mudah tekan tombol “Create” kemudian isi code dan name incoterm tersebut. Incoterm tersebut dapat dipilih di setiap pembuatan PO ataupun SO.

Accounting → Configuration → Incoterms

2.2.4. Jurnal

Menu ini bertujuan untuk membuat penamaan jurnal yang akan digunakan perusahaan, sesuai dengan kebutuhan. Menu Jurnal ini digunakan sebagai pengelompokan dari berbagai accounting entry yang dibuat, sehingga akan memudahkan dalam mencari accounting entry suatu transaksi dengan memilih jurnal yang ditetapkan.

Accounting → Configuration → Journals

Anda dapat mengubah rincian pada jurnal jika perlu (tekan journal yang ingin diubah, kemudian tekan “Edit”) atau ingin menambah journal yang baru (tekan “Create”).

Journal Name	Nama jurnal
Type	Pilih tipe yang paling sesuai: Sales, Purchase, Cash, Bank, Miscellaneous

Tab Journal Entries:

Short Code	Kode dari journal tersebut (sesuai preferensi)
Next Number	Jika membuat journal baru, pastikan next number diisi 1. Angka ini akan menentukan nomor journal disetiap accounting entry yang dibentuk
Default Debit & Credit Account	Isi dengan akun terkait untuk journal tersebut
Currency	Apabila perusahaan menggunakan multi-currency, maka currency dapat dispesifikasikan pada journal yang dibentuk

Tab Advance Settings:

Account Types Allowed	Menentukan tipe akun yang dapat menggunakan journal tersebut
Accounts Allowed	Menentukan akun yang dapat menggunakan journal tersebut
Lock Posted Entries with Hash	Apabila dicentang, maka setiap accounting entries yang sudah posted tidak dapat diubah lagi dan tidak bisa reset to draft.

2.3. Metode Pembayaran

2.3.1. Pengaturan Akun Bank

2.3.1.1. Jurnal Bank

Tahap pertama untuk pembentukan Akun Bank adalah dengan membuat Jurnal Bank.

Accounting → Configuration → Journals

Type	Pilih Bank
Bank Account	Nomor Rekening
Bank	Nama dari Bank
Bank Feeds	Pilih Import (CSV) untuk metode memasukkan bank statement ke dalam sistem

Post At	Payment Validation – Ketika pembayaran didaftarkan, secara otomatis jurnal pembayaran ter-posting dan Invoice / Bills berstatus “Paid”. Bank Reconciliation – Ketika pembayaran didaftarkan, jurnal pembayaran terbentuk dalam bentuk Draft dan Invoice / Bills berstatus “In Payment”. Jurnal pembayaran akan otomatis ter-posting ketika rekonsiliasi bank dilakukan.
Incoming / Outgoing Payments	Manual – Pendaftaran pembayaran dilakukan secara manual Electronic – Pembayaran dapat dilakukan secara elektronik

Ketika Jurnal Bank berhasil dibuat, maka:

Secara otomatis akun bank terkait akan terbentuk pada Chart of Accounts; dan
Akun Bank akan terdaftar pada Accounting > Configuration > Bank Accounts

2.3.1.2. Mengkoneksikan antara Customer Invoice dan Bank

Anda dapat melengkapi informasi akun Bank melalui menu:

Accounting → Configuration → Banks

Apabila fitur Customer Invoicing diaktifkan dan akun Bank tersebut didaftarkan pada Contact Customer, maka informasi terkait akun bank tersebut akan dimunculkan pada Customer Invoice.

2.3.2. Metode Pembayaran Lainnya

2.3.2.1. Payment Acquirers

Menu ini berisi beberapa metode pembayaran yang disediakan oleh sistem dan juga Anda dapat membuat metode pembayaran yang baru sesuai dengan preferensi perusahaan Anda.

Accounting → Configuration → Payment Acquirers

Tekan Create untuk membuat metode pembayaran baru dan pastikan metode tersebut berada dalam kondisi Enable.

Displayed as	Nama metode pembayaran yang ingin ditampilkan (jika dikosongkan, maka akan mengikuti nama metode pembayaran di field Name)
Countries	Kosongkan jika metode pembayaran tersedia di seluruh negara
Payment Journal	Tentukan jurnal untuk transaksi pembayaran dengan metode tersebut

2.3.2.2. Saved Payment Data

Pengaturan ini digunakan untuk menyimpan data pembayaran customer yang dilakukan secara online melalui metode pembayaran yang sudah diizinkan dan diaktifkan pada sistem.

Pengaturan save payment data dapat dilakukan melalui:

Accounting → Configuration → Saved Payment Data

Name	Nama yang membayar
Partner	Nama Mitra
Acquirer Account	Metode pembayaran yang digunakan
Acquire Ref	Referensi pembayaran

2.3.3.3. Payment Icons

Ikon dari metode pembayaran yang terdaftar di dalam sistem baik enable dan disable, seluruhnya akan ditampilkan dan dapat diakses melalui:

Accounting → Configuration → Payment Icons

2.3.3.4. Payment Transactions

Pengaturan ini digunakan untuk melacak status pembayaran customer yang dilakukan secara online. Pengaturan ini dapat dilakukan melalui:

Accounting → Configuration → Payment Transactions

2.4. Accounting

2.4.1. Currencies

Menu ini digunakan untuk membuat dan mendaftarkan kurs mata uang asing harian.

Accounting → Configuration → Currencies

Sebelum membuat atau memperbarui kurs, pastikan terlebih dahulu mata uang yang digunakan berada dalam kondisi aktif. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat atau memperbarui nilai kurs:

Tekan mata uang asing yang ingin diperbaru
Pilih “Inverted Exchange Rates” untuk memudahkan pengisian rates dengan mengisi nilai Rupiah per unit mata uang asing, contoh: 1 US$ = Rp 15,000
Tekan Smart Button “Rates”
Tekan “Create” untuk membuat kurs yang baru, kemudian masukkan tanggal dan kursnya.
Tekan item yang ingin diubah apabila ingin mengubah atau merevisi kurs yang telah diinput.

2.4.2. Chart of Accounts

Menu ini digunakan untuk membuat atau mengubah Chart of Accounts.

Accounting → Configuration → Chart of Accounts

Tekan “Create” untuk membuat Akun baru dan tekan ke salah satu Chart of Accounts jika ingin mengubah. Berikut adalah beberapa informasi yang terdapat di dalam Chart of Accounts:

Code	Kode penomoran Chart of Accounts (sesuai dengan preferensi perusahaan)
Name	Nama dari account yang akan dibuat (sesuai dengan preferensi perusahaan)
Type	Tipe dari chart of account (receivables, payables, current assets, dll)
Maintain Currency	Isi field ini untuk akun moneter dalam mata uang asing yang memerlukan revaluasi akun (unrealized forex loss/gain) pada akhir periode melalui menu Accounting > Accounting > Forex Revaluation.
Default Taxes	Pajak default yang akan dikenakan terhadap akun tersebut
Tags	Tags tertentu yang sesuai dengan akun tersebut
Group	Grup dari akun tersebut (apabila akun tersebut merupakan akun grouping)
Allow Reconciliation	Jika dicentang, maka akun tersebut dapat direkonsiliasikan (contoh: Piutang)
Deprecated	Jika dicentang, maka akun ini dapat dihapus meskipun sudah ada transaksi
Cashflow type	Dapat dipilih antara Operations, Investing Activities, atau Financing Activities. Aturan ini mempengaruhi laporan Cash Flow.
Account Currency	Jika diisi, maka seluruh pergerakan akun yang berkaitan dengan akun tersebut akan terkunci pada mata uang account currency yang ditetapkan. Apabila ada transaksi (misal : transaksi dengan vendor bill/invoice bill) menggunakan mata uang lain, maka akan muncul warning “The account selected on your journal entry forces to provide a secondary currency. You should remove the secondary currency on the account” dan tidak bisa post.
Header	Kode yang akan digunakan untuk mengatur susunan laporan keuangan pada Financial Reports Configuration

2.4.2.1. Akun Fixed Assets

Khusus untuk akun dengan tipe Fixed Assets, akan muncul tambahan field:

Automate Asset

Apabila akun ini terkait dengan akun Aktiva Tetap:

No – tidak ada otomatisasi pembuatan aktiva tetap ketika ada Bills untuk pembelian aktiva tetap
Create in draft – Aktiva Tetap akan otomatis terbentuk dalam bentuk Draft ketika Bills pembelian Aktiva Tetap telah di-posting
Create and validate – Aktiva Tetap akan otomatis terbentuk dan terkonfirmasi ketika Bills pembelian Aktiva Tetap telah di-posting

Apabila akun ini terkait dengan akun Akumulasi Penyusutan:

No – tidak ada otomatisasi penjurnalan penyusutan
Create in draft – jurnal penyusutan akan otomatis terbentuk dalam bentuk Draft
Create and validate – jurnal penyusutan akan otomatis ter-posting sesuai dengan jadwal penyusutan

Asset Model

Field pada Aktiva Tetap yang terbentuk akan terisi secara default sesuai dengan Asset Types yang dipilih pada akun Aktiva Tetap tersebut

2.4.2.2. Akun Current Assets dan Liabilities

Khusus untuk akun dengan tipe Current Assets dan Liabilities, akan muncul tambahan field:

Automate Deferred Expense / Revenue

Apabila akun ini terkait dengan akun Deferred Expense / Revenue:

No – tidak ada otomatisasi pembuatan Deferred Expense / Revenue ketika ada Vendor Bill / Customer Invoice terkait pembayaran beban / penerimaan pendapatan di muka yang perlu diamortisasikan
Create in draft – Deferred Expense / Revenue akan otomatis terbentuk dalam bentuk Draft ketika Vendor Bill / Customer Invoice telah di-posting
Create and validate – Deferred Expense / Revenue akan otomatis terbentuk dan terkonfirmasi ketika Vendor Bill / Customer Invoice telah di-posting

Deferred Expense / Revenue Model

Field pada Deferred Expense / Deferred Revenue yang terbentuk akan terisi secara default sesuai dengan Deferred Expense Model / Deferred Revenue Model yang dipilih pada akun Deferred Expense / Deferred Revenue tersebut.

2.4.3. Journal Groups

Menu ini bertujuan untuk membuat grup dari beberapa jurnal yang telah dibentuk sebelumnya.

Accounting → Configuration → Journal Groups

Tekan tombol “Create” untuk membentuk grup jurnal yang baru atau apabila ingin edit grup yang sudah dibuat dapat dengan mudah dengan menekan tombol grup jurnal yang bersangkutan. Excluded Journals diisi apabila ada yang journal tertentu yang tidak masuk kedalam grouping journal tersebut.

2.4.4. Reconciliation Models

Proses rekonsiliasi dapat dilakukan setelah bank statement/laporan bank telah diimpor. Rekonsiliasi bertujuan untuk menyesuaikan pencatatan saldo kas bank dengan saldo kas perusahaan yang banyak dipengaruhi oleh aktivitas penerimaan dan pengeluaran perusahaan, seperti biaya layanan dan administrasi bank, bunga deposito, dan pajak penghasilan dibayar dimuka (misal : PPh 23 dibayar dimuka sebesar 2% atas pemakaian jasa tertentu). Dalam memudahkan proses rekonsiliasi, Anda dapat mengelola akun transaksi yang membutuhkan rekonsiliasi dengan mengkonfigurasikannya melalui Reconciliation Models ini dengan cara sebagai berikut.

Accounting → Configuration → Reconciliation Models

Berikut adalah beberapa informasi atau field yang harus diisi dalam pembuatan reconciliation models:

Name: Nama dari model rekonsiliasi
Type:

Manually create a write-off on clicked button

Model rekonsiliasi yang dibuat akan membentuk tombol baru pada tab Manual Operations yang dapat dipilih ketika melakukan rekonsiliasi bank. Tombol baru ini secara otomatis mengisi field account sesuai dengan rekonsiliasi model yang dibuat.

Suggest counterpart value

Jenis model rekonsiliasi ini berfungsi memberikan saran ke akun mana selisih yang timbul akan direkonsiliasikan sebelum validasi rekonsiliasi, berdasarkan pada aturan yang telah ditetapkan dalam model rekonsiliasi.

Match existing invoice/bills

Jenis model rekonsiliasi ini secara otomatis merekomendasikan Customer Invoices / Vendor Bills yang dapat dipasangkan esuai dengan pembayaran.

3. Conditions on Bank Statement Line: Kondisi yang dapat ditentukan untuk model rekonsiliasi. Field Journal dapat diisi jika reconciliation model tersebut hanya untuk jurnal spesifik, misalnya bank atau kas kecil. Pengisian field ini berpengaruh pada saat entri jurnal akan otomatis mengelompokkan jurnal tersebut pada tipe jurnal yang ditentukan (misal jurnal bank/ jurnal kas kecil). Data entri jurnal dapat diakses langsung pada smart button journal entries yang terletak di sebelah kanan tampilan model rekonsiliasi.

4. Counterpart Values: Nilai-nilai yang akan diaplikasikan ke dalam model rekonsiliasi. Counterpart values hanya akan muncul apabila Anda memilih tipe rekonsiliasi Manually create a write-off on clicked button dan suggest counterpart values. Field yang dapat dilengkapi dalam counterpart values, antara lain chart of account dan write-off amount yang berpengaruh pada pengelompokkan akun atas pencatatan rekonsiliasi dan perhitungan selisih yang timbul dalam rekonsiliasi.

2.4.5. Asset Type

Pengaturan Asset Types berguna untuk pembentukan aktiva tetap secara otomatis ketika ada pembelian / Vendor Bills terkait dengan aktiva tetap. Asset Types dibuat untuk masing-masing akun aktiva tetap, di mana informasi pada aktiva tetap yang terbentuk akan terisi secara default berdasarkan informasi yang ditentukan pada Asset Types.

Accounting → Configuration → Asset Types

Tekan tombol “Create” dan tampilan berikut akan muncul:

Asset Type	Nama tipe aset tetap
Depreciation Method	Linear – Metode penyusutan yang membagi sama rata nilai perolehan aktiva tetap sesuai dengan perkiraan masa umur ekonomis (e.g apabila harga perolehan aktiva tetap sebesar 20 juta dengan perkiraan masa manfaat 5 tahun, maka setiap tahun akan disusutkan sebesar 4 juta) Degressive – Metode penyusutan yang menghitung penyusutan berdasarkan persentase tetap atas nilai buku terakhir Accelerated Degressive – Metode penyusutan yang dipercepat bertujuan untuk mengalokasikan proporsi yang relatif besar dari biaya aset untuk tahun-tahun awal dari masa manfaat aset, sehingga menciptakan beban penyusutan yang besar pada tahun-tahun awal pemanfaatan aset dan semakin mengecil pada tahun-tahun berikutnya.
Useful Life	Perkiraan umur ekonomis aktiva Anda dapat memilih: Years – jurnal depresiasi akan terbentuk setiap tahun Months – jurnal depresiasi akan terbentuk setiap bulan
Prorata Computation	Aktifkan apabila Anda mau melakukan perhitungan prorata depresiasi untuk aktiva tetap yang dibeli di tengah tahun atau bulan
Fixed Asset Account	Akun untuk mencatat aktiva tetap
Accumulated Depreciation	Akun untuk mencatat akumulasi penyusutan
Expense Account	Akun untuk mencatat beban penyusutan
Journal	Tipe jurnal yang akan dipakai untuk jurnal penyusutan
Analytic Account	Akun analitik yang didaftarkan pada jurnal penyusutan
Analytic Tag	Tag analitik yang didaftarkan pada jurnal penyusutan

Pastikan pengaturan pada akun Aktiva Tetap dan Akumulasi Penyusutan sudah dilakukan untuk mengotomatisasi pembentukan Aktiva Tetap dan jurnal penyusutan.

2.4.6.Deferred Revenue Models

Pengaturan Deferred Revenue Models berguna untuk pembentukan Deferred Revenue secara otomatis ketika ada penjualan / Customer Invoice terkait dengan penerimaan pendapatan di muka yang perlu diakui pendapatannya secara berkala selama periode tertentu. Deferred Revenue Models dibuat untuk masing-masing akun Deferred Revenue, di mana informasi pada Deferred Revenue yang terbentuk akan terisi secara default berdasarkan informasi yang ditentukan pada Deferred Revenue Models.

Accounting → Configuration → Deferred Revenue Models

Deferred Revenue Model name	Nama dari Deferred Revenue model
Number of Recognitions	Berapa lama dan frekuensi untuk pengakuan pendapatan Years – jurnal amortisasi akan terbentuk setiap tahun Months – jurnal amortisasi akan terbentuk setiap bulan
Prorata Computation	Aktifkan apabila Anda mau melakukan perhitungan prorata amortisasi untuk pendapatan di muka yang diterima di tengah tahun atau bulan
Revenue Account	Akun untuk mencatat pendapatan
Deferred Revenue Account	Akun di mana penerimaan uang muka pertama kali dicatat
Journal	Tipe jurnal yang akan dipakai untuk jurnal amortisasi
Analytic Account	Akun analitik yang didaftarkan pada jurnal amortisasi
Analytic Tag	Tag analitik yang didaftarkan pada jurnal amortisasi

Pastikan pengaturan pada akun Deferred Revenue sudah dilakukan untuk mengotomatisasi pembentukan Deferred Revenue dan jurnal amortisasi.

2.4.7.Deferred Expense Models

Pengaturan Deferred Expense Models berguna untuk pembentukan Deferred Expense secara otomatis ketika ada Vendor Bill terkait dengan beban yang dibayarkan di muka di mana beban perlu diakui secara berkala selama periode tertentu. Deferred Expense Models dibuat untuk masing-masing akun Deferred Expense, di mana informasi pada Deferred Expense yang terbentuk akan terisi secara default berdasarkan informasi yang ditentukan pada Deferred Expense Models.

Accounting → Configuration → Deferred Expense Models

Deferred Expense Model name	Nama dari Deferred Expense model
Number of Recognitions	Berapa lama dan frekuensi untuk pengakuan beban Years – jurnal amortisasi akan terbentuk setiap tahun Months – jurnal amortisasi akan terbentuk setiap bulan
Prorata Computation	Aktifkan apabila Anda mau melakukan perhitungan prorata amortisasi untuk beban di muka yang diterima di tengah tahun atau bulan
Deferred Expense Account	Akun di mana pembayaran uang muka pertama kali dicatat
Expense Account	Akun untuk mencatat beban
Journal	Tipe jurnal yang akan dipakai untuk jurnal amortisasi
Analytic Account	Akun analitik yang didaftarkan pada jurnal amortisasi
Analytic Tag	Tag analitik yang didaftarkan pada jurnal amortisasi

Pastikan pengaturan pada akun Deferred Expense sudah dilakukan untuk mengotomatisasi pembentukan Deferred Expense dan jurnal amortisasi.

2.5. Management

2.5.1. Follow-up Levels

Pengaturan Follow-up Levels bertujuan untuk mengingatkan pelanggan agar membayar tagihan yang belum dibayar. Anda dapat menentukan tindakan yang berbeda berdasarkan pada seberapa lama keterlambatan pembayaran pelanggan tersebut, yang diatur melalui :

Accounting → Configuration → Follow-up Levels

Tekan tombol “Create” untuk membuat pengaturan Anda. Isi tindakan dan kapan follow-up akan dikirimkan ke pelanggan setelah Customer Invoice jatuh tempo. Tekan tombol “Save” untuk menyimpan pengaturan Anda.

2.5.2. Budgetary Positions

Budgetary Positions bertujuan untuk mendaftarkan akun untuk setiap baris Anggaran. Contoh: Baris Anggaran “Pendapatan” terdiri dari akun-akun terkait pendapatan. Untuk mengkonfigurasi Posisi Anggaran dapat dilakukan melalui:

Accounting → Configuration → Budgetary Positions

2.5.3. Financial Reports Configuration

Menu ini bertujuan untuk mengatur susunan laporan keuangan (Balance Sheets, Profit and Loss dan Cash Flow Statements) yang tersedia pada menu Reporting. Secara default, laporan keuangan sudah dikonfigurasikan. Namun Anda dapat mengubah susunan apabila diperlukan.

Accounting → Configuration → Financial Reports Configuration

Sebagai contoh konfigurasi Revenue pada laporan Profit and Loss:

Report Name	Nama dari baris yang dimunculkan pada laporan
Sequence	Urutan baris ini akan dimunculkan pada laporan
Sign on Reports	Reserve balance sign: untuk menampilkan revenue sebagai nominal yang positif walaupun pada dasarnya revenue memiliki posisi credit balance. Preserve balance sign: untuk menampilkan nominal akun sesuai dengan posisi debit / credit balance. Contoh: Cost of Goods Sold mempunyai debit balance dan mau ditampilkan pada laporan sebagai nominal positif.
Custom Date Range	Menentukan rentang waktu yang ditampilkan pada laporan
Parent	Parent dari laporan tersebut, misalkan parent dari laporan adalah ‘Balance Sheet’, maka laporan akan muncul pada laporan balance sheet. Bisa juga anak dari suatu akun misalkan Report Name bernama Direct Cost of Good Sold maka dapat diatur Parent-nya adalah Cost of Goods Sold.
Type	View: Tidak terdapat breakdown atau rincian pada baris laporan, namun jumlah akan dimunculkan Accounts: Laporan dapat dirincikan berdasarkan header akun Account type: Laporan dapat dirincikan berdasarkan tipe Akun
Formulas	Formula akan muncul apabila Anda memilih Type: Accounts. Formula dapat diisi dengan: HEADER.Nama Header yang sudah ditentukan pada Chart of Account, contoh: HEADER.COGS.

2.6. Analytics

2.6.1. Analytic Accounts

Accounting → Configuration → Analytic Accounts

Analytic Account bertujuan untuk menganalisa transaksi untuk divisi / proyek tertentu. Anda perlu terlebih dahulu membuat Analytic Account dengan tekan tombol “Create”.

Analytic Account	Nama dari Analytic Account
Reference	Referensi jika ada dan diperlukan (nomor dokumen pendukung e.g nomor dokumen kontrak)
Customer	Pilih nama customer jika analytic account tersebut terkait kepada customer yang spesifik (jika tidak, maka kosongkan)
Group	Analytic Group dari analytic account yang dibentuk, bila ada

2.6.2. Analytic Tags

Analytic Tags digunakan untuk mendistribusikan pendapatan atau beban ke beberapa Analytic Accounts. Pengaturan ini dapat dilakukan melalui:

Accounting → Configuration → Analytic Tags

Berikut adalah contoh penggunaan sebuah analytic tags (Consulting) yang didistribusikan ke 2 analytic account (Project RRP dan Project ABC):

Analytic Tag	Nama dari Analytic Tag
Analytic Account	Pilih Analytic Account di mana Analytic Tag akan didistribusikan berikut persentase yang akan didistribusikan ke masing-masing Analytic Account

2.6.3. Analytic Account Group

Menu ini digunakan untuk membuat grup dari Analytic Account apabila perusahaan ingin mengelompokkan Analytic Account yang dibuat.

Accounting → Configuration → Analytic Account Group

Name