Panduan Konfigurasi Modul Odoo Inventory

1. User Access

Pada modul Inventory, terdapat 2 tipe user access yaitu User dan Administrator. User Access tipe User biasanya digunakan oleh staff gudang dengan akses terbatas. Sedangkan user access tipe Administrator digunakan oleh manajer gudang untuk memantau seluruh perpindahan produk serta menganalisa laporan pembelian.

		User	Administrator
Menu Overview
1	Dashboard Inventory Overview untuk melakukan penerimaan barang, pengiriman barang dan transfer antar lokasi / gudang	✔	✔
Menu Operations
1	Transfer antar lokasi / gudang dan batch transfer	✔	✔
2	Membuat dan mengisi formulir Inventory Adjustments	✔	✔
3	Validasi Inventory Adjustments		✔
4	Mengubah produk menjadi Scrap	Apabila mendapatkan extra right
5	Akses untuk membuat landed costs		✔
6	Run Scheduler untuk reserve produk yang sedang menunggu availability dan menjalankan Reordering Rules	✔	✔
Menu Master Data
1	Melihat daftar produk dan produk varian	✔	✔
2	Membuat produk/varian baru dan mengedit produk/varian		✔
3	Membuat Reordering Rules		✔
4	Melihat dan membuat nomor lot / serial	✔	✔
5	Mengatur packages untuk keperluan pengiriman	✔	✔

		User	Administrator
Menu Reporting
1	Akses untuk melihat berbagai laporan terkait inventory		✔
Menu Configuration
1	Mengatur gudang, lokasi, aturan, rute, tipe operasi dan Putaway Rules		✔
2	Mengatur produk kategori, atribut produk dan produk kemasan		✔
3	Mengatur satuan dan kategori satuan		✔
4	Mengatur metode pengiriman dan Delivery Packages		✔
Extra Rights
1	Administration: Settings – untuk akses menu Inventory > Configuration > Settings; Secara otomatis mendapatkan limited akses pada modul General Settings juga)		Apabila diberikan akses
2	Show non-valuation inventory reports seperti laporan Inventory Report, Product Moves, dan Inventory Movement Report	Apabila diberikan akses
3	Show and modify scrap or inventory loss location untuk membatasi pengguna yang dapat melakukan inventory adjustments ataupun scrap	Hanya untuk pengguna yang mendapatkan akses terkait
4	Show Cost – melihat Cost pada master data produk
5	Show Price – melihat harga jual pada master data produk

2. Configuration

2.1. Settings

Langkah untuk melakukan pengaturan awal modul inventory dapat dilakukan melalui:

Inventory → Configuration → Settings

2.1.1. Operations

Delivery Packages	Fitur untuk mengelompokkan produk yang akan dikirimkan dalam kemasan, misalnya dalam bentuk parsel atau box.
Warnings	Aktifkan untuk memberikan informasi atau blocking terkait partners tertentu ketika membuat formulir transfer pada modul Inventory. Informasi tersebut dapat didaftarkan melalui menu Contact > tab internal notes > Warning on the Picking.
Picking Policy	Pilihan kapan produk dapat mulai dikirimkan: Ship products as soon as available, with back orders: pesanan akan dikirimkan berdasarkan jumlah stok yang tersedia. Sisa pesanan yang belum tersedia akan dikirimkan setelah barang tersedia melalui back order. Ship all products at once: pesanan akan dikirimkan ketika stok tersedia atas keseluruhan pesanan tersebut.
Batch Picking	Fitur untuk mengelompokkan pengambilan barang (picking) ataupun pengiriman (delivery order) dalam batches, di mana seorang user dapat di-assign sebagai penanggungjawab untuk setiap batch.
Reservation	Pilihan untuk me-reservasi stok yang akan dijual: Immediately after sales order confirmation: reservasi atas stok terjadi tepat setelah Sales Order dikonfirmasi. Manually or based on automatic scheduler: reservasi atas stok dilakukan secara manual atau berdasarkan otomatisasi jadwal tertentu.

2.1.2. Shipping

Email Confirmation	Fitur untuk mengirimkan email konfirmasi kepada pelanggan setelah Delivery Order divalidasi
Shipping Costs	Fitur untuk mengaktifkan perhitungan biaya pengiriman barang kepada pelanggan
SMS Confirmation	Aktifkan untuk mengirim pesan teks SMS konfirmasi otomatis ketika Delivery Orders divalidasi. Anda perlu terlebih dahulu membeli credit untuk mengirimkan SMS kepada pelanggan

2.1.3. Products

Variants	Fitur untuk mengaktifkan produk varian seperti warna, ukuran, dsb
Product Packagings	Aktifkan apabila ada packaging produk yang perlu dimonitor (contoh: 1 pack 6 bottles, box of 10 pieces), di mana masing-masing box perlu diberikan barcode
Units of Measure	Fitur untuk mengaktifkan satuan yang berbeda untuk penjualan dan pembelian produk
Notification for Expiring Products	Fitur untuk mengaktifkan notifikasi terkait produk yang mendekati tanggal kadaluarsa (tanggal kadaluarsa perlu didaftarkan terlebih dahulu pada Inventory > Master Data > Lots / Serial Numbers). Daftarkan users yang akan mendapatkan notifikasi mengenai produk yang akan kadaluarsa, setiap hari apa notifikasi akan dikirimkan, dan berapa hari sebelum kadaluarsa notifikasi perlu diberikan.

2.1.4. Traceability

Lots & Serial Numbers	Fitur untuk mengaktifkan penggunaan Lots & Serial Numbers untuk melacak pergerakan produk
Display Lots & Serial Numbers on Delivery Slips and Invoices	Fitur untuk menampilkan Lots & Serial Numbers pada Delivery Slips maupun pada Customer Invoice
Expiration Dates	Fitur untuk mengaktifkan expiry dates dari produk melalui menu lots & serial numbers
Consignment	Aktifkan apabila terdapat barang-barang yang dikonsinyasikan oleh vendor

2.1.5. Valuation

Aktifkan Landed Costs apabila terdapat biaya tambahan yang mau ditambahkan pada nilai produk seperti transportasi, bea cukai, dsb.

2.1.6. Warehouse

Storage Locations

Fitur untuk mengaktifkan:

Pengaturan lokasi pada gudang
Pengaturan untuk memindahkan produk ke lokasi tertentu ketika produk diterima di lokasi tertentu

Multi-Step Routes

Pengaturan rute penerimaan, pengiriman dan manufaktur masing-masing gudang

Multi-Warehouses

Aktifkan untuk mengelola beberapa gudang sekaligus

2.1.7. Advanced Scheduling

Security Lead Time for Sales	Pengaturan jadwal pengiriman lebih awal untuk menghindari keterlambatan
Security Lead Time for Purchase	Pengaturan jadwal penerimaan lebih awal untuk menghindari keterlambatan

2.2. Warehouse Management

2.2.1. Warehouses

Gudang digunakan untuk menyimpan produk yang akan dijual. Untuk pengaturan gudang anda dapat mengaksesnya melalui:

Inventory → Configuration → Warehouses → Create

Warehouse	Nama gudang
Short Name	Kode untuk gudang tersebut
Company & Address	Nama dan alamt perusahaan di mana gudang ini akan didaftarkan, apabila Anda mengaktifkan multi-company
Incoming Shipments	Receive goods Directly (1 step): Produk akan langsung dikirimkan ke lokasi penyimpanan Receive goods in input and then stock (2 steps): Produk pertama kali akan dibongkar di lokasi input dan dilanjutkan untuk ditransfer ke lokasi penyimpanan Receive goods in input then quality then stocks (3 steps): Produk akan dibongkar di lokasi input, pemeriksaan kualitas, kemudian disimpan dalam lokasi penyimpanan
Outgoing Shipments	Deliver goods directly (1 step): Produk akan langsung dikirimkan kepada pelanggan dari lokasi penyimpanan Send goods in output and and then deliver (2 steps): Produk akan dipindahkan ke lokasi output terlebih dahulu, kemudian dikirimkan kepada pelanggan Pack goods, send goods in output and then deliver (3 steps): Produk akan dikemas, kemudian dikirimkan ke lokasi output, kemudian dikirimkan kepada pelanggan
On delivery status on DO	Aktifkan apabila Anda perlu mendaftarkan status pengiriman pada Delivery Orders
Resupply Subcontractors	Aktifkan apabila gudang ini akan dipakai untuk mengirimkan bahan baku kepada subkontraktor
Manufacture to Resupply	Aktifkan apabila gudang akan dipakai untuk memberikan instruksi produksi untuk stok ulang produk
Manufacture	Manufacture (1 step): Produksi hanya akan dilakukan dalam 1 step (otomatis mengambil bahan baku dan menyimpan barang jadi dari/pada lokasi penyimpanan) Pick components and then manufacture (2 steps): Produksi dimulai dengan pengambilan bahan baku dan dilanjutkan dengan proses produksi (otomatis menyimpan barang jadi pada lokasi penyimpanan) Pick components, manufacture and then store products (3 steps): Produksi dimulai dengan pengambilan bahan baku, dilanjutkan dengan proses produksi, kemudian serah terima barang jadi kepada gudang
Buy to Resupply	Aktifkan apabila stok ulang produk dilakukan dengan cara pembelian
Re-supply from	Aktifkan apabila stok ulang produk dilakukan dari gudang lainnya

2.2.2. Locations

Lokasi merupakan tempat khusus dalam gudang, seperti rak. Anda dapat mengonfigurasi lokasi sebanyak yang Anda butuhkan dalam satu gudang. Pembuatan data lokasi dapat diakses pada modul:

Inventory → Configuration → Locations → Create

Location Name	Nama lokasi
Parent Location	Nama gudang ataupun nama parent dari lokasi tersebut
Location Type	Vendor Location: Lokasi pemasok View: Lokasi parent Internal Location: Lokasi dalam tempat penyimpanan Customer Location: Lokasi pelanggan Inventory Loss: Tipe lokasi yang dipakai untuk mencatat kehilangan barang Production: Tipe lokasi untuk proses produksi / manufaktur Transit Location: Lokasi sementara yang dipakai untuk keperluan transit
Is a Scrap Location	Lokasi yang akan dipakai pada menu Inventory > Operations > Scrap
Is a Return Location	Lokasi untuk pengembalian produk
Removal Strategy	Strategi untuk pengeluaran produk pada sistem: First In First Out (FIFO): Barang yang pertama masuk dikeluarkan terlebih dahulu First Expiry First Out (FEFO): Barang yang akan kadaluarsa dikeluarkan terlebih dahulu Last In First Out (LIFO): Barang yang terakhir masuk dikeluarkan terlebih dahulu

2.2.3. Rules

Aturan untuk rute yang telah/akan dibuat pada masing-masing gudang. Aturan dasar akan otomatis terbentuk. Anda hanya perlu membuat aturan baru apabila ada aturan khusus yang diperlukan. Pembuatan aturan dapat diakses melalui:

Inventory → Configuration → Rules → Create

Name	Nama dari aturan
Action, Operation Type, Source Location, Destination Location	Pull From: Mengambil stok dari Source Location tertentu sesuai dengan Operation Type dan Destination Location. Contoh: Ketika ada keperluan untuk mengirimkan stok ke lokasi subkontraktor di Gudang 1, maka kebutuhan stok akan dipenuhi dari lokasi WH-1/Stock. Push To: Ketika barang tiba pada Source Location, maka akan secara otomatis, maka formulir yang terbentuk pada Operation Type mendaftarkan Destination Location yang telah ditentukan. Contoh: Ketika barang produksi sampai pada lokasi WH-2/Post-Production, maka formulir transfer Store Finished Product terbentuk untuk mengirimkan barang produksi ke Destination Location. Push & Pull: Aturan back-to-back di mana stok perlu diambil untuk memenuhi kebutuhan pada Source Location kemudian stok tersebut dipindahkan untuk memenuhi kebutuhan pada Destination Location. Contoh: Ketika stok dibutuhkan pada Destination Location, maka formulir transfer akan dibuat dari Source Location ke Destination Location. Formulir transfer juga akan terbuat untuk mengirimkan stok ke Source Location. Buy: Ketika stok dibutuhkan pada Destination Location, maka Request for Quotation dibuat untuk memenuhi kebutuhan. Manufacture: Ketika stok dibutuhkan pada Destination Location, maka pesanan manufaktur akan terbentuk untuk memenuhi kebutuhan tersebut
Supply Method	Take From Stock: Produk akan diambil dari stok yang ada. Contoh: Delivery Order Trigger Another Rule: Aturan lain dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan stok pada Source Location. Contoh: Untuk step 1 dari 3 step proses manufaktur, perlu memindahkan bahan baku dari lokasi pre-produksi ke lokasi produksi. Untuk memenuhi kebutuhan bahan baku pada lokasi pre-produksi, diperlukan aturan lainnya di mana bahan baku akan dipindahkan dari lokasi internal stock ke lokasi pre-produksi. Take From Stock, if unavailable, Trigger Another Rule: Aturan akan mengambil dari lokasi internal stock terlebih dahulu. Apabila stok tidak tersedia, maka akan memicu aturan lainnya. Contoh: Untuk Manufacturing to Order, Source Location akan diset pada lokasi internal stock. Apabila tidak tersedia, maka akan memicu instruksi untuk manufaktur.
Route	Rute yang dapat dipilih untuk pemenuhan kebutuhan stok

2.2.4. Routes

Rute merupakan kumpulan aturan untuk pemenuhan kebutuhan stok. Rute dapat diakses pada modul:

Inventory → Configuration → Routes → Create

Route	Nama dari rute
Applicable On	Product Categories: apabila rute berlaku untuk kategori produk tertentu Products: apabila rute berlaku untuk produk tertentu Warehouses: apabila rute berlaku untuk gudang tertentu Sales Order Lines: untuk menambahkan rute yang dapat dipilih pada Sales Order
Rules	Rules yang berlaku untuk rute tersebut

2.2.5. Operation Types

Tipe operasi dapat diakses melalui:

Inventory → Configuration → Operation Types → Create

Operation Type	Nama dari tipe operasi
Code	Kode untuk tipe operasi
Warehouse	Nama gudang di mana tipe operasi berlaku
Type of Operation	Terdapat 4 pilihan tipe operasi: Receipt: penerimaan barang Delivery: pengiriman barang Internal Transfer: transfer barang antar gudang / lokasi Manufacturing: proses produksi
Operation Type for Returns	Tipe Operasi yang akan dipakai apabila ada pengembalian barang pada tipe operasi tersebut
Show Detailed Operations	Menambahkan tab Detailed Operations pada formulir tipe operasi tersebut
Pre-fill Detailed Operations	Informasi produk pada tab Detailed Operations terisi secara otomatis
Create New Lots / SN	Mengharuskan membuat nomor lot / serial number
Use New Lots / SN	Hanya dapat menggunakan nomor lot / serial number yang sudah ada
Move Entire Packages	Fitur untuk memindahkan packages secara keseluruhan
Default Source Location	Lokasi default untuk pengambilan barang
Default Destination Location	Lokasi default untuk pengiriman barang
Use Barcode	Fitur untuk mengaktifkan penggunaan barcode pada tipe operasi tersebut

2.2.6. Putaway Rules

Putaway adalah proses memindahkan produk dari lokasi penerimaan untuk ditempatkan pada lokasi yang paling tepat. Aturan Putaway dapat diakses pada modul:

Inventory → Configuration → Putaway Rules

Product and Product Category	Produk / Kategori Produk yang memerlukan putaway rules
When product arrives in	Nama gudang di mana produk tersebut diterima
Store to	Lokasi penyimpanan produk / kategori produk tersebut

2.3. Products

2.3.1. Products Categories

Pembuatan dan pengaturan kategori produk berguna untuk mengatur perhitungan biaya dan pembentukan jurnal secara otomatis.

Inventory → Configuration → Product Categories

Parent Category	Kategori produk parent dari kategori produk tersebut
Routes	Daftarkan rute-rute yang dapat dipakai oleh produk kategeori tersebut
Force Removal Strategy	Strategi untuk mengeluarkan barang: First In First Out (FIFO): Barang yang pertama masuk dikeluarkan terlebih dahulu First Expiry First Out (FEFO): Barang yang akan kadaluarsa dikeluarkan terlebih dahulu Last In First Out (LIFO): Barang yang terakhir masuk dikeluarkan terlebih dahulu
Costing Method	Metode pencatatan harga pokok penjualan: Standard Costing: Sesuai dengan harga standar yang ditetapkan Average Cost: metode rata-rata First in First Out: harga pokok penjualan berdasarkan harga barang yang masuk terlebih dahulu
Inventory Valuation	Penilaian persediaan dapat dilakukan secara: Automated: jurnal akan otomatis terbentuk Manual: jurnal tidak akan terbentuk
Price Difference Account	Akun yang akan dipakai apabila ada perbedaan antara harga pada Purchase Order (jurnal yang terbentuk pada saat penerimaan barang) dan harga pada Vendor Bill (jurnal yang terbentuk pada saat pembentuk vendor bill)
Income Account	Akun yang akan dipakai untuk mencatat penjualan pada saat Customer Invoice dibentuk
Expense Account	Akun yang akan dipakai untuk mencatat harga pokok penjualan pada saat Customer Invoice dibentuk
Stock Input Account	Lawan akun dari penambahan inventory pada saat validasi penerimaan barang dari pemasok
Stock Output Account	Lawan akun dari pengurangan inventory pada saat validasi pengiriman barang kepada pelanggan
Stock Valuation Account	Akun pencatatan inventory
Stock Journal	Jurnal yang akan dipakai untuk jurnal otomatis terkait penerimaan dan pengiriman barang

2.3.2. Products Attributes

Atribut adalah varian dari suatu produk, yang dapat dibuat melalui:

Inventory → Configuration → Attributes → Create

Attribute Name

Nama dari attribute

Display Type

Radio: pilihan dalam bentuk tombol radio

Select: pilihan muncul dalam bentuk drop-down

Color: pilihan dalam bentuk warna

Variants Creation Mode

Pembentukan varian ketika atribut ditambahkan:

Instantly: Variasi produk akan ditambahkan otomatis setelah Anda menambahkan atribut & value variasi produk
Dynamically: Variasi produk akan ditambahkan setelah produk tersebut ditambahkan pada sales order
Never: Variasi produk tidak akan ditambahkan ke data product variants

2.3.3. Products Packaging

Anda dapat menjual produk dalam bentuk packaging dan mendaftarkan barcode untuk packaging tersebut. Packaging ini dapat dipilih pada saat pembuatan Sales Order oleh tim Sales.

Inventory → Configuration → Product Packagings

Packaging	Nama dari packaging
Product	Nama produk yang akan memakai packaging tersebut
Contained quantity	Jumlah unit dalam 1 package
Barcode	Nomor barcode untuk package tersebut
Company	Isi dengan nama perusahaan di mana paket tersebut berlaku, apabila Anda mengaktifkan multi-company

2.4. Unit of Measures

2.4.1. UoM Categories

Kategori UoM digunakan untuk mengelompokkan satuan ukur. Di dalam satu Kategori UoM, Anda dapat menentukan satuan ukur referensi dan mendaftarkan satuan ukuran konversi sehingga Anda dapat secara fleksibel memilih satuan ukuran yang sesuai untuk keperluan pembelian, penyimpanan stok dan penjualan.

Secara default, Kategori UoM sudah tersedia, namun Anda dapat mengubah / menambahkan apabila diperlukan melalui menu:

Inventory → Configuration → UoM Categories

2.4.2. Unit of Measures

Setelah Anda mengatur kategori UoM, selanjutnya Anda dapat membuat satuan ukuran melalui modul:

Inventory → Configuration → UoM → Create

Unit of Measure	Nama dari satuan ukuran
Category	UoM Category dari satuan ukuran tersebut
Type	Reference Unit of Measure: satuan ukuran yang dipakai sebagai referensi utama dari UoM Category Bigger than Reference Unit of Measure: satuan ukuran yang sedang dibuat lebih besar daripada satuan ukuran referensi Smaller than Reference Unit of Measure: satuan ukuran yang sedang dibuat lebih kecil daripada satuan ukuran referensi
Ratio	Rasio satuan ukuran yang sedang dibuat dibandingkan dengan satuan ukuran referensi
Active	Untuk mengaktifkan satuan ukuran tersebut sehingga dapat digunakan di dalam sistem
Rounding Precision	Ketepatan pembulatan yang akan dipakai

2.5. Delivery

2.5.1. Shipping Methods

Fitur ini digunakan untuk mendaftarkan metode beserta biaya pengiriman. Tim Sales kemudian dapat memilih shipping method yang akan digunakan untuk setiap Sales Order.

Inventory → Configuration → Shipping Methods → Create

Name	Nama metode pengiriman
Active	Centang untuk mengaktifkan metode pengiriman tersebut
Provider	Penetapan harga untuk metode pengiriman tersebut: Fixed Price: Biaya dengan harga tetap Based on Rules: Formula untuk perhitungan biaya pengiriman
Margin on Rate	Memungkinkan Anda menetapkan persentase keuntungan yang Anda mau terapkan atas tarif pengiriman yang dihitung
Free if order amount is above	Memberikan pengiriman gratis kepada pelanggan dengan minimal nominal pemesanan tertentu
Delivery Product	Produk yang akan dikirimkan
Company	Isi apabila metode ini hanya berlaku untuk perusahaan tertentu (apabila Anda mengaktifkan fitur multi-company
Tab Destination Availability	Untuk membatasi area pengiriman
Tab Description	Deskripsi yang akan dimunculkan apabila Anda memakai modul eCommerce ataupun mengaktifkan fitur online quotations

2.5.2. Delivery Packages

Delivery Packages digunakan untuk mengatur kemasan atau box yang Anda gunakan saat mengirim barang. Selain dari menu ini, Anda juga dapat membuat kemasan secara langsung pada saat proses delivery order (tombol “put in pack”). Delivery Packages dapat diatur melalui:

Inventory → Configuration → Delivery Packages → Create

Package Type	Nama tipe dari paket pengiriman
Height, Width, Length, Max Weight	Kapasitas dari paket pengiriman tersebut
Barcode	Anda dapat mendaftarkan barcode apabila diperlukan
Package Code	Kode kemasan / box