Apa itu Software HRIS? Cara Kerja, 7 Manfaat, & Contohnya

Guna mempermudah pengelolaan data karyawan, kini banyak perusahaan yang menggunakan software HR. Saat ini banyak software HRIS di pasaran, sehingga cukup sulit untuk memilih software yang tepat. Berikut penjelasan lebih lanjut mengenai manfaat dan tips memilih software HRIS yang tepat untuk perusahaan Anda.

Apa itu Software HRIS?

Beberapa HR software dirancang hanya untuk melakukan satu fungsi, seperti mengumpulkan umpan balik dari karyawan atau melacak jam kerja karyawan. Human Resource Information System atau HRIS adalah seperangkat software yang menggabungkan beberapa sistem dan proses. Fitur-fitur dalam HRIS melakukan fungsi dasar terkait manajemen sumber daya manusia secara end-to-end dan dapat mencakup kebutuhan yang lebih kompleks.

Tujuan dari software HRIS adalah membantu perusahaan mengatur dan mengelola data karyawan serta menyederhanakan fungsi sumber daya manusia. Misalnya, software HR dapat membantu mengotomatisasikan perekrutan, melacak kehadiran karyawan, memproses penggajian dan mengelola tunjangan, menyimpan dokumen  penting karyawan, dan banyak lagi.

Kemampuan HRIS akan menjadi semakin penting bagi bisnis yang memiliki pertumbuhan jumlah karyawan yang cepat. Banyaknya informasi karyawan akan mempersulit HR jika masih dikelola dengan sistem manual.

Ada banyak software HRIS di pasaran namun tidak ada jenis yang persis sama. Kemampuan dan fungsi lanjutan tiap-tiapnya sangat bervariasi, jadi penting untuk memilih sistem yang sesuai dengan kebutuhan.

Beberapa perusahaan membeli software HRIS yang diinstal pada hard drive atau server mereka sendiri, tetapi semakin banyak juga yang memilih software HR berbasis cloud karena manfaat yang diberikan, mulai dari kenyamanan akses di mana saja dan kemampuan ekspansi yang fleksibel hingga pembaruan otomatis dan penyimpanan data secara gratis.

Cara kerja HRIS System

Cara kerja HRIS system hampir serupa dengan system ERP lainnya, yaitu dengan mengotomatiskan pekerjaan manual untuk meningkatkan produktivitas perusahaan. Data pada HRIS system akan terintegrasi dengan software lainnya sehingga dapat menghasilkan laporan yang akurat.

System HRIS juga dapat melayani karyawan dan manajer dengan memberikan informasi terkait performa karyawan, time tracking, serta pembaruan direktori karyawan. Selain itu, software ini juga dapat membantu salah satu tugas HR, yaitu memfasilitasi kegiatan onboarding maupun offboarding secara efektif.

Manfaat Software HRIS

Manfaat HRIS sangat besar, tetapi pada dasarnya terbagi dalam tiga kategori:

• Mengelola data: software HR berfitur lengkap sangatlah menghemat waktu, tenaga, dan uang dengan menyimpan semua data karyawan dalam satu database yang terorganisir dan aman serta dengan merampingkan atau mengotomatisasikan banyak tugas HR yang membosankan dan berulang.
• Menganalisis data: software HR dapat menjadi alat untuk memahami data karyawan secara lebih mendalam. Tim HR dapat dengan mudah menghasilkan serangkaian laporan atau kesimpulan untuk mengidentifikasi tren dan membantu para pemimpin membuat keputusan yang tepat.
• Meningkatkan peran HR: Dengan menggunakan HRIS, HR dapat diakui sebagai bagian yang berperan penuh secara strategis untuk berkontribusi bagi pertumbuhan dan kesuksesan perusahaan.

Manfaat luas ini memicu berbagai keuntungan dan peningkatan hasil yang membuat pekerjaan HR lebih mudah dan efektif. Berikut adalah beberapa contohnya:

• Data terpusat berarti tidak ada lagi pencarian melalui lemari arsip untuk surat-surat yang tepat atau melacak versi terbaru dari spreadsheet.
• HR dapat membakukan data dari berbagai unit bisnis atau lokasi geografis.
• HR hanya perlu memasukkan informasi satu kali yang akan digunakan untuk banyak tugas dan juga tidak perlu masuk ke beberapa sistem yang tidak terintegrasi satu sama lain.
• Layanan mandiri memudahkan karyawan untuk melihat dan mengelola informasi pribadi mereka sehingga HR tidak perlu menghabiskan waktu untuk hal-hal kecil.
• Pengingat otomatis akan mendorong karyawan untuk memenuhi tenggat waktu utama dan mengingat peristiwa penting.
• software HR juga dapat mempermudah pekerjaan manajer dan karyawan dengan merampingkan hal-hal seperti entri waktu dan manajemen kinerja.

Berdasarkan survei yang dilakukan oleh Sierra-Cedar, aplikasi HR menjadi alat yang penting bagi perusahaan untuk mengelola produktivitas dan budaya karyawan dalam bekerja. Manfaat lain penggunaan HRIS system adalah:

Efisiensi dan produktivitas

Salah satu manfaat utama yang dirasakan perusahaan adalah dapat meningkatkan produktivitas karena kegiatan HR dilakukan secara efisien dengan software. Saat ini menurut Sierra-Cedar terdapat lebih dari 80% perusahaan yang sudah menggunakan HRIS system untuk mengefisiensikan proses. Pekerjaan yang mulanya dilakukan manual dapat diotomatiskan menggunakan sistem sehingga perusahaan dapat menyelesaikan pekerjaan lebih cepat.

Employee experience

Survei yang dilakukan Gallup menunjukkan pada tahun 2020 persentase karyawan yang terlibat pada perusahaan hanya 36% yang mana angka ini menurun cukup besar dan salah satu akibatnya adalah adanya karyawan yang bekerja di kantor dan di rumah. Untuk itu, HRIS system hadir untuk meningkatkan employee experience dengan menghubungkan karyawan dan perusahaan melalui berbagai cara.

Salah satu contohnya adalah dengan melakukan survei terkait ketertarikan karyawan, pengenalan rekan kerja, serta menawarkan diskon sebagai benefit dari bermain games yang disediakan.

Pertumbuhan karyawan

Manfaat penting lainnya yang dapat dirasakan adalah talent management yang berfungsi meningkatkan bakat karyawan. Perusahaan pada umumnya mengeluarkan biaya yang cukup besar untuk mendapatkan dan mempertahankan karyawan dengan bakat yang baik dan mau bekerja pada perusahaan dengan waktu yang lama.

Oleh karena itu, investasi pada HRIS system adalah salah satu pilihan untuk memiliki karyawan dengan performa yang baik melalui otomatisasi pekerjaan, terutama seputar recruitment, onboarding, dan project management.

Penghematan biaya

Pengelolaan payroll dan tunjangan adalah salah satu tugas utama yang dilakukan oleh HR. HRIS system akan membantu tim HR untuk menyelesaikan tugasnya secara efisien sehingga dapat mengurangi pengeluaran. Salah satu caranya adalah peningkatan biaya asuransi.

Melalui gamification akan mendorong karyawan untuk selalu hidup sehat dan memberikan reward dan diskon premi. Cara ini secara tidak langsung juga menguntungkan perusahaan di samping memberikan manfaat kepada karyawan.

Mengurangi error

Otomatisasi payroll akan sangat bermanfaat karena tidak lagi memasukkan data secara manual yang dapat menyebabkan error sering terjadi. Kesalahan ini akan berakibat fatal karena berhubungan dengan gaji karyawan serta reputasi perusahaan yang akan mendapatkan penalti.

Kepatuhan kepada regulasi

Bisnis harus berjalan sesuai dengan peraturan yang berlaku agar dapat bertahan lama dan mempertahankan loyalitas pelanggan. Hal ini merupakan tugas tim HR untuk mengetahui regulasi yang ditetapkan, seperti contohnya memperhitungkan compliance violations serta perubahan undang-undang ketenagakerjaan yang kerap kali berubah.

Survei Sierra-Cedar menunjukkan 69% tim HR dari responden menggunakan HRIS system untuk memantau laporan regulasi. Software ini akan memastikan setiap proses yang berjalan sesuai dengan regulasi yang berlaku.

Pemantauan kehadiran

Penipuan timecard sering kali terjadi, terutama ketika jam makan siang yang mengambil lebih banyak waktu serta adanya buddy punching ketika teman telat sehingga dapat menghabiskan waktu dan uang perusahaan. HRIS system memiliki fitur yang dapat memantau kehadiran secara otomatis dengan mengharuskan karyawan untuk menggesek ID card untuk masuk kantor.

Fitur HRIS

Tidak ada satu pun HRIS yang memiliki semua fitur yang dapat dibayangkan, tetapi perusahaan dapat memilih sistem dengan fitur yang dibutuhkan dan menghindari membeli fitur yang tidak digunakan. Fitur yang paling sering digunakan adalah:

• Pelacakan pelamar (Applicants tracking)
• Administrasi benefit
• Tanda tangan elektronik
• Database karyawan
• Umpan balik karyawan
• Pengakuan karyawan (Employee recognition)
• Layanan mandiri karyawan
• Manajemen pembelajaran (Learning management)
• Mengatur waktu istirahat/time-off
• Offboarding
• Orientasi
• Daftar gaji
• Manajemen kinerja
• Sistem rekrutmen
• Pelaporan dan analisis
• Penjadwalan
• Pelacakan waktu
• Alur kerja dan persetujuan
•  

Baca juga: Mengelola Time Tracking dan Cuti Secara Efisien

Time and attendance

Pada umumnya HRIS system memiliki fitur time tracking yang dapat memantau kehadiran karyawan secara optimal. Pastikan sistem tersebut dapat mengakomodasi kebijakan dan praktik perusahaan. Selain itu, fitur ini juga berfungsi untuk membuat jadwal dan timesheets yang dapat dijadikan sebagai laporan dan data untuk proses payroll.

Recruiting

Fitur recruiting berfungsi untuk mendapatkan dan mempekerjakan karyawan baru dengan efisien. Hampir semua sistem HRIS memiliki fitur ini, walaupun setiap penyedia software ERP memiliki spesialisasi yang berbeda di berbagai area.

Onboarding

Fitur onboarding dapat membantu memberikan kesan pertama yang baik kepada karyawan karena kemudahan yang diberikan kepada karyawan. Fitur ini juga digunakan untuk menyelesaikan form dan review kebijakan yang berlaku.

Performance management

Performance management dibutuhkan untuk mendukung feedback yang didapatkan dan melakukan review terkait performa karyawan. Fitur ini akan membantu perusahaan untuk mencatat data dari karyawan maupun manajer dan mengintegrasikannya dengan kompensasi. Selain itu, fitur ini juga dapat memberikan laporan pada dashboard untuk memantau dan analisis progres.

Modul HR dari Impact membantu perusahaan dalam melakukan penilaian terhadap performa karyawan dan mengolah feedback.

Payroll

Data karyawan pada HR penting untuk diteruskan pada departemen keuangan karena berhubungan dengan kehadiran maupun kompensasi yang diberikan berdasarkan performa. Fitur ini digunakan untuk mengurangi kesalahan serta memberikan kemudahan kepada karyawan untuk membayar pajak. Selain itu, perbandingan gaji dari satu siklus dan siklus lainnya juga dapat dilakukan dari fitur ini.

Reporting and dashboards

Fitur reporting and dashboard dapat digunakan untuk menampilkan data dengan berbagai grafik untuk memberikan insight yang perlu ditindaklanjuti. Laporan dapat dibuat secara otomatis dan dapat langsung dikirim kepada karyawan secara teratur. Keamanan data pada fitur ini juga terjamin karena hanya dapat diakses oleh pemegang kepentingan tertentu.

Data management

Data dapat diedit dan diaudit secara efisien dengan fitur data management. Impor data juga dapat dilakukan secara efektif ketika terjadi beberapa perubahan. Entri data dilakukan secara otomatis sehingga mengurangi kesalahan dan informasi yang dihasilkan terjamin keakuratannya.

Implementasi System HRIS

Setelah memilih software HRIS yang baru, Anda akan bersemangat untuk mengaktifkan dan menggunakannya. Ini akan memakan waktu dan usaha, tetapi hasilnya akan sepadan. Ketika implementasi selesai, karyawan akhirnya dapat menikmati semua fitur dan manfaat baru yang akan membuat pekerjaan lebih mudah dan efisien.

Implementasi adalah proses yang kompleks dengan banyak bagian yang bergerak. Bahkan jika perusahaan memiliki anggaran yang ketat, menyewa layanan implementasi untuk memandu perusahaan melalui pekerjaan akan menghabiskan uang dengan cukup banyak. Perusahaan dapat membeli implementasi software HR dari perusahaan yang sama yang membuat sistem atau, dalam beberapa kasus, perusahaan dapat/harus memilih layanan independen.

Untuk implementasi yang lancar, individu dan tim lain di perusahaan juga perlu dilibatkan. Beberapa tim yang dapat dilibatkan meliputi:

• Tim implementasi internal dan eksternal
• Manajer proyek internal
• Perwakilan HR
• Perwakilan IT
• Stakeholder perusahaan dari departemen atau tim lain yang akan menggunakan HRIS
• Konsultan

HR dapat memainkan peran penting dalam memastikan upaya setiap pihak direncanakan dengan jelas, terkoordinasi dengan baik, dan bergerak maju dengan tepat waktu. Bekerjalah dengan tim implementasi untuk memutuskan langkah apa yang akan dibutuhkan, siapa yang akan bertanggung jawab atas langkah tersebut, dan berapa lama waktu yang diperlukan untuk setiap langkah.

Langkah-langkah dalam rencana implementasi harus mencakup:

1. Bekerja sama dengan manajer untuk menentukan apa yang diperlukan dalam mengotomatisasikan setiap proses bisnis yang terpengaruh
2. Koordinasi dengan layanan pihak ketiga yang harus disinkronkan dengan HRIS baru
3. Instalasi sistem baru
4. Mengumpulkan semua data perusahaan dan karyawan kemudian memigrasikannya ke sistem baru (ini bisa menjadi proses yang memakan waktu, tetapi beberapa layanan migrasi akan melakukan sebagian besar pekerjaan)
5. Mengkonfigurasi dan menguji HRIS sebelum diluncurkan
6. Pelatihan untuk diri sendiri, pemangku kepentingan, dan karyawan tentang cara menggunakan sistem baru
7. Meluncurkannya secara langsung dan melakukan penyesuaian teknis yang diperlukan
8. Mengumpulkan umpan balik dari pemangku kepentingan dan pengguna akhir

Berhati-hatilah saat menentukan jadwal implementasi karena sebagian besar pelanggan meremehkan berapa lama waktu yang dibutuhkan. Seperti disebutkan di atas, implementasi seringkali membutuhkan enam hingga delapan minggu namun hal tersebut akan bergantung pada HRIS mana yang dipilih dan seberapa rumit kebutuhan perusahaan. Implementasi mungkin memakan waktu beberapa minggu atau beberapa bulan.

Selama keseluruhan proses, HR dapat membantu karyawan untuk menggunakan sistem baru, menjelaskan bagaimana HRIS yang baru akan membantu pekerjaan mereka, dan memberikan pembaruan rutin tentang kemajuan implementasi.

Baca juga: Pentingnya Mengelola Penggajian/Payroll bai HR

Mengukur ROI (Return of Investment) HRIS

Para eksekutif yang ingin melihat perkiraan ROI sebelum mendukung pembelian HRIS perusahaan juga ingin memantau ROI setelah implementasi.

Penghematan/Savings

Untuk memberikan informasi tentang penghematan, pertama-tama harus diidentifikasi fitur software yang paling relevan untuk dilacak dan diukur oleh perusahaan. Selanjutnya, kumpulkan informasi tentang penghematan biaya dan waktu dibandingkan dengan angka sebelum implementasi. Berikut adalah beberapa perbandingan sebelum dan sesudah yang dapat disertakan:

• Biaya tenaga kerja untuk setiap fitur yang dipilih untuk dilacak
• Peningkatan produktivitas administrasi yang dihasilkan dari otomatisasi
• Biaya perekrutan
• Waktu untuk menyewa
• Tingkat omzet
• Kepuasan kerja karyawan

Pengeluaran/Expenses

Mengukur pengeluaran HRIS akan mengharuskan HR untuk memperhitungkan campuran biaya satu kali yang dapat tersebar selama perkiraan masa pakai sistem saat menghitung ROI dan biaya berulang. Berikut beberapa contoh biaya tersebut:

• Harga pembelian awal
• Biaya langganan bulanan
• Instalasi
• Migrasi data
• Kustomisasi
• Pemeliharaan
• Pembaruan

Setelah diluncurkan, software HRIS yang baik dapat dengan mudah melacak banyak metrik yang akan membantu HR dan pimpinan mengevaluasi ROI, seperti melacak waktu yang dihabiskan untuk pekerjaan tertentu. Pelajari fungsi pelaporan dan analitik HRIS dengan cermat untuk mempelajari cara mendapatkan hasil maksimal darinya.

Tidak berwujud/Intangibles

Mengukur ROI sangatlah mudah saat berbicara tentang hal-hal yang mudah diukur dengan angka. Namun, banyak manfaat HRIS yang tidak berwujud yang sulit diukur, seperti kenyamanan, kegunaan, dan keterlibatan karyawan. Pastikan pemimpin di perusahaan mengetahui bagaimana hal tak berwujud dapat menambah nilai pada HRIS, mungkin dengan mencantumkannya secara terpisah dalam laporan ROI yang dibuat.

HR Software Impact

Setiap bisnis tidak akan terlepas dari orang-orang di dalamnya. Memiliki karyawan yang berdedikasi dan sesuai dengan budaya perusahaan menjadi pendorong untuk keberlanjutan perusahaan. Guna mewujudkan hal tersebut, penggunaan HR Software Impact merupakan pilihan yang tepat. Solusi Impact melibatkan siklus karyawan dari ujung ke ujung mulai dari rekrutmen, onboarding, goals, appraisal, employee engagement, feedback, hingga employee exit.

Selain itu, dengan HR software Impact, seluruh kegiatan HR dapat terjadi dalam satu sistem dan dapat di pantau secara real-time dalam satu dashboard. Proses HR juga terintegrasi dengan bisnis proses lainnya seperti akuntansi.

Dengan Software HR Impact, Anda bisa mengevaluasi pekerja dan menghemat keuangan dengan mempromosikan pekerja yang memiliki performa kerja yang baik dan menambahkan pekerja baru sesuai dengan kebutuhan untuk mengoptimalkan proses bisnis.