Odoo Guide: Attendances

Modul kehadiran (attendance) Odoo adalah aplikasi untuk mengelola dan memonitor kehadiran karyawan beserta laporannya.

HRIS Odoo attendance menjadi hal penting bagi beberapa perusahaan, guna membantu untuk menentukan perusahaan berada di jalur yang tepat dengan karyawannya atau tidak. Lalu, menerapkan modul attendance akan memiliki dampat jangka panjang bagi perusahaan pada biaya dan keuntungan seperti menghindari moment yang tidak produktif jika dilihat dari daftar kehadiran. Dengan Odoo, Attendance software telah disederhanakan untuk mendapatkan gambaran yang akurat mengenai kehadiran dari karyawan Anda.

1. User Access

Pada modul Attendances, terdapat 3 tipe user access yaitu Manual Attendances, Officer dan Administrator. User Access tipe Manual Attendances biasanya digunakan oleh karyawan untuk mendaftarkan kehadiran masing-masing. User Access tipe Officer biasanya digunakan oleh Team Leader untuk mendaftarkan kehadiran karyawannya. Sedangkan user access tipe Administrator digunakan oleh manajer untuk melakukan pengaturan.

Daftar perbedaan antara Manual Attendances, Officer dan Administrator:

Odoo Attendances Perbedaan tiga tiper user access Attendances

Tabel 1.1 Perbedaan tiga tiper user access Attendances

2. Pengaturan Awal

Untuk dapat menggunakan modul Attendances, Anda perlu melakukan pengaturan awal terlebih dahulu pada modul:

Attendances → Configuration

Kemudian, Anda dapat lakukan hal berikut:

Checklist Employee PIN apabila menginginkan karyawan menggunakan kode pin untuk absensi.
Isi Maximum Lateness dengan maximum menit yang diperbolehkan untuk keterlambatan.

Setelah selesai melakukan pengaturan maka Anda dapat klik Save untuk menyimpan pengaturan yang telah dilakukan.

Gambar 2.1 Pengaturan awal

3. Check-In / Out

Apabila karyawan ingin melakukan absensi maka yang perlu dilakukan adalah mengakses modul:

Attendances → Check In / Check Out

Kemudian Anda dapat melakukan hal berikut:

1. Klik button panah (Click to Check In) yang menandakan bahwa Anda telah hadir.

Gambar 3.1 Click to check in

2. Kemudian screen akan menunjukkan waktu Anda pada saat Check In dan klik OK untuk melanjutkan langkah berikutnya.

Odoo Attendances Tampilan saat Anda telah check in

Gambar 3.2 Tampilan saat Anda telah check in

3. Apabila Anda sudah selesai bekerja maka Anda dapat klik panah (Click to Check Out) yang menandakan bahwa Anda telah selesai bekerja. Pada saat Anda klik button ini maka terdapat durasi lama Anda bekerja.

Gambar 3.3 Click to check out

4. Kemudian screen akan menunjukkan waktu Anda pada saat check out dan durasi lama Anda bekerja dan klik Goodbye untuk menyelesaikan check out.

Odoo Attendances Tampilan saat anda telah check out

Gambar 3.4 Tampilan saat anda telah check out

4. Pembuatan Daftar Kehadiran Karyawan

Manajer dapat mendaftarkan kehadiran untuk karyawannya. Pendaftaran kehadiran karyawan dapat dilakukan dengan 2 cara yaitu:

A. Secara Manual

Attendances → Manager → Attendances → Create

Terdapat kolom yang perlu dilengkapi antara lain:

Employee: Nama karyawan
Schedule In: Jadwal jam masuk karyawan yang terhubung pada kontrak karyawan.
Check In: Jam pada saat karyawan hadir (Check In).
Check Out: Jam pada saat karyawan selesai bekerja (Check Out).
Schedule Hours: Waktu karyawan dijadwalkan bekerja.
Work Hours: Total waktu (jam) karyawan bekerja sebenarnya.
Difference Hours: Selisih antara total jam kerja karyawan sebenarnya dengan yang dijadwalkan.
Attendance: Status yang menunjukkan apakah karyawan belum Check out atau belum belum memiliki jadwal kerja.
Work Days: Total hari kerja karyawan.
Status: Status dari daftar kehadiran karyawan.

Setelah selesai mengisi kolom diatas maka klik Save untuk menyimpan data.

Odoo Attendances Simpan isi daftar kehadiran karyawan secara manua

Gambar 4.1 Simpan isi daftar kehadiran karyawan secara manual

B. Kiosk Mode

Melalui Kiosk Mode, Karyawan dapat mencatat kehadirannya melalui Scan Badge atau Identifikasi manual. Apabila melalui Identifikasi manual, maka lakukan cara yang sama seperti Check In / Out.

Gambar 4.2 Kiosk mode

5. Mengirim Daftar Kehadiran Karyawan ke Payroll

Untuk mengirimkan data attendance ke Payroll, daftar attendance harus di approve terlebih dahulu.

Untuk meng-approve daftar attendance, Administrator harus men-tick daftar attendance yang ingin disetujui, lalu:

Klik Action → Approve

Odoo Attendances Mengirim data attendance ke Payroll

Gambar 5.1 Mengirim data attendance ke Payroll

Status akan berubah menjadi “Approved” setelah approval lalu berubah menjadi “Sent To Payroll” setelah data attendance telah dikirim ke payroll pada tanggal cut off.

6. Laporan Kehadiran Karyawan

Untuk menganalisa daftar kehadiran karyawan maka Anda dapat mengaksesnya melalui modul:

Attendances → Reporting → Attendances → Create

Anda dapat melihat laporan analisis kehadiran berdasarkan:

Difference Hours: Perbedaan antara waktu yang dijadwalkan dengan waktu asli karyawan bekerja.
Schedule Hours: Waktu karyawan bekerja yang dijadwalkan.
Schedule In: Waktu karyawan masuk yang dijadwalkan.
Work Days: Lama hari karyawan bekerja.
Worked Hours: Lama Jam karyawan bekerja.

Odoo Attendances Laporan kehadiran karyawan

Gambar 6.1 Laporan kehadiran karyawan

Terimakasih telah membaca. Semoga Odoo guide modul Attendance ini dapat membantu Anda.

Kelola karyawan Anda bersama Odoo. Baca panduan Odoo terkait lainnya: Timesheet, Time-Off, Employee.

Jika Anda tertarik menerapkan Odoo atau melakukan kustomisasi, silahkan tanyakan dan konsultasikan terlebih dahulu kebutuhan perusahaan Anda bersama konsultan Odoo Indonesia.