Back to resources

Odoo Guide: Timesheet

Odoo timesheet dapat digunakan dari perangkat apa pun dan di mana saja untuk melacak waktu yang dihabiskan dalam menyelesaikan pekerjaan. Anda mampu menagih pelanggan dengan jumlah yang tepat yang harus pelanggan bayarkan. Selain itu, tambahkan deskripsi pekerjaan yang telah dilakukan untuk memiliki pelacakan dan riwayat (history) agar lebih akurat, lalu bandingkan waktu-waktu yang diperkirakan, semua hal tersebut untuk menjadikan perusahaan yang lebih proaktif.

Panduan Odoo modul timesheet ini ditujukan kepada Anda yang:

• Baru memulai menerapkan Odoo Timesheet
• Ingin memahami cara bekerja Odoo timesheet
• Membantu saat mengaplikasikan odoo timesheet

Odoo Timesheet terintegrasi penuh dengan aplikasi Odoo lainnya seperti: Accounting, Penjualan, Projects, Human Resources.

Odoo guide Timesheet ini akan dibahas secara lebih rinci untuk membantu Anda saat menerapkan Odoo Timesheet.

1. User Access

Pada modul Timesheets, terdapat 3 tipe user access yaitu See All Timesheets, Team Approver dan Administrator. User Access tipe See All Timesheets biasanya digunakan oleh karyawan untuk membuat jadwal terkait pekerjaannya. User Access tipe Team Approver digunakan oleh manajer untuk melihat seluruh pekerjaan. Sedangkan, user access tipe Administrator digunakan oleh departemen tingkat atas untuk memantau seluruh Timesheets serta menganalisis laporan Timesheets

Daftar perbedaan antara See All Timesheets, Team Approver dan Administrator:

Tabel 1.1 Perbedaan tiga tiper user access timesheets

2. Pengaturan Awal

Modul Timesheet digunakan untuk melacak waktu para karyawan. Untuk menggunakan modul Timesheets maka Anda perlu melakukan pengaturan terlebih dahulu yaitu pada modul:

Timesheets → Configuration → Settings

Terdapat beberapa pengaturan antara lain:

A. Time Encoding

Hal yang pertama kali Anda lakukan yaitu melakukan pengaturan terkait satuan waktu yang digunakan dalam merekam timesheets. Satuan waktu terdiri dari 2 macam yaitu:

• Days: Timesheets akan direkam menggunakan satuan waktu hari.
• Hours: Timesheets akan direkam menggunakan satuan waktu jam.
• User perlu mengatur terlebih dahulu satuan waktu yang akan digunakan dalam merekam timesheets. User dapat memilih satuan waktu berdasarkan days (hari) atau berdasarkan hours (jam).

Gambar 2.1 time encoding

B. Billing

Pada menu Billing, Anda diminta untuk mengatur lamanya waktu yang digunakan untuk penjualan layanan dan penerbitan invoice perusahaan.

Gambar 2.2 konfigurasi servis anda

Ketika Anda mengklik button Configure your Services maka Anda akan diarahkan menuju tabel produk. Apabila Anda klik button Create maka Anda diarahkan untuk membuat produk yang baru. (Cara pembuatan produk terdapat pada panduan modul inventory).

Gambar 2.3 Tabel configure your services

C. Time off

Checklist Record Time Off apabila Anda ingin membuat Timesheets pada saat validasi Time Off.

Gambar 2.4 Record time off

3. Pembuatan Timesheets Pribadi

Anda dapat membuat Timesheet untuk diri sendiri. Pembuatan Timesheets dapat diakses melalui modul:

Timesheets → Timesheets → My Timesheets → Create

Terdapat beberapa kolom yang perlu dilengkapi antara lain:

• Start Time: Tanggal dan waktu dimulainya sebuah pekerjaan baru.
• Description: Deskripsi pekerjaan yang harus dilakukan.
• Ticket: Memberikan kode tertentu pada setiap pekerjaan yang dilakukan (contoh: HT00001). Kolom ini hanya dapat diisi oleh User Access: Administrator. Apabila Anda klik Create and Edit maka akan ada wizard sebagai berikut:

Gambar 3.1 Pembuatan timesheets pribadi

Field yang perlu dilengkapi adalah sebagai berikut :

1. Team: Tim yang dibentuk oleh perusahaan sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan.
2. Assigned User: Karyawan yang ditugaskan atau bertanggung jawab atas pekerjaan.
3. Priority: Prioritas dari pekerjaan tersebut dinilai dengan rentang 1 s.d. 3 bintang.
4. Created on Channel: Saluran media yang digunakan oleh perusahaan (contoh: web, phone, email).
5. Contact: kontak dari rekan kerja yang berkaitan dengan pekerjaan.
6. Partner Name: Nama Partner yang berkaitan dengan pekerjaan. Terisi secara otomatis ketika memilih Contact.
7. Email: Dapat diisi dengan alamat email bila diperlukan.
8. Project: Proyek pekerjaan yang dilakukan.
9. Category: Kategori pekerjaan yang dapat diisi oleh user.
10. Tags: Label pekerjaan yang dapat diisi oleh user.
11. Description: Deskripsi pekerjaan yang harus dilakukan.

Setelah selesai mengisi seluruh field maka klik Save untuk menyimpan perubahan. Maka secara otomatis akan tampil nomor berupa kode tiket (contoh : HT00001).

• Ticket Partner: Terisi sesuai dengan perusahaan rekan kerja (customer atau client) yang berkaitan dengan pekerjaan tersebut. Kolom ini terisi secara otomatis setelah mengisi field contact dan partner pada wizard Ticket.
• Project: Proyek pekerjaan yang dilakukan (field ini merupakan mandatory dan wajib diisi oleh User).
• Task: Tugas pekerjaan yang harus dilakukan.
• Duration (Hours): Durasi pekerjaan akan diselesaikan.

Setelah selesai mengisi semua kolom yang tersedia maka klik Save untuk menyimpan Timesheets.

Gambar 3.2 Simpan timesheets

Ketika pembuatan Timesheets telah selesai maka Anda dapat menghitung durasi pekerjaan.

Gambar 3.3 Durasi pekerjaan

Tata cara penggunaan timer yaitu:

• Hanya untuk User dengan User Access: Administrator. Button berwarna kuning menandakan Stop Work atau berhenti bekerja. Sedangkan, button berwarna hijau menandakan Resume Work atau lanjut bekerja.
• Sistem secara otomatis akan selalu memposisikan Timesheet yang baru dengan button berwarna hijau. Apabila User ingin membuat timer untuk Timesheet baru dengan deskripsi, task dan project pekerjaan yang sama maka dapat menekan button berwarna hijau tersebut lalu akan muncul pop up sebagai berikut:

Gambar 3.4 Membuat timer untuk timesheet baru

• Kemudian klik Start New Timer maka sistem akan memposisikan timesheet pada baris baru dengan button timer yang artinya timer sedang berjalan. User juga dapat menghentikan timer dengan menekan kembali button berwarna kuning tersebut.

4. Akses Semua Timesheets yang Ada

Apabila karyawan sudah membuat timesheets pada menu My Timesheets maka Anda dapat mengakses timesheets secara keseluruhan dengan cara sebagai berikut:

Timesheets → Timesheets → All Timesheets

Pada Menu All Timesheets, User akan disajikan Timesheets secara keseluruhan berdasarkan menu My Timesheets sebagai berikut:

Gambar 4.1 Menu all timesheets

Apabila User tidak mengisi kolom Task pada Timesheets maka secara otomatis sistem akan mengelompokkan timesheets pada kelompok Undefined. Menu All Timesheets juga menyediakan fasilitas import dan export data.

5. Pelaksanaan Timesheets

Apabila Timesheets siap untuk dilaksanakan maka Anda dapat mulai bekerja dan mengakses modul:

Timesheets → Timesheets → Start Work

Setelah melakukan prosedur di atas maka akan ada wizard dan terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:

• Start Time: Tanggal dan waktu dimulainya sebuah pekerjaan baru.
• End Time: Tanggal dan waktu diselesaikannya pekerjaan tersebut.
• Project: Proyek pekerjaan yang dilakukan.
• Task: Tugas pekerjaan yang harus dilakukan.
• Ticket: Kode tertentu pada setiap pekerjaan yang dilakukan (contoh : HT00001) . Kolom ini hanya dapat diisi oleh User dengan User Access: Administrator.
• Company: Terisi secara otomatis sesuai dengan nama perusahaan.

Gambar 5.1 Start work

Kemudian klik button Start New Timer, maka User akan diarahkan oleh sistem ke halaman berikut:

Gambar 5.2 Isi field amount

Pada kolom ini tersedia field tambahan yakni:

• Amount: Nominal yang dapat diisi manual oleh User. Ini akan ditampilkan pada Reporting by Billing Rate kolom Amount.

Klik Save untuk penyimpanan data. Setelah melakukan prosedur diatas maka sistem secara otomatis akan menampilkan Timesheet pada Menu My Timesheets sebagai timesheet baru.

6. Laporan Timesheets

Anda dapat memeriksa laporan timesheets. Laporan Timesheets terbagi menjadi 4 macam yaitu:

A. Reporting Timesheets by Employee

Timesheets → Reporting → Timesheets → By Employee

Apabila Anda membutuhkan laporan Timesheets berdasarkan pegawai yang bekerja pada perusahaan tersebut maka dapat memilih menu By Employee.

Gambar 6.1 Timesheets By Employee

Keterangan gambar di atas:

• Durations (Hours): Total waktu pegawai tersebut menyelesaikan pekerjaannya berdasarkan durasi pada menu My Timesheets.

B. Reporting Timesheets by Project

Timesheets → Reporting → Timesheets → By Project

Apabila Anda membutuhkan laporan Timesheets berdasarkan project yang dilakukan maka dapat memilih menu By Project.

Gambar 6.2 Timesheets By Project

Keterangan gambar di atas:

• Durations (Hours): Total waktu pegawai tersebut menyelesaikan pekerjaannya berdasarkan durasi pada menu My Timesheets.

C. Reporting Timesheets by Task

Timesheets → Reporting → Timesheets → By Task

Apabila user membutuhkan laporan Timesheets berdasarkan Task (Tugas) maka dapat memilih menu By Task.

Gambar 6.3 Timesheets By Task

Keterangan gambar di atas:

• Durations (Hours): Total waktu pegawai tersebut menyelesaikan pekerjaannya berdasarkan durasi pada menu My Timesheets.
• Undefined terbentuk apabila pada saat membuat Timesheets pada menu my timesheets tidak mengisi kolom Task.

D. Reporting Timesheets by Billing Rate

Timesheets → Reporting → Timesheets → By Billing Rate

Apabila Anda membutuhkan laporan Timesheets berdasarkan Billing Rate (tarif penagihan) maka dapat memilih menu By Billing Rate.

Gambar 6.4 Timesheets By Billing Rate

Keterangan gambar di atas:

• Quantity: Total waktu bekerja atas project yang diberikan.
• Amount: Total tarif upah berdasarkan total waktu bekerja dari pegawai atas project dan tugas tertentu.

7. Memeriksa Kehadiran atas Timesheets

Apabila Anda (khususnya untuk divisi Human Resources) ingin memeriksa laporan kehadiran atas timesheets yang direncanakan maka dapat mengaksesnya melalui modul:

Timesheets → Reporting → Timesheet / Attendance

Terdapat beberapa kolom berdasarkan tanggal timesheets sebagai berikut :

• Total Difference: Selisih antara total attendance dan total timesheet. Apabila total timesheet lebih besar dari total attendance akan mengakibatkan hasil minus pada total difference, berlaku sebaliknya.
• Total Timesheet: Total Timesheet yang terekam dalam My Timesheets.
• Total Attendance: Total kehadiran yang benar-benar terjadi atau dikerjakan.

Gambar 7.1 HR Timesheet

Terimakasih telah membaca. Semoga Odoo guide modul Timesheets ini dapat membantu Anda.

Jika Anda tertarik menerapkan Odoo atau melakukan kustomisasi, silahkan tanyakan atau konsultasikan terlebih dahulu kebutuhan perusahaan Anda bersama konsultan Odoo Indonesia.

More Articles

You might also be interested in these articles