Impact.

Apa itu ISO 9001? Definisi, Keuntungan, dan Contohnya

IN THIS ARTICLE

SHARE ARTIKEL INI:

ISO 9001 adalah standar manajemen mutu paling populer yang telah digunakan oleh berbagai industri. Standar ini dapat digunakan oleh seluruh organisasi baik skala kecil maupun besar dan terdapat sertifikasi untuk menghasilkan produk yang sesuai. Adanya standar tersebut membantu perusahaan untuk memproduksi barang atau jasa dengan kualitas tinggi dan berstandar internasional.

Dalam penerapannya, standar ISO 19001 memiliki berbagai prinsip, keuntungan, hingga kerugian yang dapat berdampak pada perusahaan. Simak artikel berikut untuk penjelasan lebih lanjut mengenai standar ISO.

Apa itu ISO 9001?

ISO 9001 adalah standar internasional yang berisi mengenai persyaratan sistem manajemen mutu. Standar tersebut membantu organisasi untuk menunjukkan kemampuan konsisten dalam menghasilkan produk atau layanan yang sesuai syarat dan peraturan. ISO 9001 pertama kali terbit pada tahun 1987 oleh Organization for Standardization (ISO) yang merupakan badan internasional yang terdiri dari 160 perwakilan standar negara internasional yang berisi mengenai persyaratan sistem manajemen mutu. Standar tersebut membantu organisasi untuk menunjukkan kemampuan konsisten dalam menghasilkan produk atau layanan yang sesuai syarat dan peraturan. ISO 9001 pertama kali terbit pada tahun 1987 oleh Organization for Standardization (ISO) yang merupakan badan internasional yang terdiri dari 160 perwakilan standar negara.

Adapun ISO versi 9001 dirilis pada September 2015. Standar ISO pada tipe ini menetapkan kriteria untuk sistem manajemen mutu dan menjadi satu-satunya standar yang dapat disertifikasi. Standar ini juga dapat digunakan oleh organisasi manapun, besar atau kecil, dan dari bidang aktivitas apapun.

Tujuan penerapan ISO 9001

Tujuan utama dari penerapan ISO 9001 yaitu membantu memastikan pelanggan mendapatkan produk dan layanan dengan kualitas tinggi secara konsisten. Hal tersebut kemudian mendorong manfaat lain seperti meningkatkan kepuasan pelanggan, manajemen, serta karyawan.

Bagi organisasi, penerapan ISO 9001 bertujuan untuk membantu mereka untuk mengatur manajemen mutu, menghemat biaya produksi, hingga memperbaiki proses produksi perusahaan.

Prinsip-prinsip ISO 9001

Prinsip manajemen mutu awalnya diperkenalkan oleh W. Edwards Deming. Terdapat 14 poin Deming dalam menetapkan produktivitas dan kualitas produksi. Saat ini, standar ISO 9001 mengadopsi beberapa prinsip Deming guna meningkatkan kinerja yang meliputi:

7 prinsip dalam penerapan ISO 9001
  1. Customer Focus. Prinsip utama dari penerapan standar ini pada organisasi yaitu untuk meningkatkan pengalaman pelanggan dalam menggunakan produk atau layanan.
  2. Leadership. Semua pemimpin dalam organisasi harus turut terlibat dalam pencapaian tujuan dan membantu menyelaraskan strategi bagi individu.
  3. Engagement of People. Pemberdayaan dan pelibatan semua pihak dalam perusahaan menjadi salah satu kunci dalam mencapai sasaran mutu perusahaan
  4. Process Approach. Semua proses pada organisasi saling berhubungan dan kualitas akhir dari produk atau layanan tergantung pada setiap proses organisasi. Oleh karena itu, prosesnya harus diperbaiki dan dikomunikasikan dengan baik.
  5. Improvement. Guna mencapai standar, maka perusahaan harus terus meningkatkan kualitas pada proses bisnis perusahaan. Hal tersebut dapat membantu perusahaan dalam menghadapi dinamika internal dan eksternal. Adapun salah satu teknik yang dapat diterapkan untuk mengoptimalkan proses manufaktur yaitu menggunakan lean manufacturing.
  6. Evidence-based Decision Making. Dalam pengambilan keputusan, perusahaan harus mempertimbangkan segala sesuatunya berdasarkan data dan informasi sehingga lebih akurat.
  7. Relationship Management. Perusahaan harus fokus pada umpan balik yang diberikan oleh pelanggan dan pemasok sehingga hubungan baik dapat tercapai.

Sertifikasi ISO 9001

ISO 9001 menjadi satu-satunya standar pada seri 9000 yang dapat disertifikasi oleh organisasi. Dengan melakukan sertifikasi, maka organisasi telah menunjukkan proses bisnisnya mengikuti pedoman standar ISO 9001, memenuhi syarat perusahaan, memenuhi syarat pelanggan dan Undang-undang, serta mampu mengelola dokumen. 

Sertifikasi ISO 9001 dapat meningkatkan kredibilitas organisasi karena menghasilkan produk atau jasa yang sesuai dengan ekspektasi pelanggan. Dalam beberapa kasus, sertifikasi dilakukan karena diatur dalam undang-undang negara. Adapun proses sertifikasi mencakup penerapan syarat ISO dan menyelesaikan audit yang dilakukan untuk memastikan perusahaan telah memenuhi standar.

Dalam mempersiapkan sertifikasi sistem manajemen mutu, terdapat beberapa hal yang harus dipertimbangkan, yaitu:

  • Biaya pendaftaran ISO 9001, pengawasan, dan audit sertifikasi ulang.
  • Tingkat kesesuaian antara kondisi perusahaan saat ini dengan persyaratan sertifikasi.
  • Jumlah sumber daya yang akan organisasi libatkan dalam penerapan dan pengembangan standar.
  • Jumlah dukungan yang akan dibutuhkan dari konsultan dan biaya terkait. 

Keuntungan dan kerugian penerapan ISO 9001

Penerapan ISO 9001 tentu membawa berbagai dampak positif pada organisasi dan pelanggan. Namun dalam penerapannya, standar ini juga memiliki beberapa kerugian. Berikut penjelasannya lebih lanjut:

Keuntungan penerapan ISO 9001

  • Membantu perusahaan menentukan tujuan dan peluang bisnis karena ISO menilai organisasi secara keseluruhan.
  • Meningkatnya kepuasan pelanggan berdampak pada bertambahnya pelanggan baru, proses bisnis baru, dan keuntungan yang lebih banyak. Guna memperbaiki hubungan baik dengan pelanggan dan memperbaiki komunikasi, Anda dapat menerapkan CRM Impact.
  • Proses bisnis organisasi menjadi lebih efisien karena semua proses diselaraskan dan memiliki standar sehingga biaya internal menurun. Efisiensi pada perusahaan Anda juga dapat Anda tingkatkan lebih lanjut dengan penerapan ERP Impact. Software tersebut membantu perusahaan mengotomatiskan seluruh proses bisnis mulai dari akuntansi, sumber daya manusia, hingga inventaris, sehingga jauh lebih hemat dan efisien. 
  • Memenuhi persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku. Hal tersebut mendorong perusahaan untuk berekspansi ke pasar baru karena telah memenuhi standar internasional. 
  • Membantu mengidentifikasi dan mengatasi risiko yang terkait dengan organisasi.

Kerugian penerapan ISO 9001

  • Proses sertifikasi cenderung rumit karena meliputi banyak persyaratan yang harus dipenuhi oleh organisasi.
  • Membutuhkan waktu lama dalam penerapannya, khususnya pada perusahaan besar. Hal tersebut karena meliputi banyak proses bisnis sehingga dibutuhkan waktu beberapa tahun. 
  • Membutuhkan pelibatan seluruh karyawan dalam memelihara dan menerapkan standar. Guna memudahkan komunikasi dan koordinasi pada seluruh komponen perusahaan, Anda dapat menerapkan HCM Impact yang menawarkan berbagai solusi otomatis
  • Memerlukan akuntabilitas yang lebih besar oleh setiap karyawan agar produk atau layanan sesuai standar. Jika tidak bertanggung jawab, maka perusahaan akan kalah saing dan hasil produksi tidak memenuhi standar. 
  • Terlalu mahal bagi perusahaan berskala kecil karena pada umumnya perusahaan kecil tidak memiliki sumber daya yang cukup dalam menerapkan standar tersebut.

Contoh industri yang menerapkan ISO 9001

Penerapan ISO 9001 dapat dilakukan di organisasi apapun, terlepas dari ukuran dan jenis industrinya. Hingga kini, telah terdapat lebih dari 1 juta organisasi dari 160 negara dunia yang telah menerapkan standar ini. Penerapannya terbukti dapat mengatur proses bisnis, meningkatkan efisiensi, hingga meningkatkan kepuasan pelanggan.

Selain pada manufaktur, ISO 9001 juga dapat diterapkan pada industri jasa seperti konsultan, rumah sakit, Lembaga Swadaya Masyarakat (LSM), dan sekolah. Saat ini, Anda juga dapat menjalankan proses manufaktur secara otomatis dengan ERP Manufacturing Impact. Dengan ERP, Anda dapat memperoleh laporan kustom dengan data yang terpusat sehingga mempermudah dalam identifikasi permasalahan pada proses manufaktur.