Apa itu Distributor Management System?

Apa itu distributor management system?

Distributor Management System adalah software yang mengelola berbagai aktivitas distribusi, data mitra dagang, serta alur barang dari pusat ke outlet.

Tujuan dari Distributor Management System adalah untuk mengkoordinasikan proses distribusi agar tercipta alur barang yang lancar, data yang konsisten, dan manajemen yang terkendali.

Manfaat distributor management system

• Mengatur distribusi produk dari pusat ke mitra atau outlet
• Memantau stok, pengiriman, dan retur produk secara real-time
• Menyediakan visibilitas pada kinerja distributor
• Mengelola insentif, promo, dan target distribusi
• Meningkatkan akurasi perhitungan dan laporan penjualan

Jenis distributor management system

1. Order Management System: Sistem yang mengelola penerimaan, pemrosesan, dan pelacakan pesanan dari distributor ke pengecer.
2. Inventory Management System: Sistem yang memantau stok barang secara real-time di gudang distributor dan cabang.
3. Sales Force Automation (SFA): Sistem yang mendukung tim penjualan lapangan dalam pencatatan pesanan, kunjungan, dan pelaporan.
4. Distributor Performance Monitoring: Sistem yang menganalisis kinerja distributor berdasarkan target penjualan, aktivitas, dan efektivitas distribusi.
5. Payment & Collection Management: Sistem untuk mencatat transaksi pembayaran dari pengecer dan mengelola piutang dagang.
6. Scheme & Promotion Management: Sistem yang mengatur promosi, diskon, dan insentif untuk distributor dan pengecer.
7. Secondary Sales Tracking: Sistem yang mencatat penjualan dari distributor ke pengecer untuk visibilitas rantai pasok yang lebih dalam.
8. Return & Damage Management: Sistem untuk mencatat barang rusak atau retur dari pengecer dan mengelola proses penggantiannya.
9. Route Planning & Delivery Management: Sistem yang mengoptimalkan rute pengiriman dan memantau distribusi barang secara efisien.
10. Reporting & Analytics System: Sistem yang menyediakan laporan penjualan, stok, dan kinerja distributor secara terperinci dan real-time.

Cara kerja distributor management system

Fitur utama distributor management system

1. Point of Sale (POS): Mencatat dan mengelola transaksi penjualan di toko secara cepat dan terintegrasi dengan sistem pusat.
2. Inventory Management: Memantau dan mengelola stok barang secara real-time, baik di toko fisik maupun gudang.
3. Customer Relationship Management (CRM): Menyimpan data pelanggan, histori pembelian, dan preferensi untuk mendukung strategi loyalitas dan personalisasi promosi.
4. Omnichannel Integration: Mengintegrasikan kanal penjualan offline (toko) dan online (e-commerce, marketplace) dalam satu sistem terpadu.
5. Promotions & Loyalty Program: Mengelola diskon, bundling, voucher, dan sistem poin untuk meningkatkan retensi pelanggan.
6. Reporting & Analytics: Menyediakan laporan penjualan, performa produk, dan tren konsumen untuk pengambilan keputusan berbasis data.

DMS bekerja dengan mengotomatiskan proses distribusi barang dari prinsipal ke pengecer melalui jaringan distributor, dengan proses utama sebagai berikut:

1. Order management: Mengelola seluruh proses pemesanan dari pengecer, mulai dari input pesanan, validasi stok, hingga konfirmasi pengiriman.
2. Delivery to invoice: Mengotomatiskan pengiriman barang ke pengecer, pembuatan surat jalan, hingga penerbitan faktur secara digital dan real-time.
3. Sales force automation: Membantu tenaga penjual lapangan (salesman) mencatat pesanan, memantau target, kunjungan toko, dan stok toko menggunakan aplikasi mobile.
4. Inventory control: Memantau dan mengelola persediaan barang di gudang distributor maupun stok toko, mencegah kehabisan atau kelebihan barang.
5. Return management: Mencatat dan mengelola proses retur barang dari pengecer, termasuk pengembalian ke prinsipal jika diperlukan.
6. Promo & pricing management: Mengelola program promosi, diskon, dan skema harga berbeda untuk tiap jenis pelanggan atau wilayah secara otomatis.
7. Reporting & analytics: Memberikan laporan penjualan, kinerja distributor, efektivitas promosi, dan pergerakan stok secara real-time untuk pengambilan keputusan.

Implementasi distributor management system

Kegagalan implementasi distributor management system

Sekitar 60–70% implementasi Distributor Management System (DMS) mengalami kegagalan atau tidak optimal, terutama disebabkan oleh kurangnya perencanaan strategis, integrasi data yang buruk antara distributor dan principal, serta resistensi pengguna terhadap sistem baru (McKinsey).

Langkah implementasi distributor management system

1. Perencanaan

Tentukan tujuan penggunaan sistem
Misalnya:

• Meningkatkan efisiensi pemrosesan pesanan
• Mempercepat pelacakan pengiriman dan stok
• Mempermudah pelaporan penjualan dan distribusi
• Mengurangi kesalahan input dan retur barang

Identifikasi kebutuhan distribusi
Beberapa fitur penting:

• Manajemen stok multi-gudang
• Pemrosesan pesanan dan retur
• Penjadwalan dan pelacakan pengiriman
• Manajemen outlet atau pelanggan
• Pengelolaan harga, diskon, dan promo
• Pelaporan penjualan per wilayah, produk, atau tim sales

Pilih sistem DMS yang sesuai
Pertimbangkan:

• Kebutuhan skala usaha (distributor kecil, menengah, atau besar)
• Aksesibilitas (cloud atau lokal)
• Dukungan aplikasi mobile untuk sales dan pengiriman
• Integrasi dengan software lain (POS, akuntansi, e-commerce)

2. Persiapan

Input data awal

• Produk/SKU lengkap, termasuk kode, satuan, dan harga
• Data pelanggan, outlet, atau toko
• Stok awal dan lokasi gudang
• Jalur distribusi, armada, dan petugas pengiriman
• Ketentuan harga khusus, promo, atau diskon per pelanggan

Rancang alur distribusi dalam sistem
Contoh alur:
Pesanan masuk → pengecekan stok → pengemasan → pengiriman → faktur → pembayaran → laporan

Uji coba sistem (User Acceptance Test)

• Uji proses order dari pelanggan
• Simulasikan picking dan packing barang
• Lakukan uji coba pengiriman dan konfirmasi penerimaan
• Cetak laporan stok, distribusi, dan penjualan

Pelatihan pengguna
Latih semua bagian terkait:

• Admin gudang: input dan kontrol stok
• Tim sales: input pesanan dan kunjungan
• Tim pengiriman: pelaporan status dan retur
• Admin kantor: faktur dan laporan

3. Go-live

Mulai digunakan pada operasional nyata

• Terapkan sistem ke satu atau dua wilayah distribusi sebagai tahap awal
• Gunakan sistem untuk semua transaksi harian seperti pesanan, pengiriman, retur, dan pembayaran

Monitoring dan dukungan awal

• Pantau penerapan di lapangan dan gudang
• Tindak lanjuti keluhan atau hambatan operasional
• Perbaiki kesalahan input atau prosedur yang belum sesuai

Evaluasi dan penyempurnaan

• Lakukan review setelah beberapa minggu:
  
  • Apakah proses distribusi lebih cepat dan rapi?
  • Apakah stok lebih akurat?
  • Apakah pelaporan lebih mudah dibaca?
• Sesuaikan konfigurasi sistem, pelatihan, atau SOP jika diperlukan

Kesimpulan

Memilih software yang tepat dapat membantu Anda mencapai tujuan bisnis dengan lebih efisien, namun proses itu disertai dengan tantangan.

Tetapi, jika Anda bisa mengatasi tantangan tersebut, Anda bisa mendapatkan manfaat yang jelas untuk mendorong pertumbuhan perusahaan ke level selanjutnya.

Jika Anda memerlukan bantuan memilih, hubungi kami.

Kami adalah perusahaan teknologi dan konsultan manajemen yang telah membantu ribuan perusahaan di Indonesia dalam memilih software yang tepat.

Pelajari lebih lanjut tentang kami di sini.