1. Rekonsiliasi Bank
Sesuai dengan kebijakan akuntansi, akun moneter (seperti hutang dan piutang usaha) perlu dilakukan revaluasi setiap akhir periode untuk menampilkan nilai dalam mata uang utama yang ter-update sesuai dengan exchange rate yang berlaku pada akhir periode.
Pertama, pastikan field Maintain Currency pada Akun yang bersangkutan telah diisi. Jika mata uang yang digunakan akun adalah mata uang utama perusahaan, maka kolom Maintain Currency untuk akun itu dikosongkan.
Langkah kedua yang dilakukan adalah membuka menu Forex revaluation pada modul Accounting.
Accounting → Configuration → Forex Revaluation |
Setelah di buka, akan muncul tampilan seperti ini.
Fitur ini tidak untuk digunakan untuk revaluasi akun bank di mana akun bank memerlukan perhitungan realized forex gain/loss pada setiap akhir periode.
2. Rekonsiliasi Akun
Rekonsiliasi akun perlu dilakukan secara berkala (pada setiap akhir bulan) untuk memastikan tidak ada transaksi long outstanding yang membutuhkan tindakan lanjutan.
Apabila “Allow Reconciliation” dicentang pada pengaturan akun, maka proses matching dapat dilakukan atas akun tersebut. Proses ini akan memudahkan Anda untuk melihat transaksi-transaksi yang belum terekonsiliasi (masih outstanding) pada tanggal tertentu. Contohnya: akun piutang dan hutang.
Pada dasarnya proses matching akan dilakukan secara otomatis oleh sistem untuk akun-akun yang dipakai untuk transaksi terkait stock input a/c, stock output a/c, piutang dan hutang usaha. Untuk akun-akun utama, sistem akan merekomendasikan rekonsiliasi berdasarkan nama Partner melalui menu Accounting > Accounting > Reconciliation.
Apabila ada transaksi tidak biasa yang perlu dilakukan (misalnya jurnal manual), maka Anda dapat melakukan proses matching secara manual melalui menu Accounting > General Ledger.
Pilih transaksi yang perlu direkonsiliasi dan pilih Action “Reconcile”.
Setelah Anda validasi rekonsiliasi tersebut, maka proses matching telah selesai dilakukan dan matching number akan terisi secara otomatis.
Anda dapat memilih filter “Unreconciled” untuk memeriksa apakah ada outstanding amount yang sudah lama tidak ter-settle.
3. Revaluasi Akun Moneter
Apabila ada transaksi terkait mata uang asing dan Anda mempunyai akun moneter, maka pastikan Anda melakukan revaluasi pada akhir periode. Lihat Revaluasi Akun Moneter.
4. Mengunci Transaksi
Anda dapat mengunci penjurnalan transaksi melalui menu Configuration > Settings > Fiscal Periods > Fiscal Period Closing. Penguncian dapat diatur untuk:
- Semua user kecuali Accounting: Advisor; dan
- Semua user termasuk Accounting: Advisor
Penguncian dapat dilakukan apabila semua jurnal terkait periode yang mau dikunci sudah difinalkan (di-posting). Apabila masih ada jurnal dengan status unposted, Anda perlu menentukan tindak lanjut untuk jurnal tersebut, i.e. posting atau membatalkan jurnal.
5. Jurnal Akhir Tahun
Anda perlu melakukan manual jurnal untuk reklasifikasi Current Year Earnings ke Retained Earnings pada tahun buku yang mau ditutup. Jurnal yang perlu dibuat:
Dr/Cr Akun dengan tipe Current Year Earnings
Dr/Cr Retained Earnings