Back to resources

Odoo Guide: expenses

Mengelola pengeluaran (Expenses) seiring pertumbuhan bisnis bukanlah suatu perkara yang mudah. Berusaha keras untuk memberikan data yang akurat dan menyediakan laporan yang benar dan up-to-date kepada karyawan.

Anda dapat mendapatkan 4 keuntungan utama jika menerapkan sistem ERP Odoo modul Expenses, antara lain:

1. Akurasi data dan up-to-date
2. Melacak pengeluaran dan reimbursement karyawan
3. Terintegrasi dengan modul lainnya seperti Akuntansi
4. Strategi hemat biaya

Odoo Expense teintegrasi penuh dengan aplikasi Odoo lainnya seperti : Employee, Project, Fleet.

Odoo guide Expenses ini diharapkan dapat membantu Anda memahami lebih detail atau membantu Anda saat menerapkan Odoo Expenses.

1. User Access

Pada modul Expenses terdapat 3 tipe user access yaitu Team Approver, All Approver dan Administrator. User Access tipe Team Approver biasanya digunakan oleh semua karyawan yang dapat mengajukan pengeluaran. User access tipe All Approver biasanya digunakan oleh bagian akuntansi untuk menyetujui pengeluaran yang dilakukan oleh karyawan. Sedangkan, user access tipe Administrator digunakan oleh manajer nagian akuntansi untuk memantau seluruh pengeluaran yang dilakukan serta menganalisa laporan pengeluaran.

List perbedaan antara Team Approver, All Approver dan Administrator:

Tabel 1.1 List Perbedaan User Access Odoo Expenses

2. Pengaturan Awal

Modul Expenses adalah fitur yang dibuat untuk memudahkan pendataan jumlah pengeluaran dalam kegiatan operasional bisnis. Modul ini akan terhubung dengan journal di modul akuntansi. Modul ini dilengkapi dengan fitur analisis yang dapat membantu anda dalam mengelola pengeluaran kantor setiap bulannya dengan tampilan chart yang mudah untuk dipahami. Untuk menggunakan modul Expenses maka Anda perlu melakukan pengaturan terlebih dahulu dengan mengaksesnya pada modul:

Expenses → Configuration → Settings

Kemudian lakukan langkah berikut:

• Checklist Incoming Emails apabila Anda ingin memproses expenses yang masuk melalui email untuk masuk ke dalam modul expenses.

Klik Save untuk menyimpan pengaturan modul Expenses yang telah dilakukan.

Gambar 2.1 Pengaturan Awal Odoo Expenses

3. Membuat Expense Products

Setelah melakukan pengaturan awal maka Anda dapat membuat kategori expenses atau kategori pengeluaran. Kategori akan digunakan karyawan saat melakukan input expense serta kategori ini juga akan memudahkan proses analisis, validasi, dan proses input ke jurnal. Cara untuk membuat kategori expenses dengan mengaksesnya pada modul:

Expenses → Configuration → Expense Products → Create

Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:

• Product Name: Nama dari produk pengeluaran.
• Product Type: Tipe produk yang terdiri dari 3 macam yaitu Consumable, Service, Storage Product.
• Unit of Measure: Satuan ukur dari produk pengeluaran.
• Cost: Harga atau biaya yang dikeluarkan untuk produk pengeluaran.
• Internal References: Referensi yang digunakan sebagai awalan subjek saat mengirimkan email.
• Company: Nama perusahaan Anda bekerja.
• Invoicing Policy: Aturan dalam menerbutkan invoice. Terdapat 2 macam yaitu Ordered Quantity (Invoice akan terbit sesuai dengan kuantitas yang diorder) dan Delivered Quantity (Invoice akan terbit sesuai dengan kuantitas yang diterima).
• Re-Invoice Expense: Invoice atau bill dapat dibebankan kepada customer. Terdapat 3 macam pembebanan yaitu No (tidak dibebankan), at Cost (dibebankan sesuai dengan biaya yang dikeluarkan) dan Sales Price (dibebankan sesuai dengan harga jual).
• Expense Account: Akun COA untuk produk pengeluaran.
• Vendor Taxes: Pajak default yang dikenakan ketika membeli produk.

Kemudian klik Save untuk menyimpan produk pengeluaran yang telah dibuat.

Gambar 3.1 Membuat Expense Product

4. Pembuatan Advance

Anda dapat mengajukan permintaan pengeluaran dibayar dimuka atau Advance melalui modul:

Expenses → Advance → Advance Request → Create

a. Draft

Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:

• Employee: Nama Karyawan yang mengajukan Advance
• Department: Nama departemen karyawan
• Request Date: Tanggal permintaan Advance
• Expense: Produk yang akan di expense
• Unit Price: Harga per unit produk
• Quantity: Jumlah produk
• Taxes: Pajak dari produk pengeluaran.
• Payment Method: Cara pembayaran
• Reason For Advance: Keterangan pengajuan Advance.

Anda dapat mengklik Confirm untuk mengajukan Advance ke pihak selanjutnya.

Gambar 4.1 Draft

b. Confirmed

Pihak selanjutnya akan melihat permintaan Advance tersebut dan dapat klik “Approve” jika menyetujui dan “Reject” bila tidak menyetujui.

Gambar 4.2 Confirmed

Gambar 4.3 Confirm Rejected

c. Approved

Pada tahap ini, user dengan user access akuntansi dapat registrasi pembayaran untuk Advance tersebut.

Gambar 4.4 Approved

d. Paid

Pada tahap ini, Advance sudah dibayarkan dan menunggu settlement agar dapat ditutup.

Untuk melakukan ini, user harus memasukkan Expense dan memilih nomor Advance yang berkaitan pada Expense tersebut.

Gambar 4.5 Memilih nomor advance yang berkaitan

Setelah expense tersebut disetujui dan jurnal untuk expense tersebut telah di post, expense tersebut akan keluar sebagai settlement pada formulir Advance yang dipilih.

Gambar 4.6 Tab Expense settlement

Jika Advance sudah selesai dipakai, tombol “Clear Advance” dapat di klik untuk menutup Advance.

Jika Advance yang telah diberikan jumlahnya lebih dari expense yang terbuat, maka tombol “Return Advance” akan keluar.

Gambar 4.7 Clear / Return Advance

Pada tahap ini, user dengan akses accounting akan meregistrasi pengembalian uang yang berlebih.

Setelah registrasi sisa uang tersebut, Advance akan tertutup.

Gambar 4.8 Advance closes

5. Pembuatan Pengeluaran yang Dilakukan

Anda dapat membuat daftar pengeluaran yang telah dilakukan melalui modul:

Expenses → My Expenses → My Expenses → Create

Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:

• Description: Deskripsi dari pengeluaran yang dilakukan.
• Product: Nama produk baik barang atau jasa yang telah dibuat pada Expense Product untuk pengeluaran.
• Unit Price: Harga dari produk pengeluaran.
• Quantity: Kuantitas dari produk pengeluaran.
• Taxes: Pajak dari produk pengeluaran.
• Paid By: Pihak yang akan membayar pengeluaran. Terdapat 2 pilihan yaitu Employee (To Reimburse) dan Company.
• Notes: Keterangan tambahan dari pengeluaran yang dilakukan.
• Bill Reference: Referensi Bill pengeluaran
• Date: Tanggal dilakukan pengeluaran.
• Account: Akun COA untuk mencatat pengeluaran.
• Employee: Pihak yang melakukan pengeluaran.
• Currency: Kurs mata uang dari transaksi pengeluaran.
• Analytic Account: Akun analitik untuk mencatat pengeluaran.
• Company: Perusahaan di mana pihak pengeluaran bekerja.

Kemudian Anda dapat klik Save untuk mencatat pengeluaran yang telah dilakukan. Pencatatan pengeluaran akan melalui tahapan yaitu ketika pengeluaran di-input hingga dibayarkan atau ditolak, yaitu keterangan: to submit, submitted, approved, paid, refused. Anda dapat melampirkan bukti transaksi setelah seluruh informasi dilengkapi pada tab Documents di bagian pojok kanan.

Gambar 5.1 Pembuatan Pengeluaran yang Dilakukan

6. Melihat Laporan Pengeluaran yang Telah Dibuat

Anda dapat melihat daftar pengeluaran yang telah dibuat pada tab My Expense Report. Fitur ini akan memperlihatkan secara keseluruhan jumlah expense yang terjadi dalam kurun waktu tertentu, di dalam fitur ini juga akan diperlihatkan jumlah amount dan status expense tersebut secara real-time. Untuk admin dapat melakukan perubahan status dengan membuka form expense yang ada lalu menekan button Approved, Post Journal Entries, lalu Register Payment. Setiap action akan memindahkan form dari tahap to approved, to post dan to pay. My Expense Report dapat diakses melalui modul:

Expenses → My Expenses → My Expense Report

Gambar 6.1 Expense Reports

7. Analisa Laporan Pengeluaran

Anda dapat menganalisis pengeluaran yang telah dilakukan oleh semua karyawan Anda. Laporan pengeluaran dapat diakses melalui modul:

Expenses → Reporting → Expenses Analysis

Reporting di dalam modul expense akan menampilkan data dalam bentuk chart yang dapat diubah dalam berbagai bentuk maupun tabel dan rentang waktu data yang ingin di analisa. Anda juga dapat mencari jumlah expense per karyawan dengan fitur search dan tuliskan nama karyawan yang anda ingin cari jumlah kehadirannya.

Gambar 7.1 Reporting dalam bentuk Chart

Gambar 7.2 Fitur Search pada Reporting

Terimakasih telah membaca. Semoga panduan Odoo Expenses ini dapat membantu Anda.

Jika Anda tertarik menerapkan Odoo atau melakukan kustomisasi, silahkan tanya dan konsultasikan terlebih dahulu kebutuhan perusahaan Anda bersama konsultan Odoo Indonesia.

More Articles

You might also be interested in these articles