Membuat Draft Vendor Bill
Kebijakan pembuatan Bill terkait Purchase Order dapat diatur berdasarkan kuantitas yang dipesan atau berdasarkan kuantitas yang diterima, melalui menu Purchase > Congifuration > Settings.
1. Memeriksa Daftar Purchase Order dengan Bills yang siap untuk didaftarkan
Berdasarkan kebijakan pembuatan Bill yang dipilih di atas, maka akan terdapat daftar Purchase Order dengan Bill yang sudah dapat diterbitkan melalui menu modul Purchase > Purchase Orders. Group By “Billing Status” untuk memudahkan pencarian.
Apabila pengaturan pembuatan Bill adalah berdasarkan kuantitas yang diterima, maka Purchase Order dengan Billing Status “Waiting Bills” adalah Purchase Order dengan status barang sudah diterima, baik itu sebagian ataupun secara penuh.
2. Verifikasi tagihan dari pemasok vs penerimaan barang
Anda dapat memeriksa terlebih dahulu apakah tagihan dari pemasok sesuai dengan barang yang diterima oleh tim gudang melalui field Receipt pada PO. Field ini akan secara otomatis terisi apabila tim gudang telah melakukan validasi penerimaan barang.
Anda dapat juga memeriksa proses penerimaan barang melalui smart button “Receipt”. Apabila status Receipt adalah “Done” artinya penerimaan barang telah selesai dilakukan. Apabila status Receipt adalah “Ready” artinya tim gudang masih menunggu penerimaan barang dari pemasok.
3. Mendaftarkan Bill
Pengguna modul Purchase dapat:
A. Mendelegasikan pembuatan Bill kepada tim Accounting dengan cara menjadwalkan aktivitas “To Do” kepada user Accounting melalui Schedule Activity pada form Purchase Order; atau
B. Menekan tombol “Create Bill” pada form Purchase Order di mana Bill akan otomatis terbentuk dalam bentuk Draft dan kuantitas akan terisi sesuai dengan kuantitas yang diterima (apabila pengaturan Bill adalah berdasarkan kuantitas yang diterima). Tekan “Save” untuk menyimpan Draft Bill.
Posting Bill hanya dapat dilakukan oleh pengguna modul Accounting. Anda dapat melakukan Schedule Activity kepada tim Accounting pada form Bill; atau Anda dapat menyerahkan hardcopy Bill dan bukti penerimaan barang (Delivery Order dari pemasok) kepada tim Accounting untuk menindaklanjuti Draft Bill tersebut.
