Lot/ Serial Number

Untuk mengaktifkan Lot/Serial Number, Anda harus melakukan pengaturan pada modul:

Inventory → Configuration → Settings → Traceability → Checklist Lot/Serial Numbers

Agar Produk dapat di-track dengan Lot/Serial Number maka Anda harus mengaktifkan Tracking By Lot melalui modul:

Inventory → Master Data  → Products → Inventory → Traceability →Checklist By Lot

1. Pembuatan Lot/ Serial Number

Pembuatan Lot/Serial Numbers terdapat 2 macam yaitu:

1. Pembuatan lot/Serial Number satu per satu.

Anda dapat membuat Lot/Serial Number dengan mengakses pada modul.

Inventory → Master Data → Lot/Serial Numbers → Create

Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:

• • Lots/Serial Number: Isi dengan nomor yang diinginkan
  • Product: Pilih produk yang diinginkan, produk yang dapat dipilih adalah produk yang traceabilitynya sudah di-set dengan memilih By Lot. (Anda dapat mengatur Traceability pada menu Master Data > Products > pilih produk yang ingin diatur Traceability-nya > Inventory > Tab Traceability > By Lot)
  • Internal Reference: Referensi internal untuk kode lot number
  • Company: pilih company jika merupakan multi company

Tab Dates (tanggal), Anda cukup mengisi salah satu saja dari:

• • Best Before Date: Nomor lot sebaiknya berakhir sebelum tanggal berapa
  • End of Life Date: Tanggal berakhirnya nomor lot.
  • Removal Date: Tanggal penghapusan nomor lot.
  • Alert Date: Tanggal untuk diadakannya peringatan.Kemudian klik Save untuk menyimpan Lot/Serial Numbers yang telah dibuat.

2. Generate Lot/Serial Number (Membuat Lot/Serial Numbers sekaligus).

Apabila Anda memiliki banyak produk dan belum terdapat Lot untuk produk tersebut maka Anda dapat melakukan generate Lot/Serial Number yaitu membuat banyak Lot/Serial Number sekaligus tanpa membuatnya satu persatu. Anda dapat melakukan Generate Lot/Serial Number dengan mengaksesnya pada modul:

Inventory → Master Data → Lots/Serial Numbers → CREATE MULTIPLE LOT

Terdapat field yang perlu dilengkapi antara lain:

• • Product: Nama produk yang akan diberi nomor Lot.
  • Number of Lots: Jumlah nomor Lot yang ingin dibuat.

Kemudian klik Generate Lot untuk membuat nomor Lot.

Kemudian Anda dapat melihat List dari nomor Lot yang telah Anda buat.

2. Cara Memasukkan Lot/ Serial Number ke Produk

Terdapat 2 cara untuk memasukkan Lot/Serial Number ke dalam produk yaitu melalui Purchase Order dan melalui Inventory Adjustment.

1. Melalui Purchase Order

Anda dapat memasukkan Lot/Serial Number melalui Purchase Order apabila Anda hendak membeli produk tersebut. Caranya adalah pada saat Anda membuat Purchase Order kemudian Anda hendak menerima produk di gudang maka Anda dapat klik titik 3 di sebelah kanan Unit of Measure.

Kemudian Isi kolom berikut ini:

• • To: Tempat dimana produk akan diterima.
  • Lot/Serial Number: Nomor Lot untuk produk. (Nomor Lot yang baru bukan dari Generate Multiple Lot)
  • Done: Jumlah produk yang diberi nomor Lot dan yang telah dikirim oleh Supplier. 

Kemudian klik Confirm untuk mengkonfirmasi penerimaan produk. Serta klik Validate untuk validasi penerimaan produk.

2. Melalui Inventory Adjusment

Anda dapat memasukkan nomor Lot melalui Inventory Adjustment apabila produk tersebut sudah terdapat di gudang namun Anda belum memasukkan nomor Lot untuk produk tersebut. Anda dapat mengaksesnya pada modul:

Inventory → Operations → Inventory Adjustment → Create

Terdapat List yang perlu diisi antara lain:

• • Inventory Reference: Referensi produk.
  • Locations: Lokasi produk.
  • Products: Nama produk.
  • Accounting Dates: Tanggal pencatatan jurnal perubahan jumlah produk.
  • Counted Quantities: Jumlah produk yang baru.

Klik Start Inventory untuk menghitung jumlah produk yang tercatat pada akuntansi.

Kemudian langkah selanjutnya yaitu:

• • Isi kolom Counted dengan jumlah 0 atau sisakan jumlah produk yang tidak ingin menggunakan nomor lot.
  • Kemudian klik Create dan masukkan jumlah produk yang ingin menggunakan nomor Lot pada kolom Counted.
  • Isi kolom Lot/Serial Number dengan nomor Lot yang telah dibuat.

Klik Validate Inventory untuk validasi perhitungan jumlah produk. Serta klik Confirm untuk konfirmasi jurnal perubahan jumlah produk.