Apa itu Sistem Toko?

Apa itu sistem toko?

Sistem Toko adalah software yang mencakup pengelolaan stok, transaksi, dan informasi operasional dalam skala usaha toko ritel.

Tujuan dari Sistem Toko adalah untuk menyatukan pengelolaan transaksi, stok, dan data usaha demi menciptakan proses yang lebih terkontrol dan efisien.

Manfaat sistem toko

• Menyatukan manajemen produk, penjualan, dan keuangan toko
• Menyediakan laporan penjualan harian secara otomatis
• Mengelola harga, diskon, dan stok produk secara sistematis
• Menghemat waktu operasional dengan fitur otomasi
• Mendukung kontrol terhadap aktivitas kas dan transaksi

Jenis sistem toko

1. Sistem Kasir (POS System): Mencatat transaksi penjualan di toko secara real-time termasuk pembayaran, struk, dan pemindai barcode.
2. Sistem Stok Barang (Inventory Management): Mengelola persediaan barang masuk dan keluar, memberi peringatan saat stok menipis atau berlebih.
3. Sistem Pembelian (Purchasing System): Membantu proses pemesanan, penerimaan barang dari supplier, dan pencatatan biaya pembelian.
4. Sistem Supplier: Menyimpan data dan histori transaksi dengan pemasok untuk memudahkan pemesanan dan negosiasi harga.
5. Sistem Laporan Penjualan: Menyediakan data penjualan harian, mingguan, hingga bulanan untuk analisis performa produk dan toko.
6. Sistem Pelanggan (Customer Management): Mencatat data pelanggan dan riwayat belanja untuk promosi dan peningkatan loyalitas.
7. Sistem Diskon & Promosi: Mengatur berbagai jenis promo seperti potongan harga, bundling, atau cashback secara otomatis.
8. Sistem Keuangan Toko: Mengelola pencatatan arus kas, pengeluaran operasional, dan laporan laba rugi toko.
9. Sistem Multi-Cabang (Multi-Store System): Mengelola banyak cabang toko dalam satu sistem terintegrasi, termasuk stok antar cabang dan laporan terpusat.
10. Sistem Toko Online (E-commerce Integration): Menghubungkan penjualan di toko fisik dan online agar data produk, stok, dan pesanan tetap sinkron.

Contoh sistem toko yang populer di Indonesia

Contoh sistem toko yang populer di Indonesia adalah: 

Baca juga review kami mengenai 10 Software & Aplikasi Toko Terbaik di Indonesia 2025.

Cara kerja sistem toko

Fitur utama sistem toko

1. Point of Sale (POS): Mencatat transaksi penjualan di toko secara cepat dan akurat, termasuk pemrosesan diskon dan pencetakan struk.
2. Manajemen Produk & Harga: Menyimpan data produk lengkap dengan barcode, satuan, harga beli/jual, dan kategori.
3. Manajemen Stok: Memantau stok barang secara real-time, termasuk notifikasi stok menipis dan manajemen barang masuk/keluar.
4. Manajemen Pembelian: Membantu dalam pembuatan pesanan pembelian ke supplier dan pencatatan barang yang diterima.
5. Manajemen Pelanggan: Mencatat data pelanggan untuk kebutuhan loyalitas, promosi, dan analisis perilaku belanja.
6. Laporan Penjualan & Keuangan: Menyediakan laporan performa penjualan, arus kas, laba rugi, dan statistik produk terlaris.
7. Manajemen Multi Outlet: Mengelola beberapa toko atau cabang dalam satu sistem terpusat, termasuk transfer stok antar toko.

Cara kerja sistem toko adalah dengan mengotomasisasi proses utama berikut:

1. Penjualan di Kasir: Saat pelanggan membeli, sistem secara otomatis mencatat transaksi, menghitung harga total, diskon, dan pajak, lalu mencetak struk.
2. Pembaruan Stok Otomatis: Setelah transaksi, jumlah stok barang langsung diperbarui secara otomatis di sistem inventaris.
3. Pencatatan Pembelian: Saat toko menerima barang dari supplier, sistem otomatis menambahkan stok dan mencatat nilai pembelian.
4. Pemantauan Persediaan: Sistem memberikan peringatan saat stok menipis dan merekomendasikan reorder berdasarkan riwayat penjualan.
5. Pencatatan Pembayaran & Laporan Kas: Sistem mencatat setiap transaksi tunai/non-tunai, dan menyusun laporan kas harian per shift kasir.
6. Analisis Kinerja Produk: Sistem mengidentifikasi produk dengan penjualan tertinggi, produk yang lambat terjual, dan margin keuntungan.
7. Pembuatan Laporan Otomatis: Laporan harian, mingguan, dan bulanan dihasilkan otomatis untuk memudahkan pengambilan keputusan manajemen.

Implementasi sistem toko

Kegagalan implementasi sistem toko

Sekitar 38% implementasi sistem manajemen toko mengalami kegagalan besar, yang umumnya disebabkan oleh masalah integrasi sistem, kurangnya fleksibilitas, ketidaksesuaian dengan kebutuhan ritel, serta minimnya dukungan dari konsultan implementasi ahli (Brightpearl, 2022).

Langkah implementasi sistem toko

1. Perencanaan

• Tentukan Tujuan Implementasi:
  Misalnya: mempercepat proses kasir, mengontrol stok, dan mendapatkan laporan penjualan otomatis.
• Evaluasi Proses Bisnis Saat Ini:
  Catat alur manual yang digunakan (pencatatan penjualan, pembelian, stok) dan identifikasi masalahnya.
• Tentukan Kebutuhan Sistem:
  Contoh: butuh fitur scan barcode, stok otomatis berkurang saat transaksi, cetak struk, laporan harian, dan dukungan multi-user.

2. Persiapan

• Rancang Alur Penggunaan Sistem (Blueprint):
  Buat alur kerja toko seperti: pelanggan beli → kasir input barang → cetak struk → stok berkurang otomatis → data masuk laporan.
• Pengujian Awal (UAT – User Acceptance Test):
  Uji fitur utama seperti input penjualan, pengurangan stok, dan pencetakan laporan harian untuk memastikan sesuai kebutuhan toko.
• Pelatihan Pengguna:
  Latih kasir dan staf toko menggunakan software: input barang, transaksi, retur, dan pengecekan stok.

3. Go-live (Mulai Digunakan)

• Input atau Migrasi Data:
  Masukkan semua data barang (nama, harga, stok awal) ke sistem toko.
• Dukungan Penggunaan:
  Awasi penggunaan sistem di hari-hari awal dan bantu pengguna jika ada kendala.
• Evaluasi dan Penyempurnaan:
  Minta masukan dari staf toko, lalu sesuaikan pengaturan sistem bila perlu (misalnya: kategori produk, diskon, laporan yang dibutuhkan).

Kesimpulan

Memilih software yang tepat dapat membantu Anda mencapai tujuan bisnis dengan lebih efisien, namun proses itu disertai dengan tantangan.

Tetapi, jika Anda bisa mengatasi tantangan tersebut, Anda bisa mendapatkan manfaat yang jelas untuk mendorong pertumbuhan perusahaan ke level selanjutnya.

Jika Anda memerlukan bantuan memilih, hubungi kami.

Kami adalah perusahaan teknologi dan konsultan manajemen yang telah membantu ribuan perusahaan di Indonesia dalam memilih software yang tepat. Pelajari lebih lanjut tentang kami di sini.