Software procurement terbaik Indonesia 2025

Ringkasan

• Impact: Software procurement terbaik untuk transformasi digital perusahaan Indonesia
• Coupa: Software procurement terbaik untuk perusahaan besar yang mencari penghematan biaya
• SAP Ariba: Software procurement terbaik untuk perusahaan besar dengan supply chain berbasis global yang kompleks
• GEP Smart: Software procurement terbaik untuk perusahaan besar yang mencari platform source-to-pay 
• Ivalua: Software procurement terbaik untuk perusahaan besar yang mencari fleksibilitas
• Odoo Enterprise: Software procurement terbaik untuk perusahaan kecil yang mencari solusi menyeluruh
• Zoho Procurement: Software procurement terbaik untuk perusahaan kecil dengan budget terbatas
• Precoro: Software procurement terbaik untuk perusahaan kecil yang mencari simplicity

Apa itu software procurement?

Software procurement adalah software yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola proses pengadaan secara digital dan otomatis — mulai dari permintaan pembelian (requisition), persetujuan, pembuatan purchase order (PO), pengelolaan vendor, hingga pencocokan faktur (invoice matching).

Tujuan utama adalah meningkatkan efisiensi proses pengadaan barang/jasa, mengurangi pemborosan, dan meningkatkan kontrol anggaran serta kepatuhan (compliance).

Manfaat dari software procurement adalah:

• Menghemat biaya dan meningkatkan kontrol anggaran: Proses persetujuan otomatis dan pembatasan anggaran dapat mencegah pembelian yang tidak perlu atau melebihi anggaran.
• Mempercepat proses pengadaan: Otomatisasi pembuatan purchase requisition (PR) dan purchase order (PO) serta pencocokan faktur dapat mempercepat siklus pembelian dan mengurangi keterlambatan.
• Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas: Seluruh transaksi terdokumentasi dengan jelas dapat memudahkan audit, pelacakan, dan evaluasi vendor.
• Meningkatkan efisiensi kerja tim procurement: Mengurangi pekerjaan manual dan meningkatkan kolaborasi lintas departemen dalam proses pengadaan.

Jenis-jenis software procurement adalah:

• ​​Standalone Procurement Software: Hanya digunakan untuk proses pembelian saja, tanpa integrasi dengan sistem inventori atau ERP
• ERP dengan Modul Procurement: Modul pembelian yang menjadi bagian dari sistem ERP (SAP, Odoo, Oracle)
• Procurement Cloud (SaaS): Sistem berbasis cloud, langganan bulanan, mudah diakses & fleksibel
• Source-to-Pay (S2P) Suite: Sistem procurement menyeluruh mulai dari sourcing, pembelian, hingga pembayaran (GEP, Ivalua)
• Procurement Software untuk UKM: Fokus pada kemudahan penggunaan dan harga yang terjangkau (Zoho, Precoro)

Fitur utama software procurement adalah:

• Manajemen Permintaan Pembelian (PR): Pembuatan dan pelacakan permintaan pembelian dengan alur persetujuan otomatis.
• Otomatisasi Purchase Order (PO): Pembuatan PO secara otomatis berdasarkan PR atau kebutuhan stok.
• Manajemen Vendor: Menyimpan informasi supplier, kontrak, dan riwayat performa mereka.
• Kontrol Anggaran dan Pengeluaran: Menentukan batas anggaran dan memberi peringatan jika melebihi batas.
• Pencocokan Faktur (3-way matching): Memastikan faktur cocok dengan PO dan penerimaan barang sebelum pembayaran.
• Pelaporan & Analitik: Menyediakan laporan pengeluaran, efisiensi vendor, dan tren pembelian.
• Integrasi Sistem Lain: Bisa terhubung ke software akuntansi, ERP, dan sistem inventori (misalnya: Xero, SAP, QuickBooks).
• Akses Mobile: Beberapa software mendukung persetujuan PR/PO langsung dari aplikasi mobile.

Kriteria penilaian software procurement yang baik

1. Fitur: Lokalisasi fitur untuk perusahaan di Indonesia yang siap digunakan tanpa memerlukan kustomisasi
2. Harga: Sering kali harga software procurement tidak sebanding dengan value yang didapat oleh perusahaan di Indonesia karena ketidakcocokan fitur (banyak fitur penting yang tidak tersedia dan banyak juga fitur yang tersedia tapi jarang digunakan di Indonesia)
3. Skalabilitas: Software yang bisa dikustomisasi dan bisa digunakan oleh pengguna yang bertambah secara berkala tanpa memerlukan perubahan sistem yang signifikan
4. User experience: User interface yang sederhana tanpa memerlukan kurva pembelajaran yang tinggi

9 Software Procurement Terbaik Indonesia 2025

Nama	Cocok untuk	Harga
Impact	Perusahaan Indonesia yang mencari transformasi digital	$$
Coupa	Perusahaan besar yang mencari penghematan biaya	$$$
SAP Ariba	Perusahaan besar dengan supply chain berbasis global yang kompleks	$$$
GEP Smart	Perusahaan besar yang mencari platform source-to-pay	$$$
Ivalua	Perusahaan besar yang mencari fleksibilitas	$$$
Odoo Enterprise	Perusahaan kecil yang mencari solusi menyeluruh	$$
Zoho Procurement	Perusahaan kecil dengan budget terbatas	$
Precoro	Perusahaan kecil yang mencari simplicity	$

Software procurement terbaik untuk transformasi digital perusahaan Indonesia

Impact

Kelebihan Impact:

1. Fitur lengkap untuk perusahaan di Indonesia: Fitur procurement yang siap dipakai lengkap dengan aplikasi mobile dan terintegrasi dengan penjualan, pembelian, dan akuntansi
2. Skalabilitas: Dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan tanpa biaya yang besar, mudah diintegrasikan dengan sistem lain, tersedia opsi pembayaran subscription dan one-time
3. Perbaikan proses procure-to-pay: Tim konsultan Impact mempunyai pengalaman yang banyak untuk memperbaiki proses procurement dari purchase requisition, vendor sourcing, vendor selection, vendor performance, dan payment.

Kekurangan Impact:

1. Tidak cocok untuk perusahaan yang memiliki user kurang dari 10
2. Tidak cocok untuk perusahaan yang tidak mencari transformasi

Harga: Mulai dari Rp 2 juta per bulan

Impact adalah perusahaan teknologi dan management consulting yang berfokus kepada transformasi digital menyeluruh untuk perusahaan menengah keatas. Impact telah memberikan solusi transformasi kepada beberapa klien besar termasuk Charoen Pokphand, Super Indo, dan Ovo. 

Impact Procurement bersifat modular sehingga perusahaan bisa memulai dengan modul yang sedikit dan menambah sesuai kebutuhan, dan bisa diintegrasikan dengan sistem lain. Impact juga menawarkan berbagai jenis pembayaran: cloud (berlangganan), on-premise (bayar 1 kali), atau hybrid, dengan opsi cicilan. Fleksibilitas ini bisa sangat membantu perusahaan, terutama di tahun 2025 ini dengan ketidakpastian ekonomi.

Impact dirancang sebagai mobile-first, mudah digunakan tanpa memerlukan kurva pembelajaran yang tinggi, dan harga yang tidak dihitung per user (untuk mencegah user-sharing yang sebenarnya merugikan perusahaan). 

Impact juga menyediakan business dashboard dalam bentuk mobile app yang memudahkan top management untuk melihat big picture dari perusahaannya secara real-time sehingga tidak terlalu tenggelam dalam operasional.

Fitur utama yang membedakan Impact Procurement adalah:

• Purchase order management: Mulai dari purchase requisition, approval, vendor sourcing, vendor selection, vendor performance report, hingga payment.
• Skalabilitas: Siap untuk dipakai tapi juga bisa dikustomisasi sesuai kebutuhan, dengan opsi berlangganan maupun beli putus
• Integrasi: Terintegrasi dengan penjualan, inventory, akuntansi dan business dashboard

Impact Procurement cocok untuk perusahaan distribusi, manufaktur, F&B, retail, tekstil, dan industri lainnya.

Software procurement terbaik untuk perusahaan besar yang mencari penghematan biaya

Coupa

Kelebihan Coupa:

1. Antarmuka yang Mudah Digunakan: Coupa memiliki tampilan yang intuitif dan modern, sehingga memudahkan karyawan dari berbagai departemen untuk menggunakannya tanpa perlu pelatihan intensif.
2. Visibilitas dan Kontrol Pengeluaran yang Kuat: Coupa menyediakan dashboard dan analitik waktu nyata untuk memantau pengeluaran, menemukan peluang penghematan, dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pengadaan.
3. Berbasis Cloud dan Skalabel: Sebagai solusi SaaS, Coupa mudah diakses dari mana saja dan dapat berkembang sesuai kebutuhan bisnis, cocok untuk perusahaan berskala global maupun yang sedang berkembang.

Kekurangan Coupa:

1. Biaya Tinggi untuk UKM: Harga langganan dan implementasi Coupa bisa terlalu mahal untuk usaha kecil dan menengah yang memiliki anggaran terbatas.
2. Keterbatasan Kustomisasi: Meskipun fleksibel, Coupa tidak menawarkan tingkat kustomisasi mendalam seperti beberapa ERP tradisional, yang bisa jadi kendala bagi bisnis dengan proses unik.
3. Kompleksitas Integrasi: Integrasi Coupa dengan sistem ERP lama (seperti SAP atau Oracle) bisa cukup rumit dan mungkin memerlukan bantuan pihak ketiga atau waktu implementasi yang lebih lama.

Harga: Mulai dari Rp 1 miliar

Software procurement terbaik untuk perusahaan besar dengan supply chain berbasis global yang kompleks

SAP Ariba

Kelebihan SAP Ariba:

1. Integrasi Kuat dengan SAP ERP: SAP Ariba terintegrasi secara mendalam dengan SAP S/4HANA dan SAP ERP, sehingga memudahkan alur kerja end-to-end dari procurement hingga pembayaran (P2P).
2. Jaringan Pemasok Global (Ariba Network): Ariba Network menghubungkan jutaan pemasok dan pembeli secara global, memberikan akses luas ke vendor yang terverifikasi dan peluang sourcing yang lebih kompetitif.
3. Fitur Lengkap untuk Pengadaan Strategis: SAP Ariba mendukung e-sourcing, contract management, supplier risk assessment, dan spend analysis dalam satu platform, sangat cocok untuk procurement yang kompleks dan berskala besar.

Kekurangan SAP Ariba:

1. Antarmuka Kurang Ramah Pengguna: UI SAP Ariba sering dianggap ketinggalan zaman dan membingungkan, terutama untuk pengguna non-teknis atau vendor yang tidak terbiasa dengan platform SAP.
2. Biaya Implementasi dan Langganan Tinggi: SAP Ariba tergolong mahal, baik dari segi lisensi maupun biaya implementasi, sehingga lebih cocok untuk perusahaan besar dengan anggaran TI yang besar.
3. Kurang Fleksibel untuk Perusahaan Kecil: Struktur SAP Ariba yang kompleks dan enterprise-focused membuatnya kurang cocok untuk UKM yang butuh solusi ringan dan cepat diimplementasikan.
4. Harga: Mulai dari Rp 1 miliar

Software procurement terbaik untuk perusahaan besar yang mencari platform source-to-pay

GEP Smart

Kelebihan GEP Smart:

1. Platform All-in-One untuk Source-to-Pay (S2P): GEP SMART mencakup seluruh siklus pengadaan dalam satu platform cloud-native: sourcing, contract management, supplier management, procure-to-pay, dan spend analysis.
2. Antarmuka Modern dan Intuitif: GEP SMART memiliki UI berbasis web dan mobile yang modern, user-friendly, dan cocok untuk pengguna lintas departemen, termasuk procurement, finance, dan legal.
3. AI dan Analitik Canggih: Ditenagai oleh AI dan machine learning, GEP SMART memberikan insight pengadaan yang real-time, seperti analisis pengeluaran, prediksi risiko vendor, dan otomatisasi rekomendasi sourcing.

Kekurangan GEP Smart:

1. Integrasi dengan ERP Bisa Rumit: Meskipun fleksibel, integrasi GEP SMART dengan ERP besar seperti SAP atau Oracle bisa memerlukan waktu dan konfigurasi tambahan, terutama untuk data master dan dokumen PO/invoice.
2. Fokus pada Enterprise: Platform ini dirancang untuk perusahaan besar; bagi UKM, fitur-fiturnya bisa terasa overkill dan terlalu kompleks dibanding kebutuhan nyata.
3. Kurangnya Ekosistem Vendor Global seperti Ariba: GEP tidak memiliki marketplace vendor sebesar SAP Ariba Network, yang bisa membatasi pilihan pemasok baru secara langsung melalui platform.

Harga: Mulai dari Rp 1 miliar

Software procurement terbaik untuk perusahaan besar yang mencari fleksibilitas

Ivalua

Kelebihan Ivalua:

1. Platform S2P yang Sangat Fleksibel & Modular: Ivalua memungkinkan perusahaan menkonfigurasi hampir semua aspek sistem—workflow, form, approval, hingga integrasi—tanpa perlu banyak pengkodean. Cocok untuk organisasi dengan proses pengadaan yang kompleks dan spesifik.
2. Kemampuan Integrasi yang Luas: Ivalua dapat dengan mudah diintegrasikan dengan ERP besar seperti SAP, Oracle, dan Microsoft Dynamics, serta mendukung API terbuka untuk sistem lain seperti CRM atau sistem kontrak.
3. Fokus pada Kinerja Pemasok & Risiko: Dilengkapi dengan fitur supplier performance management, risk tracking, dan ESG compliance yang mendalam, Ivalua membantu menjaga kualitas dan keberlanjutan rantai pasok.

Kekurangan Ivalua:

1. Kurva Pembelajaran yang Tinggi: Karena sangat fleksibel dan kompleks, sistem Ivalua bisa membingungkan bagi pengguna baru atau organisasi yang belum memiliki struktur procurement matang.
2. Biaya Implementasi Tinggi: Kustomisasi dan konfigurasi ekstensif membuat implementasi Ivalua cenderung mahal, memakan waktu, dan membutuhkan keterlibatan konsultan yang berpengalaman.
3. UI Kurang Intuitif Dibanding Kompetitor: Meskipun powerful, antarmuka pengguna Ivalua dianggap kurang modern dan bisa terasa “berat”, terutama dibanding Coupa atau GEP SMART yang lebih user-friendly.

Harga: Mulai dari Rp 1 miliar

Software procurement terbaik untuk perusahaan kecil yang mencari solusi menyeluruh

Odoo Enterprise

Kelebihan Odoo Enterprise:

1. Terintegrasi Penuh dengan Modul Lain di Odoo: Odoo Purchase terhubung langsung dengan Inventory, Accounting, dan Sales, sehingga mempercepat alur kerja procurement tanpa perlu integrasi pihak ketiga.
2. Automatisasi Proses Pengadaan: Mendukung fitur reordering rules, approval workflow, vendor price list, dan RFQ otomatis berdasarkan kebutuhan stok, menghemat waktu tim pembelian.
3. Biaya Terjangkau & Open Source: Dibanding solusi seperti Coupa atau SAP Ariba, Odoo jauh lebih murah dan bahkan bisa digunakan gratis (Community edition), cocok untuk UKM.

Kekurangan Odoo Enterprise:

1. Fitur Terbatas untuk Procurement Kompleks: Tidak sekuat platform enterprise-grade seperti Ivalua atau GEP SMART dalam hal supplier performance, risk management, atau e-sourcing.
2. Butuh Kustomisasi Tambahan untuk Fitur Lanjutan: Fitur-fitur seperti kontrak pengadaan otomatis, 3-way matching lanjutan, dan tendering memerlukan modul tambahan atau pengembangan khusus.
3. Ketergantungan pada Partner Implementasi: Untuk implementasi optimal dan integrasi lokal di Indonesia, biasanya memerlukan bantuan Odoo partner, karena dokumentasi bisa teknis dan tidak lengkap untuk pemula.

Harga: Rp 200,000 per user per bulan

Software procurement terbaik untuk perusahaan kecil dengan budget terbatas

Zoho Procurement

Kelebihan Zoho Procurement:

1. Mudah Digunakan & Cepat Diimplementasikan: Antarmuka Zoho yang intuitif memudahkan tim procurement dan non-teknis untuk membuat PO, mengelola vendor, dan melacak pengadaan dengan cepat.
2. Terintegrasi dengan Ekosistem Zoho: Dapat dihubungkan langsung dengan Zoho Books (akuntansi), Zoho Inventory (stok), dan Zoho Analytics, memungkinkan visibilitas menyeluruh terhadap pengeluaran dan persediaan.
3. Biaya Terjangkau untuk UKM: Zoho menawarkan paket berlangganan yang murah (mulai dari ±$30/bulan), cocok untuk UKM yang membutuhkan solusi pengadaan dasar tanpa biaya enterprise.

Kekurangan Zoho Procurement:

1. Fitur Terbatas untuk Procurement Strategis: Tidak mendukung fitur canggih seperti e-sourcing, tender management, contract lifecycle, atau supplier risk evaluation yang biasa dibutuhkan perusahaan besar.
2. Tidak Ada Modul Khusus “Procurement Suite”: Zoho tidak memiliki satu platform end-to-end khusus procurement seperti Coupa atau GEP. Pengguna harus menyatukan modul seperti Zoho Inventory, Zoho Creator, dan Zoho Books untuk pengalaman lengkap.
3. Integrasi Lanjutan Butuh Kustomisasi: Untuk kebutuhan yang lebih kompleks, seperti workflow approval multi-level, budget control, atau custom procurement analytics, pengguna perlu menggunakan Zoho Creator (low-code) atau API, yang bisa jadi membingungkan tanpa bantuan teknis.

Harga: Mulai dari $30 per perusahaan per bulan

Software procurement terbaik untuk perusahaan kecil yang mencari simplicity

Precoro

Kelebihan Precoro:

1. Procurement End-to-End yang Sederhana & Efisien: Precoro menawarkan fitur lengkap mulai dari request, approval, purchase order (PO), hingga invoice matching dalam satu antarmuka yang mudah digunakan — cocok untuk tim kecil hingga menengah.
2. Cepat Diimplementasikan & Cloud-Based: Solusi SaaS yang bisa diimplementasikan hanya dalam hitungan hari, tanpa infrastruktur tambahan. Cocok untuk bisnis yang ingin go-digital dengan cepat.
3. Transparansi dan Kontrol Anggaran yang Baik: Mendukung kontrol anggaran per departemen, multi-approval workflows, serta laporan real-time untuk visibilitas penuh atas pengeluaran.

Kekurangan Precoro:

1. Integrasi ERP Terbatas: Meski Precoro menyediakan integrasi dasar (misalnya QuickBooks, Xero, dan NetSuite), untuk ERP besar seperti SAP atau Oracle, integrasi sering memerlukan konektor pihak ketiga atau custom API.
2. Kurangnya Fitur Sourcing & Supplier Evaluation: Precoro fokus pada operasional procurement (P2P), tapi tidak memiliki fitur untuk tender management, e-sourcing, atau evaluasi kinerja vendor seperti solusi enterprise-grade.
3. Kurva Kustomisasi Terbatas: Precoro tidak mendukung kustomisasi kompleks atau workflow unik seperti sistem low-code/no-code lainnya. Perusahaan dengan proses pengadaan yang spesifik mungkin merasa sistem ini terlalu “rigid”.

Harga: Mulai dari $499 per bulan

Cara memilih software procurement yang baik

Pahami kebutuhan procurement Anda dan tetapkan metrik keberhasilan yang jelas

Anda perlu menyelidiki pain points dan bottlenecks dari proses procurement Anda. Sering kali perusahaan fokus kepada fitur-fitur yang bersifat nice-to-have karena kurang mengerti pain points dari proses procurement mereka. 

Perbaiki proses procurement Anda terlebih dahulu sebelum otomatisasi, termasuk memperbaiki pendataan barang dan SOP. Tetapkan metrik keberhasilan yang jelas sebagai tujuan dari implementasi.

Buat roadmap dan system requirement yang jelas

Dari pain points yang sudah dikumpulkan, kumpulkan solusi, kategorikan berdasarkan jenis (software, data, proses, in-charge) dan urutkan berdasarkan prioritas. Dari situ buat roadmap yang didiskusikan oleh semua pihak dan disetujui oleh top management. Setelah itu buat system requirement yang jelas.

Lakukan penilaian vendor yang objektif 

Kumpulkan beberapa vendor dan lakukan penilaian berdasarkan kemampuan mereka dalam memenuhi system requirement yang telah Anda buat. Kebanyakan perusahaan di Indonesia tidak memiliki system requirement yang jelas sehingga tidak bisa melakukan penilaian vendor yang objektif dan mudah jatuh terhadap tipuan marketing atau mulut manis sales consultant. 

Pro tips: Buka LinkedIn vendor tersebut dan lihat kualitas dari Business Analysts dan Software Engineer yang mereka hire. Pada akhirnya, keberhasilan implementasi Anda ada di tangan mereka.

Kesimpulan

Memilih software procurement yang tepat dapat membantu Anda mencapai tujuan bisnis dengan lebih efisien, namun proses itu disertai dengan tantangan. Tetapi, jika Anda bisa mengatasi tantangan tersebut, Anda bisa mendapatkan manfaat yang jelas untuk mendorong pertumbuhan perusahaan ke level selanjutnya. 

Jika Anda memerlukan bantuan memilih, kami menawarkan konsultasi gratis. Kami adalah perusahaan teknologi dan konsultan manajemen yang telah membantu ribuan perusahaan di Indonesia dalam memilih software yang tepat.