Taktik Komunikasi Bisnis Pemimpin Top: 4 Pelajaran Penting

Di era informasi saat ini, sebuah ide memiliki peran fundamental dalam meraih kesuksesan di hampir segala bidang. Meskipun Anda mungkin mengembangkan ide brilian, namun tanpa kemampuan meyakinkan orang lain untuk berbagi visi Anda, daya pengaruh dan dampak yang dapat Anda ciptakan akan terbatas.

Kemampuan komunikasi bisnis melampaui sekadar “kemampuan lunak” biasa di mata para pemimpin bisnis utama di seluruh dunia. Para pemimpin yang telah mencapai puncak kesuksesan tidak hanya sekedar membicarakan urgensi komunikasi yang efektif, melainkan mereka sungguh-sungguh menguasai seni berkomunikasi dalam segala manifestasinya, termasuk menulis, berbicara, dan menyajikan informasi.

Contohnya, saat Jeff Bezos tengah membangun Amazon, ia memberikan prioritas tinggi pada keterampilan menulis. Pada musim panas tahun 2004, Bezos membuat kejutan dengan melarang penggunaan PowerPoint di kalangan tim pimpinannya. Ia menggantinya dengan format “memo berstruktur naratif” yang berisikan judul serta kalimat lengkap dengan penjelasan tindakan dan objek yang spesifik.

Tidak hanya Jeff Bezos yang memiliki pandangan seperti ini di antara para pemimpin terkemuka. “Investasi dalam keterampilan komunikasi, baik secara tertulis maupun lisan, tidak pernah terlalu berlebihan,” kata Indra Nooyi, mantan CEO PepsiCo yang saat ini juga duduk di dewan direksi Amazon. “Jika Anda tidak mampu menyederhanakan pesan dan menyampaikannya dengan keyakinan, maka tanpa diragukan lagi, Anda akan kesulitan dalam membawa massa untuk mengikuti langkah Anda.”

Baca juga: 7 Strategi untuk Meningkatkan Kolaborasi dengan Tim Anda

4 pelajaran penting mengenai komunikasi bisnis

Dalam buku “The Bezos Blueprint,” terungkap sejumlah taktik umum yang digunakan oleh para pemimpin dalam berkomunikasi dengan tim mereka. Berikut ini adalah empat di antaranya yang patut untuk dicoba:

1. Sederhanakan pembahasan yang kompleks

Tulisan yang rumit dan panjang menghambat pemahaman ide — menyebabkan kelelahan mental dan memerlukan konsentrasi lebih besar. Anda akan mendapatkan lebih banyak penggemar dengan mengganti kata-kata dan kalimat yang rumit menjadi lebih sederhana.

Dalam bukunya “Thinking, Fast and Slow“, ekonom pemenang hadiah Nobel, Daniel Kahneman, menulis, “Jika Anda ingin dianggap kredibel dan cerdas, hindari menggunakan bahasa rumit jika bahasa yang lebih sederhana bisa mencukupi.” Ia berpendapat bahwa orang yang ingin meyakinkan dalam berbicara dan menulis harus berusaha mengurangi “beban kognitif”.

Perangkat lunak seperti Grammarly menggunakan skor keterbacaan numerik untuk menilai kualitas tulisan. Skor ini mengindikasikan tingkat kesulitan bacaan. Sebagai contoh, teks yang bisa dimengerti oleh seseorang dengan setidaknya pendidikan kelas delapan (usia 13 tahun di AS) dianggap “mudah dibaca”. Ini tidak berarti bahwa tulisan Anda akan terdengar seperti tulisan seorang siswa kelas delapan. Artinya, argumen yang kompleks tetap bisa dimengerti — dan ide yang mudah dipahami cenderung lebih persuasif.

Menulis adalah keterampilan yang bisa diasah melalui latihan. Jeff Bezos, pendiri Amazon, menjadi penulis yang lebih baik seiring waktu. Surat saham pertamanya pada tahun 1997 berada pada tingkat kelas sepuluh (mirip dengan tulisan di The New York Times). Namun, dalam dekade berikutnya, 85% suratnya ditulis pada tingkat kelas delapan atau sembilan.

Sebagai contoh, pada 2007, Bezos menjelaskan manfaat Kindle yang baru saja diperkenalkan oleh Amazon dalam sebuah paragraf yang dapat dimengerti oleh siswa kelas tujuh:

Bezos menggunakan kata-kata singkat untuk menjelaskan konsep-konsep kompleks. Pendekatan ini bukan berarti mengurangi nilai isi, tetapi lebih kepada strategi mengungguli pesaing melalui penyederhanaan. Dengan merampingkan informasi, Anda mampu mengatasi tantangan dengan lebih efektif.

2. Kuatkan konsep dengan metafora yang tepat

Metafora adalah alat yang sangat kuat yang digunakan untuk membandingkan ide-ide abstrak dengan konsep-konsep yang sudah dikenal. Seperti halnya membawa seseorang dalam perjalanan tanpa harus meninggalkan tempat duduk mereka. 

Contoh yang menarik adalah Chris Hadfield, astronaut terkenal dari Kanada, yang juga seorang pembicara berbakat dan bintang di acara TED Talks. Dalam presentasinya, Hadfield dengan mahir memanfaatkan kekuatan metafora untuk menggambarkan peristiwa yang sulit dijelaskan dengan kata-kata biasa.

Binatang buas, daun di tengah badai, rahang seekor anjing – ini semua adalah ide konkret untuk menggambarkan peristiwa yang hanya sedikit dari kita yang akan mengalaminya.

Dalam dunia bisnis, metafora berperan sebagai jalan pintas yang efektif untuk mengkomunikasikan konsep-konsep kompleks dengan singkat dan menarik. Warren Buffett memahami betapa kuatnya kekuatan metafora ini. Apabila Anda mengikuti berita bisnis atau mengamati pergerakan pasar saham, sudah pasti Anda tak asing dengan ungkapan “parit dan kastil”, yang merujuk pada perusahaan-perusahaan yang mendominasi industri sulit diakses oleh pesaing. 

Pada pertemuan tahun 1995, Buffett memopulerkan ungkapan ini dalam acara Berkshire Hathaway, beliau menyatakan, “Prioritas utama kita adalah menemukan bisnis dengan benteng pertahanan yang luas dan kokoh, yang melindungi aset ekonomi yang berharga, yang dijaga oleh pemimpin yang jujur dan bertanggung jawab, bagaikan seorang tuan yang menjaga sebuah kastil.”

Metafora “kastil” ini adalah cara singkat dan gamblang yang digunakan oleh Buffett dan timnya untuk menjelaskan sistem data dan informasi kompleks yang mereka gunakan untuk mengevaluasi potensi investasi.

Ketika Anda memperkenalkan ide baru atau konsep abstrak kepada audiens, mereka cenderung mencari sesuatu yang sudah dikenal untuk membantu mereka memahaminya. Oleh karena itu, memperkenalkan metafora baru yang relevan bisa menjadi senjata ampuh untuk mengatasi hambatan pemahaman.

3. Memanusiakan data untuk menciptakan nilai

Salah satu trik efektif dalam mengurangi beban kognitif dan membuat data menarik adalah dengan membawanya dalam perspektif manusia. Menghadirkan angka-angka dalam bentuk slide PowerPoint berisi statistik dan grafik hanya akan meningkatkan beban kognitif dan menguras energi mental audiens.

Ketika Anda mempersembahkan angka-angka, penting untuk melangkah lebih jauh demi membuatnya menarik, mudah diingat, dan pada akhirnya, persuasif.

Contohnya, pada tahun 2025, para ilmuwan memproyeksikan bahwa manusia akan menghasilkan sekitar 175 zettabyte data setiap tahun, setara dengan satu triliun gigabyte. Angka tersebut terlalu besar bagi kebanyakan orang untuk dijangkau. 

Namun, bayangkan jika Anda dapat menyimpan 175 zettabyte data dalam bentuk DVD. Jumlah data tersebut akan cukup untuk mengelilingi bumi sebanyak 222 kali. Dengan gambaran ini, deskripsi data tetap besar namun lebih mudah dipahami karena telah membentuk citra konkret di pikiran Anda.

Neil deGrasse Tyson, seorang ahli astrofisika dan pendidik sains terkenal, pernah membagikan rahasia komunikasi dalam ilmu pengetahuan, yaitu “menyematkan konsep pada kerangka pemahaman yang sudah ada”. Dengan kata lain, konsep-konsep kompleks perlu diubah menjadi bahasa yang dapat dimengerti manusia.

Pada 1997, NASA meluncurkan probe antariksa Cassini untuk menjelajahi Saturnus. Ketika banyak skeptis meragukan biaya misi ini sebesar $3 miliar, Neil deGrasse Tyson muncul dalam acara televisi untuk memberikan pemahaman tentang manfaat misi tersebut. 

Sebelum menjelaskan manfaatnya, Tyson dengan menarik memecah biaya tersebut. Ia mengungkapkan bahwa anggaran $3 miliar akan disalurkan selama delapan tahun. Ia juga membandingkannya dengan fakta bahwa orang Amerika rata-rata menghabiskan lebih banyak uang untuk lip balm setiap tahun dibandingkan biaya total misi NASA selama delapan tahun.

Untuk membuktikan nilai dari ide Anda, penting untuk membawa data ke dalam konteks manusiawi dan menjadikannya relevan bagi pendengar Anda. Dengan menghadirkan data dalam cara yang menarik dan mudah dimengerti, Anda dapat lebih efektif mengkomunikasikan ide Anda kepada audiens.

4. Utamakan keselarasan tim Anda

Pada 1957, terjadi pemadaman listrik besar yang melumpuhkan sebagian besar wilayah Wisconsin dan Minnesota. Di tengah kejadian ini, Earl Bakken, seorang tukang reparasi perangkat kesehatan, dengan cerdas melihat peluang untuk menginspirasi inovasi. Dari bengkelnya, dia merancang alat pacu jantung pertama yang berfungsi dengan baterai, sehingga mampu beroperasi bahkan saat pasokan listrik padam.

Pada waktu itu, hidup Bakken tidak hanya ditujukan untuk memperbaiki situasi saat itu. Dia tengah menjalani misi lebih besar, yaitu “mengurangi penderitaan, mengembalikan kesehatan, dan memperpanjang umur.”

Bakken meninggal dunia pada 2018, setelah lebih dari 50 tahun mendirikan Medtronic. Sejak saat itu, perusahaan telah mengalami transformasi yang signifikan. Dengan kehadiran 90.000 karyawan di 150 negara, terapi yang mereka ciptakan menyentuh kehidupan dua pasien setiap detiknya. 

Meskipun banyak perubahan, satu prinsip tetap tidak berubah: semangat enam kata yang mengilhami Bakken, yaitu meringankan penderitaan, memulihkan kesehatan, dan memperpanjang usia.

Bakken adalah contoh nyata seorang “pemimpin yang berulang-ulang”, yang tanpa henti menjaga agar misi perusahaan selalu berada di depan dan tengah-tengah. Sebelum wafat pada usia 94 tahun, Bakken merekam sebuah pesan video untuk para karyawan perusahaan. Ia kembali menegaskan misi inti perusahaan dan berpesan, “Saya berharap Anda menjalankannya setiap hari.”

Mengingatkan pernyataan misi yang tersembunyi dan sering terlupakan memiliki peran penting dalam mengkoordinasikan tim menuju tujuan bersama. John Kotter, seorang profesor dari Harvard Business School, menemukan bahwa seringkali pemimpin gagal mengkomunikasikan visi mereka secara memadai, bahkan hingga 10 kali lipat. “Transformasi tidak mungkin terjadi kecuali ratusan atau ribuan orang bersedia ikut serta, kadang-kadang dengan pengorbanan jangka pendek,” tulis Kotter.

Pemimpin transformasional memahami pentingnya komunikasi yang berlebihan. Mereka secara konsisten menyuarakan misi mereka, hingga misi tersebut menjadi semacam mantra. Mantra adalah frase atau slogan yang memiliki kekuatan tersendiri saat diulang. 

Dengan komunikasi yang intens, dampaknya menjadi semakin besar. Misi perusahaan harus menjadi fokus utama. Sebarkan tujuan perusahaan dengan konsisten melalui berbagai saluran komunikasi: memo, surel, presentasi, media sosial, dan materi pemasaran. Jika misi Anda memang mendorong hal yang bermanfaat, pertahankan dan hidupkan terus semangat tersebut.

Baca juga: 9 Pertimbangan untuk Mengurangi Kolaborasi Berlebihan

Kesimpulan

Komunikasi yang efektif merupakan fondasi penting dalam meraih segala hal yang layak dicapai. Dalam sebuah kerja tim, di mana sekelompok individu bersatu dengan dedikasi untuk mengejar impian dan visi bersama, komunikasi yang baik memainkan peran sentral. 

Meskipun ada beberapa tim yang mengikuti seorang pemimpin hanya karena posisinya, tim-tim yang mencapai kesuksesan sejati adalah yang mengikuti pemimpin karena mereka merasa terinspirasi oleh komunikasi yang terbuka dan memotivasi.