Create Sales Quotation & Orders

Sales Quotation merupakan dokumen penawaran yang diberikan ke pelanggan. Tim Sales dapat membuat Sales Quotation dengan mengaksesnya melalui menu:

Sales → Orders → Quotations → Create

Customer	Nama pelanggan
Credit Balance	Sisa batasan kredit yang masih dapat dipakai
Invoice Address	Apabila alamat pengiriman tagihan berbeda dengan alamat utama pelanggan
Delivery Address	Apabila alamat pengiriman barang berbeda dengan alamat utama pelanggan
Quotation Template	Apabila ada Quotation Templates yang mau digunakan
Expiration	Batas waktu Sales Quotation berlaku
Quotation Date	Tanggal dari formulir Sales Quotation
Pricelist	Pricelist yang akan dipakai untuk penawaran tersebut
Payment Terms	Batas waktu pembayaran tagihan
Tab “Order Lines”	Produk yang akan dipesan, kuantitas, harga dan diskon. Icon i di sebelah field Quantity berguna untuk menampilkan jumlah stok yang tersedia. Apabila barang tidak tersedia, maka Icon i akan berubah menjadi warna merah. Informasi ketersediaan barang berdasarkan data stok pada gudang pengiriman (field Warehouse pada Tab Other Info).
Tab “Optional Products”	Apabila ada produk opsional yang mau ditawarkan
Tab “Other Info”	Terisi otomatis sesuai dengan pengaturan pada kontak Customer. Anda dapat mengisi nomor pemesanan dari pelanggan pada field Customer Reference Pastikan Warehouse terisi sesuai dengan gudang pengiriman yang dimaksud Anda dapat memasukkan ekspektasi tanggal pengiriman barang pada Delivery Date. Apabila dikosongkan, maka akan otomatis terisi dengan tanggal Sales Order dikonfirmasi.

1. Mengirimkan Sales Quotation

Sales Quotation dapat dikirimkan kepada pelanggan dengan cara berikut pada formulir Sales Quotation:

1. Menekan tombol “Send by Email” di mana status Sales Quotation berubah menjadi Quotation Sent, pelanggan bisa mendapatkan email dan mendapatkan link untuk tampilan berikut:

Apabila pelanggan menekan tombol “Sign & Pay”, maka selanjutnya pelanggan dapat melakukan validasi pemesanan dengan menandatangani pesan dan tekan tombol “Accept & Sign”.

Salesperson dan follower dari Sales Quotation akan mendapatkan email notifikasi terkait Sales Quotation yang telah divalidasi oleh pelanggan. Status Sales Quotation masih dalam tahap Quotation Sent.

2. Menekan tombol Print > Quotation / Order dan mengirimkan hard copy dari Quotation kepada pelanggan. Kemudian tekan tombol Action > Mark Quotation as Sent untuk mengubah status Sales Quotation menjadi Quotation Sent.

2. Mengaplikasikan Program Promosi

Terdapat tiga tombol program promosi yang dapat digunakan, yaitu: Coupon, Promotion dan Bundling Promotion

2.1. Tombol Coupon

Setelah menekan tombol “Coupon”, Anda dapat memasukkan nomor kupon dari Program Coupon ataupun nomor kupon dari Program Promotion dan tekan tombol “Apply”.

2.1.1. Program Kupon

Secara otomatis, reward akan dimunculkan pada Order Lines. Kupon yang sudah digunakan tidak dapat digunakan lagi.

2.1.2. Program Promosi menggunakan Coupon

Apabila reward yang diberikan dalam bentuk produk, maka perlu menambahkan produk reward terlebih dahulu pada Order Lines. Secara otomatis, reward akan dimunculkan pada Order Lines.

2.2. Tombol Promotion

Apabila reward yang diberikan dalam bentuk produk, maka perlu menambahkan produk reward terlebih dahulu pada Order Lines. Tekan tombol “Promotion” apabila pengaturan pada Program Promosi adalah “Automatically Applied”. Secara otomatis, reward akan dimunculkan pada Order Lines.

2.3. Tombol Bundling Promotion

Apabila Anda menekan tombol “Bundling Promotion”, maka akan menemukan daftar promosi bundling yang berlaku. Pastikan Pricelist pada Sales Quotation adalah Pricelist yang sama seperti yang didaftarkan pada konfigurasi Bundling Promotion.

Masukkan kuantitas produk bundle yang akan dibeli pada field Bundle Qty dan tekan tombol “Add”.

Secara otomatis, produk bundle akan dimunculkan pada Order Lines. Produk memiliki identifikasi bundle pada kolom deskripsi. Selain itu, kuantitas dari setiap produk akan menyesuaikan jumlah kuantitas produk pada program bundle dan kelipatan jumlah bundle.

2.3.1. Mengubah Kuantitas Produk Bundle

Untuk mengubah jumlah bundle, tekan kembali tombol “Bundling Promotion” dan ubah kuantitas pada field Bundle Qty.

Apabila Anda mengubah kuantitas produk bundle secara manual pada Order Lines, maka peringatan berikut akan muncul ketika Anda tekan tombol “Save”. Apabila peringatan tersebut muncul, Anda dapat menekan tombol “Discard” untuk mengabaikan perubahan manual yang telah dilakukan dan melakukan perubahan melalui tombol “Bundling Promotion”.

3. Mengubah Sales Quotation menjadi Sales Order

Anda dapat menekan tombol “Confirm” untuk mengubah Sales Quotation menjadi Sales Order.

Apabila Anda mengaktifkan fitur Credit Limit, maka sistem akan memeriksa terlebih dahulu:

1. Apakah Sales Order melebihi batas kredit limit yang ditentukan; atau
2. Apakah ada tunggakan piutang pelanggan yang melebihi batas hari yang dapat diterima oleh perusahaan

Bila salah satu dari kondisi di atas tidak terpenuhi, maka Anda mempunyai pilihan untuk:

1. Meminta persetujuan dari Sales: Administrator dengan menekan “Request” pada tampilan berikut.

Status formulir Sales Quotation akan berubah menjadi Pending Approval. Sales Administrator dapat:

a. Menyetujui Sales Quotation dengan menekan tombol “Approve” pada formulir Sales Quotation dan status akan berubah menjadi Sales Order dan Locked (apabila fitur Lock Confirmed Sales diaktifkan); ataupun

b. Menolak dengan menekan tombol “Reject” pada formulir Sales Quotation dan status akan berubah menjadi Rejected; atau

2. Membatalkan Sales Quotation tersebut dengan menekan tombol “Cancel” pada formulir Sales Quotation.

4. Sales Quotation dengan mata uang asing

Untuk membuat Sales Quotation dengan menggunakan mata uang asing, maka Anda cukup memilih Pricelist dalam mata uang asing. Pastikan Pricelist dalam mata uang asing sudah dikonfigurasikan.