Cara Membuat dan Menerapkan SOP Perusahaan beserta Contohnya

Di Indonesia, masih banyak perusahaan yang beroperasi tanpa Standard Operating Procedure (SOP) yang jelas, sehingga sering terjadi miskomunikasi, inefisiensi operasional, dan kesalahan yang sebenarnya bisa dihindari. Masalah ini sering berkembang menjadi pemborosan sumber daya dan hilangnya peluang bisnis. 

Dengan membuat SOP yang terstruktur dengan baik, perusahaan dapat mengurangi kesalahan sepele, meningkatkan efisiensi, dan pada akhirnya mendorong profitabilitas—sebuah keuntungan yang sangat penting di tengah kondisi ekonomi yang penuh tantangan saat ini. 

Artikel ini akan memandu Anda langkah demi langkah dalam menyusun SOP yang efektif, sekaligus memberikan template praktis yang bisa dijadikan titik awal.

Apa itu SOP perusahaan?

Standard Operating Procedure (SOP) adalah dokumen yang berisi langkah-langkah standar untuk menjalankan suatu proses dalam perusahaan. Tujuannya adalah memastikan pekerjaan dilakukan secara konsisten, efisien, dan sesuai aturan. Dengan adanya SOP, setiap orang di perusahaan memiliki acuan yang sama sehingga mengurangi risiko miskomunikasi dan kesalahan.

Manfaat SOP

Manfaat utama SOP adalah: 

1. Meningkatkan efisiensi operasional
2. Mempercepat pelatihan karyawan baru
3. Menjaga kepatuhan terhadap regulasi
4. Meningkatkan kualitas produk/jasa
5. Mengurangi kesalahan yang dapat merugikan perusahaan

Pada akhirnya, SOP membantu perusahaan bekerja lebih rapi, terukur, dan mengarah pada peningkatan profit.

Langkah penerapan SOP

Untuk perusahaan yang baru pertama kali menerapkan SOP, kami merekomendasikan membagi penerapan SOP menjadi 4 fase agar lebih efektif:

1. Pembuatan SOP untuk proses bisnis utama:
   1. Accounting → AP, AR, closing bulanan.
   2. Inventory → stok masuk/keluar, stock opname, penyesuaian.
   3. Procure-to-Pay → dari permintaan pembelian sampai pembayaran supplier.
   4. Sales-to-Cash → dari order customer sampai pembayaran diterima.
2. Implementasi SOP:
   1. Training singkat & jelas (contoh: 30 menit per SOP, gunakan flowchart & checklist).
   2. Sosialisasi lintas tim → pastikan Purchasing, Warehouse, Sales, Accounting paham alur masing-masing.
   3. Uji coba 1–2 minggu → lihat apakah ada bottleneck atau bagian yang membingungkan.
   4. Monitoring KPI → contoh: tingkat akurasi stok, lama proses approval PO, lama penerimaan pembayaran.
   5. Tips: Jangan langsung buat SOP 20 halaman. 2–3 halaman cukup asal jelas langkah & tanggung jawab.
3. Pembuatan SOP untuk proses bisnis pendukung:
   1. HR: rekrutmen, onboarding, cuti, payroll.
   2. IT/Admin: pembuatan user akun, backup data, permintaan ATK.
   3. Customer Service: penanganan komplain, garansi, retur barang.
   4. Tips: Proses pendukung bisa lebih fleksibel, jangan terlalu kaku seperti core.
4. Continuous improvement:
   1. Review rutin: minimal setahun sekali atau saat ada perubahan sistem/struktur.
   2. Feedback loop: buka ruang karyawan kasih masukan (“bagian ini bikin ribet”).
   3. Update versi: pakai nomor versi & tanggal supaya semua tahu SOP terbaru.
      Audit internal: sampling apakah SOP dipatuhi → bukan untuk menghukum, tapi untuk perbaikan.
   4. Tips: Gunakan format sederhana (Word/Google Docs, maksimal 3–4 halaman per SOP).

Struktur SOP

Kami merekomendasikan struktur SOP yang sederhana untuk perusahaan yang baru pertama kali membuat SOP seperti di bawah ini:

1. Judul & Nomor Dokumen: Nama SOP, kode/nomor dokumen, versi, tanggal
2. Tujuan & Ruang Lingkup: Tujuan dibuatnya SOP dan bagian/departemen mana saja yang tercakup
3. Peran & Tanggung Jawab: Siapa saja yang terlibat (misalnya: Sales, Gudang, Akuntansi) dan tugas utama masing-masing peran
4. Langkah-Langkah Proses: Urutan kegiatan (bisa dalam bentuk poin, tabel, atau flowchart) dan sertakan siapa yang bertanggung jawab di setiap langkah
5. Dokumen / Tools yang Digunakan: Formulir, sistem, aplikasi, atau peralatan yang wajib dipakai
6. Catatan & KPI: Hal-hal khusus (batas waktu, standar kualitas, pengecualian) dan indikator kinerja untuk mengukur kepatuhan (misalnya: akurasi stok, waktu proses)
7. Persetujuan & Revisi: Tanda tangan/otorisasi dan riwayat revisi SOP

Contoh SOP Perusahaan

SOP Procure to Pay

1. Tujuan & Ruang Lingkup

Tujuan:

• Memastikan proses pembelian barang/jasa berjalan terkontrol, efisien, dan sesuai anggaran.
• Menjamin setiap pembelian memiliki bukti, persetujuan, dan pencatatan akuntansi yang benar.
• Mengurangi risiko kecurangan, keterlambatan, dan salah bayar.

Ruang Lingkup:

• Berlaku untuk semua pembelian barang dan jasa yang dilakukan perusahaan.
• Melibatkan tim Purchasing, Gudang, Accounting (AP), dan Manajemen.
• Dimulai dari permintaan pembelian (PR) hingga pembayaran supplier.

2. Peran & Tanggung Jawab

Tim Purchasing

• Membuat dan mengirim Purchase Order (PO) ke supplier.
• Negosiasi harga dan syarat pembayaran.
• Memastikan supplier terdaftar dan disetujui.

Tim Gudang

• Menerima barang dan memeriksa kuantitas & kualitas.
• Membuat Goods Receipt Note (GRN) di sistem.
• Melaporkan perbedaan atau kerusakan ke Purchasing.

Tim Accounting (AP Officer)

• Melakukan 3-way match (PO, GRN, Invoice).
• Mencatat invoice supplier.
• Menjadwalkan pembayaran sesuai jatuh tempo.

Manajer / Supervisor

• Menyetujui PR dan PO di atas batas nominal tertentu.
• Menyetujui pembayaran di atas batas nominal tertentu.
• Menyelesaikan eskalasi jika ada dispute dengan supplier.

3. Alur proses

1. Permintaan Pembelian (Purchase Requisition / PR)
   • User Dept → isi form PR (barang/jasa, jumlah, spesifikasi, alasan).
   • Supervisor Dept → review & approve PR.
2. Pembuatan Purchase Order (PO)
   • Purchasing Officer → membuat PO berdasarkan PR.
   • Purchasing Manager → approve PO bila > batas nominal.
   • Kirim PO ke supplier.
3. Penerimaan Barang (Receiving)
   • Gudang menerima barang dari supplier.
   • Cek jumlah, spesifikasi, kondisi fisik.
   • Buat Goods Receipt Note (GRN) di ERP/WMS.
   • Jika ada selisih/kerusakan → catat di form “Receiving Exception.”
4. Penerimaan Invoice
   • Supplier kirim invoice + copy PO + DO (Delivery Order).
   • Accounting (AP) menerima dan memeriksa dokumen.
5. 3-Way Matching
   • Finance cek kesesuaian antara PO – GRN – Invoice.
   • Jika cocok → lanjut pencatatan.
   • Jika tidak cocok → eskalasi ke Purchasing & Gudang.
6. Pembayaran Supplier
   • Accounting jadwalkan pembayaran sesuai termin (cash/transfer/cek).
   • Manager approve pembayaran bila > batas nominal.
   • AP Officer eksekusi pembayaran dan simpan bukti transfer.
7. Pencatatan Akuntansi
   • AP Officer catat transaksi ke sistem ERP/Accounting.
   • Arsipkan dokumen (PR, PO, GRN, Invoice, bukti bayar).

4. Dokumen & Tools yang Digunakan

• Form PR (Purchase Requisition).
• Purchase Order (PO).
• Delivery Order (DO) dari supplier.
• Goods Receipt Note (GRN) dari gudang.
• Invoice Supplier.
• Sistem ERP/Accounting.
• Form Exception (jika ada selisih/kerusakan).

5. KPI (Indikator Kinerja Utama)

• Persentase invoice yang lolos 3-way match tanpa selisih > 95%.
• Lead time PR → PO rata-rata ≤ 2 hari kerja.
• Lead time penerimaan barang → GRN ≤ 1 hari kerja.
• Persentase pembayaran tepat waktu ≥ 98%.
• Tingkat akurasi stok setelah penerimaan ≥ 99%.

6. Aturan Eskalasi (Escalation Rules)

• Jika PR ditolak → user menerima alasan penolakan dari Supervisor.
• Jika barang tidak sesuai/kurang → Gudang lapor ke Purchasing dalam 1 x 24 jam.
• Jika selisih harga atau kuantitas di invoice → Accounting (AP) eskalasi ke Purchasing.
• Jika supplier dispute tidak selesai di level Purchasing → Purchasing Manager + Accounting Manager melakukan joint review.
• Jika pembayaran terlambat >3 hari → AP Officer lapor ke Accounting Manager untuk prioritas pembayaran.

SOP Sales to Cash

1. Tujuan & Ruang Lingkup

• Tujuan: Menstandarisasi alur penjualan mulai dari penerimaan order sampai penerimaan pembayaran, sehingga proses lebih efisien, akurat, dan terkontrol.
• Ruang Lingkup: Seluruh aktivitas tim Sales, Gudang/Logistik, dan Akunting dalam menangani order pelanggan, pengiriman barang/jasa, serta pencatatan dan penagihan pembayaran.

2. Peran & Tanggung Jawab

• Sales
  • Menerima permintaan/order pelanggan.
    
  • Membuat Sales Order (SO).
  • Menjadi penghubung utama dengan pelanggan.
• Gudang/Logistik
  • Menyediakan barang sesuai SO.
  • Mengatur pengiriman dan memastikan barang sampai dengan bukti pengiriman.
• Akuntansi
  • Membuat dan mengirim invoice ke pelanggan.
  • Memverifikasi pembayaran yang masuk.
  • Melakukan follow-up atas keterlambatan pembayaran.
• Manajemen
  • Menyetujui diskon khusus, termin kredit, atau toleransi piutang.
  • Menangani eskalasi apabila terjadi dispute dengan pelanggan.

3. Alur proses

1. Penerimaan Order
   • Sales menerima order (via telepon, email, sistem, atau kunjungan).
   • Sales input order ke sistem → menjadi Sales Order (SO).
2. Validasi Order
   • Periksa ketersediaan stok (Sales koordinasi dengan Gudang).
   • Jika stok ada → lanjut.
   • Jika stok kosong → infokan ke pelanggan untuk reschedule/backorder.
3. Persetujuan Harga & Syarat Pembayaran
   • Jika sesuai harga standar → lanjut otomatis.
   • Jika ada diskon khusus/termin kredit → minta persetujuan manajemen.
4. Persiapan & Pengiriman Barang
   • Gudang menyiapkan barang berdasarkan SO.
   • Buat Delivery Order (DO).
   • Barang dikirim → bukti pengiriman ditandatangani pelanggan.
5. Pembuatan & Pengiriman Invoice
   • Akunting buat invoice berdasarkan DO & SO.
   • Invoice dikirim ke pelanggan (fisik/email/sistem e-invoicing).
6. Penerimaan & Pencatatan Pembayaran
   • Pelanggan transfer sesuai invoice.
   • Akunting verifikasi mutasi bank vs invoice.
   • Tandai invoice sebagai Lunas di sistem.
7. Penanganan Keterlambatan
   • Jika lewat jatuh tempo → Akunting follow-up pelanggan.
   • Jika gagal bayar > batas toleransi → eskalasi ke Manajemen.

4. Dokumen & Tools yang Digunakan

• Dokumen: Sales Order (SO), Delivery Order (DO), Invoice, Bukti Pengiriman, Mutasi Bank.
• Tools: ERP/Accounting system, Excel, Email, WhatsApp/CRM.

5. KPI

• Lead time order-to-delivery (hari).
• Akurasi pengiriman (% barang sesuai pesanan).
• Days Sales Outstanding (DSO = rata-rata hari piutang tertagih).
• Persentase piutang bermasalah (% dari total penjualan).

6. Aturan Eskalasi

• Diskon besar / Termin kredit baru → harus disetujui Manajemen.
• Barang tidak tersedia → Sales eskalasi ke Gudang Manager untuk prioritas restock.
• Invoice dispute / Gagal bayar → Akunting eskalasi ke Finance Manager → lanjut ke Manajemen jika tidak terselesaikan.

SOP Gudang

1. Tujuan & Ruang Lingkup

• Tujuan:
  • Menjamin pengelolaan persediaan (stok) yang akurat, efisien, dan terkontrol.
  • Meminimalkan risiko stock-out, overstock, maupun kehilangan barang.
• Ruang Lingkup:
  • Seluruh aktivitas terkait penerimaan, penyimpanan, pencatatan, pengeluaran, dan pengendalian barang di gudang perusahaan.

2. Peran & Tanggung Jawab

• Tim Gudang
  • Menerima barang dari supplier atau produksi.
  • Menyimpan barang sesuai layout gudang.
  • Mencatat semua pergerakan barang (masuk/keluar).
  • Melakukan stock opname rutin.
• Tim Purchasing
  • Menyediakan barang sesuai kebutuhan.
  • Koordinasi dengan gudang terkait ketersediaan stok.
• Tim Sales
  • Memberikan informasi kebutuhan barang untuk pengiriman ke pelanggan.
  • Berkoordinasi dengan gudang terkait ketersediaan barang.
• Tim Akuntansi/Finance
  • Mencatat nilai persediaan.
  • Rekonsiliasi data stok dengan laporan keuangan.
• Manajemen
  • Menetapkan kebijakan reorder point, safety stock, dan level persediaan optimal.
  • Menyetujui hasil stock opname dan tindak lanjut selisih.

3. Alur proses

1. Penerimaan Barang
   • Barang datang dari supplier/produksi → Tim Gudang cek kuantitas & kualitas.
   • Jika sesuai → dibuat Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB).
   • Jika tidak sesuai → return / klaim ke supplier.
2. Penyimpanan Barang
   • Simpan barang sesuai kategori & lokasi (FIFO/FEFO jika ada expired).
   • Update stok di sistem/ERP.
3. Pengeluaran Barang
   • Terima Delivery Order (DO) atau Surat Permintaan Barang (SPB).
   • Ambil barang dari rak sesuai DO/SPB.
   • Catat keluar barang di sistem.
   • Serahkan ke logistik/sales untuk pengiriman.
4. Stock Movement & Adjustment
   • Catat setiap pergerakan barang (transfer antar lokasi, retur, adjustment).
   • Adjustment hanya boleh dilakukan dengan persetujuan Supervisor/Manajer Gudang.
5. Stock Opname
   • Lakukan pengecekan fisik berkala (bulanan/triwulanan/tahunan).
   • Bandingkan stok fisik dengan sistem.
   • Laporkan selisih → minta persetujuan manajemen untuk koreksi.

4. Dokumen & Tools yang Digunakan

• Dokumen: BAPB, DO, SPB, Laporan Stock Opname.
• Tools: Sistem ERP/WMS, Barcode scanner, Excel, Rak penyimpanan dengan labeling.

5. KPI

• Akurasi stok (selisih fisik vs sistem ≤ 1%).
• Persentase barang rusak/hilang < 0.5% dari total persediaan.
• Persentase ketersediaan barang (stock availability rate).
• Inventory turnover ratio (kecepatan perputaran stok).

6. Aturan Eskalasi

• Selisih stok signifikan (>2%) → segera dilaporkan ke Supervisor Gudang → diteruskan ke Manajemen.
• Barang rusak / expired → lapor ke Manajer Gudang → approval untuk disposal atau retur.
• Kekurangan stok kritis → Gudang lapor ke Purchasing untuk reorder → jika berpotensi mengganggu pengiriman, eskalasi ke Manajemen.

SOP Accounting

1. Tujuan & Ruang Lingkup

• Tujuan:
  • Menstandarisasi pencatatan keuangan agar akurat, konsisten, dan sesuai standar akuntansi.
  • Mendukung pengambilan keputusan manajemen melalui laporan keuangan yang tepat waktu.
• Ruang Lingkup:
  • Semua aktivitas akuntansi yang meliputi pencatatan transaksi (penjualan, pembelian, kas/bank), rekonsiliasi, penyusunan laporan keuangan, serta pengendalian internal.

2. Peran & Tanggung Jawab

• Tim Accounting (Staf Akunting)
  • Input transaksi harian (penjualan, pembelian, kas, bank, jurnal umum).
  • Melakukan rekonsiliasi rutin (bank, piutang, utang).
  • Menyusun laporan keuangan periodik.
• Finance
  • Mengelola arus kas (penerimaan dan pengeluaran).
  • Memastikan bukti transaksi lengkap sebelum diserahkan ke accounting.
• Departemen Terkait (Sales, Purchasing, Gudang)
  • Menyediakan dokumen pendukung (SO, DO, Invoice, PO, BAPB, dll).
• Manajemen / CFO
  • Menyetujui laporan keuangan.
  • Mengambil keputusan strategis berdasarkan hasil laporan.
  • Mengawasi kepatuhan pada aturan pajak & regulasi.

3. Alur proses

1. Pencatatan Transaksi Harian
   • Terima dokumen (SO, DO, Invoice, BAPB, Bukti Kas/Bank).
   • Input transaksi ke sistem ERP/Accounting.
   • Simpan dokumen fisik/digital untuk arsip.
2. Rekonsiliasi Berkala
   • Rekonsiliasi bank: cocokan saldo bank dengan buku kas.
   • Rekonsiliasi piutang: cocokan invoice outstanding dengan laporan penjualan.
   • Rekonsiliasi utang: cocokan PO, BAPB, dan invoice supplier.
     
3. Penutupan Buku (Period-End Closing)
   • Tutup transaksi bulanan (cek kelengkapan jurnal, accrual, depresiasi).
   • Hitung HPP (harga pokok penjualan).
   • Posting ke General Ledger.
4. Penyusunan Laporan Keuangan
   • Buat laporan laba rugi, neraca, arus kas.
   • Review oleh Supervisor Accounting.
   • Approval oleh Manajemen.
5. Kepatuhan Pajak
   • Hitung PPN, PPh sesuai peraturan.
   • Buat laporan SPT.
   • Lapor dan setor tepat waktu.

4. Dokumen & Tools yang Digunakan

• Dokumen: Invoice, DO, PO, BAPB, Bukti Kas/Bank, Jurnal Umum, Laporan Pajak.
• Tools: ERP/Accounting System, Excel, e-Bupot, e-Faktur.

5. KPI

• Akurasi pencatatan transaksi (% error ≤ 1%).
• Ketepatan waktu laporan keuangan (≤ 5 hari kerja setelah akhir bulan).
• Selisih rekonsiliasi bank (harus 0).
• Kepatuhan pajak (100% tepat waktu).

6. Aturan Eskalasi

• Dokumen tidak lengkap → kembalikan ke departemen terkait (Sales/Purchasing/Gudang).
• Selisih rekonsiliasi tidak wajar (>5 juta) → lapor ke Supervisor Accounting → diteruskan ke Manajemen.
• Keterlambatan laporan keuangan → eskalasi ke CFO/Manajemen.
• Potensi fraud / penyalahgunaan kas → segera lapor ke Direktur Keuangan/Manajemen.

Praktik Terbaik Implementasi SOP untuk Transformasi Perusahaan

1. Libatkan Semua Pihak Sejak Awal

Implementasi SOP perusahaan yang efektif tidak bisa hanya dibuat oleh manajemen atau tim tertentu saja. Karyawan yang menjalankan proses sehari-hari harus dilibatkan sejak tahap perencanaan agar SOP yang disusun sesuai dengan kondisi nyata.

Dengan keterlibatan langsung, karyawan akan merasa memiliki kontribusi sehingga muncul rasa tanggung jawab terhadap penerapan SOP. Hal ini juga mengurangi resistensi karena mereka melihat SOP sebagai alat bantu, bukan beban tambahan.

2. Mulai dari Proses Inti dan Buat Bertahap

Menyusun Standard Operating Procedure sebaiknya dilakukan secara bertahap, dimulai dari proses inti seperti penjualan, pembelian, inventori, dan akuntansi. Dengan fokus pada area utama, perusahaan bisa memastikan fondasi sistem berjalan stabil sebelum melangkah ke proses pendukung.

Pendekatan ini mencegah karyawan kewalahan dengan terlalu banyak aturan baru sekaligus. Selain itu, hasil implementasi tahap awal bisa dijadikan pembelajaran dan disempurnakan sebelum diperluas ke area lainnya.

3. Lakukan Monitoring dan Continuous Improvement

SOP bukanlah dokumen statis, melainkan pedoman yang harus terus berkembang seiring perubahan bisnis. Monitoring rutin seperti audit internal, review KPI, atau feedback karyawan membantu mendeteksi masalah sejak dini.

Melalui evaluasi berkelanjutan, perusahaan bisa menyesuaikan SOP agar tetap relevan dan efektif. Dengan begitu, SOP selalu menjadi alat transformasi yang hidup dan mampu mendukung pencapaian tujuan jangka panjang.

Kesimpulan

Penyusunan dan implementasi SOP yang baik adalah fondasi penting dalam transformasi perusahaan. Dengan SOP yang jelas, setiap tim dapat bekerja lebih terarah, konsisten, dan saling terintegrasi untuk mencapai tujuan bersama.

Keberhasilan SOP tidak hanya bergantung pada dokumen yang disusun, tetapi juga pada keterlibatan karyawan, disiplin pelaksanaan, serta komitmen manajemen dalam melakukan evaluasi dan perbaikan berkelanjutan. Dengan demikian, SOP akan selalu relevan, mendukung efisiensi operasional, dan mendorong pertumbuhan perusahaan dalam jangka panjang.

Apabila perusahaan Anda membutuhkan pendampingan lebih lanjut dalam menyusun atau mengimplementasikan SOP, silakan hubungi kami. Tim kami siap membantu agar proses transformasi berjalan lebih lancar dan tepat sasaran.

Author

Author: David A.

David is an ex-PwC with 15 years of experience in banking, corporate finance, and venture capital in Indonesia and Singapore. He focused on growth through digital transformation, specializing in laser-focused digital marketing and operational excellence through software and data. 

FAQ

SOP apa saja yang ada di perusahaan?

Jenis SOP di perusahaan berbeda-beda tergantung bidang usaha, tetapi umumnya mencakup:

• SOP Inti (Core Process): Sales-to-Cash, Procure-to-Pay (Purchasing), Inventory Management, Accounting/Finance.
• SOP Pendukung: HR/SDM (rekrutmen, absensi, penilaian kinerja), Customer Service, IT/Helpdesk.
• SOP Manajerial: Perencanaan strategis, pengendalian kualitas, pelaporan manajemen.
  Dengan adanya SOP, seluruh aktivitas perusahaan memiliki panduan baku yang seragam.

7 langkah pembuatan SOP?

1. Identifikasi proses yang perlu distandardisasi.
2. Tentukan tujuan dan ruang lingkup SOP.
3. Kumpulkan informasi dari pihak terkait (observasi, wawancara, dokumen).
4. Tentukan peran dan tanggung jawab setiap tim.
5. Susun langkah-langkah prosedur secara jelas (bisa dengan tabel/flowchart).
6. Uji coba & sosialisasi SOP kepada karyawan.
7. Implementasi, monitoring, dan perbaikan berkelanjutan agar SOP selalu relevan.

Apa arti SOP di perusahaan?

SOP (Standard Operating Procedure) adalah dokumen resmi berisi standar tata cara kerja yang harus diikuti oleh karyawan dalam melaksanakan tugas. Fungsinya untuk memastikan setiap proses dilakukan secara konsisten, efisien, dan sesuai aturan perusahaan. Dengan SOP, kualitas kerja lebih terjaga dan risiko kesalahan dapat ditekan.

Pembuatan SOP tugas siapa?

Pembuatan SOP adalah tanggung jawab manajemen perusahaan, biasanya dipimpin oleh kepala departemen atau manajer yang memahami proses. Namun, penyusunannya idealnya melibatkan tim operasional yang menjalankan pekerjaan sehari-hari, agar SOP realistis dan sesuai praktik lapangan. Finalisasi dan pengesahan SOP tetap menjadi wewenang pemimpin bisnis.