Harga ERP

Memilih sistem ERP bukan hanya soal fitur atau reputasi vendor, tetapi juga soal biaya yang harus dikeluarkan. Di Indonesia, investasi ERP bisa bervariasi secara signifikan tergantung jenis lisensi, skala perusahaan, dan kompleksitas implementasi. 

Banyak pemilik bisnis fokus pada harga awal, padahal biaya total kepemilikan termasuk lisensi, implementasi, maintenance, dan pelatihan; sering kali jauh lebih besar. Artikel ini akan membahas kisaran harga ERP di Indonesia, faktor yang mempengaruhi biaya, dan tips untuk mengoptimalkan investasi agar sesuai kebutuhan bisnis.

Jenis biaya ERP

Dalam implementasi ERP, ada empat kategori biaya utama yang perlu diperhatikan:

1. Lisensi: Lisensi adalah biaya awal untuk menggunakan sistem ERP. Untuk ERP on-premise, biaya lisensi bisa berbeda antara “limited user” (akses terbatas) dan “professional user” (akses penuh). Sementara ERP berbasis cloud biasanya mengenakan biaya berlangganan per pengguna per bulan, tergantung tipe lisensi dan skala perusahaan.
   
2. Implementasi: Biaya implementasi mencakup seluruh proses penerapan ERP, mulai dari konfigurasi, kustomisasi, hingga integrasi dengan sistem lain. Skala perusahaan dan tingkat kustomisasi sangat memengaruhi biaya ini; perusahaan kecil biasanya membutuhkan implementasi yang lebih sederhana dibanding perusahaan menengah atau besar.
   
3. Server, Maintenance, Support: Setelah sistem berjalan, biaya tahunan untuk server, maintenance, dan support harus diperhitungkan. Biaya ini biasanya berkisar antara 18–22% dari total biaya lisensi, dan mencakup biaya server, pembaruan sistem, perbaikan bug, serta layanan dukungan teknis dari vendor atau partner implementasi.
   
4. Support pasca go-live: Layanan dukungan tambahan untuk memastikan sistem berjalan lancar dan pengguna dapat beradaptasi dengan proses baru

Biaya lisensi ERP di Indonesia

Berikut adalah rangkuman harga lisensi untuk beberapa vendor ERP di Indonesia:

Jenis	SAP B1	Dynamics 365	NetSuite	Odoo Ent
Base subscription	N/A	N/A	$999/bulan	N/A
On-premise (one-time) per user	Limited user: $1,500-$2,000Professional user: $3,000-4,000	N/A	N/A	N/A
Cloud (subscription) per user per bulan	$80-$200	$70-$210	$99	$24.90

Biaya implementasi ERP di Indonesia

Selain lisensi, biaya implementasi sering menjadi komponen terbesar dalam total investasi ERP. Biaya ini mencakup seluruh proses penerapan sistem agar siap digunakan sesuai kebutuhan perusahaan, termasuk konfigurasi, kustomisasi, integrasi, migrasi data, dan pelatihan pengguna.

1. Skala Kecil (UKM / 10–50 pengguna)

• Implementasi biasanya sederhana, modul terbatas, dan kustomisasi minimal
• Kisaran biaya: Rp 150 juta – Rp 500 juta.

2. Skala Menengah (50–200 pengguna)

• Modul lebih lengkap, integrasi dengan sistem lain, pelatihan lebih intensif.
• Kisaran biaya: Rp 500 juta – Rp 1 miliar.

3. Skala Besar / Kompleks (>200 pengguna, multi-entity, manufaktur / distribusi)

• Banyak modul, integrasi kompleks, kustomisasi tinggi, dan pengawasan proyek ketat.
• Kisaran biaya: Rp 1 miliar – Rp 5 miliar atau lebih, tergantung kompleksitas dan partner.

Catatan penting:

• Biaya implementasi tidak termasuk lisensi ERP; biasanya dihitung terpisah.
• Partner implementasi yang berpengalaman bisa mempengaruhi biaya sekaligus mengurangi risiko kegagalan.
• Proyek implementasi yang tidak dikelola dengan baik bisa membuat biaya membengkak atau proyek tertunda.

Biaya maintenance dan support

Setelah sistem ERP berjalan, perusahaan biasanya harus membayar biaya maintenance atau support tahunan. Biaya ini mencakup pembaruan sistem, perbaikan bug, patch keamanan, serta layanan teknis dari vendor atau partner implementasi untuk memastikan sistem tetap stabil dan optimal.

1. Persentase Biaya Lisensi

• Umumnya berkisar 18–22% dari total biaya lisensi per tahun
• Contoh: jika lisensi SAP B1 profesional satu pengguna seharga US$3.000, biaya maintenance tahunan sekitar US$540–660 per pengguna

2. Apa saja yang termasuk?

• Support teknis via telepon, email, atau portal partner
• Bantuan troubleshooting untuk modul yang berjalan
• Konsultasi ringan terkait proses bisnis yang sudah ada di sistem

3. Faktor yang mempengaruhi biaya

• Jumlah pengguna dan modul yang digunakan
• Kompleksitas sistem dan tingkat kustomisasi
• SLA (Service Level Agreement) yang diinginkan: misal respon cepat 24/7 vs standar jam kerja
• Partner yang dipilih: partner besar / berpengalaman biasanya mengenakan biaya lebih tinggi, tapi memberikan kualitas support lebih konsisten

Biaya maintenance ini sering kali diabaikan saat merencanakan ERP, padahal bisa menjadi komponen signifikan dari total biaya kepemilikan (TCO). Mengalokasikan budget untuk maintenance sejak awal membantu menghindari gangguan operasional dan biaya tak terduga di masa depan.

Biaya support pasca go-live

Setelah ERP resmi go-live, perusahaan biasanya membutuhkan layanan dukungan tambahan untuk memastikan sistem berjalan lancar dan pengguna dapat beradaptasi dengan proses baru. Biaya ini sering disebut post-go-live support fee dan biasanya dihitung terpisah dari biaya implementasi dan lisensi.

1. Apa saja yang termasuk:

• Pendampingan langsung untuk menyelesaikan masalah awal setelah go-live
• Bantuan troubleshooting untuk konfigurasi atau modul yang belum stabil
• Penyesuaian minor pada workflow atau laporan agar sesuai dengan kebutuhan operasional nyata
• Training tambahan untuk pengguna yang masih kesulitan menggunakan sistem

2. Perhitungan Biaya:

• Biaya bisa berupa paket jam konsultasi tertentu (misal 50–100 jam) atau subscription bulanan
• Besarnya biaya bergantung pada kompleksitas ERP, jumlah pengguna, dan tingkat SLA yang diminta
• Untuk ERP menengah di Indonesia, post-go-live support bisa sekitar 10–20% dari biaya implementasi awal untuk beberapa bulan pertama

3. Mengapa penting:

• Membantu mengurangi risiko gangguan operasional di fase awal
• Mempercepat adopsi pengguna dan memastikan proses bisnis berjalan sesuai blueprint
• Menjamin investasi ERP memberikan nilai maksimal sejak awal implementasi

Biaya tak terduga lainnya

Selain lisensi, implementasi, maintenance, dan post-go-live support, perusahaan sering menghadapi biaya tak terduga yang dapat membengkak jika tidak diantisipasi. Biaya ini muncul karena kompleksitas proyek ERP dan kondisi nyata di lapangan yang berbeda dengan perencanaan awal.

1. Contoh Biaya Tak Terduga:

• Over-customization: kebutuhan fitur tambahan atau modifikasi workflow di luar blueprint awal.
• Integrasi sistem tambahan: menghubungkan ERP dengan aplikasi pihak ketiga (CRM, WMS, POS, marketplace).
• Koreksi data / data cleansing tambahan: menemukan kesalahan data saat migrasi yang memerlukan waktu dan biaya ekstra.
• Pelatihan tambahan: jika karyawan kesulitan memahami ERP atau ada turnover staf.
• Perpanjangan proyek: delay implementasi karena scope berubah atau masalah teknis.

2. Cara Mengurangi Risiko Biaya Tak Terduga:

• Lakukan scoping dan requirement yang jelas sejak awal.
• Pilih partner implementasi berpengalaman yang transparan soal biaya tambahan.
• Siapkan cadangan anggaran 10–20% dari total biaya implementasi untuk menghadapi kebutuhan tak terduga.
• Prioritaskan fit-for-purpose customization daripada over-customization yang kompleks dan mahal.

Dengan perencanaan matang dan mitigasi risiko, biaya tak terduga bisa diminimalkan, sehingga total investasi ERP lebih terkontrol dan memberikan nilai maksimal bagi perusahaan.

Best practices dalam melakukan budgeting

1. Hitung Total Biaya Kepemilikan (TCO)
   Jangan hanya fokus pada lisensi; masukkan implementasi, maintenance, post-go-live support, pelatihan, dan cadangan biaya tak terduga. Memahami TCO sejak awal membantu menghindari pembengkakan biaya di tengah proyek.
   
2. Pisahkan Biaya Berdasarkan Komponen
   Buat kategori: lisensi, implementasi, maintenance/support, training, integrasi, dan cadangan biaya tak terduga. Memudahkan kontrol anggaran dan identifikasi area yang bisa dioptimalkan.
   
3. Siapkan Cadangan Anggaran (Contingency)
   Alokasikan 10–20% dari total biaya proyek untuk kebutuhan tak terduga. Cadangan ini mencegah proyek berhenti karena biaya ekstra yang muncul selama implementasi.
   
4. Prioritaskan Modul dan Kustomisasi
   Fokus pada modul inti yang memberikan nilai terbesar untuk bisnis. Hindari over-customization yang menambah biaya dan kompleksitas tanpa kontribusi signifikan.
   
5. Libatkan Stakeholder Sejak Awal
   Pastikan manajemen dan pengguna akhir memahami biaya dan prioritas. Membantu mengurangi scope creep dan keputusan impulsif yang bisa membengkak biaya.
   
6. Evaluasi Partner / Vendor Secara Transparan
   Pilih partner yang terbuka soal biaya tambahan, SLA, dan opsi implementasi. Partner berpengalaman bisa membantu merencanakan anggaran realistis dan mengurangi risiko pembengkakan.

Kesimpulan

Merencanakan ERP bukan hanya soal memilih software, tetapi juga memahami seluruh komponen biaya mulai dari lisensi, implementasi, maintenance, post-go-live support, hingga cadangan biaya tak terduga. 

Dengan budgeting yang matang dan partner implementasi yang berpengalaman, perusahaan dapat meminimalkan risiko pembengkakan biaya dan memastikan ERP memberikan nilai maksimal bagi bisnis.

ERP adalah investasi jangka panjang; keputusan yang rasional dan perencanaan yang detail akan membantu perusahaan mendapatkan manfaat penuh, meningkatkan efisiensi operasional, dan mendukung pertumbuhan bisnis secara berkelanjutan.

Jika Anda memerlukan bantuan, kami menawarkan konsultasi kebutuhan ERP gratis. Impact adalah perusahaan teknologi dan konsultan manajemen yang telah membantu ribuan perusahaan di Indonesia dalam memilih software yang tepat.