Pelajari Apa itu Sales Software, Manfaat, dan 4 Tipenya

Menurut studi terbaru dari LinkedIn, lebih dari 75% profesional penjualan menganggap teknologi penjualan sebagai faktor yang sangat penting atau krusial dalam menjalankan proses penjualan. 

Salah satu cara agar tim penjualan mencapai target tersebut dengan menggunakan software sales sebagai alat bantu untuk optimalisasi proses penjualan hingga manajemen hubungan pelanggan.

Simak artikel berikut untuk mengetahui apa itu software sales dan bagaimana cara kerjanya untuk bisnis Anda. 

Apa itu software sales?

Sales software adalah platform digital yang dirancang untuk tim sales untuk membantu pekerjaan sales dalam meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan efektivitas dalam proses penjualan.

Penggunaannya tidak terbatas pada tenaga sales saja, melainkan dapat digunakan oleh seluruh perusahaan, karena mencakup berbagai fungsi mulai dari customer relationship management (CRM) hingga otomatisasi, tanda tangan elektronik atau e-sign, dan banyak lagi.

Selain itu, sales software juga dapat digunakan untuk melakukan campaign otomatis melalui email, chatbot, dan terintegrasi dengan software lain sehingga saling terkait antar departemen perusahaan. 

Sales management software vs CRM

Customer relationship management (CRM) dan sales management software adalah dua konsep yang sering terkait erat, tetapi mereka memiliki perbedaan yang penting. Lalu, apa saja yang membedakan dua hal tersebut?

Fokus utama dari sales software adalah untuk penjualan, seperti manajemen prospek, jadwal pertemuan, penilaian peluang, dan manajemen penawaran. 

Sementara itu, untuk CRM lebih fokus dengan interaksi dan hubungan antara perusahaan dan pelanggan, termasuk informasi kontak, catatan komunikasi, riwayat transaksi, dan analisa pelanggan. 

Meskipun ada perbedaan, perusahaan dapat menggunakan kedua konsep ini bersamaan, mengintegrasikan sales software dengan sistem CRM untuk mencapai tujuan dalam meningkatkan hubungan dengan pelanggan serta operasional penjualan yang efisien.

Baca juga: 20 Aplikasi CRM Terbaik di Indonesia dan Cara Memilihnya

Cara kerja software sales

Bagaimana cara kerja sales tracking system? Dalam strategi pemasaran, penting untuk mengenali target audiens secara komprehensif, termasuk faktor seperti rentang usia, jenis kelamin, lingkungan sosial, dan aspek lainnya. 

Selanjutnya, kita perlu mengidentifikasi sumber audiens dengan mengamati platform online dan offline yang mereka gunakan. 

Agar menarik minat pelanggan potensial, dapat dilakukan melalui berbagai cara seperti pemasaran melalui email, penyelenggaraan webinar, konten di media sosial, dan metode lainnya. 

Pemantauan metrik yang konsisten juga sangat penting, seperti mengukur traffic situs web dan rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk prospek menjadi pelanggan. Hal tersebut guna mengukur efektivitas strategi pemasaran.

Manfaat sales software untuk bisnis 

Adapun sales software memiliki berbagai manfaat untuk bisnis, diantaranya:

Memperbaiki workflow

Ketika diterapkan dengan benar, sales tracking system bukan hanya berkaitan dengan tim sales, tetapi seluruh perusahaan. 

Ini dapat menghemat waktu berharga dengan menangani tugas-tugas yang lebih mudah, seperti penjadwalan, menjawab pertanyaan yang sama berulang-ulang, atau memastikan bahwa departemen dari akuntansi mengetahui tugas yang dikirimkan dari departemen pemasaran.

Meningkatkan produktivitas penjualan

Otomatisasi dan pengorganisasian adalah dua manfaat terbesar dari sales system. Semakin terorganisir suatu hal, semakin mudah untuk mengotomatiskannya dan terjaga tetap teratur. Hal tersebut menghasilkan peningkatan produktivitas secara keseluruhan. 

Dengan menggunakan sales management software untuk menyederhanakan proses bisnis Anda, setiap tim sales akan memiliki lebih banyak waktu untuk melakukan pekerjaan lain.

Mengotomatiskan pelaporan dan analisis

Sales management software juga memudahkan pengaturan alur kerja otomatis sehingga tim dapat membuat laporan secara otomatis dan analisis pada proses penjualan.

Meningkatkan akurasi perkiraan

Manfaat lainnya juga terdapat data akurat setiap kuartal atau periode untuk digunakan manajer dalam menentukan prediksi yang akurat dan keputusan yang lebih baik.  

Fleksibilitas lebih baik

Variasi yang tak terbatas dalam sales management system berarti bahwa tim sales memiliki banyak pilihan dan fleksibilitas dalam cara dan tempat untuk melakukan bisnis. 

Kemampuan mobile yang aman dan kemampuan offline secara khusus memungkinkan para perwakilan penjualan untuk bekerja dari kantor rumah mereka, kafe di sekitar, atau saat berada di perjalanan.

Meningkatkan retensi dan loyalitas pelanggan

Pelanggan menginginkan pengalaman penjualan yang dipersonalisasi dan tim sales memahami apa yang pelanggan butuhkan. 

Adanya sales system yang kuat memungkinkan pencatatan yang mudah dan akses yang cepat, sehingga kepuasan pelanggan juga meningkat. 

Tipe sales software

Sales system juga memiliki berbagai tipe yang berbeda-beda untuk dapat diterapkan sesuai kebutuhan bisnis Anda, diantaranya:

1. Software sales modular

Software sales modular adalah sekelompok fitur yang dapat Anda pilih dengan biaya tambahan. 

Sebagai contoh, platform pemasaran melalui email mungkin menawarkan pilihan seperti pemasaran melalui SMS, integrasi CRM atau analisis sebagai tambahan pada paket dasar Anda. 

Jenis sales system ini dapat memberikan manfaat kepada bisnis yang kecil atau berfokus pada pasar tertentu.

2. Software sales All-in-One

Tipe software sales All-in-one mencakup semua fitur dengan harga tertentu. 

Meskipun begitu, bukan berarti tidak ada rencana harga berjenjang, semua fitur inti disertakan pada setiap tingkat. Sales system ini dapat memberikan manfaat kepada bisnis enterprise yang membutuhkan semua yang dibutuhkan dalam satu tempat.

3. Software sales lokal

Berikutnya ada software sales lokal sebagai software tradisional. Anda dapat mengunduh program yang berjalan dari komputer atau perangkat lokal. 

Data disimpan secara lokal dengan opsi untuk disinkronkan ke perangkat lain atau cloud. Salah satu keuntungan terbesar dari perangkat lunak lokal dapat digunakan secara offline tanpa kehilangan akses.

Contoh software sales lokal: Microsoft Office, Toggl

4. Saas

Tipe SaaS (Software as a Service) biasanya menggunakan  browser dan berbasis cloud. Saas ideal untuk tim yang lebih besar atau ketika data bersama berada pada  perangkat atau lokasi yang berbeda.

Software sales berbasis SaaS memiliki keuntungan untuk sinkronisasi dan kolaborasi yang lebih cepat, tetapi tidak selalu memiliki opsi untuk penggunaan offline.

Kebanyakan perusahaan saat ini mengadopsi model SaaS atau setidaknya memiliki opsi unduhan dan SaaS, karena memungkinkan semua anggota tim untuk memiliki akses dan berkolaborasi secara real-time.

Fitur software sales terbaik

Setelah mengenal tipe-tipe software sales, berikut fitur dari sales management system:

Mengelola quotation, Sales Order (SO), dan Invoice

Setiap ada permintaan penawaran (quotation) untuk setiap prospek dari pelanggan, Anda dapat mengubah penawaran tersebut menjadi pesanan penjualan dan terhubung untuk mendapatkan faktur dari pesanan pelanggan.

Setelah itu, Anda dapat menghubungkan ke sales order dan invoice secara otomatis melalui software sales. 

Custom price lists

Terdapat beberapa harga yang berbeda-beda untuk setiap prospek permintaan pelanggan dan kirimkan harga langsung dari sales software. 

Setelah pelanggan mendapatkan daftar harga, tim sales dapat membuat prediksi dan strategi penetapan harga.

Dapat mengelola diskon, promosi, dan loyalty programs

Agar meningkatkan penjualan dan daya tarik pelanggan, Anda dapat memberikan diskon, promosi, maupun loyalty program untuk daftar harga yang diberikan kepada pelanggan. 

Laporan otomatis

Sebagai pemilik bisnis pasti ingin mengetahui informasi terbaru dari proses penjualan produk. Anda dapat memantau secara langsung transaksi dengan pelanggan dan laporan secara real-time.

Follow-up pembayaran

Proses pembayaran menjadi hal penting dalam setiap transaksi. Pastikan Anda mengetahui tagihan pelanggan yang belum dibayar dan adanya notifikasi otomatis kepada pelanggan. 

Anda juga dapat melacak tagihan pelanggan secara otomatis melalui software sales. 

Manajemen target penjualan

Aplikasi sales memungkinkan Anda untuk dengan mudah memasukkan target penjualan individu atau tim ke dalam sistem. 

Ini termasuk target penjualan bulanan, kuartalan, atau tahunan. Anda dapat mengelompokkan target berdasarkan produk, wilayah geografis, atau pelanggan tertentu.

Integrasi dengan sistem lain

Memiliki kaitan erat dengan tagihan dan pembayaran, software sales dapat terhubung dengan software akuntansi untuk melakukan integrasi dalam hal keuangan perusahaan.

Tentu ini sangat membantu Anda dalam mengelola alur keuangan dalam perusahaan Anda. 

Contoh software sales terbaik: Impact Sales Software

Impact sales software adalah salah satu contoh software sales sebagai solusi lengkap untuk tim sales dengan otomatisasi proses penjualan dan fokus untuk kepuasan pelanggan.

Adapun sales system dari Impact dapat mengelola siklus pesanan dengan proses quotation yang mudah dan terhubung juga dengan faktur. Selain itu, terdapat jurnal otomatis setelah konfirmasi pesanan penjualan.

Tim sales juga dapat membuat strategi penjualan produk, mulai dari daftar harga, margin harga khusus tipe pelanggan, hingga program loyalitas. Anda juga dapat memantau transaksi jual-beli melalui laporan otomatis dan selalu update. 

Kesimpulan

Memilih sales software merupakan langkah penting bagi bisnis modern, karena membantu meningkatkan efisiensi operasional, memungkinkan personalisasi pengalaman pelanggan, dan memberikan akses data yang penting. 

Sebagai pebisnis, Anda dapat menggunakan software sales terbaik dari Impact dengan  otomatisasi tugas-tugas rutin, memastikan data yang akurat dan terorganisir, serta memfasilitasi kolaborasi tim dalam menjalankan proses penjualan. 

Dengan berbagai pilihan ada, baik yang modular, all-in-one, atau SaaS perusahaan dapat memilih solusi yang sesuai dengan ukuran dan kebutuhan mereka.