Apa itu DMS system?

Apa itu DMS system?

DMS System adalah software yang mengelola siklus hidup dokumen mulai dari penyimpanan, pengaksesan, hingga kontrol versi dan keamanan.

Tujuan dari DMS System adalah untuk mengelola dokumen secara terpusat agar tercapai efisiensi, keteraturan, dan keamanan dalam pengelolaan informasi.

Manfaat DMS system

• Menyimpan dokumen dalam sistem digital yang mudah diakses
• Menerapkan kontrol versi dan hak akses dokumen
• Menghindari kehilangan data dan duplikasi dokumen
• Mempermudah pencarian dan pengarsipan file
• Mendukung kepatuhan terhadap standar audit dan keamanan data

Jenis DMS system

1. Content Management DMS: Mengelola dokumen digital secara menyeluruh termasuk pembuatan, penyimpanan, revisi, dan publikasi konten.
2. Workflow DMS: Mengotomatiskan alur kerja dokumen seperti persetujuan, review, dan distribusi antar departemen.
3. Records Management DMS: Dikhususkan untuk menyimpan dokumen permanen seperti arsip hukum, kontrak, dan dokumen kepatuhan jangka panjang.
4. Imaging and Capture DMS: Mengubah dokumen fisik menjadi versi digital melalui proses scanning dan pengenalan karakter (OCR).
5. Collaboration-Focused DMS: Memfasilitasi pengeditan dokumen secara kolaboratif dan real-time antar pengguna.
6. Cloud-Based DMS: Sistem DMS yang diakses melalui internet tanpa infrastruktur lokal, ideal untuk mobilitas dan kolaborasi lintas lokasi.
7. On-Premise DMS: Sistem DMS yang diinstal secara lokal di server perusahaan untuk kontrol penuh atas data dan keamanan.
8. Industry-Specific DMS: DMS yang dirancang khusus untuk industri tertentu seperti kesehatan, hukum, atau keuangan, dengan fitur sesuai regulasi masing-masing.
9. Email Management DMS: Mengelola dan mengarsipkan email sebagai dokumen penting, termasuk pencarian dan kategorisasi otomatis.
10. Compliance DMS: Difokuskan untuk memastikan dokumen perusahaan mematuhi standar hukum dan regulasi tertentu seperti ISO, HIPAA, atau GDPR.

Cara kerja DMS system

Fitur utama DMS system

1. Cloud-based or on-premise storage: Menyimpan dokumen di server lokal atau di cloud untuk akses dari mana saja.
2. OCR (Optical Character Recognition): Mengubah dokumen hasil scan menjadi teks yang dapat dicari dan disalin.
3. Metadata tagging & categorization: Menambahkan informasi seperti tanggal, jenis dokumen, proyek, atau departemen untuk kemudahan klasifikasi.
4. Full-text search: Pencarian cepat dan akurat di seluruh isi dokumen, bukan hanya pada nama file.
5. Document lifecycle management: Mengelola siklus hidup dokumen dari pembuatan, revisi, arsip, hingga penghapusan otomatis sesuai kebijakan perusahaan.
6. Role-based access control: Mengatur siapa yang boleh melihat, mengedit, atau menyetujui dokumen berdasarkan jabatan atau departemen.
7. Document approval workflow: Otomatisasi proses persetujuan dokumen seperti proposal, kontrak, atau laporan, lengkap dengan notifikasi dan pelacakan status.
8. Data backup & disaster recovery: Menyediakan sistem cadangan untuk menjaga keamanan dokumen dari kehilangan atau kerusakan.
9. Compliance & audit support: Membantu memenuhi standar kepatuhan (ISO, GDPR, HIPAA, dll.) dengan pencatatan lengkap dan kontrol akses yang kuat.

Document Management System bekerja dengan mengotomatiskan proses penyimpanan, pengaturan, pencarian, dan pengendalian akses dokumen digital, sehingga dokumen mudah diakses, aman, dan terdokumentasi dengan baik. Proses utama yang diotomatisasi meliputi:

1. Document capture & upload: Mengunggah atau memindai dokumen fisik ke dalam sistem, lalu menyimpannya dalam format digital seperti PDF, Word, atau gambar.
2. Document indexing & tagging: Memberi label, metadata, dan pengkategorian otomatis agar dokumen mudah ditemukan lewat pencarian.
3. Version control: Melacak perubahan dokumen, menyimpan versi-versi sebelumnya, dan mencatat siapa yang melakukan perubahan serta kapan.
4. Access control & permissions: Mengatur hak akses berdasarkan peran pengguna, sehingga hanya pihak tertentu yang bisa membaca, mengedit, atau menghapus dokumen tertentu.
5. Search & retrieval: Menyediakan fitur pencarian cepat berdasarkan nama file, isi dokumen, tanggal, atau metadata lainnya.
6. Audit trail & activity log: Mencatat semua aktivitas pengguna terhadap dokumen, termasuk akses, pengeditan, pengunduhan, dan penghapusan untuk kepentingan keamanan dan kepatuhan.
7. Document sharing & collaboration: Memungkinkan berbagi dokumen antar pengguna dengan komentar, anotasi, dan notifikasi perubahan secara real-time.

Implementasi DMS system

Kegagalan implementasi DMS system

Sekitar 68% implementasi sistem manajemen dokumen (Document Management System/DMS) mengalami kegagalan, yang umumnya disebabkan oleh kompleksitas dalam pencarian dokumen, penyimpanan yang terfragmentasi di berbagai platform, kurangnya pelatihan pengguna, dan resistensi terhadap perubahan dari karyawan, menurut laporan dari Formtek dan Cognidox (Formtek, Cognidox).

Langkah implementasi DMS system

1. Perencanaan

• Tentukan tujuan sistem: Tetapkan tujuan implementasi, misalnya mengurangi penggunaan dokumen fisik, mempercepat pencarian dokumen, menjaga keamanan dokumen penting, dan memudahkan kolaborasi.
• Analisis pengelolaan dokumen saat ini: Identifikasi bagaimana dokumen saat ini dibuat, disimpan, diakses, dan diarsipkan. Catat permasalahan seperti dokumen tercecer, sulit dicari, atau tidak ada kontrol versi.
  Susun kebutuhan sistem (requirement): Rinci fitur yang dibutuhkan seperti manajemen folder, pengaturan akses, versi dokumen (versioning), pencarian cepat, backup otomatis, dan log aktivitas pengguna.

2. Persiapan

• Pembuatan desain sistem (blueprint): Buat struktur penyimpanan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan organisasi (berdasarkan divisi, kategori, atau jenis file) serta atur hierarki akses pengguna.
• Uji coba awal (UAT – User Acceptance Test): Libatkan pengguna dari berbagai level (admin, staf, manajer) untuk mencoba sistem dan menilai apakah navigasi, upload, editing, dan pencarian dokumen berjalan baik.
• Pelatihan pengguna: Latih seluruh pengguna agar memahami cara menyimpan, menandai, berbagi, dan mengelola dokumen sesuai kebijakan digital filing yang baru.

3. Go-live

• Migrasi dokumen: Lakukan pemindahan dokumen dari penyimpanan lama (folder lokal, drive eksternal, hardcopy yang dipindai) ke dalam sistem dengan proses kategorisasi dan tagging yang jelas.
• Dukungan teknis (support): Sediakan tim teknis untuk menangani kendala seperti gagal unggah, kesalahan izin akses, atau duplikasi dokumen.Perbaikan dan peningkatan (improvement): Kumpulkan masukan dari pengguna dan lakukan penyesuaian seperti perbaikan UX, penambahan fitur approval workflow, atau integrasi dengan email/cloud storage.

Kesimpulan

Memilih software yang tepat dapat membantu Anda mencapai tujuan bisnis dengan lebih efisien, namun proses itu disertai dengan tantangan.

Tetapi, jika Anda bisa mengatasi tantangan tersebut, Anda bisa mendapatkan manfaat yang jelas untuk mendorong pertumbuhan perusahaan ke level selanjutnya.

Jika Anda memerlukan bantuan memilih, hubungi kami.

Kami adalah perusahaan teknologi dan konsultan manajemen yang telah membantu ribuan perusahaan di Indonesia dalam memilih software yang tepat.

Pelajari lebih lanjut tentang kami di sini.