Human Resources: Tugas, Fungsi, Peran, dan Tantangannya

Human Resource (HR) adalah bagian penting dalam perusahaan yang mengelola seluruh aspek terkait karyawan, mulai dari rekrutmen, pelatihan, hingga kesejahteraan kerja.

Peran HR tidak lagi terbatas pada urusan administrasi atau penggajian semata, melainkan telah berkembang menjadi mitra strategis yang membantu perusahaan tumbuh melalui pengelolaan sumber daya manusia yang efektif dan berkelanjutan.

Di tengah perubahan dunia kerja yang dinamis, HRD dituntut untuk lebih adaptif, inovatif, dan berorientasi pada data agar mampu menjawab kebutuhan bisnis dan tenaga kerja masa kini.

Dalam artikel ini, kita akan membahas secara lengkap tentang apa itu HR, tugas dan fungsi utamanya, peran strategis HR, hingga tantangan yang umum dihadapi di lapangan.

Dengan memahami cakupan kerja HR secara menyeluruh, kita dapat melihat betapa krusialnya posisi ini dalam menciptakan lingkungan kerja yang sehat sekaligus mendukung pencapaian visi perusahaan.

Apa itu Human Resource?

Human resources atau HR adalah orang atau sekelompok orang di perusahaan yang mengelola semua hal yang berhubungan dengan karyawannya. Hal ini melibatkan proses perekrutan, pelatihan, mengelola tunjangan, memastikan kepuasan karyawan, dan menerapkan budaya perusahaan.

Tugas & fungsi Human Resources

Human resources atau HR bertanggung jawab atas seluruh siklus hidup karyawan di dalam perusahaan. Perannya dalam mengkoordinasikan dan mengarahkan karyawan membuat HR memiliki banyak fungsi.

Pada dasarnya, fungsi inti dari HR adalah kepegawaian, pelatihan dan pengembangan, keselamatan dan kesehatan, hubungan karyawan, dan kompensasi

Berikut berbagai tanggung jawab HR dalam suatu perusahaan:

1. Rekrutmen dan Seleksi Karyawan

Source image: UpstartHR, Human Resources Job Title-The Ultimate Guide

Salah satu tanggung jawab utama HR adalah melakukan proses rekrutmen dan seleksi karyawan baru. Tugas ini dimulai dari mengidentifikasi kebutuhan tenaga kerja berdasarkan permintaan divisi terkait, kemudian membuat dan menyebarkan iklan lowongan pekerjaan melalui berbagai platform.

Setelah itu, HR menyaring lamaran yang masuk, menyeleksi kandidat yang sesuai, dan mengatur tahapan seleksi seperti wawancara, psikotes, atau tes keterampilan.

Human resources development juga bertanggung jawab memastikan pengalaman kandidat selama proses berlangsung tetap positif, serta memberikan penawaran kerja bagi kandidat yang lolos.

2. Administrasi dan Pengelolaan Data Karyawan

HR bertugas menjalankan fungsi administrasi yang mencakup pengelolaan seluruh dokumen karyawan. Ini termasuk surat perjanjian kerja, absensi, cuti, izin sakit, surat peringatan, hingga dokumen pemutusan hubungan kerja.

Selain itu, HR juga harus menjaga dan memperbarui database karyawan secara berkala, baik secara fisik maupun digital. Informasi ini mencakup data pribadi, riwayat jabatan, pelatihan yang pernah diikuti, serta pencapaian kinerja.

Ketertiban administrasi ini sangat penting untuk mendukung pengambilan keputusan yang berbasis data dan mempermudah proses audit internal maupun eksternal.

3. Penggajian, Kompensasi, dan Tunjangan

Mengelola penggajian (payroll) merupakan tugas rutin HR yang harus dilakukan secara tepat waktu dan akurat. HR menghitung gaji bulanan berdasarkan jam kerja, lembur, serta potongan seperti pajak dan iuran BPJS.

Selain gaji pokok, human resources development juga merancang sistem kompensasi dan benefit yang kompetitif, seperti tunjangan kesehatan, tunjangan transportasi, bonus tahunan, hingga fasilitas penunjang kesejahteraan lainnya.

Tugas ini bertujuan untuk menjaga kepuasan dan retensi karyawan, serta mendukung produktivitas kerja secara keseluruhan.

4. Pelatihan dan Pengembangan Karyawan

HR memiliki peran penting dalam merancang dan melaksanakan program pelatihan dan pengembangan karyawan. Pelatihan ini bisa berupa pelatihan teknis, soft skill, maupun pelatihan kepemimpinan untuk calon manajer.

Selain itu, HR juga menyusun perencanaan karier yang memberikan jalur pertumbuhan profesional bagi setiap karyawan.

Dengan memberikan kesempatan belajar dan berkembang, HR membantu meningkatkan kualitas sumber daya manusia serta mempersiapkan karyawan untuk tanggung jawab yang lebih besar di masa depan.

5. Manajemen Kinerja dan Disiplin Karyawan

HR bertugas memantau dan mengevaluasi kinerja setiap karyawan, biasanya melalui sistem penilaian berbasis Key Performance Indicators (KPI).

Dari hasil evaluasi ini, human resources development dapat memberikan umpan balik, menyusun rencana pengembangan, atau merekomendasikan promosi dan penghargaan.

Di sisi lain, HR juga harus menangani isu disiplin kerja, seperti keterlambatan, pelanggaran aturan, atau konflik antar karyawan. Dalam kasus tersebut, HR akan mengambil tindakan korektif sesuai prosedur, mulai dari teguran hingga pemberian surat peringatan.

6. Kebijakan Perusahaan dan Hubungan Industrial

HR bertanggung jawab untuk menyusun, memperbarui, dan menyosialisasikan kebijakan perusahaan yang berkaitan dengan ketenagakerjaan, tata tertib, dan etika kerja.

Kebijakan ini harus sejalan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku serta mencerminkan nilai dan budaya perusahaan.

Selain itu, HR juga memainkan peran penting dalam menjaga hubungan baik antara manajemen dan karyawan. Hal ini dilakukan dengan membuka jalur komunikasi dua arah, menanggapi keluhan, dan menciptakan lingkungan kerja yang sehat dan harmonis.

7. Terminasi dan Pengelolaan Akhir Hubungan Kerja

Ketika terjadi pemutusan hubungan kerja, baik karena pengunduran diri, pemecatan, atau pensiun, HR bertanggung jawab untuk mengelola proses tersebut secara profesional dan sesuai hukum.

Tugas ini meliputi pemberkasan administrasi akhir, penghitungan hak dan kewajiban karyawan, serta pelaksanaan exit interview.

Human resources development juga harus memastikan bahwa proses ini berlangsung secara adil dan transparan agar tidak menimbulkan konflik atau masalah hukum di kemudian hari.

Perbedaan HR dan GA

Human Resources (HR) dan General Affairs (GA) adalah dua fungsi terpisah dalam suatu organisasi, meskipun keduanya bekerja secara erat untuk mendukung keberlanjutan dan kesejahteraan perusahaan. Berikut adalah perbedaan antara HR dan GA:

Fokus Tugas

• HR (Human Resources): Fokus utama HR adalah pada manajemen sumber daya manusia, termasuk pengelolaan karyawan, rekrutmen, pelatihan, pengembangan karyawan, manajemen kinerja, dan manajemen hubungan pekerja.

• GA (General Affairs): GA lebih berfokus pada aspek administratif dan operasional umum, seperti manajemen fasilitas, keamanan, pengelolaan inventaris, perizinan, dan penyediaan dukungan administratif.

Pekerjaan dan Karyawan

• HR: Terlibat dalam kebijakan karyawan, rekrutmen, pengelolaan kinerja, dan pengembangan sumber daya manusia.

• GA: Menangani administrasi umum, termasuk manajemen fasilitas, layanan catering karyawan, dan keamanan kantor.

Hubungan dengan Karyawan

• HR: Bertanggung jawab untuk membangun dan memelihara hubungan positif antara perusahaan dan karyawan. Terlibat dalam manajemen konflik dan resolusi masalah karyawan.

• GA: Menyediakan dukungan operasional, termasuk aspek fasilitas, kebersihan, dan keamanan kantor, yang secara tidak langsung mempengaruhi kesejahteraan karyawan.

Rekrutmen dan Pengembangan

• HR: Bertanggung jawab atas proses rekrutmen, seleksi karyawan baru, serta pengembangan keterampilan dan karir.

• GA: Tidak terlibat secara langsung dalam rekrutmen; fokus pada pengelolaan fasilitas dan dukungan operasional.

Aspek Hukum dan Kepatuhan

• HR: Melibatkan pemahaman dan kepatuhan terhadap hukum ketenagakerjaan, kebijakan karyawan, dan peraturan terkait sumber daya manusia.

• GA: Terkait dengan pemahaman dan kepatuhan terhadap peraturan operasional dan fasilitas, seperti perizinan dan aturan keamanan.

Meskipun HR dan GA memiliki perbedaan peran utama, keduanya saling berkaitan dan perlu bekerja sama untuk mencapai tujuan organisasi secara keseluruhan. Hubungan kerja yang solid antara kedua departemen ini dapat memastikan bahwa kebutuhan karyawan terpenuhi sambil menjaga efisiensi dan keberlanjutan operasional perusahaan.

Peran Strategis HR dalam Meningkatkan Kinerja dan Kesejahteraan Karyawan

Menjadi seorang profesional HR yang baik tidak hanya soal mampu menjalankan tugas administratif atau prosedural, melainkan juga bagaimana berperan strategis dalam membangun kualitas karyawan dan budaya kerja perusahaan.

Peran ini menuntut HR untuk memiliki pola pikir terbuka terhadap perubahan, memahami dinamika organisasi, serta memiliki ketajaman dalam mengambil keputusan yang berfokus pada pengembangan sumber daya manusia secara berkelanjutan.

Berikut 7 peran strategis HR:

1. Berpikiran Terbuka terhadap Perubahan dan Perbedaan

Seorang HR yang baik harus memiliki pola pikir terbuka, baik terhadap perubahan sistem kerja, budaya perusahaan, maupun keberagaman karyawan.

Sikap ini memungkinkan HR untuk bersikap adil dan objektif dalam menilai setiap situasi, serta lebih cepat beradaptasi dengan dinamika organisasi yang terus berkembang.

Keterbukaan juga membuat HR lebih mudah menerima masukan dan menjalin komunikasi dua arah dengan karyawan, yang sangat penting dalam menciptakan lingkungan kerja yang sehat.

2. Menguasai Teknologi untuk Efisiensi Kerja

Di era digital, HR perlu memanfaatkan teknologi untuk mendukung efisiensi dan akurasi pekerjaan.

Salah satu teknologi yang umum digunakan adalah aplikasi HRIS (Human Resource Information System) yang memungkinkan pengelolaan data karyawan, payroll, absensi, hingga penilaian kinerja secara terpusat dan otomatis.

Dengan menguasai teknologi, HR dapat mengurangi beban administratif, mempercepat proses kerja, dan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada strategi pengembangan sumber daya manusia.

3. Menentukan Goals dan Target SDM yang Terukur

Sebagai mitra strategis manajemen, HR bertanggung jawab dalam merancang tujuan dan target sumber daya manusia yang sesuai dengan arah bisnis perusahaan.

Goals ini dapat berupa peningkatan produktivitas, penurunan turnover, atau pengembangan talenta internal.

Dengan adanya target yang terukur dan realistis, HR dapat memantau kemajuan secara berkala dan membuat penyesuaian strategi jika dibutuhkan. Hal ini membantu perusahaan memiliki tim yang selaras dengan visi dan misi jangka panjang.

4. Memiliki Kemampuan Analisis Data Karyawan

HR modern tidak bisa lepas dari kemampuan analisis data. Informasi seperti tingkat kehadiran, performa kerja, hasil survei kepuasan, dan efektivitas pelatihan bisa menjadi dasar penting dalam pengambilan keputusan.

HR yang mampu membaca dan mengolah data akan lebih mudah mengidentifikasi masalah yang tidak terlihat secara langsung, serta menciptakan solusi berbasis fakta.

Misalnya, jika data menunjukkan banyaknya pengunduran diri dalam masa percobaan, HR bisa meninjau kembali proses onboarding atau budaya kerja yang berlaku.

5. Mendorong Pengembangan Karier dan Pelatihan

HR memiliki peran penting dalam memfasilitasi pertumbuhan profesional karyawan. Ini dilakukan melalui penyediaan pelatihan berkelanjutan, workshop, mentoring, hingga program pengembangan kepemimpinan.

HR juga membantu merancang jalur karier yang jelas dan realistis, sehingga karyawan merasa dihargai dan memiliki arah yang ingin dicapai. Dengan begitu, loyalitas dan motivasi kerja akan meningkat seiring dengan berkembangnya kemampuan individu.

6. Meningkatkan Kesejahteraan dan Kepuasan Karyawan

Kesejahteraan karyawan bukan hanya soal gaji, tapi juga tentang rasa aman, nyaman, dan dihargai.

HR dapat mendorong terciptanya lingkungan kerja yang mendukung keseimbangan hidup dan kerja (work-life balance), serta memastikan fasilitas kesehatan, tunjangan, atau program kesejahteraan lainnya berjalan dengan baik.

Saat karyawan merasa diperhatikan, mereka cenderung lebih produktif, loyal, dan jarang mengalami burnout.

7. Fleksibel dan Inovatif dalam Menghadapi Tantangan

HR perlu memiliki kemampuan untuk tetap fleksibel dalam menghadapi berbagai tantangan yang muncul secara tiba-tiba, seperti perubahan kebijakan pemerintah, krisis ekonomi, atau konflik internal.

Selain fleksibel, HR juga perlu berpikir kreatif dalam menyusun program atau solusi yang tidak hanya efektif, tetapi juga relevan dengan kondisi dan budaya perusahaan.

Fleksibilitas dan inovasi ini akan membantu HR tetap relevan dan menjadi bagian penting dari kesuksesan organisasi.

Tantangan umum human resource

Tantangan tidak dapat dihindari ketika sebuah perusahaan makin bertumbuh dan berkembang. Namun, juga dapat membantu mengasah keterampilan dan kemampuan pemecahan masalah untuk tetap berkomitmen sehingga menghasilkan pertumbuhan yang stabil. Tantangan umum yang dihadapi oleh perusahaan saat ini meliputi:

1. Beradaptasi dengan perubahan

Dengan bertambahnya jumlah tenaga kerja dan inovasi yang terjadi saat ini, perusahaan hanya dapat mempertahankan pertumbuhan yang stabil dengan beradaptasi dengan perubahan ini. Terkadang, perubahan seperti itu bahkan bisa mengganggu keseimbangan tim atau memunculkan lebih banyak tantangan.

Oleh karena itu, cara terbaik untuk mendekati tantangan ini adalah dengan memastikan proses perubahan berjalan dengan mulus dan tidak menyebabkan pergantian mendadak.

2. Retensi Karyawan

Masalah signifikan lainnya adalah kebutuhan untuk mempertahankan karyawan berkinerja tinggi. Meskipun tidak jauh berbeda dengan kebutuhan untuk mempekerjakan karyawan baru yang terampil, tantangan ini memerlukan pendekatan yang sedikit berbeda.

Orientasi yang interaktif dapat membantu meninggalkan kesan baik di sisi karyawan dan manajemen pemberian benefit juga memainkan peran penting dalam retensi.

3. Pengembangan Kepemimpinan

Program pengembangan kepemimpinan yang efektif sangat penting untuk membuat karyawan tetap termotivasi dan terlibat dalam mencapai tujuan perusahaan sekaligus bersiap untuk mengambil lebih banyak tanggung jawab dalam waktu dekat.

Untuk mengatasi tantangan ini, perusahaan dapat menciptakan lebih banyak kesempatan bagi karyawan untuk mengasah dan meningkatkan keterampilan mereka.

4. Kepatuhan

Seperti semua aspek lain dalam menjalankan bisnis, memastikan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan sering menjadi perhatian.

Untuk menghindari audit dan tuntutan hukum, sangat penting untuk mengawasi perubahan peraturan terkait gaji, tunjangan, serta kesehatan dan keselamatan tenaga kerja.

Kesimpulan

Memiliki tim human resource yang tepat sangat penting untuk kesuksesan bisnis. Adanya peran HR department pada bisnis membantu mengelola hubungan karyawan, perekrutan, pelatihan, pengembangan karier, tunjangan, hingga keluarnya karyawan dan budaya perusahaan.

Tanpa HR, suatu bisnis akan kesulitan mengatur karyawannya, begitu pula dengan karyawannya yang kesulitan melakukan pekerjaan. Mulailah berinvestasi pada human resource agar perusahaan dapat terus berkembang. Lebih lanjut, penggunaan software HRIS dapat membantu departmen HR untuk mengerjakan tugas-tugasnya dengan lebih cepat dan mudah.

Dengan sistem digital seperti Human Resource Information System (HRIS), HR dapat mengelola data karyawan, payroll, absensi, hingga proses rekrutmen secara terpusat dan otomatis.

Hal ini tidak hanya mengurangi beban kerja administratif, tetapi juga meningkatkan akurasi, efisiensi, dan pengambilan keputusan berbasis data.

Maka dari itu, perusahaan yang ingin membangun manajemen SDM yang modern dan kompetitif sebaiknya mulai mempertimbangkan implementasi software HR sebagai bagian dari transformasi digital mereka.

Impact sudah membuat HR guide yang lengkap sehingga Anda bisa mencari tau seputar human resource dengan mudah tanpa perlu pusing. Baca chapter selanjutnya untuk pembahasan yang lebih dalam tentang peran dan tanggung jawab human resource.