Cara Melakukan Skill Gap Analysis dan Kesalahan Umum yang Harus Dihindari
Survei terbaru dari Wiley mencatat peningkatan jumlah profesional HR dan manajer perekrutan yang menghadapi kesenjangan…
Sean Thobias
Oktober 22, 2024Apakah daftar tugas Anda terus bertambah dan tak kunjung berkurang? Apakah Anda merasa cemas hanya dengan memikirkan untuk membuka email di hari Jumat sore, takut melihat tumpukan pesan ketika ingin kembali pulang? Atau mungkin Anda menyadari bahwa perasaan cemas menghalangi Anda untuk sepenuhnya fokus pada apa pun yang sedang Anda lakukan.
Mungkin Anda merasa cemas karena Anda terpaksa bekerja di luar jam kerja, seperti ketika Anda mencoba tidurkan anak Anda di kursi mobil atau terjebak dalam kemacetan lalu lintas. Bahkan, Anda mungkin merasa cemas tentang proyek yang belum Anda selesaikan saat Anda sibuk menyelesaikan tugas lainnya.
Jika Anda merasa kewalahan oleh beban kerja Anda, berikut beberapa saran yang mungkin berguna. Ingatlah bahwa tidak semua saran ini akan cocok untuk setiap orang, jadi pilihlah yang menurut Anda akan membantu Anda.
Yang paling penting, mulailah dengan mengambil napas perlahan. Pernapasan tenang dan dalam dapat membantu menghentikan perasaan panik, meningkatkan fokus jangka panjang, dan merangsang pola pikir perencanaan dan persiapan dalam otak Anda. Cobalah fokus pada pernapasan seperti mengisi balon secara perlahan dan biarkan pernapasan Anda berjalan secara alami.
Percakapan internal yang positif adalah kunci untuk merasa lebih tenang dan memiliki kendali atas diri sendiri. Hal ini melibatkan kombinasi antara memberikan diri kita sendiri kasih sayang dan mengambil tanggung jawab yang sesuai, tidak terlalu berlebihan, namun juga tidak terlalu minim.
Terlalu banyak beban tanggung jawab dapat membuat kita rentan terhadap kecemasan. Maka dari itu, penting untuk eksperimen dengan berbagai jenis self-talk dan menemukan yang paling sesuai dengan diri Anda. Sebagai langkah awal, Anda dapat mencoba:
Terdapat beberapa bukti dari penelitian yang membandingkan data pelacakan waktu dengan laporan mandiri. Penelitian ini menunjukkan bahwa orang-orang yang mengklaim bekerja dalam jam kerja yang sangat panjang sering kali cenderung memberikan estimasi yang berlebihan. Sebagai contoh, dalam penelitian berdasarkan sampel yang luas, hanya sekitar 6% dari populasi yang benar-benar bekerja lebih dari 60 jam per minggu.
Pertanyaannya adalah, mengapa orang sering kali membuat kesalahan dalam mengestimasi jam kerja mereka? Salah satu alasan utama adalah bahwa pikiran kita terkadang dipengaruhi oleh emosi kita.
Ketika kita cemas atau kewalahan, otak kita seringkali memperbesar waktu kerja kita, membuat kita merasa bekerja lebih keras daripada yang sebenarnya. Ironisnya, hal ini memperkuat perasaan cemas dan menciptakan siklus negatif yang sulit dihentikan.
Persepsi yang berlebihan tentang beban kerja dapat menyebabkan stres berkepanjangan dan menghambat pengambilan tindakan praktis. Penting untuk diingat bahwa kesalahan estimasi ini umum dan bukan kelemahan pribadi.
Lakukan pelacakan waktu selama seminggu dengan alat online atau spreadsheet/buku catatan. Lakukan ini tanpa mencoba mengubah perilaku, karena pemantauan waktu itu sendiri dapat menghasilkan perubahan positif. Laura Vanderkam memberikan tips dalam bukunya “168 Hours” tentang cara melakukannya dan mengkategorikan data.
Selain itu, cobalah untuk membatasi aktivitas singkat yang terkait dengan pekerjaan di luar jam kerja, seperti memeriksa ponsel atau mengirim email singkat. Meskipun secara objektif, aktivitas ini mungkin hanya memakan beberapa menit, namun pola ini bisa membuat kita merasa telah menghabiskan lebih banyak waktu daripada yang sebenarnya. Jadi, sebaiknya kita membatasi perilaku ini.
Sebaliknya, lakukan aktivitas kecil di luar pekerjaan yang memiliki makna untuk menciptakan keseimbangan dalam hidup. Contohnya, berbicara dengan anak selama waktu bersenang-senang memberikan perasaan perhatian dan pengasuhan berkualitas, bahkan dalam beberapa menit saja. Lima menit percakapan tanpa gangguan lebih berarti daripada 10 menit perhatian yang terpecah-belah.
Baca juga: Manajemen Waktu: Pengukuran & 3 Taktik untuk Menguasainya
Kita seringkali menetapkan aturan-aturan pribadi yang kita harapkan dapat kita ikuti. Misalnya, kita mungkin berpikir, “Saya harus merespons pesan dari Sandra lebih cepat daripada yang dia lakukan pada saya” atau “Saya harus segera merespons semua email yang masuk hari ini.” Namun, penting untuk diingat bahwa ketika seseorang merespons pesan, itu bisa menjadi tanda bahwa mereka sibuk dan menghargai waktu mereka.
Salah satu hal yang bisa membuat seseorang frustasi adalah menerima email yang berisi “tugas yang harus dilakukan” pada hari Jumat sore. Kekhawatiran utama adalah jika pekerjaan yang dimaksud tidak selesai selama akhir pekan, maka pekan berikutnya akan dimulai dengan beban yang lebih berat, sementara pengirim email harus menunggu balasan untuk tugas yang sudah diselesaikan.
Namun, kita juga perlu mempertimbangkan bahwa ketika seseorang menghubungi kita menjelang akhir hari kerja, mereka mungkin tidak mengharapkan respons segera selama akhir pekan. Oleh karena itu, menjawab email di luar jam kerja dengan cepat dapat berkontribusi pada budaya kerja yang selalu aktif yang mungkin tidak diinginkan oleh semua orang.
Baca juga: Frustrasi Terhadap Tim: 6 Pertanyaan Penting
Dalam tema yang sama, mungkin Anda juga memiliki pemikiran yang salah tentang apa yang diperlukan untuk mencapai kesuksesan di bidang Anda. Asumsi perfeksionis seperti “Saya harus bekerja lebih keras daripada orang lain untuk mencapai kesuksesan” dapat menjadi masalah besar ketika Anda maju dalam industri yang sangat kompetitif dan berada di antara individu yang sangat berprestasi.
Identifikasi pemikiran yang problematis ini seringkali merupakan langkah sulit, karena asumsi dan aturan yang kita buat untuk diri kita sendiri cenderung bersifat tersirat. Saat Anda merasa tertekan atau mengalami hambatan, itulah saat yang tepat untuk mencari asumsi tersembunyi yang mungkin berperan dalam situasi tersebut.
Hindari asumsi yang dapat menimbulkan stres yang tidak perlu, terutama jika asumsi tersebut juga berpotensi menyebabkan procrastination. Sebagai contoh, saat Anda merasa cemas terhadap tugas menulis, sering kali perlu mengingatkan diri sendiri bahwa tugas tersebut sebenarnya hanya memerlukan kontribusi yang relevan, dan tidak perlu mencakup semua aspek yang ingin disampaikan tentang topik tersebut (yang seringkali tidak praktis dan sulit dilakukan).
Identifikasi asumsi awal masalah dan cari alternatif yang lebih realistis. Contohnya, anggap bahwa anggota tim Anda berkompeten, sehingga Anda tidak perlu menjadi yang dominan untuk mencapai kesuksesan. Membangun asumsi yang sesuai dengan realitas penting untuk perkembangan pribadi Anda. Eksplorasi berbagai pemikiran alternatif untuk menemukan yang paling relevan dan bermanfaat bagi Anda.
Ketika Anda mengambil liburan tetapi tidak menikmatinya, Anda mungkin telah menyadari bahwa Anda tidak terlalu khawatir tentang beban kerja Anda. Jika Anda ingin merasa lebih santai ketika menghadapi tugas-tugas pekerjaan, ada langkah konkret yang dapat Anda lakukan.
Anda dapat menerapkan pendekatan ini dengan mudah. Cobalah bertanya pada diri sendiri, “Bagaimana saya akan bertindak jika saya lebih santai dalam menghadapi beban kerja?” Lalu, identifikasi 3-5 tindakan konkret yang dapat Anda ambil.
Sebuah konsep psikologi yang penting adalah bahwa orang sering menunggu perasaan mereka berubah sebelum mengubah perilaku. Namun, pada kenyataannya, mengubah perilaku Anda mungkin merupakan cara terbaik dan paling cepat untuk mengubah perasaan (dan pikiran) Anda.
Ketika Anda mulai mengubah perilaku, Anda mungkin akan melihat pola ini muncul berulang kali. Sebagai contoh, cobalah mengganti pernyataan “Saat saya tidak terlalu sibuk, saya akan membuat sistem yang lebih baik” dengan “Saat saya membuat sistem yang lebih baik, saya akan merasa kurang sibuk.”
Pendekatan ini akan membantu Anda mengatasi kebiasaan sabotase diri yang seringkali muncul saat Anda terlalu sibuk mengejar berbagai tugas. Dengan begitu, Anda dapat fokus membangun fondasi yang lebih kuat tanpa terjebak dalam kebingungan.
Baca juga: 5 Kesalahan yang Sering Kita Lakukan Saat Kewalahan
Tim Insights Impact
Tim Insights Impact terdiri dari beragam individu profesional yang memiliki keahlian dan pengalaman dalam berbagai aspek bisnis. Bersama-sama, kami berkomitmen untuk memberikan wawasan mendalam dan pemahaman yang berharga tentang berbagai topik terkait strategi bisnis dan tren industri yang relevan.
Hubungi kami untuk mendapatkan perbandingan fitur lengkap dari 7 sistem ERP terbaik di Indonesia.