Frustrasi Terhadap Tim: 6 Pertanyaan Penting

“Mereka hanya tidak menjalankan tugas mereka,” komentar seorang eksekutif dalam kelompok bimbingan. Eksekutif ini merasa frustrasi terhadap apa yang ia anggap sebagai kurangnya produktivitas dalam timnya.

Menjadi seorang pemimpin selalu penuh tantangan, namun tingkat stres dan kelelahan yang dirasakan oleh para manajer semakin meningkat: Hasil survei Gallup pada bulan November 2021 menunjukkan bahwa 35% dari manajer sumber daya manusia melaporkan bahwa mereka “sangat sering atau selalu” merasa kelelahan, dibandingkan dengan 27% dari para kontributor individu dan 22% dari para pemimpin.

Ketika suatu tugas memerlukan kerja mental yang intens, para manajer sering menghadapi kesulitan. Jika harapan-harapan tidak terpenuhi, otak dapat mengalami kesulitan dalam menilai situasi dan meresponsnya.

Namun, hal ini sebenarnya bertentangan dengan kebutuhan para karyawan Anda. Dalam budaya kerja yang sehat, para pemimpin memahami pentingnya menjaga keseimbangan antara menuntut hasil yang diharapkan dan juga menunjukkan empati. Salah satu cara untuk mencapai ini adalah dengan berfokus pada refleksi daripada reaksi. 

Jika Anda bermain dalam kerangka waktu yang lebih panjang, pendekatan Anda terhadap pencapaian tujuan akan membawa Anda lebih jauh daripada yang dapat Anda capai dalam jangka pendek. Karyawan yang merasa bahwa mereka memiliki peluang untuk terus belajar dan berkembang akan lebih berdedikasi. Menerima umpan balik mengenai perkembangan mereka juga memiliki peran kunci dalam proses pembangunan.

6 pertanyaan penting saat Anda frustrasi dengan tim Anda

Sebagai seorang pemimpin, penting untuk mengambil langkah reflektif sejenak sebelum tekanan dari tuntutan yang tinggi menyebabkan munculnya emosi negatif. Terutama dalam situasi di mana frustrasi dan penilaian mungkin muncul, sangatlah penting untuk menggantinya dengan sikap yang penuh rasa ingin tahu dan pemahaman.

Ada enam pertanyaan kunci yang dapat Anda tanyakan pada diri sendiri untuk membantu mengatasi tantangan ini:

1. Apakah saya sudah jelas tentang hasil kerja yang diharapkan?

Para pemimpin seringkali mengabaikan pentingnya berkomunikasi secara efektif. Pertimbangkan seberapa baik Anda menyampaikan harapan Anda terkait peran, hasil, dukungan, dan dampak yang diinginkan. Mengidentifikasi jenis keberhasilan yang diharapkan dari suatu proyek, baik dalam hal kualitas maupun dampaknya, dapat membantu pihak lain dalam mengalokasikan waktu, energi, dan sumber daya dengan lebih efisien.

Komunikasi yang konsisten sangatlah berperan dalam menggambarkan visi yang jelas. Dengan membantu anggota tim memahami bagaimana kontribusi unik mereka mendukung hasil bisnis, ini akan memotivasi mereka menuju tujuan bersama. 

Selain itu, pendekatan ini dapat menghemat waktu berharga dengan mencegah kebingungan di kemudian hari. Penting juga untuk secara berkala berkomunikasi dengan para karyawan untuk menilai sejauh mana pesan yang Anda sampaikan telah dipahami dengan jelas.

Baca juga: Taktik Komunikasi Bisnis Pemimpin Top: 4 Pelajaran Penting

2. Apakah ekspektasi saya masuk akal?

Perhatikan langkah-langkah berikut untuk memastikan kualitas tugas. Bandingkan dengan pengalaman delegasi sebelumnya yang serupa. Apakah proyek ini memiliki sumber daya yang cukup? Jika belum, pertimbangkan untuk mencari tambahan sumber daya atau menyesuaikan ekspektasi.

Tinjau apakah ini adalah tugas tambahan yang bertujuan untuk menghadirkan tantangan atau mendorong pertumbuhan karyawan. Jika iya, penting untuk memberikan bimbingan dan dukungan yang lebih besar. 

Pertimbangkan ketersediaan Anda dalam menjawab pertanyaan dan memberikan persetujuan yang mungkin diperlukan. Selain itu, evaluasi jangka waktu yang dibutuhkan dan pastikan bahwa individu tersebut memiliki dukungan yang cukup untuk memenuhi harapan yang ada.

3. Apa yang saya ketahui tentang karyawan ini?

Ketika Anda frustrasi dengan kinerja seseorang, ingatlah gambaran menyeluruh tentang individu tersebut. Evaluasi pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan secara menyeluruh. Pertimbangkan titik kuat dan area perkembangan mereka. Beberapa orang tumbuh dengan otonomi, sementara yang lain lebih berkembang melalui interaksi dan dukungan.

Ketika kinerja mengalami penuruna, langkah pertama adalah berbicara dengan kebaikan untuk memahami faktor penyebabnya seperti masalah pribadi atau tuntutan tambahan. Berikan perhatian penuh saat berbicara, ajukan pertanyaan tentang pengalaman kerja, dan pastikan pemahaman terhadap harapan. Terkadang, diperlukan dukungan untuk mengatasi stres dalam beberapa situasi, yang melibatkan pemahaman menyeluruh terhadap kondisi mereka, bukan hanya pelatihan.

4. Apakah saya mendapatkan hasil yang memuaskan?

Seorang manajer sukses berfokus pada hasil daripada sekadar bagaimana atau kapan suatu pekerjaan diselesaikan. Setiap individu memiliki gaya dan preferensi kerja yang unik. Cara kerja yang efektif bagi Anda mungkin tidak akan menjadi cara yang tepat bagi orang lain. Oleh karena itu, penting untuk menghindari memihak pada gaya kerja pribadi Anda.

Pengelolaan secara mikro dapat mengakibatkan pelanggaran terhadap otonomi karyawan, yang merupakan kebutuhan psikologis mendasar. Dengan menguraikan visi mengenai hasil yang diinginkan, Anda memberi kesempatan kepada karyawan untuk mengambil inisiatif atau meminta panduan lebih lanjut sesuai kebutuhan mereka. 

Pastikan bahwa tujuan yang Anda kejar terhubung erat dengan visi dan misi keseluruhan perusahaan. Karyawan perlu merasa bahwa pekerjaan yang mereka lakukan memiliki makna, dan ketika tujuan individu diselaraskan dengan tujuan organisasi, hal ini dapat secara signifikan meningkatkan tingkat keterlibatan.

5. Apakah saya menerapkan standar yang sama kepada semua orang?

Meskipun niat kita yang terbaik, kadang-kadang bias yang tidak kita sadari dapat mengakibatkan perlakuan yang lebih mendukung satu kelompok daripada yang lain. Penting untuk memahami keunikan setiap anggota tim kita. Mari pertimbangkan apakah standar yang kita terapkan sudah merata bagi semua anggota tim, tanpa memandang jenis kelamin, etnis, atau latar belakang mereka. 

Apakah kita lebih kritis terhadap salah satu kelompok, seperti pria, wanita, atau orang dengan warna kulit tertentu? Apakah alokasi waktu dalam pengembangan tim kita sudah seimbang?

Penting juga untuk tidak membuat asumsi berdasarkan faktor usia. Keterbukaan terhadap hasil juga merupakan langkah penting dalam menghindari bias yang tidak kita sadari. Jika kita merasa ragu apakah perlakuan kita adil, bermanfaat untuk berbicara dengan kolega yang dapat kita percayai dan meminta pandangan mereka terhadap situasi tersebut.

Salah satu bentuk bias lain yang perlu diwaspadai adalah bias kedekatan. Bias ini muncul ketika manajer cenderung memberikan lebih banyak dukungan kepada individu yang berada dalam jarak fisik yang lebih dekat dengan mereka. 

Jika kita beroperasi dalam lingkungan kerja hibrida, penting untuk memastikan bahwa tugas dan peluang diberikan secara adil kepada seluruh tim, tanpa memandang seberapa sering seseorang hadir di kantor. Harap diingat bahwa bias kedekatan dapat memiliki dampak yang tidak proporsional terhadap perempuan dan mereka yang memiliki tanggung jawab sebagai pengasuh.

Baca juga: Meningkatnya Ketegangan dalam Remote Work

6. Apakah saya memberikan umpan balik yang dapat ditindaklanjuti yang jelas, tegas, dan baik?

Jika Anda memiliki kekhawatiran atau kritik terhadap karya tersebut, segera berikan tanggapan Anda tanpa menundanya. Penelitian menunjukkan bahwa umpan balik paling baik disampaikan sejalan dengan alur kerja. Oleh karena itu, hubungi kami segera setelah Anda melihat potensi ketidakselarasan muncul. Lebih baik jika kita mengetahui masalah tersebut lebih awal, daripada membiarkannya memburuk.

Selain itu, penting juga untuk meminta umpan balik dari para karyawan mengenai pengalaman mereka dalam menyelesaikan tugas tersebut. Proses penyelarasan dan percakapan yang jujur akan membangun tingkat kepercayaan dan komitmen yang kuat antara Anda dan para karyawan. 

Karyawan yang merasa didukung oleh atasan mereka cenderung memiliki tingkat kepuasan kerja yang lebih tinggi. Lebih lanjut, perusahaan dengan budaya kerja yang mendorong kepercayaan memiliki kinerja yang hampir dua kali lebih baik dibandingkan dengan perusahaan yang kurang mengedepankan budaya kepercayaan. Tidak hanya itu, melibatkan karyawan juga dapat memberikan pandangan baru yang mungkin akan mengubah perspektif Anda terhadap jalannya proyek tersebut.

Kesimpulan

Refleksi diri membutuhkan disiplin dan waktu yang mana investasi yang ditanamkan sepadan dengan hasil yang diperoleh. Di dalam perusahaan, manajer yang mampu membangun hubungan yang kuat dengan para karyawan akan mengalami dampak positif berupa loyalitas, kepercayaan, produktivitas, dan kegembiraan yang lebih tinggi. Untuk mencapai hal tersebut, perlu menggunakan panduan pertanyaan refleksi berikut ini guna menjembatani kesenjangan yang mungkin muncul akibat perbedaan ekspektasi.

Kemampuan membuat keputusan secara sadar untuk memajukan kinerja berdasarkan rasa empati adalah faktor penentu antara mencapai keunggulan kompetitif yang sejati, suatu upaya yang melibatkan pertimbangan hati nurani, dibandingkan dengan sekadar mencapai hasil yang cepat. Tindakan-tindakan inilah yang akhirnya membedakan antara seorang manajer dan seorang pemimpin yang sejati.