Kode Akun Akuntansi (Chart of Accounts): Contoh & Cara Membuat

Pencatatan transaksi perusahaan adalah fondasi utama dari akuntansi. Namun, seringkali, masalah dalam pencatatan transaksi dapat menjadi tantangan yang signifikan bagi bisnis. 

Dalam artikel ini, akan membahas salah satu aspek kunci dari pencatatan transaksi yang sering menjadi perhatian, yaitu Chart of Account (CoA) atau Kode Akun Akuntansi. 

Mari kita lihat bagaimana masalah-masalah ini dapat mempengaruhi bisnis dan bagaimana CoA yang efektif dapat menjadi solusinya.

Apa itu Chart of Account (CoA) atau Kode Akun Akuntansi?

Kode Akun Akuntansi atau Chart of Account (CoA) adalah seperangkat kode dalam sistem akuntansi untuk mengelompokkan dan mengidentifikasi transaksi keuangan. 

CoA digunakan sebagai alat untuk melacak dan mengorganisasi semua transaksi keuangan yang terjadi dalam bisnis yang membantu kita menjaga keteraturan dalam mencatat segala hal yang terkait dengan uang dalam bisnis atau organisasi.

CoA biasanya terdiri dari nomor akun akuntansi yang menggambarkan berbagai jenis transaksi atau akun keuangan. Setiap akun memiliki nomor dan deskripsi yang unik sehingga memungkinkan kita untuk dengan cepat mengidentifikasi jenis transaksi yang terlibat. 

Misalnya, kita bisa memiliki akun dengan kode 101 untuk “Kas di Bank” dan 201 untuk “Piutang Usaha.”

Mengapa Chart of Account penting?

Chart of Account (CoA) atau Kode Akun Akuntansi sangat penting untuk bisnis karena memainkan peran penting dalam manajemen keuangan dan pelaporan keuangan. Berikut adalah beberapa tujuan utama CoA untuk bisnis:

1. Pemantauan keuangan – Memantau dan mencatat semua transaksi keuangan yang terjadi dalam organisasi secara terstruktur dan sistematis.

2. Pelaporan keuangan – Memungkinkan penyusunan laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan arus kas dengan menggunakan kode akun yang telah ditetapkan.

3. Pemisahan transaksi – Mengkategorikan transaksi ke dalam kelompok yang sesuai seperti aset, liabilitas, ekuitas, pendapatan, biaya, dan lain-lain.

4. Pemantauan kinerja – Memungkinkan organisasi untuk melacak kinerja keuangan dan operasionalnya berdasarkan jenis transaksi atau akun tertentu.

5. Pemenuhan regulasi – Memastikan bahwa organisasi mematuhi aturan dan regulasi akuntansi yang berlaku dengan mengorganisasi transaksi sesuai dengan standar akuntansi.

Syarat pembuatan Kode Akun Akuntansi

Pembuatan Kode Akun Akuntansi dalam Chart of Account (CoA) melibatkan beberapa syarat penting untuk memastikan bahwa sistem akuntansi bisnis atau organisasi berjalan dengan baik dan efisien. Berikut adalah beberapa syarat yang perlu dipertimbangkan:

1. Relevansi bisnis
   Setiap akun dalam CoA harus relevan dengan jenis bisnis atau organisasi yang sedang dijalankan. Akun-akun tersebut harus mencerminkan kegiatan keuangan yang sesuai dengan operasi perusahaan. 

2. Spesifik dan deskriptif
   Setiap akun harus memiliki deskripsi yang jelas dan spesifik sehingga orang yang melihatnya dapat dengan mudah memahami jenis transaksi atau kegiatan yang terkait dengan akun tersebut. 

3. Nomor atau kode unik
   Setiap akun harus memiliki nomor atau kode yang unik dalam CoA. Ini membantu dalam identifikasi dan pengklasifikasian yang tepat saat mencatat transaksi dan menyusun laporan keuangan. 

4. Konsistensi
   Kode akun harus konsisten dalam struktur dan formatnya. Ini membuat CoA mudah diorganisasi dan dipahami. Misalnya, aset lancar mungkin memiliki kode yang dimulai dengan “1,” sedangkan liabilitas lancar dimulai dengan “2.”

5. Struktur jenjang
   CoA seringkali memiliki struktur jenjang, di mana akun-akun lebih rinci terkait dengan akun-akun yang lebih umum. Ini memudahkan dalam melacak dan mengelompokkan transaksi dalam berbagai tingkatan.

6. Fleksibilitas
   CoA harus dapat disesuaikan dengan kebutuhan bisnis atau organisasi seiring waktu. Ini penting karena bisnis dapat berkembang atau berubah, dan akun-akun baru mungkin perlu ditambahkan atau yang lama perlu dihapus atau disesuaikan.

7. Pemenuhan regulasi
   Akun-akun dalam CoA harus mematuhi standar akuntansi yang berlaku dan peraturan yang berlaku dalam yurisdiksi bisnis tersebut. Ini penting untuk menjaga konsistensi dan kepatuhan dalam pelaporan keuangan.

8. Dokumentasi
   Seluruh CoA harus didokumentasikan dengan baik. Ini mencakup mencatat deskripsi dan tujuan setiap akun, serta bagaimana akun tersebut akan digunakan dalam pencatatan transaksi dan penyusunan laporan.

Jenis Kode Akun Akuntansi

Jenis Kode Akun Akuntansi dapat beragam, termasuk numerik, huruf, dan campuran antara numerik dan huruf. Cara penggunaan kode akun ini biasanya bergantung pada preferensi bisnis atau organisasi dan sistem akuntansi yang mereka gunakan. 

Berikut adalah penjelasan singkat mengenai jenis-jenis kode akun akuntansi ini:

1. Kode Akun Numerik

Kode akun numerik adalah kode yang terdiri dari angka-angka. Contohnya adalah kode “101” untuk “Kas di Bank.”

Biasanya, digit pertama atau beberapa digit pertama dalam kode dapat mengindikasikan jenis akun (misalnya, aset, liabilitas, pendapatan, biaya, dll.), dan digit-digit berikutnya digunakan untuk mengidentifikasi akun secara lebih spesifik.

2. Kode Akun Huruf

Kode akun huruf adalah kode yang terdiri dari huruf-huruf. Biasanya, penggunaan huruf ini lebih umum dalam CoA yang lebih kecil atau pada jenis akun yang lebih spesifik. 

Misalnya, “A101” bisa berarti “Aset: Kas di Bank,” di mana “A” adalah singkatan untuk aset.

3. Kode Akun Campuran

Kode akun campuran menggabungkan angka dan huruf dalam satu kode. Ini digunakan untuk menggambarkan informasi tambahan atau klasifikasi lebih lanjut pada akun. 

Misalnya, “101A” bisa berarti “Kas di Bank: Cabang A.” Dalam contoh ini, “101” mengidentifikasi akun sebagai aset kas, sementara “A” menunjukkan cabang tertentu.

Baca juga: Account Receivable dan Account Payable: Ciri-ciri & Perbedaan

Struktur Kode Akun Akuntansi

Struktur ini dirancang untuk membantu mengidentifikasi dan mengklasifikasikan akun-akun keuangan dalam Chart of Account (CoA). 

Berikut adalah contoh struktur umum Kode Akun Akuntansi:

1. Kategori Utama 

Kode akun biasanya dimulai dengan angka yang mewakili kategori utama akun. Ini biasanya angka-angka tunggal atau digit pertama dalam kode.

Contoh kategori utama dapat mencakup:

• Aset: Dimulai dengan “1” (misalnya, “101” untuk Kas di Bank).
• Liabilitas: Dimulai dengan “2” (misalnya, “201” untuk Utang Usaha).
• Ekuitas: Dimulai dengan “3” (misalnya, “301” untuk Modal Pemilik).
• Pendapatan: Dimulai dengan “4” (misalnya, “401” untuk Pendapatan Penjualan).
• Biaya dan Beban: Dimulai dengan “5” (misalnya, “501” untuk Biaya Gaji Karyawan).

2. Sub-Kategori (Opsional)

Dalam beberapa kasus, Anda dapat menggunakan digit kedua untuk mengklasifikasikan sub-kategori atau jenis akun dalam kategori utama tersebut. Ini dapat membantu dalam pemahaman lebih rinci.

Misalnya, dalam kategori “Biaya dan Beban,” digit kedua dapat digunakan untuk mengidentifikasi sub-kategori seperti “Biaya Gaji” (misalnya, “502” untuk Biaya Gaji Karyawan) atau “Biaya Sewa” (misalnya, “503” untuk Biaya Sewa Kantor).

Cara membuat Kode Akun Akuntansi

Membuat Kode Akun Akuntansi melibatkan serangkaian langkah untuk mengorganisasi dan mengidentifikasi akun-akun keuangan dalam Chart of Account (CoA). 

Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat Kode Akun Akuntansi:

1. Identifikasi kebutuhan bisnis
   Langkah pertama adalah memahami jenis bisnis atau organisasi Anda, serta kebutuhan akuntansi yang spesifik. Identifikasikan jenis akun yang akan Anda butuhkan, seperti akun aset, liabilitas, pendapatan, biaya, dan lain-lain.
2. Penomoran awal 
   Tentukan pola atau aturan penomoran awal untuk CoA Anda. Misalnya, Anda bisa memutuskan bahwa semua akun aset akan dimulai dengan digit “1,” akun liabilitas dengan digit “2,” dan seterusnya. Ini memberikan struktur yang jelas pada CoA.
3. Deskripsi akun 
   Setiap akun harus memiliki deskripsi yang jelas dan deskriptif untuk menjelaskan jenis transaksi atau kegiatan yang terkait dengan akun tersebut. Misalnya, “101” bisa berarti “Kas di Bank.”
4. Pemisahan akun
   Kategorikan akun-akun sesuai dengan jenisnya, seperti aset, liabilitas, ekuitas, pendapatan, biaya, dan lain-lain. Pemisahan ini membantu dalam mengelompokkan transaksi yang relevan.
5. Struktur jenjang
   Jika perlu, buat struktur hirarkis di dalam CoA Anda. Ini berarti akun-akun yang lebih rinci terkait dengan akun-akun yang lebih umum.  Misalnya, “101” (Kas di Bank) dapat menjadi akun yang lebih umum, sementara “101.1” (Kas di Bank: Cabang A) dan “101.2” (Kas di Bank: Cabang B) adalah akun yang lebih rinci.
6. Nomor unik
   Pastikan setiap akun memiliki nomor atau kode yang unik dalam CoA Anda. Ini penting untuk menghindari duplikasi dan memudahkan identifikasi.
7. Dokumentasi
   Dokumentasikan CoA Anda dengan baik. Buat catatan yang menjelaskan tujuan dan penggunaan masing-masing akun dalam CoA. Ini akan membantu orang lain yang terlibat dalam proses akuntansi untuk memahami penggunaan CoA dengan benar.
8. Konsistensi
   Pertahankan konsistensi dalam seluruh CoA Anda. Pastikan setiap akun mematuhi pola dan aturan yang telah ditetapkan, dan jangan mengubah kode akun secara sembarangan tanpa dokumentasi dan persetujuan yang tepat.
9. Pemeliharaan berkala
   Lakukan pemeliharaan berkala pada CoA Anda. Bisnis Anda mungkin berkembang atau berubah seiring waktu, sehingga mungkin perlu menambahkan akun baru atau menghapus yang tidak lagi relevan.
10. Pemahaman tim akuntansi
    Pastikan bahwa tim akuntansi atau mereka yang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi memahami CoA dengan baik. Mereka harus tahu bagaimana menggunakan kode akun dengan benar dalam pencatatan dan pelaporan.

Contoh Chart of Account (CoA)

Berikut contoh Chart of Account (CoA) pada perusahaan jasa dan dagang:

Kode akun akuntansi perusahaan jasa

Berikut contoh Kode Akun Akuntansi yang bisa terjadi di perusahaan jasa:

Kode akun akuntansi perusahaan dagang

Berikut Kode Akun Akuntansi yang bisa terjadi di perusahaan dagang:

Kesimpulan

Dalam dunia akuntansi, Chart of Account (CoA) atau Kode Akun Akuntansi adalah fondasi yang sangat penting. Ini adalah alat yang memungkinkan bisnis dan organisasi untuk melacak, mengelompokkan, dan melaporkan transaksi keuangan dengan akurat dan efisien. 

Dengan struktur yang tepat, CoA memudahkan pemahaman keuangan, pengambilan keputusan, pemantauan kinerja, dan pemenuhan regulasi. Dengan penggunaan yang baik, bisnis dapat menghasilkan laporan keuangan yang akurat. 

Pada kasus bisnis yang semakin tumbuh pesat, CoA akan lebih beragam dan kompleks. Mengelola CoA bukan hal yang mudah, namun di era digital saat ini hadir software akuntansi yang membantu pengelolaan CoA dan proses akuntansi. 

Software Akuntansi Impact salah satu produk perangkat lunak akuntansi yang telah terbukti memberikan solusi terkait CoA yang sangat membantu bagi bisnis. Dengan fitur Dengan otomatisasi yang canggih, CoA dapat dibangun sesuai kebutuhan bisnis Anda dengan cepat dan akurat.