Komunikasi Kerja Remote: 3 Faktor yang Mendorong Kesuksesan

Pasca pandemi Covid-19, pergeseran menuju lingkungan kerja remote atau kerja daring semakin merata dan tampaknya akan berlangsung dalam jangka panjang. Meskipun demikian, seperti yang telah dipelajari oleh berbagai organisasi, mengelola alur komunikasi di antara tim yang berjauhan memiliki tantangan tersendiri.

Penelitian terbaru telah menghasilkan wawasan yang dapat berkontribusi pada keberhasilan pengaturan kerja jarak jauh ini. Wawasan-wawasan tersebut mengemukakan tentang konsep “ledakan informasi,” keragaman informasi, serta sinkronisasi fisiologis sebagai elemen-elemen penting yang mampu memfasilitasi kesuksesan dalam lingkungan kerja jarak jauh. 

Dengan fokus pada faktor-faktor tersebut, dapat tercipta lingkungan yang merangsang kreativitas, mengalirkan proses kerja, mengurangi stres akibat tugas-tugas jamak, dan meningkatkan kinerja keseluruhan dari tim.

Baca juga: Meningkatnya Ketegangan dalam Remote Work

3 faktor kesuksesan dalam komunikasi kerja remote

Dalam mengoptimalkan komunikasi kerja daring, terdapat empat faktor utama yang dapat menjadi jembatan untuk meraih kesuksesan. Faktor-faktor ini tidak hanya memungkinkan alur komunikasi yang lancar, tetapi juga memberikan sumbangan signifikan pada produktivitas dan kolaborasi tim. Mari kita eksplorasi ketiga faktor kesuksesan ini:

1. Komunikasi dalam bentuk “ledakan”

Komunikasi manusia secara alami mengalami pola yang naik-turun, dimana periode intensitas tinggi diikuti oleh periode ketenangan. Sebuah penelitian mengindikasikan bahwa pola komunikasi yang cepat seperti ini, dengan jeda-jeda hening yang lebih panjang, menjadi ciri khas tim yang sukses. 

Saat periode hening ini terjadi, anggota tim seringkali tenggelam dalam proses perenungan dan pengembangan ide. Inilah tahap yang mendasar untuk menciptakan langkah-langkah berikutnya dalam proyek atau solusi untuk tantangan kelompok. Di sisi lain, momen komunikasi yang intens membantu memusatkan energi, merangsang pertukaran ide, dan mencapai resolusi pada pertanyaan-pertanyaan krusial. Hasilnya, anggota tim mampu beralih dengan lancar ke tantangan berikutnya.

Agar mampu menjalani komunikasi seperti ini, anggota tim harus menghindari memandang komunikasi melalui pesan seperti email atau SMS sebagai sesuatu yang asinkron, di mana setiap individu hanya mengirim pesan sesuai keinginan mereka. Sebaliknya, mereka perlu menyesuaikan jadwal kerja mereka dan berkomunikasi dalam jendela waktu singkat di mana semua pihak bisa merespons dengan cepat dan penuh konsentrasi. Inilah langkah menuju hasil kerja yang lebih produktif.

Untuk mewujudkan komunikasi ini, anggota tim perlu menemukan waktu fokus meskipun tantangan seperti pengasuhan anak atau akses terbatas ke ruang kerja. Beberapa tim berhasil dengan jadwal fleksibel, biasanya di awal atau akhir hari. Meskipun koordinasi sulit dan menimbulkan stres, mencari waktu tepat untuk komunikasi bersama dapat meredakan hambatan kerja jarak jauh.

Bagaimana sebaiknya seorang manajer menciptakan lingkungan yang mendorong peningkatan aktivitas? Salah satu pendekatan tradisional adalah dengan mengatur jadwal rapat pada saat yang disepakati, lalu berkomunikasi secara berulang selama periode tersebut. Namun, dalam era teknologi saat ini, ada metode yang lebih canggih untuk mengoptimalkan sinergi dan produktivitas tim.

Dalam upaya memfasilitasi interaksi yang lebih alami, manajer dapat memanfaatkan teknologi modern. Ini bisa dimulai dengan memungkinkan anggota tim memberikan sinyal kapan mereka sedang sibuk atau tersedia selama jam kerja. Teknologi kalender dapat membantu anggota tim melihat kapan rekan mereka sudah terjadwal untuk rapat sehingga mereka dapat menghindari mengganggu saat-saat penting.

Teknologi memantau pola aktivitas dalam dokumen atau situs terkait pekerjaan untuk menentukan waktu tepat gangguan. Pendekatan baru dengan alat “Minglr” memungkinkan obrolan video spontan tanpa jadwal rapat, mendorong kolaborasi lancar tanpa hambatan.

Manajer dapat mengatur waktu khusus untuk “pekerjaan mendalam” dan interaksi yang cepat. Ini mempertahankan pertukaran ide tanpa mengganggu fokus tugas. Untuk lingkungan produktif, manajer perlu menggabungkan cara konvensional dengan teknologi saat ini, memungkinkan tim bekerja efisien dan berkualitas tinggi tanpa mengorbankan fokus dan kualitas.

Penelitian menunjukkan kelompok dengan koordinasi alami cenderung masuk dalam pola ini. Mendorong perilaku tersebut hasilnya lebih baik daripada menggunakan kewajiban. 

Contohnya, jika anggota tim tahu mereka responsif satu sama lain pada waktu tertentu, sebaiknya sesuaikan jadwal untuk fokus kerja bersama pada waktu tersebut agar tugas terselesaikan efisien. Manajer dan tim perlu bersinergi temukan metode baru untuk tingkatkan kesadaran dan memperkuat isyarat tersebut, agar semua tahu kapan rekan-rekan tersedia.

Pentingnya dalam situasi ini adalah untuk tidak terlalu khawatir tentang merangsang kreativitas dan membangun hubungan seperti yang terjadi dalam interaksi santai di dunia fisik. Yang lebih utama adalah memusatkan perhatian pada kemudahan fasilitasi komunikasi yang cepat dan efektif.

2. Mengoptimalkan keragaman informasi

Keragaman informasi yang kami komunikasikan memiliki peranan yang sangat penting dalam memfasilitasi komunikasi yang efektif. Dalam konteks tim, keberagaman juga memegang peranan krusial. Hal ini karena keberagaman dalam tim dapat mendorong pertukaran informasi yang beragam, yang pada akhirnya dapat meningkatkan kinerja tim secara keseluruhan.

Penelitian dari Academy of Management menunjukkan bahwa dalam setiap komunikasi, sebaiknya difokuskan pada sekumpulan topik yang terbatas. Pendekatan ini akan menghasilkan keragaman informasi yang lebih besar dalam seluruh pesan. Mengirimkan informasi dalam potongan-potongan kecil akan membantu menjaga fokus pikiran dan meningkatkan kejelasan komunikasi. 

Apakah Anda pernah mengalami situasi di mana Anda harus mengelola banyak email dari rekan tim yang membahas beragam topik? Dalam situasi semacam itu, ada risiko besar untuk tersesat dalam mencari informasi atau bahkan kehilangan fokus pada topik yang sedang diutamakan.

Untuk mengoptimalkan keragaman informasi, disarankan agar setiap pesan difokuskan pada satu topik secara spesifik. Sebagai contoh, sebaiknya mengirimkan tiga email terpisah jika ingin membahas tiga topik yang berbeda, daripada menggabungkannya dalam satu email panjang. 

Semakin sedikit jumlah ide yang dibahas dalam satu pesan, semakin mudah untuk menjelajahi topik secara mendalam dan memungkinkan adanya pertukaran pendapat yang lebih efektif.

Meskipun demikian, temuan dari penelitian tersebut menunjukkan adanya keseimbangan antara keragaman informasi dan risiko meledaknya komunikasi. Keberagaman informasi menjadi sangat berharga ketika situasi komunikasi masih terkendali dan tidak berlebihan. Begitu pula sebaliknya, ketika komunikasi menjadi terlalu kompleks dan berlebihan, keberagaman informasi bisa menjadi tantangan tersendiri.

Baca juga: Taktik Komunikasi Bisnis Pemimpin Top: 4 Pelajaran Penting

3. Sinkronisasi yang lebih baik

Sinkronisasi fisiologis memiliki peran penting dalam efektivitas komunikasi. Association for Computing Machinery (ACM) menyarankan bahwa konferensi video tidak selalu mendukung komunikasi yang efektif. Meskipun terkesan kontraintuitif, kenyataannya konferensi video dapat mengganggu isyarat non-verbal yang berkontribusi pada kolaborasi dan kecerdasan kolektif.

Ketika berinteraksi langsung, sinkronisasi visual, terutama ekspresi wajah, bersatu dengan sinkronisasi vokal, menghasilkan komunikasi antarpribadi yang harmonis. Ini membantu menentukan waktu yang tepat untuk berbicara tanpa menyela, serta memungkinkan kelompok memahami kesepakatan kolektif terhadap suatu solusi.

Dalam penelitian komunikasi jarak jauh, ditemukan bahwa ketidakadaan isyarat visual, seperti pada panggilan audio saja, sebenarnya meningkatkan kesetaraan waktu berbicara dan berdampak positif pada kecerdasan kolektif. Penelitian tersebut menambahkan video pada panggilan semacam itu mengurangi kesetaraan waktu berbicara dan juga kecerdasan kolektif. Dalam banyak situasi, ini berarti panggilan audio saja lebih efektif.

Poin inti dari temuan ini sangat sederhana, namun mengejutkan: Seringkali lebih bijaksana untuk memberi prioritas pada audio ketimbang video. Percakapan berfokus pada tugas umumnya lebih baik melalui audio, di mana peserta bersama-sama fokus pada dokumen atau papan tulis yang mencerminkan pekerjaan mereka.

Namun, percakapan yang melibatkan nuansa emosional cenderung berbeda. Isyarat visual sangat berperan dalam situasi semacam itu. Tetap ada ruang dan waktu untuk interaksi spontan, terutama dalam lingkup yang lebih santai, selama konektivitas video yang lancar dan handal tersedia. Saat ini, tim dapat melakukan sinkronisasi melalui ekspresi wajah dan suara untuk menyampaikan kualitas manusiawi seperti perhatian dan empati secara bersama-sama.

Kesimpulan

Penelitian mengenai komunikasi yang efektif dalam tim yang beroperasi secara jarak jauh telah dimulai bertahun-tahun sebelum pandemi. Wawasan yang kami peroleh dari penelitian ini memiliki relevansi yang tidak terbatas pada kapan dan bagaimana kami akan kembali ke lingkungan kantor. 

Setiap kali sebuah tim dipisahkan secara fisik dalam konteks kerja, tugas manajerial melibatkan pengembangan komunikasi yang cermat, pendorong bagi keragaman informasi, penciptaan periode kerja yang dalam tanpa adanya gangguan, serta penyesuaian penggunaan teknologi audio dan video untuk memenuhi kebutuhan interaksi yang spesifik.

Praktik-praktik seperti ini memiliki peran penting dalam meningkatkan kinerja tim yang beroperasi secara jarak jauh, terutama dalam era normal baru yang sedang kita alami saat ini.