Apa itu Migrasi Data? Jenis, Proses & Best Practices-nya

Data menjadi aset penting bagi perusahaan karena mendukung pengambilan keputusan, meningkatkan efisiensi, dan mendorong pertumbuhan bisnis. Jumlah data global mencapai sekitar 44 zettabytes pada 2020. Jumlah ini diperkirakan akan meningkat menjadi lebih dari 200 zettabytes pada 2025, dengan 463 exabytes data tercipta setiap hari.

Namun, dengan meningkatnya volume data, migrasi data semakin kompleks. Hal ini pun dapat memicu masalah seperti ketidakakuratan, redundansi, dan risiko keamanan. Oleh karena itu, perusahaan perlu menerapkan migrasi data yang terencana dengan baik.

Apa itu migrasi data?

Migrasi data adalah proses pemindahan data dari satu tempat, format, atau sistem ke yang lain. Tujuan migrasi adalah memastikan data bisa dipindahkan dengan aman dan akurat, sehingga perusahaan dapat terus menggunakannya di sistem baru.

Data migration kini sering dilakukan saat perusahaan beralih dari infrastruktur lokal ke penyimpanan dan aplikasi berbasis cloud untuk meningkatkan efisiensi atau melakukan transformasi bisnis.

Mengapa migrasi data penting bagi perusahaan?

1. Sistem yang Lebih Efisien

Migrasi data membantu perusahaan memindahkan informasi dari sistem lama ke sistem baru dengan lebih cepat dan efisien. Teknologi terbaru memungkinkan pengolahan data yang lebih optimal, sehingga meningkatkan kecepatan akses serta kinerja sistem secara keseluruhan.

2. Meningkatkan Skalabilitas

Memindahkan data ke platform atau sistem baru memungkinkan perusahaan menyesuaikan kapasitas penyimpanan dan kinerja sesuai kebutuhan. Skalabilitas ini sangat penting untuk mendukung pertumbuhan bisnis, terutama bagi perusahaan yang terus berkembang dan menghasilkan lebih banyak data.

3. Keamanan Data yang Lebih Baik

Pemindahan data ke sistem yang lebih modern dapat meningkatkan keamanan data. Sistem baru sering dilengkapi dengan protokol keamanan canggih yang melindungi data dari ancaman siber, kehilangan, dan kerusakan.

4. Mengurangi TCO

Migrasi data ke cloud dapat menghemat biaya dan mendukung transformasi digital. Meskipun biaya awal lebih tinggi, pengelolaan yang efisien dapat menghasilkan keuntungan jangka panjang. Menurut Gartner, software Infrastructure-as-a-Service (IaaS) dapat mengurangi biaya hingga 55% dibandingkan on-premise. 

5. Memudahkan Manajemen Infrastruktur

Dengan sistem modern yang terintegrasi, manajemen infrastruktur jadi lebih mudah dan efisien. Perusahaan dapat memantau dan mengelola data dengan lebih baik, sehingga meningkatkan produktivitas tim IT dan mempermudah pengambilan keputusan.

Berbagai jenis migrasi data

1. Storage migration

Storage migration adalah proses memindahkan data dari lokasi penyimpanan yang sudah ada ke yang baru. Tujuannya adalah untuk mengadopsi teknologi yang lebih modern agar dapat mengelola data dengan biaya yang lebih efisien dan kecepatan yang lebih tinggi.

Selama proses ini, data biasanya tidak mengalami perubahan. Dengan migrasi penyimpanan, organisasi dapat meningkatkan kapasitas dan performa sistem mereka.

2. Database migration

Migrasi basis data adalah pemindahan data dari satu vendor basis data ke vendor lain atau peningkatan perangkat lunak basis data ke versi terbaru. Format data dapat berbeda antara vendor, sehingga transformasi mungkin diperlukan.

Perubahan dalam teknologi basis data seharusnya tidak memengaruhi lapisan aplikasi. Namun, penting untuk mengujinya agar semuanya berjalan dengan baik.

3. Cloud migration

Cloud migration adalah pemindahan data, aplikasi, atau elemen bisnis ke lingkungan komputasi cloud, seperti cloud data warehouse. Proses ini dapat dilakukan dari pusat data lokal ke cloud publik atau antar cloud platform.

4. Business process migration

Migrasi proses bisnis adalah pemindahan basis data dan aplikasi yang menyimpan informasi tentang pelanggan, produk, dan operasi. Selama proses ini, data sering perlu diubah untuk cocok dengan model data yang baru.

Proyek migrasi biasanya dipicu oleh reorganisasi, merger, atau akuisisi perusahaan. Langkah-langkah ini penting untuk memastikan kelancaran operasional dan integrasi sistem.

5. Data center migration

Data center migration atau migrasi pusat data mengacu pada pemindahan infrastruktur pusat data ke lokasi baru atau transfer data dari peralatan lama ke peralatan baru di lokasi yang sama. Pusat data berperan sebagai tempat penyimpanan dan pengelolaan aplikasi penting organisasi, yang mencakup server, router, sakelar, komputer, perangkat penyimpanan, dan peralatan terkait lainnya.

Proses migrasi data yang efektif

1. Perencanaan (Planning)

Tahap pertama dalam proses migrasi data adalah perencanaan yang matang. Tahap ini meliputi pemetaan data yang ada, menentukan tujuan migrasi, dan merancang strategi untuk mencapainya.

Pada fase ini, beberapa langkah penting yang harus dilakukan adalah:

• Mengidentifikasi Data: Tentukan data yang akan dipindahkan, termasuk data yang perlu dibersihkan atau diarsipkan.
• Membersihkan Data: Lakukan pembersihan untuk menghapus data yang tidak relevan, duplikat, atau berkualitas buruk. Pembersihan ini penting agar hanya data berkualitas tinggi yang dipindahkan ke sistem baru, meningkatkan efisiensi dan akurasi.
• Menentukan Jadwal: Buat timeline yang jelas untuk setiap tahap migrasi, termasuk waktu mulai dan selesai.
• Melibatkan Stakeholders: Komunikasikan rencana kepada semua pihak terkait, seperti tim IT, manajemen, dan pengguna akhir, untuk memastikan pemahaman dan dukungan.
• Membuat Rencana Cadangan: Susun strategi pemulihan untuk mengatasi masalah yang mungkin terjadi selama migrasi, seperti kehilangan data atau downtime.

2. Ekstraksi data dari sistem lama

Setelah rencana siap, langkah selanjutnya adalah mengekstrak data dari sistem sumber. Proses ini dilakukan dengan hati-hati agar data tidak rusak atau hilang.

• Pastikan backup data dilakukan sebelum ekstraksi.
• Gunakan alat migrasi yang tepat agar data bisa ditarik sesuai format aslinya.
• Lakukan pemantauan saat ekstraksi untuk mengurangi risiko kesalahan.

3. Transformasi & pembersihan data

Data yang sudah diekstrak perlu diproses lebih lanjut agar sesuai dengan kebutuhan sistem baru.

• Membersihkan data dari duplikasi, data usang, atau kualitas buruk.
• Menyesuaikan format data dengan struktur sistem tujuan.
• Normalisasi data jika diperlukan agar konsisten dan mudah diolah.

4. Transfer ke sistem baru

Pada tahap ini, data dipindahkan dari sistem lama ke sistem baru.

• Transfer bisa dilakukan secara bertahap (incremental) atau sekali penuh (full migration) sesuai volume data.
• Pantau proses transfer secara real-time untuk memastikan kelancaran.
• Jika ada kendala, lakukan penyesuaian segera agar migrasi tidak berhenti di tengah jalan.

5. Validasi & uji hasil migrasi

Setelah transfer data selesai, langkah penting berikutnya adalah validasi. Tahap ini memastikan bahwa data yang dipindahkan akurat, lengkap, dan dapat diakses di sistem baru.

Proses validasi meliputi:

• Pemeriksaan Integritas Data: Memastikan tidak ada data yang hilang atau rusak. Proses ini dilakukan dengan membandingkan jumlah catatan dan memverifikasi checksum data.
• Uji Fungsionalitas: Menguji sistem baru untuk memastikan semua fungsi berjalan dengan baik. Pastikan data dapat diakses dan digunakan dengan benar.
• Melibatkan Pengguna Akhir: Meminta masukan dari pengguna untuk memastikan mereka dapat bekerja dengan data baru tanpa masalah.
• Decommissioning: Setelah validasi selesai, proses decommissioning sistem lama dilakukan. Proses ini melibatkan penonaktifan dan penghapusan data dari sistem lama secara aman, termasuk menghapus data sensitif secara permanen untuk mencegah kebocoran informasi.

4. Monitoring & pemeliharaan berkelanjutan

Tahap terakhir dalam proses migrasi data adalah pemantauan pasca-migrasi. Setelah migrasi selesai, penting untuk terus memantau sistem baru agar semuanya berjalan lancar.

Langkah-langkah yang diambil dalam tahap ini meliputi:

• Pemantauan Kinerja: Mengawasi kinerja sistem dan data baru untuk memastikan tidak ada masalah setelah migrasi.
• Dukungan Pengguna: Memberikan dukungan kepada pengguna agar mereka dapat beradaptasi dengan sistem baru dan menyelesaikan masalah yang mungkin muncul.
• Evaluasi dan Perbaikan: Melakukan evaluasi menyeluruh terhadap proses migrasi untuk mengidentifikasi area yang dapat diperbaiki untuk migrasi di masa depan.

Tantangan & Risiko Migrasi Data

1. Keamanan data

Salah satu risiko terbesar dalam migrasi data adalah kebocoran atau kehilangan data. Jika proses tidak disertai dengan enkripsi yang tepat, sistem keamanan yang memadai, dan backup yang kuat, data sensitif bisa terekspos atau hilang. Hal ini tidak hanya merugikan secara operasional, tetapi juga dapat menimbulkan masalah hukum dan reputasi bagi perusahaan.

2. Waktu & biaya migrasi

Migrasi yang dilakukan tanpa perencanaan waktu yang tepat dapat mengganggu operasional bisnis, terutama bila dilakukan di periode sibuk. Selain itu, biaya migrasi bisa membengkak jika ada penundaan, kesalahan teknis, atau kebutuhan tambahan sumber daya. Oleh karena itu, pemilihan waktu yang tepat dan anggaran yang jelas sangat penting untuk menghindari kerugian.

3. Risiko downtime operasional

Kurangnya komunikasi dan keterlibatan stakeholders sering menyebabkan proses migrasi tidak sesuai dengan kebutuhan bisnis. Akibatnya, sistem bisa mengalami downtime yang berkepanjangan atau tidak bisa digunakan sebagaimana mestinya. Risiko ini dapat berdampak langsung pada produktivitas dan pelayanan kepada pelanggan.

4. Perbedaan format & struktur data

Salah satu tantangan teknis utama adalah perbedaan format atau struktur data antara sistem lama dan sistem baru. Jika data tidak dibersihkan atau dinormalisasi terlebih dahulu, informasi yang tidak relevan, duplikat, atau rusak bisa terbawa ke sistem baru. Hal ini mengurangi kualitas data dan menyulitkan pengguna dalam memanfaatkannya.

5. Kegagalan sistem baru

Menggunakan software yang tidak sesuai atau tim yang kurang terlatih dapat menyebabkan sistem baru tidak berjalan optimal. Kegagalan ini bisa berupa bug, error, hingga tidak berfungsinya sistem secara menyeluruh. Untuk mengurangi risiko, organisasi perlu memastikan penggunaan tools yang tepat serta dukungan dari tim ahli yang berpengalaman.

Best Practices dalam Migrasi Data

1. Selalu siapkan backup sebelum migrasi

Sebelum memulai migrasi data, pastikan selalu membuat salinan cadangan. Backup berfungsi sebagai pengaman jika terjadi kesalahan atau kegagalan dalam proses.

• Simpan backup di beberapa lokasi, misalnya server lokal dan cloud.
• Lakukan verifikasi agar backup benar-benar dapat dipulihkan.
  Dengan adanya backup, risiko kehilangan data yang bisa menimbulkan kerugian bisnis dapat diminimalkan.

2. Libatkan key stakeholders & tim khusus

Migrasi data bukan hanya tugas tim IT, tetapi memerlukan kolaborasi berbagai pihak.

• Bentuk tim khusus yang berisi ahli IT, administrator database, spesialis infrastruktur, dan manajer bisnis.
• Libatkan stakeholders seperti pengguna akhir agar kebutuhan operasional tetap terpenuhi.
  Dengan melibatkan pihak yang tepat, koordinasi lebih lancar dan potensi kesalahan bisa dikurangi.

3. Dokumentasikan setiap tahap dengan rapi

Dokumentasi penting untuk menjaga transparansi dan memudahkan evaluasi.

• Catat setiap langkah migrasi, termasuk konfigurasi, masalah yang muncul, dan cara penyelesaiannya.
• Simpan dokumentasi agar bisa dijadikan acuan pada migrasi berikutnya atau saat troubleshooting.
  Pendekatan ini membantu menjaga konsistensi dan meningkatkan akuntabilitas tim.

4. Uji data secara bertahap (testing & pilot run)

Jangan menunggu hingga akhir migrasi untuk melakukan pengujian.

• Lakukan testing di setiap tahap migrasi untuk mendeteksi masalah lebih awal.
• Uji validasi, performa, dan kompatibilitas sistem agar data tetap akurat dan mudah diakses.
• Pertimbangkan pilot run (uji coba terbatas) sebelum migrasi penuh.
  Dengan cara ini, potensi error bisa diminimalkan sebelum migrasi berskala besar dilakukan.

5. Gunakan alat migrasi yang tepat

Pemilihan tools yang sesuai sangat berpengaruh pada keberhasilan migrasi.

• Pilih software migrasi yang mendukung jenis data dan sistem tujuan.
• Pertimbangkan fitur seperti otomatisasi, enkripsi, dan monitoring real-time.
  Alat yang tepat akan mempercepat proses, meningkatkan akurasi, dan mengurangi risiko kegagalan.

6. Lakukan evaluasi pasca-migrasi

Setelah migrasi selesai, lakukan evaluasi menyeluruh.

• Tinjau performa sistem baru dan pastikan semua data berfungsi dengan baik.
• Kumpulkan feedback dari pengguna akhir untuk mengetahui kendala di lapangan.
• Identifikasi area yang bisa diperbaiki untuk migrasi di masa depan.
  Evaluasi ini membantu organisasi terus meningkatkan proses migrasi agar lebih efisien.

Kesimpulan

Migrasi data adalah proses kompleks yang melibatkan volume data besar atau sistem kritis bagi operasional bisnis. Meskipun menantang, migrasi data yang berhasil menawarkan manfaat signifikan, seperti sistem yang lebih efisien dan pengelolaan data yang lebih aman.

Dengan migrasi yang tepat, perusahaan dapat meningkatkan produktivitas dan mengurangi biaya operasional jangka panjang. Jika Anda memerlukan bantuan dalam proses ini, jangan ragu untuk menghubungi kami; kami siap memberikan solusi dan strategi yang aman untuk kebutuhan bisnis Anda.