Purchase

User

Administrator

Orders

1

Membuat Purchase Quotation dan mengirim via email

✔

✔

2

Melihat history keseluruhan pengiriman Purchase Quotation

✔

✔

3

Membuat Purchase Orders

✔

✔

4

Membuat Draft Vendor Bill

✔

✔

5

Melihat history keseluruhan Purchase Orders

✔

✔

6

Mengajukan Purchase Agreement, melakukan validasi hingga menutupnya

✔

✔

7

Melihat history keseluruhan pengajuan Purchase Agreement

✔

✔

8

Melihat history keseluruhan Request for Quotation

✔

✔

9

Mendaftarkan dan melihat daftar vendor

✔

✔

Reporting

1

Melihat analisa pembelian (Purchase Analysis)

✔

Configuration

1

Membuat tipe perjanjian pembelian (Purchase Agreement Types)

✔

2

Melihat daftar dari tipe perjanjian pembelian (Purchase Agreement Types)

✔

User

Administrator

Action Button

1

Edit Vendor Price List

✔

2

Action Button delete, share, duplicate pada RFQ

✔

✔

3

Print RFQ dan Purchase Order

✔

✔

4

Confirm Purchase Order (Harus mendapatkan akses modul sales  dengan akses minimum Sales: Own Documents)

✔

✔

5

Melihat Purchase Report

✔

6

Lock Purchase Order

✔

✔

7

Unlock dan Mengedit Purchase Order yang sudah di lock

✔

8

Melihat dan menambahkan produk & produk varian

✔

Extra Rights

1

Administration: Settings – untuk akses menu Purchase > Configuration > Settings;  Secara otomatis mendapatkan akses terbatas pada modul General Settings juga)

Apabila diberikan akses

2

Contact Creation – membuat kontak pemasok baru

Hanya untuk pengguna modul Purchase yang diberikan akses terkait

3

Contact Access – mendapatkan akses ke menu Contact untuk melihat daftar pelanggan dan pemasok

4

Show Cost – melihat Cost pada master data produk

5

Inventory Accounting – akses ke modul Inventory untuk membentuk / sunting landed costs, master data product dan product category

Purchase → Configuration → Settings

Purchase Order Approval

Aktifkan apabila Purchase Order di atas nominal tertentu memerlukan persetujuan dari user Purchase: Administrator sebelum dikonfirmasi

Warnings

Aktifkan apabila perlu munculkan informasi atau blocking terkait produk atau vendor tertentu

Lock Confirmed Orders

Kunci Purchase Orders yang sudah dikonfirmasi supaya tidak dapat diubah. Hanya user Purchase: Administrator yang dapat melakukan unlock.

Purchase Agreements

Anda dapat mendaftarkan Blanket Agreements ataupun melakukan Proses Tender dengan mengaktifkan fitur ini

Inventory → Master Data → Products

Deliver To

Menentukan jenis operasi penerimaan barang masuk

Drop Ship Address

Alamat customer untuk pengantaran langsung dari lokasi vendor

Purchase → Configuration → Vendor Pricelists

Vendor

Nama Vendor

Vendor Product Name dan Code

Nama produk dan kode produk pemasok apabila berbeda dengan penamaan produk oleh perusahaan. Tampilan pada Purchase Order akan mengikuti penamaan yang dapat dimengerti oleh pemasok.

Product dan Product Variant

Harga tersebut berlaku untuk produk dan produk varian apa

Delivery Lead Time

Waktu yang diperlukan dari pemesanan dikonfirmasi sampai penerimaan barang. Aturan ini akan terlihat sebagai tanggal ekspektasi penerimaan barang pada:

1. Date Req. pada print out Purchase Order

2. Scheduled Date pada Receiving Form

Quantity

Kuantitas dari produk

Price

Harga per satuan produk

Validity

Periode berlakunya harga (apabila tidak ada periode, bisa dikosongkan).

Apabila Anda mendaftarkan produk yang sama dua kali dengan periode yang overlapping, maka default harga pada Purchase Order akan mengambil informasi dari pendaftaran harga yang lebih awal terbentuk.

Purchase → Configuration → Purchase Agreement Types

Agreement Type

Nama dari tipe perjanjian

Agreement Selection Type

Select only one RFQ (exclusive) – Satu dokumen hanya bisa membuat satu RFQ

Select multiple RFQ – Satu dokumen  dapat membuat beberapa RFQ

Pilih Select Multiple RFQ untuk keperluan tender maupun blanket agreement yang membutuhkan pembuatan RFQ beberapa kali dalam satu periode.

Lines

Use lines of agreement – Secara otomatis produk yang didaftarkan pada dokumen akan terbentuk pada RFQ

Do not create RFQ line automatically – Produk perlu diisi secara manual ketika pembuatan RFQ

Quantities

Use quantities of agreement – Secara otomatis kuantitas yang akan dipesan terisi secara otomatis pada RFQ

Set quantities manually – Kuantitas produk yang akan dipesan diisi secara manual ketika pembuatan RFQ