Software Retail: Panduan Pemilihan dan 5 Manfaatnya

Overview

Dalam era retail yang dinamis dan cepat ini, usaha kecil tidak boleh mengesampingkan peran teknologi. Retailer perlu bijaksana dalam mengintegrasikan teknologi ke dalam operasional mereka agar dapat tumbuh dalam lanskap yang selalu berubah dan bersaing dengan efektif dalam persaingan.

Panduan ini mengulas peran krusial software retail, menyoroti sistem Point of Sale (POS) yang mudah digunakan, analitik, dan platform e-commerce. Anda akan menemukan bagaimana penggunaan teknologi ini dapat secara efisien menyederhanakan operasional, meningkatkan customer experience, dan mendorong pertumbuhan bisnis retail secara menyeluruh.

Pentingnya penggunaan software retail

Memudahkan operasi toko

Mengotomatiskan tugas-tugas seperti pelacakan inventaris, pemrosesan pesanan, dan entri data merupakan metode praktis untuk meningkatkan efisiensi dalam operasi retail Anda. Dengan mengotomatiskan proses-proses ini, tim Anda dapat lebih berfokus pada aktivitas strategis dan memusatkan perhatian pada pelanggan, sehingga secara keseluruhan meningkatkan efisiensi bisnis.

Membantu menangani masalah supply chain

Kehabisan stok memiliki potensi untuk menyebabkan kerugian yang signifikan bagi pengecer, buktinya berdampak negatif pada toko-toko di AS dan Kanada dengan estimasi mencapai $350 miliar per tahun. Untuk menghindari potensi kerugian ini, penggunaan software manajemen inventaris menjadi suatu keharusan.

Dengan menggunakan software toko retail, Anda dapat dengan mudah memantau tren penjualan, mengidentifikasi produk terlaris, dan membuat keputusan penyetokan ulang yang cerdas. Perangkat lunak manajemen inventaris tidak hanya menyederhanakan proses supply chain, tetapi juga mengurangi waktu dan biaya operasional secara efektif.

Membuat keputusan berdasarkan data

Software retail berfungsi mengumpulkan informasi dari berbagai sumber, memberikan wawasan berharga tentang perilaku pelanggan, tren penjualan, dan kinerja operasional. Dengan menggunakan data historis dan real-time, pengecer dapat membuat keputusan yang tepat, mengantisipasi tren pasar, dan merencanakan masa depan secara strategis.

Meningkatkan pengalaman pelanggan

Software retail yang efektif memiliki peran krusial dalam pengumpulan dan analisis data pelanggan, serta memberdayakan penyusunan rencana pemasaran yang dipersonalisasi untuk meningkatkan keterlibatan pelanggan. 

Dengan mengintegrasikan perangkat lunak ini secara lancar melalui berbagai saluran, pelanggan Anda dapat menikmati pengalaman berbelanja yang tanpa hambatan dan seragam, baik melalui platform online, di toko fisik, maupun melalui perangkat seluler.

Mendorong pertumbuhan bisnis

Merangkul teknologi memiliki potensi untuk meningkatkan kinerja usaha kecil melalui peningkatan penjualan, keuntungan, dan ukuran tim. Menurut studi yang dilakukan oleh US Chamber of Commerce pada tahun 2022, 80% dari bisnis yang mengadopsi solusi teknologi tinggi mengalami pertumbuhan penjualan, sementara hanya 68% bisnis yang mengandalkan metode teknologi rendah yang mengalami peningkatan serupa.

Jenis software retail

Sistem Point of Sale (POS) 

Sistem atau aplikasi POS dirancang untuk mempermudah bisnis Anda dan pelanggan dalam menyelesaikan transaksi dengan lancar. Sistem ini mencakup perangkat keras seperti mesin kasir, pemindai kode batang, dan perangkat lunak yang diperlukan, sehingga menciptakan solusi yang komprehensif untuk kebutuhan retail Anda.

Fungsionalitas:

• Pemrosesan transaksi: Memindai barang secara efisien, menghitung total, dan memproses pembayaran untuk menyederhanakan transaksi penjualan.

• Pelacakan penjualan: Kumpulkan data penjualan untuk membantu pemilik bisnis ritel menganalisis data, mengidentifikasi produk populer, dan membuat keputusan yang tepat.

• Manajemen karyawan: Mengelola akses karyawan, mengawasi catatan penjualan, dan membantu evaluasi kinerja.

Software manajemen inventaris

Kelola inventaris bisnis Anda secara efisien dengan menggunakan perangkat lunak yang dapat melacak barang masuk dan keluar dengan akurat. Tujuan utamanya adalah untuk menjaga jumlah stok yang tepat, mencegah terjadinya kelebihan atau kekurangan barang. Dengan software retail ini, Anda dapat memastikan ketersediaan produk yang sesuai setiap kali dibutuhkan.

Fungsionalitas:

• Pelacakan Inventaris Secara Real-time: Awasi tingkat stok bisnis Anda secara real-time untuk menghindari kehabisan stok atau menghadapi masalah inventaris berlebih.

• Manajemen Pesanan: Meningkatkan cara bisnis ritel menangani pesanan, membuat proses mulai dari pemesanan hingga pengiriman menjadi lebih akurat dan efisien.

• Manajemen Pemasok: Kelola hubungan pemasok Anda, awasi pengiriman, dan pastikan Anda memiliki informasi harga yang akurat untuk menjalankan bisnis ritel Anda dengan lancar.

Aplikasi CRM

Aplikasi CRM mempermudah pengelolaan dan analisis data interaksi pelanggan dari tahap awal hingga akhir. Dengan menggunakan software ini, bisnis dapat membentuk dan merawat hubungan yang signifikan dengan pelanggan melalui pengaturan dan pelacakan data pelanggan secara efisien.

Fungsionalitas:

• Manajemen Data Pelanggan: Kumpulkan detail kontak pelanggan, riwayat pembelian, dan preferensi pelanggan dan simpan dalam satu sistem terpusat. Ini membantu menjaga semua informasi pelanggan tetap teratur dan mudah diakses.

• Pelacakan Komunikasi: Dapatkan interaksi pelanggan menggunakan email, telepon, dan media sosial.

• Manajemen Prospek dan Peluang: Temukan dan kelola prospek dan peluang potensial untuk meningkatkan penjualan dengan melakukan upselling atau cross-selling.

• Fitur Dukungan Pelanggan: Memberikan dukungan pelanggan yang cepat dan disesuaikan untuk meningkatkan kepuasan secara keseluruhan.

• Manajemen Program Loyalitas: Membuat dan mengelola program yang memberi penghargaan kepada pelanggan karena kembali, meningkatkan bisnis yang berulang, dan mempertahankan pelanggan setia.

Baca juga: 20 Aplikasi CRM Terbaik di Indonesia dan Cara Memilihnya

Platform e-commerce

Maksimalkan penjualan dan keuntungan Anda dengan meningkatkan kehadiran online, terutama mengingat estimasi peningkatan pembelian ritel online sebesar 20,8% pada 2023. Manfaatkan platform e-commerce untuk menangani tugas-tugas krusial seperti manajemen produk, proses pembayaran, dan pemenuhan pesanan dengan lebih mudah. Dengan menyederhanakan aktivitas manajemen toko online Anda, Anda akan mencapai efisiensi yang lebih baik.

Fungsionalitas:

• Pembuatan Toko Online: Buat dan personalisasikan toko online Anda dengan mudah. Pikat pelanggan dengan menambahkan daftar produk, gambar, dan deskripsi.

• Fungsi Keranjang Belanja: Memungkinkan pelanggan memilih dan mengatur barang sebelum menyelesaikan pembelian mereka.

• Pemrosesan Pembayaran: Jadikan transaksi online Anda aman menggunakan berbagai metode pembayaran dan enkripsi untuk data Anda.

• Pemenuhan Pesanan: Tangani pemrosesan dan pengiriman pesanan secara efisien, memastikan pelanggan menerima pembaruan pelacakan tepat waktu.

Software akuntansi

Menangani aspek keuangan di sektor retail dapat menjadi tugas yang menantang, tetapi peran komputer telah membantu menyederhanakannya. Untuk mencapai hal ini, retailer perlu mengadopsi software akuntansi. Keberadaan perangkat lunak ini sangat krusial dalam mengelola berbagai transaksi, pembuatan faktur, dan pelacakan keuangan secara efisien, yang pada gilirannya memastikan kelancaran dan keteraturan sistem keuangan.

Fungsionalitas:

• Faktur: Sistem ini membuat dan melacak faktur, menjadikan proses penagihan otomatis untuk memastikan pembayaran akurat dan tepat waktu.

• Pelacakan Pengeluaran: Perangkat lunak ini memantau dan mengurutkan pengeluaran bisnis, sehingga memudahkan perencanaan anggaran dan membuat keputusan keuangan yang cerdas.

• Pelaporan Keuangan: Menghasilkan laporan keuangan menyeluruh yang mencakup laporan laba rugi dan neraca.

• Manajemen Pajak: Alat ini membantu Anda dalam memahami dan menangani pajak, memastikan bisnis Anda mengikuti peraturan perpajakan.

Baca juga: 15 Software Akuntansi Terbaik untuk Usaha, Efisien dan Tepat!

Enterprise resource planning (ERP)

Sistem ERP memiliki peranan penting dalam konteks bisnis retail. Hal ini disebabkan oleh kemampuannya dalam mengintegrasikan berbagai modul yang mengawasi seluruh tahapan operasional. ERP menyederhanakan proses bisnis, memfasilitasi berbagi informasi, dan meningkatkan kolaborasi antar departemen melalui penggunaan platform terpadu dan database terpusat untuk efisiensi operasional yang lebih baik.

Fungsionalitas:

• Integrasi Proses Bisnis: Mendorong efisiensi dengan menghubungkan berbagai departemen seperti keuangan, SDM, dan supply chain, sehingga meningkatkan operasi secara keseluruhan.

• Manajemen Data Terpusat: Pertahankan satu sumber informasi yang andal untuk memastikan data konsisten dan bebas kesalahan di seluruh organisasi.

• Alur Kerja yang Efisien: Tingkatkan proses bisnis Anda dengan mengotomatiskan tugas untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi beban kerja manual.

• Pelaporan dan Analisis: Menyediakan alat canggih untuk pelaporan dan analisis data yang membantu Anda membuat keputusan yang tepat menggunakan data.

Baca juga: 8 Software ERP Terbaik Indonesia 2023 (+Fitur & Harga)

Langkah penting dalam pemilihan software retail yang tepat

1. Memahami kebutuhan bisnis Anda

Pahami kebutuhan toko Anda dengan seksama. Pertimbangkan manajemen stok, kemampuan sistem pembayaran, penanganan hubungan pelanggan, integrasi penjualan online, dan jenis laporan yang diperlukan.

Buatlah daftar fitur yang harus dimiliki, yang dapat mendukung operasional harian dan membantu mencapai tujuan bisnis Anda.

2. Tetapkan anggaran

Tetapkan anggaran khusus untuk perangkat lunak ritel Anda, mencakup pengeluaran awal dan biaya berkelanjutan seperti langganan dan pemeliharaan. Carilah solusi yang seimbang antara biaya dan fitur, pastikan perangkat lunak sesuai dengan batasan anggaran Anda.

3. Riset berbagai vendor software yang berbeda

Cari vendor perangkat lunak yang memiliki fokus bisnis sejajar dengan skala bisnis Anda dan memiliki catatan kinerja yang teruji. Peroleh rekomendasi dan ulasan dari perusahaan sejenis untuk memastikan keandalan vendor tersebut serta kecocokannya dengan kebutuhan Anda.

Selidiki berbagai pilihan software, baik yang dikhususkan untuk industri tertentu maupun yang bersifat umum. Sempatkan waktu untuk menghadiri demonstrasi dan teliti masukan dengan seksama guna memahami fitur dan manfaat masing-masing opsi dengan lebih baik.

4. Pertimbangkan skalabilitas dan kebutuhan masa depan Anda

Ketika Anda memilih perangkat lunak retail, penting untuk memberikan prioritas pada skalabilitasnya agar sesuai dengan pertumbuhan bisnis Anda. Pilihlah solusi yang mampu disesuaikan dengan ukuran bisnis Anda dan mengakomodasi perubahan kebutuhan.

Selain itu, berupayalah untuk mengantisipasi kebutuhan masa depan, seperti peluncuran produk baru, perluasan beberapa lokasi, atau integrasi teknologi terbaru. Dengan memiliki pandangan ke depan ini, Anda dapat memastikan bahwa software retail yang Anda pilih tetap relevan seiring dengan perkembangan bisnis Anda.

5. Uji dan dapatkan feedback

Sebelum membuat keputusan final, disarankan untuk memeriksa versi uji coba atau demo yang disediakan oleh vendor software. Manfaatkan periode gratis untuk melakukan evaluasi menyeluruh terhadap sistem dan memastikan bahwa perangkat lunak berintegrasi dengan baik dalam operasional bisnis Anda.

Saat mengenalkan software baru, disarankan memulai dengan skala kecil untuk memperlancar transisi. Dapatkan masukan dari pihak terkait, khususnya karyawan yang akan menggunakannya secara rutin, untuk mengevaluasi kemudahan penggunaan dan mengatasi potensi permasalahan sebelum implementasi penuh.

6. Bandingkan penawaran dan lakukan pembelian

Evaluasi harga, persyaratan kontrak, dan layanan tambahan yang ditawarkan oleh berbagai vendor. Lakukan negosiasi jika memungkinkan, dan teliti syarat dan ketentuannya dengan cermat.

Apabila Anda merasa puas dengan semua aspek tersebut, lanjutkan dengan proses pembelian. Pastikan Anda memiliki akses yang memadai ke layanan dukungan, sumber daya pelatihan, dan pembaruan agar Anda dapat memanfaatkan investasi Anda secara maksimal.

Kesimpulan

Mengelola basis pelanggan dengan efektif menjadi hal yang sangat penting dalam mencapai keunggulan kompetitif dan pertumbuhan pendapatan di sektor retail. Jika Anda merasa beban tugas terlalu berat, pertimbangkanlah untuk mengintegrasikan sistem ERP guna menyederhanakan seluruh tahapan operasional dengan efisiensi.

Pada chapter selanjutnya, kita akan membahas secara praktis strategi advertising yang dapat meningkatkan visibilitas toko retail Anda. Pelajari cara merumuskan pesan yang menarik, menetapkan target pelanggan dengan tepat, memilih saluran yang sesuai, dan menerapkan strategi promosi cerdas untuk mendorong pertumbuhan bisnis yang lebih besar.

Referensi

Ramsey, D., & Ramsey, J. (2010). The Everything Guide to starting and running a retail store: All you need to get started and succeed in your own retail adventure. Adams Media.