Software POS: Pemahaman Cara Kerja dan 5 Manfaat bagi Bisnis

Overview

Pasar software POS global diperkirakan tumbuh secara signifikan dari 2023 hingga 2030. Peningkatan ini didorong oleh permintaan transaksi non-tunai, penjualan akurat, pelacakan inventaris, dan analitik strategis, terutama di bisnis retail.

Artikel ini menguraikan esensi software POS, dari definisi hingga manfaatnya, serta mengapa sistem ini krusial untuk semua jenis bisnis. Panduan ini membantu Anda menjelajahi teknologi POS, memandu dalam memilih sistem yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Apa yang dimaksud dengan software POS?

Software POS, singkatan dari point-of-sale, merupakan alat yang digunakan oleh bisnis untuk melakukan penjualan langsung, melibatkan hardware, software, dan layanan pembayaran. Sistem ini bertanggung jawab atas transaksi pembelian pelanggan, proses pembayaran, dan pembuatan tanda terima.

Sistem POS modern telah mengalami perkembangan melebihi mesin kasir konvensional. Mereka tidak hanya dapat mencatat transaks penjualani, tetapi juga menghasilkan laporan, membantu manajemen inventaris, melacak jam kerja karyawan, dan menyediakan beragam fungsi yang mendukung keberlangsungan bisnis.

Komponen utama dari software POS meliputi:

Hardware:

• Mesin Kasir: Tempat yang aman untuk menyimpan uang tunai dan koin.
• Scanner Barcode: Masukkan info item dengan cepat dengan memindai kode batang produk.
• Terminal Kartu Kredit: Ini memungkinkan bisnis menerima pembayaran kartu kredit dan debit.
• Monitor Layar Sentuh/Komputer: Gunakan untuk menjalankan perangkat lunak POS dan memasukkan detail transaks penjualani.
• Tampilan Pelanggan: Alat praktis untuk menunjukkan barang dan harga kepada pelanggan.
• Terminal POS: Unit pusat yang menghubungkan semua perangkat keras dan menjalankan perangkat lunak POS.

Software:

• Software Point of Sale: Ini adalah alat utama untuk menangani penjualan, mengelola inventaris, dan membuat laporan.
• Software Pemrosesan Pembayaran: Perangkat lunak ini menangani pembayaran elektronik dan bekerja dengan POS system.
• Software Manajemen Inventaris: Pantau tingkat stok Anda, pesan ulang bila diperlukan, dan kelola informasi produk dengan cepat.
• Software Manajemen Karyawan: Kontrol akses pengguna, pantau penjualan karyawan, dan awasi jam kerja secara efisien.
• Pelaporan dan Analisis: Dapatkan laporan penjualan, inventaris, dan metrik bisnis penting lainnya untuk analisis yang lebih baik.
• Customer Relationship Management (CRM): Ini opsional tetapi berguna untuk mengawasi data dan preferensi pelanggan.
• Fungsi Berbasis Cloud: Meskipun tidak diperlukan, ini menjadi lebih umum. Hal ini memungkinkan bisnis untuk mengakses dan mengelola POS system mereka dari jarak jauh.

Baca juga: 8 Jenis Layout Toko Retail beserta Contoh & Cara Membuatnya

Memahami cara kerja software POS

Software POS merupakan alat yang sangat berguna bagi bisnis, membantu dalam menerima pembayaran dan mengelola transaksi penjualan. Dengan sederhananya, sistem ini menghitung total belanja pelanggan, menangani pembayaran, dan secara otomatis memperbarui stok inventaris Anda.

Secara umum, langkah kerja sistem ini dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Pelanggan melakukan pembelian

Pelanggan memilih produk yang diinginkan sebelum menuju konter kasir. Di sana, kasir atau pelanggan menggunakan pemindai barcode untuk mendeteksi kode produk. Jika sebuah item tidak memiliki barcode, dapat dimasukkan secara manual ke dalam sistem dengan memasukkan detailnya.

2. Sistem menghitung total harga

Ketika Anda memindai atau memasukkan item, software POS secara otomatis menghitung total biaya dengan menambahkan harga item. Sistem ini juga memperhitungkan pajak, diskon, atau promosi yang dapat memengaruhi jumlah akhir.

3. Pelanggan melakukan pembayaran

Pelanggan melakukan pembayaran untuk total belanja menggunakan berbagai metode, termasuk uang tunai, kartu kredit/debit, pembayaran seluler, poin loyalitas, atau kartu hadiah. Apabila pembayaran dilakukan dengan kartu, sistem dapat meminta pelanggan untuk memasukkan, menggesek, atau mengetukkan kartu pada pembaca kartu guna menyelesaikan transaksi.

4. Transaksi POS selesai

Setelah pembayaran berhasil, software POS secara otomatis menyelesaikan transaksi dan menghasilkan tanda terima untuk pelanggan. Dokumen tersebut mencakup rincian pembelian, total biaya, serta perubahan yang mungkin diterima oleh pelanggan.

Selain itu, sistem tersebut efisien melacak inventaris, menyusun laporan penjualan, dan menyimpan informasi penting lainnya untuk mendukung kelancaran operasional bisnis Anda.

Mengapa Anda harus menggunakan software POS?

Meningkatkan efisiensi operasional bisnis

Penelitian oleh Joy Baer dalam “The Time to Win” menunjukkan bahwa 50% pelanggan tidak akan menunggu lebih dari tiga menit di toko, sementara mereka bersedia membayar 19% lebih banyak untuk “layanan yang selalu cepat”. Hal ini menyoroti urgensi kecepatan dan kenyamanan dalam pelayanan pelanggan.

Keberhasilan bisnis retail dan restoran dalam memastikan kepuasan pelanggan sangat tergantung pada Sistem Point of Sale (POS) yang efektif. POS menjadi krusial dalam meningkatkan kecepatan dan efisiensi transaksi penjualan, faktor penting untuk kontribusi yang signifikan terhadap kebahagiaan pelanggan di lingkungan ritel dan restoran.

Memperluas kemampuan pembayaran Anda

Pembayaran digital sedang mengalami pertumbuhan global, dengan dua pertiga orang dewasa mengadopsinya, terutama di negara-negara berkembang yang melihat peningkatan penggunaan dari 35% pada tahun 2014 menjadi 57% pada tahun 2021, menurut data World Bank Group.

Software POS modern mendukung berbagai metode pembayaran, memperluas basis pelanggan dan meningkatkan peluang penjualan. Proses pembayaran yang efisien dan aman berkontribusi pada mengurangi kesalahan, menciptakan pengalaman transaksi yang mulus.

Meningkatkan pelaporan dan analisis penjualan

BCG menyatakan bahwa perusahaan yang unggul dalam personalisasi mengalami efisiensi pemasaran yang lebih baik, peningkatan penjualan digital, dan hubungan pelanggan yang bertahan lama. Hal ini menyebabkan tingkat pertumbuhan meningkat sebesar 6% hingga 10%.

Software POS menghasilkan laporan dan analisis penjualan terperinci, memberikan wawasan penting bagi pemilik bisnis. Informasi ini membantu dalam mengambil keputusan yang tepat, seperti mengidentifikasi produk populer, waktu puncak penjualan, dan kebiasaan membeli pelanggan. Secara keseluruhan, hal ini membantu mengoptimalkan operasi bisnis dan meningkatkan profitabilitas.

Manajemen karyawan yang lebih baik

Sebuah penelitian menemukan bahwa penurunan produktivitas menyebabkan pengusaha di AS mengalami kerugian lebih dari $400 miliar setiap tahun. Meskipun terlihat sepele, istirahat singkat selama 10 atau 15 menit dapat menimbulkan kerugian yang signifikan seiring berjalannya waktu.

Penerapan software POS dapat meningkatkan pengawasan terhadap kinerja karyawan dengan memantau produktivitas penjualan dan mengenali staf yang mencapai kinerja terbaik. Fitur-fitur seperti login karyawan tidak hanya meningkatkan akuntabilitas, tetapi juga mencegah transaksi penjualan tidak sah, menjadikan lingkungan kerja lebih aman dan dapat dipercaya.

Meningkatkan keamanan Anda

Menangani uang tunai dalam bisnis, terutama untuk usaha kecil di daerah kurang beruntung, melibatkan tantangan menjaga keamanan dan akuntabilitas. Risiko pencurian uang tunai yang mencapai sekitar $40 miliar per tahun di sektor ritel AS menjadi beban berat, terutama ketika akses terhadap layanan transportasi tunai atau keamanan canggih terbatas.

Software POS meningkatkan keamanan melalui transaksi terenkripsi dan otentikasi pengguna, mengurangi risiko penipuan. Sentralisasi data transaksi membantu bisnis memelihara kerahasiaan informasi, memastikan kepatuhan terhadap standar dan peraturan industri.

Pemilihan software POS untuk bisnis Anda

1. Identifikasi kebutuhan bisnis Anda

Pahami kebutuhan bisnis Anda dengan mempertimbangkan jenis produk atau layanan yang Anda tawarkan, target pasar, dan volume penjualan. Selanjutnya, tentukan apakah Anda perlu fokus pada dasar-dasar bisnis, seperti manajemen inventaris dan pelaporan penjualan, atau melibatkan fitur tingkat lanjut, seperti integrasi dengan toko online.

2. Pahami batasan anggaran Anda

Tentukan anggaran untuk software POS Anda dengan mempertimbangkan biaya pengaturan awal serta pengeluaran berkelanjutan seperti langganan, transaksi, dan dukungan. Lakukan perbandingan model penetapan harga untuk menemukan opsi yang paling sesuai dengan anggaran Anda, termasuk pembelian satu kali, langganan, atau opsi per transaksi.

3. Pertimbangkan kemudahan penggunaan dan pelatihan

Pilih software POS yang mudah digunakan oleh staf Anda untuk mengurangi kebutuhan pelatihan ekstensif. Antarmuka intuitif dengan fitur layar sentuh dan opsi penyesuaian dapat meningkatkan efisiensi sambil meminimalkan kesalahan.

Pastikan vendor menyediakan sumber daya pelatihan komprehensif, termasuk tutorial dan dokumentasi, jika diperlukan pelatihan. Staf yang terlatih akan memperlancar transisi ke software POS baru.

4. Periksa kompatibilitas

Pastikan software POS dapat berintegrasi dengan lancar dalam infrastruktur teknologi yang Anda miliki. Selain itu, pastikan kompatibilitasnya dengan perangkat lunak akuntansi, platform e-commerce, dan alat penting lainnya yang digunakan dalam operasional bisnis Anda.

Integrasi yang efisien tidak hanya mempermudah proses kerja, tetapi juga mengurangi ketergantungan pada entri data manual, memberikan Anda pemahaman menyeluruh yang lebih baik terkait kinerja bisnis Anda.

5. Pertimbangkan skalabilitas bisnis Anda

Pertimbangkan pemilihan software POS yang mampu mengikuti perkembangan bisnis Anda dengan memperhatikan kebutuhan dan tujuan ekspansi masa depan, serta perkembangan teknologi. Investasikan waktu Anda untuk memastikan bahwa software POS yang Anda pilih bukan hanya solusi perbaikan cepat, tetapi juga solusi jangka panjang. 

6. Baca ulasan dan dapatkan rekomendasi

Telusuri ulasan dan testimoni pelanggan untuk memahami pengalaman bisnis serupa dengan Anda terkait software POS. Peroleh referensi langsung dari penyedia POS, karena mereka dapat memberikan panduan ahli untuk memilih perangkat lunak yang sesuai.

Selain itu, eksplorasi ulasan dari rekan industri dan cari rekomendasi dari jaringan bisnis atau asosiasi untuk menilai kinerja, kehandalan, dan dukungan pelanggan dari berbagai solusi POS.

7. Menguji software POS

Eksplorasi uji coba atau demo gratis dari vendor Point of Sale (POS) untuk mengevaluasi kesesuaian sistem dengan kebutuhan dan integrasinya dengan bisnis Anda. Pengalaman langsung ini memudahkan pengambilan keputusan sebelum melibatkan pembelian penuh.

Rekomendasi software POS untuk 2024

Impact POS

Impact POS menyediakan alat online yang mudah digunakan untuk mengelola pesanan, promosi, program loyalitas, dan stok di beberapa toko. Dengan kemampuannya terhubung dengan sistem ERP, akuntansi, CRM, inventaris, manufaktur, dan omnichannel, Impact POS memberikan solusi terintegrasi untuk bisnis Anda.

Sederhanakan penjualan dan manajemen online Anda dengan sinkronisasi offline-online otomatis dan data analitis yang akurat bersama Impact POS. Dapatkan keunggulan dengan berlangganan paket ERP lengkap, termasuk modul tambahan, mulai dari Rp 250.000.

Moka POS

Moka POS merupakan platform terintegrasi di Indonesia yang menyatukan kasir, toko online, pembayaran, manajemen inventaris, dan program loyalitas dalam satu solusi.

Dirancang khusus untuk usaha kecil, Moka POS menyederhanakan tugas penjualan dan operasional, meningkatkan efisiensi, serta mendukung berbagai jenis perusahaan, termasuk di industri makanan dan minuman. Anda dapat mencoba Moka secara gratis selama 14 hari, dengan biaya layanan mulai dari Rp 299.000 per outlet per bulan.

Qasir

Qasir POS merupakan aplikasi kasir yang mudah digunakan, membantu pemilik bisnis mengelola penjualan, produk, stok, dan laporan transaksi. Dengan fitur sistem kasir digital, manajemen inventaris, laporan penjualan, dan pembayaran digital, pengelolaan toko ritel dapat disederhanakan melalui satu perangkat Android.

Dengan biaya mulai dari Rp 99.000 per bulan, Qasir menyediakan layanan aplikasi POS yang fleksibel, memungkinkan penambahan fitur ekstra sesuai dengan paket berlangganan yang Anda pilih.

Kasir pintar

Kasir Pintar, sebuah aplikasi kasir Android yang praktis, dirancang khusus untuk usaha kecil dan menengah. Aplikasi ini memberikan kemudahan dalam mengelola inventaris, melacak penjualan, dan melakukan transaksi penjualan dengan efisien melalui perangkat seluler seperti ponsel dan tablet.

Dengan fitur tambahan PPOB (Payment Point Online Bank), Kasir Pintar tidak hanya memberikan kenyamanan dalam pengelolaan bisnis, tetapi juga memberikan peluang kepada pengguna untuk memperoleh penghasilan tambahan. Fitur ini memungkinkan pengguna melakukan transaksi sehari-hari dengan lebih mudah, meningkatkan kenyamanan secara keseluruhan.

Shopify POS

Shopify POS memudahkan bisnis retail dalam mengelola transaksi dan menerima pembayaran secara langsung, sambil menyediakan alat yang efisien untuk mengelola penjualan, produk, dan staf.

Selain itu, Shopify menyediakan opsi untuk membuat toko online dengan penawaran uji coba gratis 14 hari dan paket berlangganan dimulai dari $29 per bulan.

Square POS

Square POS didesain untuk mendukung pemilik bisnis dalam mengelola transaksi penjualan dan melacak inventaris dengan mudah. Dengan antarmuka yang ramah pengguna, Square POS memungkinkan pemantauan penjualan dan stok secara efisien.

Dengan biaya bulanan yang berkisar dari gratis hingga $29, Square POS menyediakan fitur-fitur canggih yang dapat disesuaikan untuk berbagai jenis bisnis seperti restoran, ritel, dan layanan. Termasuk dalam fiturnya adalah manajemen inventaris terintegrasi, laporan penjualan real-time, dan kemudahan transaksi penjualan melalui integrasi pembayaran yang kuat.

Kesimpulan

Software POS memainkan peran penting dalam menyederhanakan manajemen bisnis melalui otomatisasi inventaris, transaksi, dan laporan keuangan. Seiring meningkatnya tuntutan efisiensi, integrasi software ini menjadi langkah krusial untuk kelancaran operasional perusahaan.

Namun, dalam pasar yang dipenuhi berbagai software POS, penting untuk selektif dalam memilih yang sesuai dengan kebutuhan dan kemudahan penggunaannya. Memahami dan mengevaluasi pilihan dengan teliti adalah langkah penting untuk membuat keputusan yang tepat demi kemajuan bisnis Anda.