Apa itu Restaurant Management System?

Apa itu restaurant management system?

Restaurant Management System adalah software yang mencakup berbagai fungsi operasional restoran seperti transaksi, meja, dapur, dan laporan harian.

Tujuan dari Restaurant Management System adalah untuk menyederhanakan proses operasional restoran guna meningkatkan produktivitas, layanan pelanggan, dan konsistensi operasional.

Manfaat restaurant management system

• Mengelola pemesanan, dapur, dan pembayaran secara terintegrasi
• Memantau penjualan menu dan stok bahan baku secara real-time
• Mempermudah pengelolaan meja dan antrian pelanggan
• Meningkatkan kecepatan pelayanan dan kepuasan pelanggan
• Menyediakan laporan performa penjualan menu dan shift

Jenis restaurant management system

1. Point of Sale (POS) System: Sistem kasir utama yang mencatat pesanan, mengelola transaksi, dan mencetak struk untuk pelanggan.
2. Table Management System: Sistem yang memantau status meja, penempatan tamu, dan membantu optimalisasi rotasi tempat duduk.
3. Kitchen Display System (KDS): Layar digital di dapur yang menampilkan pesanan secara langsung dari POS untuk efisiensi penyajian.
4. Inventory Management System: Sistem yang melacak stok bahan makanan, penggunaan harian, dan mempermudah pemesanan ulang.
5. Order Management System: Sistem yang mengelola semua pesanan, baik dine-in, takeaway, maupun delivery, dari berbagai kanal.
6. Online Ordering System: Sistem yang memungkinkan pelanggan memesan makanan secara daring melalui situs web atau aplikasi restoran.
7. Customer Relationship Management (CRM): Sistem untuk mengelola data pelanggan, preferensi, program loyalitas, dan promosi.
8. Employee Management System: Sistem untuk mengatur jadwal kerja, absensi, performa, dan penggajian karyawan restoran.
9. Reservation Management System: Sistem untuk menerima dan mengatur pemesanan meja, termasuk konfirmasi dan pengingat otomatis.
10. Analytics & Reporting System: Sistem yang menyajikan laporan penjualan, performa menu, dan analisis operasional restoran.

Cara kerja restaurant management system

Fitur utama restaurant management system

1. Point of Sale (POS) Restoran: Mencatat pesanan pelanggan secara cepat, baik dine-in, takeaway, atau delivery, termasuk penerapan diskon dan pajak otomatis.
2. Manajemen Menu: Mengelola daftar menu, variasi (size, topping), harga, dan ketersediaan dalam sistem secara fleksibel.
3. Kitchen Display System (KDS): Menyampaikan pesanan langsung ke dapur secara digital untuk mempercepat proses penyajian makanan.
4. Manajemen Meja: Memantau ketersediaan meja, mengatur alokasi pelanggan, dan mengelola reservasi dengan visualisasi layout restoran.
5. Manajemen Stok Bahan Baku: Mengontrol penggunaan bahan baku harian dan memantau ketersediaan untuk menghindari kehabisan stok.
6. Integrasi Layanan Pesan Antar: Terhubung dengan platform online (GoFood, GrabFood, ShopeeFood, dll) untuk menerima pesanan langsung ke sistem.
7. Laporan Penjualan & Konsumsi: Menyediakan data penjualan harian, menu favorit, jam sibuk, dan penggunaan bahan baku.
8. Manajemen Shift & Kasir: Mengelola pergantian shift, mencatat uang masuk/keluar kasir, serta merekonsiliasi transaksi harian.

Cara kerja restaurant management system adalah dengan mengotomasisasi proses utama berikut:

1. Pencatatan Pesanan Pelanggan: Pelayan memasukkan pesanan ke sistem POS, yang secara otomatis mengirimkan pesanan ke dapur melalui KDS atau printer dapur.
2. Pengurangan Stok Otomatis: Setiap item yang dipesan akan secara otomatis mengurangi bahan baku terkait dari sistem inventaris.
3. Manajemen Meja & Reservasi: Sistem membantu memantau ketersediaan meja, mencatat reservasi, dan mengatur pengalokasian pelanggan.
4. Integrasi Pesanan Online: Pesanan dari platform delivery langsung masuk ke sistem, tanpa input manual, lengkap dengan alamat dan metode pembayaran.
5. Penerapan Promo & Diskon: Promo seperti happy hour atau diskon combo langsung diterapkan sesuai waktu dan item yang dipilih.
6. Pencatatan & Pembayaran Otomatis: Sistem mencatat total tagihan pelanggan dan menerima berbagai metode pembayaran, kemudian mencetak struk.
7. Laporan Operasional & Analitik: Sistem secara otomatis menghasilkan laporan penjualan, pengeluaran bahan, performa staf, dan margin keuntungan.

Implementasi restaurant management system

Kegagalan implementasi restaurant management system

Sekitar 70% implementasi software bisnis termasuk sistem manajemen restoran (Restaurant Management System) gagal atau tidak optimal, umumnya disebabkan oleh kurangnya pelatihan staf, integrasi yang buruk dengan sistem dapur dan POS, serta pemilihan fitur yang tidak sesuai dengan kebutuhan operasional restoran (Gartner, 2023).

Langkah implementasi restaurant management system

1. Perencanaan

• Tentukan Tujuan Implementasi:
  Contoh: mempercepat proses pemesanan, integrasi dapur & kasir, kontrol stok bahan baku, laporan penjualan harian, dan peningkatan pengalaman pelanggan.
• Identifikasi Kebutuhan Restoran:
  • Sistem pemesanan (dine-in, take away, delivery)
  • Integrasi antara kasir dan dapur (Kitchen Display System)
  • Multi meja dan kategori menu
  • Manajemen stok bahan baku
  • Laporan penjualan, pengeluaran, dan laba harian
  • Integrasi pembayaran tunai, QRIS, e-wallet
• Pilih Sistem RMS yang Tepat:
  Pilih RMS yang cocok untuk skala usaha Anda (warung, kafe, restoran kecil, hingga franchise) dengan dukungan POS, cetak struk, dan laporan real-time.

2. Persiapan

• Input Data Menu:
  Masukkan seluruh item menu: nama, harga, kategori (makanan, minuman, promo), dan info tambahan (varian, topping, keterangan).
• Setup Alur Operasional Restoran:
  Alur standar: pelanggan pesan → kasir input → nota/kitchen order keluar → dapur proses → pelanggan bayar → stok terupdate → laporan dibuat.
• Uji Coba Sistem (UAT – User Acceptance Test):
  Uji coba seluruh proses, termasuk: pemesanan multi meja, cetak nota ke dapur, diskon, pengembalian uang (refund), dan tutup kasir.
• Pelatihan Karyawan:
  Latih kasir, pramusaji, dan staf dapur agar terbiasa dengan sistem: input pesanan, monitoring meja, cetak struk, cek stok, dan review laporan.

3. Go-live (Mulai Digunakan)

• Mulai Operasional dengan RMS:
  Terapkan sistem untuk semua transaksi harian di restoran.
• Pantau dan Beri Dukungan Awal:
  Pantau kesalahan umum seperti input ganda, nota tidak terkirim ke dapur, atau selisih kas. Sediakan dukungan atau manual cepat.
• Evaluasi dan Perbaikan:
  Kumpulkan masukan dari pengguna (kasir, dapur, manajer) untuk perbaikan fitur atau penyesuaian alur agar makin efisien.

Kesimpulan

Memilih software yang tepat dapat membantu Anda mencapai tujuan bisnis dengan lebih efisien, namun proses itu disertai dengan tantangan.

Tetapi, jika Anda bisa mengatasi tantangan tersebut, Anda bisa mendapatkan manfaat yang jelas untuk mendorong pertumbuhan perusahaan ke level selanjutnya.

Jika Anda memerlukan bantuan memilih, hubungi kami.

Kami adalah perusahaan teknologi dan konsultan manajemen yang telah membantu ribuan perusahaan di Indonesia dalam memilih software yang tepat.